Komunikasi Selama Audit

1. Fase Antisipasi Audit

Secara normal, internal auditor menyediakan informasi sebelum proses audit
ke client. Informasi tersebut antara lain mengenai dari proses audit itu sendiri
datan bagaimana menyiapkan diri terhadap proses audit. Internal auditor
dapat menekankan tentang hasil positif yang dapat didapatkan selama audit
ke client dan keuntungan yang client dapat harapkan.
2. Fase Saat Audit
Selama proses internal audit, auditee akan memberikan partisipasi yang lebih
ketika mereka ditanya dengan pertanyaan-pertanyaan tidak bersifat
mengendalikan.
Contoh :
a. Apa pekerjaan yang kami lakukan ?
b. Apa pekerjaan dari supervisor langsung kamu lakukan ?
c. Apa pekerjaan yang dilakukan dari bawahan supervisor lakukan ?
d. Siapa orang dalam grup kamu yang paling sering di luar?
e. Kapan kami menginginkan pekerjaan dilakukan secara cepat ?
Pertanyaan-pertanyaan diatas memberikan keuntungan tambahan dalam
menyediakan informasi terkait struktur organisasi, menjelaskan hubungan
antara supervisor dan supervisee, dan juga membantu auditor internal dalam
memahami bukan saja bagaimana suatu hal seharusnya berjalan, tetapi yang
lebih penting adalah bagaimana hal-hal tersebut sesungguhnya berjalan.
3. Fase Persiapan Temuan Audit
Auditor internal dapat melawan ketakutan terhadap evaluasi yang buruk dan
ancaman dengan menunjukkan keadilan & objectivitas dan meletakkan
semua temuannya dalam perseptif yang menyeimbangkan antara temuan
audit terhadap kontribusi positif yang diberikan oleh client staff selaman
operasi dan proses audit.
Komunikasi Sebagai Aspek dalam Meeting
1) Persiapan Pembukaan Meeting
Ketika auditor internal mempersiapkan meeting, mereka seharusnya sudah
mengetahui apa yang akan disampaikan dan menyiapakan secara
menyeluruh untuk subject yang ada. Auditor internal seharusnya sudah
menyiapkan agenda, melakukan review agenda tersebut dan melakukan
reheasal untuk agenda tersebut. Selain itu mereka juga sudah harus
mengatisipasi dan menyiapkan jawaban yang mungkin timbul.
Dalam melakukan presentasi secara profesional, menarik dan persuasif,
internal auditor harus fokus pada 3 hal berikut ini :
a. Isi
Isi dari prentasi seharusnya sudah terbukti benar dan bebas dari
kesalahan. Isi juga harus lengkap memadai untuk semua point yang ada
di dalamnya, tetapi juga tidak terlalu panjang sehingga melelahkan bagi
pendengarnya.

b. Penyusunan
Penyusunan presentasi seharusnya dilengkapi dengan informasi latar
belakang yang memadai dan menunjukkan tujuan dari presentasi.
Presenter seharusnya secar jelasa secara poin ke poin menekankan ketika
ada subject baru yang dibawa.
c. Penyampaian
Penyampaian presentasi sharusnya dibuat dengan cara yang
menyakinkan. Perpindahan dan gerak tubuh dari presenter harus alamiah
dan tidak menganggu.
2) Pembukaan Meeting
Tujuan dari pembukaan meeting adalah memastikan bahwa adanya
kesinambungan pikiran antara auditor internal dan client. Auditor seharusnya
menyakinkan client bahwa laporan audit dapat mengidentifikasikan masalah
yang mungkin ada pada suatu rea sehingga laporan tersebut dapat
memberikan bantuan kepada client terhadap resolusi yang memungkinkan
dan membuat ukuran korektif yang dibutuhkan.
3) Penutupan Meeting
Dalam proses penutupan meeting, internal auditor harus memperhatikan 2
hal :
a. Evaluasi client terhadap proses audit dengan menanyakan pertanyaan
berikut
- Apakah kita professional ?
- Apakah kita melakukan update secara berkala untuk status dari audit ?
- Apakah kita menanyakan input dan partisipasi kamu selama audit ?
- Apakah kami memperlakukan personnel kamu secara terhormat ?
b. Setting terhadap panggung untuk pengembalian internal auditor.
- Seharusnya tidak ada surprise
- Kata hasil seharusnya diganti dengan temuan
- Ketika ada pertimbangan client untuk menggunakan kata-kata dari
mereka tanpa merubah konsep dasar maka sebaiknya digunakan.
- Seharusnya ada balanced reporting untuk menginformasikan terkait
inisiatif dari celient untuk meningkakan suatu hal control, resiko dan
kinerja
- Pengetahuan harus diberikan untuk hal-hal yang tidak disetujui client.
Jika ada bantahan maka seharusnya diberikan dengan cara yang baik
- Lakukan pujian terhadap perilaku yang kooperatif dari client
- Gunakan kata-kata seperti dapat ditingkatkan ketika client tidak
menunjukkan apa yang seharusnya dilakukan.
4) Meeting Feedback
Tanpa adanya feedback yang memadai maka client dan auditor menjadi tidak
yakin tentang apakah objective dari meeting telah tercapai atau
melum.Ketika tujuan meeting bersifat informal, maka auditor mungkin dapat
meminta client untuk merangkumkan point yang lebih signifikan. Ketika
objectivenya adalah untuk membuat suatu hal dimulai atau diselesaikan
maka minta lah komitmen.

Proses Interview/Wawancara
Ketika proses interview maka auditor seharusnya menanyakan pertanyaanpertanyaan yang bersifat ke orang. Contoh :
a.
b.
c.
d.
e.

Apa pekerjaan yang kamu lakukan

Apa pekerjaan yang supervisor langsung kamu lakukan ?
Apa pekerjaan yang orang dibawah supervisor kamu lakukan ?
Kapan kamu menginginkan pekerjaan dilakukan secara cepat ?
Siapa yang kamu hubungi jika kamu percaya bahwa pekerjaan kamu dapat
dilakukan secara efisien ?
f. Siapa yang kamu hubungi jika kamu percaya adanya masalah etis?
g. Siapa yang kamu hubungi jika kamu percaya bahwa ada aktivitas yang tidak
sesuai terjadi ?
Penggunaan Pertanyaan yang Efektif
Pertanyaan merupakan unsur dasar dari proses interview. Menurut Jeffords,
Thibadoux dan Schiedt, tujuan dari pertanyaan adalah :
a. Mengontrol proses komunikasi
b. Menfokuskan perhatian terhadap aspek-aspek yang penting
c. Memotivasi tindakan secara langsung
d. Meminimalisir konflik
e. Memfasilitasi negosiasi
f. Meredakan reaksi yang emosional
g. Membantu untuk mempengaruhi client
Selain itu, penulis tersebut juga menyarankan penggunaan beberapa metode
perilaku yang akan membuat pertanyaan dan jawaban lebih berguna dan
memiliki arti.
a. Selalu menanyakan secara spesifik. Pertama, identifikasikan apa yang
seharusnya digambarkan, bagi ke dalam detail-detail yang lebih spesifik dan
tanyakan lagi
b. Perhatikan terhadap hal-hal yang tidak disampaikan. Gunakan pertanyaan
yang bersifat terbuka dibandingkan pertanyaan dengan jawaban ya/tidak
c. Berhati-hati terhadap asumsi yang tidak terpercaya. Jangan menerima
jawaban yang cepat. Tanya untuk detail nya dan investigasi.
d. Perhatikan terhadap arti dari kata-kata Pastikan bahwa interprestasi dari
client sama dengan auditor

Interview Kognitif
Interview Kognitif yang diikembangkan oleh Dr. R. Edwards Geiselman, Dr.
Ronald S. Fisher, dan beberapa kolega dari The University of California, Los
Angeles (UCLA) adalah seperangkat pendekatan untuk mengeskpoitasi 3 model
dibawah dalam melakukan encoding dan pencarian keterangan untuk membantu
orang yang diwawancarai dalam mengingat suatu informasi.

Informasi yang diingat disimpan dalam records atau unit-unit diskrik yang
beirsikan data terkait suatu event. Record secara mental diindex
berdasarkan arah dan dapat dicari menggunakan suatu petunjuk sampai
record yang sesuai ditemukan
Selain unit diskrit, ingatan kita terdiri atas jaringan yang berasosiasi
sehingga memungkinkan untuk melakukan akses informasi dari beberapa
tempat yang berbeda