Topik 1

Proses Perencanaan dan

Pengelolaan Proyek
Matakuliah

Perencanaan & Pengelolaan Proyek

Pembangunan

(Planning & Management of Development Projects)

Oleh:
Dr Yusman Syaukat
PROGRAM STUDI
MANAJEMEN PEMBANGUNAN DAERAH
SEKOLAH PASCASARJANA IPB

Pertanyaan-pertanyaan
Apakah arti dari proyek & program?
Apakah proyek = program?
Bagaimana karakteristik proyek dan
program?
Apa sajakah tujuan dan kendala suatu
proyek?
Mengapa perencanaan proyek diperlukan?
Apa sajakah jenis-jenis perencanaan?
Bagaimana menentukan tujuan proyek?

Proyek & Program

Definisi Proyek:
1.An investment activity in which financial
resources are expected to create capital
assets that produce benefits over an
extended period of time
2.Kegiatan investasi yang menggunakan
faktor-faktor produksi untuk
menghasilkan barang & jasa dengan
harapan menghasilkan
manfaat/keuntungan pada suatu saat
tertentu

Proyek & Program (2)

Definisi Program:
Program is an ongoing development effort or
plan.
Program merupakan perangkat (paket)
kegiatan yang diorganisasikan untuk
mencapai sasaran/tujuan khusus
Program merupakan kumpulan proyek-proyek.
Proyek (kegiatan) merupakan ungkapan lokal
dari program nasional secara luas & bukannya
kegiatan tersendiri yang terpisah. Misal:
program pengentasan kemiskinan. Apa
bentuk-bentuk proyeknya?

Ciri-ciri Proyek
Misal: Proyek pembangunan jalan layang Kedung
Badak - Yasmin
Memiliki titik awal dan titik akhir
Kegiatan dapat dikenali: kegiatan yang memiliki
kaitan yang erat dalam pencapaian tujuan tertentu
Proyek dikatakan selesai jika telah menghasilkan
output.
Keberhasilan proyek diukur dengan jumlah output
yang ditargetkan dengan biaya dan waktu
Efisiensi proyek diukur dari rasio benefits & costs

Ciri-ciri Program
Tidak memiliki titik awal dan akhir
Terkadang tidak direncanakan dan tidak
memiliki target pencapaiannya
Merupakan seperangkat kegiatan untuk
mencapai sasaran tertentu
Keberhasilan tidak diukur dari output
masing-masing kegiatan
Output kegiatan bisa bersifat berkelanjutan
(misal program imunisasi)

Sasaran & Kendala Proyek

Biaya

Jadwal (Waktu)

Mutu (Kinerja)

Gambar 1. Sasaran Proyek: Biaya, Jadwal dan Mutu

Jenis-jenis Proyek Pemerintah

Proyek pelayanan kepentingan umum: air minum,
listrik, gas, bendungan,
Proyek peningkatan teknologi dan pendapatan
daerah terbelakang: irigasi, penyuluhan
pertanian
Proyek pemenuhan kebutuhan spiritual: mesjid,
gereja,
Proyek penguasaan teknologi tinggi: tenaga
atom, kedirgantaraan, industri komputer
Proyek pembangunan infrastruktur: jalan,
jembatan, pelabuhan
Proyek peningkatan kesejahteraan: pengentasan
kemiskinan

Perlunya Perencanaan
Perubahan (change): bagian tetap dari kehidupan
Options: - Bertahan menentang perubahan
- Penyesuaian dengan mengelola
perubahan
Perencanaan merupakan suatu proses pro
active
Proses pengelolaan proyek menawarkan caracara dinamis dalam mengelola & mengontrol
perubahan secara efektif
Perencanaan bertujuan untuk mempersiapkan
suatu proses perbaikan guna mencapai tujuan
yang telah ditentukan

Perencanaan
Perencanaan dapat didefinisikan sebagai
fungsi pembentukan suatu tindakan (course
of action) di muka, termasuk kebijakan &
prosedur, untuk mencapai suatu tujuan
tertentu
Perencanaan = proses menyusun
pertimbangan- pertimbangan
Perencanaan meliputi pembuatan &
pelaksanaan keputusan (making & taking
decision)

Fungsi Perencanaan
Mengurangi/meminimumkan risiko &
ketidakpastian
Penentuan Standard of Performance
Memberikan arahan bagi pelaksanaan
pekerjaan
Memberikan prosedur untuk melakukan
kontrol secara efektif
Memberi arahan guna pencapaian tujuan
secara optimal
terdapat feed back terhadap proses-proses
perencanaan selanjutnya

Jenis Perencanaan (1)

Jangka Waktu:
Perencanaan Jangka Pendek:
RAPBN/RAPBD
Perencanaan Jangka Menengah: RPJM
Perencanaan Jangka Panjang: RPJP
Ruang Lingkup:
Perencanaan Komprehensif
Perencanaan Parsial
Arus Informasi/Inisiatif:
Perencanaan Sentralistik (Top-down)
Perencanaan Desentralistik (Bottom-up)

Jenis Perencanaan (2)

Dimensi Pendekatan:
Perencanaan Makro: nasional dalam skala
makro
Perencanaan Sektoral: persamaan ciri dan
tujuan
Perencanaan Regional: lokasi kegiatan
Perencanaan Mikro: tahunan dan rinci
Keluwesan:
Perencanaan Indikatif: luwes
Perencanaan Imperatif: sesuai komando negara
Alokasi Sumberdaya:
Perencanaan Fisik
Perencanaan Keuangan

Perencanaan & Proyek

Perencanaan proyek harus bersifat
operasional & harus didasarkan pada
kebijakan lembaga
Perencanaan harus disusun melalui
prosedur yang sederhana & lugas
Proyek yang baik sejak perencanaan dan
operasionalnya dilakukan secara bottom
up & partisipatif memberi peluang bagi
masyarakat lokal untuk berinvestasi &
berprestasi (how to help them to help
themselves)

Cakupan Perencanaan Proyek

Struktur organisasi
Analisis sosial ekonomi
Sistem pembelajaran (feed back)
Perimbangan antara efficiency & equity

Komponen Perencanaan
Proyek
Komponen utama perencanaan proyek:
Penentuan tujuan yang diharapkan
Penentuan strategi pencapaian tujuan
Penentuan waktu - kapan tujuan mesti dicapai
Penentuan budget - sumberdaya yang
dibutuhkan
Penentuan milestone pada suatu waktu tertentu
Struktur organisasi & kebijakan pemberdayaan
Penentuan prosedur kontrol dan komunikasi
Penentuan standard of performance &
measurement
Bagaimana jika tanpa perencanaan?

Bahan Bacaan
Kunarjo. 2002. Perencanaan dan
Pengendalian Program Pembangunan. UI
Press, Jakarta.
Young, Trevor L. 1993. Planning Projects: 20
Steps to Effective Project Planning. Pelanduk
Publications, Selangor Darul Ehsan, Malaysia.
(Chapter 1).
Bryant, Coralie dan Louise G. White. 1982.
Manajemen Pembangunan untuk Negara
Berkembang. LP3ES, Jakarta. (Bab VI)