Pendahuluan

Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani
banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. System konseptual
yang digunakan dalam mengelola personil disebut system informasi sumber daya manusia
(human resource information system), atau HRIS.
Selama bertahun-tahun, manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun,
peraturan pemerintah, yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktik personil
perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada
HRIS. Mendekati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan
memanfaatkan teknologi computer mikro.
HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti system informasi fungsional lain.
SIA memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem penelitian sumber daya
manusia melakukan proyek penelitian khusus untuk mengumpulkan data baru, dan subsistem
intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan
personil dari lingkungan.
Database HRIS melengkapi data personil dengan data yang menjelaskan baik
organisasi maupun perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Walau banyak pengolahan HRIS dalam perusahaan besar telah diturunkan dari mainframe di
bagian system informasi ke computer mikro di bagian sumber daya manusia, sebagian besar
database sumber daya manusia masih berada di dalam computer sentral.
Enam subsistem output menelusuri arus personil melalui perusahaan. Banyak aplikasi
yang berada di dalam tiap subsistem ini telah diterapkan oleh banyak perusahaan, tetapi
beberapa masih dalam proses perkembangan.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang lalu, dan banyak eksekutif
yang sekarang memandangnya sama berharga seperti system informasi fungsional lain.
Namun, masih ada tempat bagi perkembangan karena HRIS mengatasi beberapa masalah
manajemen tersulit.
1.

Fungsi Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung
jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah
personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan sumber daya manusia
(SDM), yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat
merupakan suatu departemen atau divisi di dalam suatu area fungsional, atau SDM dapat

memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI.
Orang yang bertanggung jawab atas SDM adalah direktur SDM. Direktur SDM dapat
menjadi seorang anggota komite eksekutif.
Kegiatan Utama SDM
SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang
berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai.

Perekrutan

Penerimaan

Calon
Pegawai

Pendidikan
dan Pelatihan

Penghentian

Administrasi
tunjangan

Pegawai

Pegawai
Yang
Pensiun

Perusahaan

Manajemen Data

Gambar: Fungsi Sumber Daya Manusia Memudahkan Arus Sumber Daya Personil
Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama, yaitu
1.

Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia

membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan
lowongan kerja di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemulihan di kampus dan di
fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. Sumber daya manusia selalu
mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai.

2.

Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya

manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan
untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf
SDM dapat membantu analis system dalam melatih pemakai selama tahap penerapan
dari siklus hidup system.

3.

Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpandatabase yang berhubungan

dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.

4.

Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh

perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi,
dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai
berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan
wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana
perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa
datang. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh

manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung,
memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.
2.

Evolusi System Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada
departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan
ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer
menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan
magnetik. Beberapa pengaruh yang menyebabkan evolusi dalam sistem informasi sumber
daya manusia antara lain :
1.

Pengaruh Peraturan Pemerintah

Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil
dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan
arus material. Data keuangan dan material dilihat sebagai kunci keberhasilan
perusahaan, sehingga data pegawai dianggap tidak lebih sebagai tugas yang seperlunya.
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah
seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and

Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan

selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik
bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia
perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa
mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan
sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi
pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented
Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa
informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
2.

Pengaruh dari Komputer Mikro

Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa
digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk
membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral
perusahaan.

Beberapa

organisasi

SDM

bahkan

memasang

komputer

mikro

bahkan mainframe mereka sendiri. Perusahaan-perusahaan HRSP melaporkan rata-rata

37,9 komputer mikro didedikasikan untuk system informasi sumber daya manusia,
dengan tidak kurang dari 40% dibuat jaringan. Juga terdapat terminal keryboard (34,1
per perusahaan), maupun workstation (sekitar 13,8). Rata-rata 3,7 komputer mini dan
2,4 mainframe menunjukkan akumulasi perangkat keras yang besar dalam perusahaanperusahaan besar.