HC 04
HC 04
Oleh:
04054811416021
04054811416025
04054811416064
04054811416060
04054811416065
04054811416081
04054811416082
Pembimbing:
Dr. Hj Mariatul Fadilah, MARS
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Peduli kepada pelanggan (customer oriented) merupakan faktor kunci dalam
perbaikan mutu yang berkelanjutan. Salah satunya dengan memberikan jasa
pelayanan yang cepat dan bermakna serta kesediaan mendengar dan mengatasi
keluhan yang diajukan konsumen. Cara menangani keluhan pelanggan antara lain
dengan membuka nomor layanan untuk menerima keluhan, menghubungi
pelanggan yang mengeluh, dan menyelesaikan keluhan secepat mungkin supaya
pelanggan merasa puas. Tiga elemen yang menentukan penyelesaian serta
meminimalkan keluhan pelanggan rawat jalan puskesmas adalah pihak puskesmas
(clinical), dinas kesehatan (manajerial), dan pemerintah daerah (governance).
Dalam kehidupan bernegara yang berbentuk republik, mengisyaratkan
adanya makna agar kesejahteraan (res) untuk khalayak ramai (publica)
diwujudkan, negara berkewajiban melayani setiap warga negara demi
terpenuhinya kebutuhan yang dirasakan warga. Pelayanan publik harus senantiasa
dilakukan pemerintah dalam kedudukannya sebagai pengemban kekuasaan
negara, sesuai dengan harapan dan tuntutan warga negara. Memperoleh jasa
pelayanan publik yang diselenggarakan pemerintah harus dipandang sebagai hak
warga yang sudah seharusnya didasarkan pada norma-norma hukum yang
mengaturnya secara jelas. Dalam hubungan ini, demi terjaminnya penyediaan
pelayanan publik sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan yang baik, dan di
lain pihak juga untuk memberikan perlindungan hak kepada setiap warga negara
dari kemungkinan pengingkaran atau penyalahgunaan wewenang di dalam
penyelenggaraan pelayanan publik. Diperlukanlah pengaturan pengelolaan
pengaduan, perselisihan dan sengketa yang mungkin timbul dan atau pengaturan
hukum yang mendukungnya.
B.
Tujuan
1. Tujuan Umum
Agar mahasiswa dan mahasiswi mampu memahami tentang prinsip,
strategi, metode dan media handling complaint.
2. Tujuan Khusus
Agar mahasiswa dan mahasiswi mampu menjelaskan tentang:
a. Prinsip-prinsip handling complaint.
b. Strategi handling complaint.
c. Metode handling complaint.
d. Media handling complaint.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
a. Pengertian Komplain
A complaint is an expression of dissatisfaction, about the standard of
service, actions or lack of action affecting an individual customer or group
of customers (Keluhan atau komplain pelayanan adalah ekspresi perasaan
ketidakpuasan atas standar pelayanan, tindakan atau tidak adanya tindakan aparat
pelayanan yang berpengaruh kepada para pelanggan). Ada beberapa penyebab
yang menyebabkan munculnya komplain, yaitu adanya ketidakpuasan pelanggan
atas produk barang dan jasa, kegagalan organisasi pelayanan memenuhi harapan
pelanggan, rendahnya respon aparat pelayanan atas keluhan pelanggan. Oleh
karena itu , bagaimanakah organisasi pelayanan memanajemeni komplain akan
memberikan dampak yang signifikan terhadap efektivitas pelayanan dan persepsi
pelanggan terhadapnya.
Terdapat beberapa penyebab yang menyebabkan munculnya komplain,
yaitu organisasi pelayanan gagal mewujudkan kinerja yang dijanjikan, pelayanan
yang tidak efisien, pelayanan yang diberikan secara kasar , atau tidak membantu,
gagal menyampaikan info perubahan kepada pelanggan, banyaknya pelayanan
yang tertunda, ketidak-sopanan / ketidak-ramahan aparat pelayanan, pelayanan
yang tidak layak / tidak wajar, aparat pelayanan yang tidak kompeten, aparat
pelayanan yang apatis / tidak adanya atensi, dan organisasi pelayanan tidak
responsif terhadap kebutuhan dan keinginan serta harapan pelanggan.
b. Aspek Pemerintahan
Penyelenggaraan pelayanan publik oleh lembaga pemerintah kepada
masyarakat
warga
negara
dapat
kita
kaji
dengan
mengikuti
alur
paradigma
administrasi
negara,
yang
sangat
reformatif
gencar
yang
dilakukan
masyarakat
kepada
pemerintah
untuk
skill.
Tetapi
results,
teamwork,
fleksibilitas
haruslah
lebih
Services
tersebut
diatas.
Paradigma
baru
administrasi
negara,
Pengelolaan
keluhan,
pengaduan
dan
perselisihan
dalam
10
diminati pelanggan dengan berbagai alasan. Keluhan dengan SMS atau pesan
singkat lebih praktis, murah dan cepat ditanggapi (kurang dari 24 jam), pelanggan
merasa puas karena keluhannya langsung dijawab, ada upaya tindaklanjut yang
dijanjikan yang membuat pelanggan tenang. Pelanggan percaya bahwa kepala
puskesmas akan cepat memperhatikan keluhan yang disampaikan melalui dinas
kesehatan, karena ada unsur pengawasan langsung oleh dinas kesehatan terhadap
adanya masalah pelayanan di puskesmas, yang kadang belum tentu disampaikan
oleh kepala puskesmas.
11
12
e. Mekanisme tertulis
Beberapa puskesmas yang telah aktif mengelola keluhan, melengkapi kotak
keluhan dengan kertas dan alat tulis. Kotak keluhan sebaiknya ditempatkan pada
tempat yang strategis seperti diluar pintu masuk, dipasang kunci, jauh dari
pengamatan petugas. Pembahasan keluhan dilakukan oleh tim mutu puskesmas,
kemudian dilaporkan atau dikonsultasikan kepada kepala puskesmas. Solusi
pemecahan masalah serta analisa kebutuhan pelanggan, diterjemaahkan dalam
bentuk tanggapan keluhan yang diinformasikan kepada pelanggan. Rekapitulasi
keluhan dan tanggapannya dipasang didekat kotak keluhan.
Ada upaya puskesmas untuk tidak menanggapi keluhan yang berhubungan
dengan sikap petugas. Jika kepala puskesmas mempunyai komitmen untuk tidak
melindungi stafnya yang bersikap kurang baik kepada pelanggan, keluhan
terhadap sikap petugas dapat diminimalkan.
f. Strategi Puskesmas dalam Meningkatkan Kegiatan Pelayanan
Tiga
komponen
yang
mempengaruhi
strategi
puskesmas
dalam
13
Mekanisme
Penyampaian
Masukan
(Feedback)
14
15
kasus-kasus
khusus
yang
memiliki
sifat
penyimpangan-
17
18
tingkat perkembangan teknologi informasi yang ada dan bersesuai dengan budaya
masyarakat. Sarana dan prasarana meliputi media, kotak saran, bagian/ instansi
pengelolaan pengaduan, dan mekanisme penyampaian keluhan dan pengaduan.
Berdasarkan keluhan atau pengaduan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
Ombudsman menyusun rekomendasi tindak lanjut. Ombudsman berkewajiban
merespon keluhan dan pengaduan masyarakat dengan melakukan investigasi dan
atau pemeriksaan dan penelitian kasus yang ada, melakukan koordinasi dan
kerjasama dengan lembaga negara serta lembaga pemerintahan lainnya serta
lembaga kemasyarakatan dan perorangan, untuk kemudian membangun jaringan
kerja dan melakukan upaya pencegahan, dan memberikan simpulan dan
rekomendasi tindak lanjut kepada pemerintah penanggungjawab penyelenggaraan
pelayanan publik dan tembusan kepada Dewan Perwakilan Rakyat atau Dewan
perwakilan Rakyat Daerah.
Penyelenggaran pelayanan publik wajib mengelola setiap keluhan dan
pengaduan baik yang berasal dari penerima layanan maupun rekomendasi dari
Ombudsman. Dalam suatu mekanisme penanganan keluhan, prioritas keluhan,
adalah hal utama yang harus diperhatikan para penyusun Regulasi Pelayanan.
NSW
Ombudsman's
Effective
Complaint
Handling
Guidelines
(2000),
19
tidak ditindak lanjuti maka masyarakat bisa mengadukan kepada pemerintah dan
Ombudsman dan Ombudsman akan melakukan pemantauan dan evaluasi
pengelolaan pengaduan lebih lanjut untuk kemudian memberikan rekomendasi
kepada pemerintah dan Dewan Perwakilan Rakyat atau Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah. Selanjutnya dalam pasal 36 disebutkan :
1. Penyelenggara wajib menyusun tata cara pengelolaan keluhan dan
pengaduan dari penerima pelayanan dengan mengedepankan prinsip
penyelesaian yang cepat dan tuntas.
2. Tata cara pengelolaan pengaduan dari penerima pelayanan sekurangkurangnya meliputi :
a. Prosedur pengelolaan pengaduan,
b. Penentuan pejabat yang mengelola pengaduan
c. Prioritas penyelesaian pengaduan,
d. Pelaporan proses dan hasil pengelolaan pengaduan kepada atasan
e.
f.
g.
h.
aparat,
Rekomendasi pengelolaan pengaduan,
Penyampaian hasil pengelolaan pengaduan kepada fihak-fihak terkait,
Pemantauan dan evaluasi pengelolaan pengaduan,
Dokumentasi dan statistik pengelolaan pengaduan
Prinsip pelayanan publik yang berkualitas (kontrak pelayanan yang harus dipatuhi
aparat) :
1. Standards : menetapkan, memonitor dan mempublikasikan standar kinerja
pelayanan sesuai dengan harapan pengguna pelayanan.
2. Information And Openess : tersedianya informasi yang lengkap, akurat
dan mudah difahami tentang bagaimanakah proses pelayanan akan
dijalankan, berapa biayanya, sejauhmana mutu kinerjanya dan siapa yang
bertugas dan bertanggung jawab.
3. Choice And Consultation : harus tersedia pilihan pelayanan yang cukup
bagi pelanggan, peluang konsultasi reguler dan sistematis dengan
pelanggan, persepsi mereka tentang pelayanan yang ada, upaya
peningkatan mutu pelayanan dan ukuran keberhasilan (standar)
pelayanan.
20
21
4. Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan
cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan
mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan
22
23
merupakan
pelatih,
dan
fasilitator
bagi
setiap
individu/bawahan.
3. Pimpinan harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang
dihadapi oleh bawahan.
4. Pimpinan harus bisa membangun komitmen, menjamin bahwa setiap
orang memahami misi, visi, nilai dan target perusahaan yang jelas.
5. Pimpinan dapat membangun dan memelihara kepercayaan
6. Pimpinan harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada
bawahan yang berhasil/berjasa
7. Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan pelatihan terprogram
8. Berorientasi selalu pada pelanggan internal/eksternal
9. Pendai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat
10. Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan
11. Mau mendengar dan menyadari kesalahan
12. Selalu berusaha memperbaiki system dan banyak berimprovisasi
13. Bersedia belajar kapan saja dan di mana saja
24
BAB III
PENUTUP
a. Kesimpulan
1. Keluhan-keluhan yang disampaikan pelanggan disebabkan karena
mereka tidak puas dgn pelayanan yang diberikan.
2. Sistem manajemen komplain yang dapat berjalan secara efektif akan
memberikan dampak yang positif pada pelanggan. Tingkat keberhasilan
suatu organisasi pelayanan (penyedia layanan) dalam menangani
ketidakpuasan pelanggan akan memberikan dampak yg signifikan pd
persepsi pelanggan , sebaliknya bila gagal memenuhi harapan pelanggan
akan dipersepsi negatif oleh pelanggan.
3. Komplain yang disampaikan akan menumbuhkan umpan balik yang positif
bagi
organisasi
pelayanan
Oleh
karena
itu
instansi
perlu
25
DAFTAR PUSTAKA
Bosch,B.G.
(2005)
TQM
and
QFD.Exploiting
Customer
Complaint
26