KEPALA TATA USAHA / KEPALA ADMINISTRASI

Posted on Juli 9, 2012 by ivanemmoy

Nama Jabatan

: Kepala Tata Usaha (KTU) / Kepala Administrasi (Kasie)

Golongan

: H s/d F

Departemen/Divisi : Engineering/Operations
Lokasi Kerja

: Pabrik

Atasan Langsung

: Factory Manager

Rekan Sederajat

: Asisten, Asisten Kepala.

Bawahan langsung : Kerani Pembukuan, Kasir, Adm. Gudang, Kerani Personalia, Kasie.
Hubungan Kerja

: (selain dengan atasan langsung)

Kedalam (Intern & Antar Dept) : Antar Departemen

Keluar: Muspika, Bank, Supplier.
URAIAN JABATAN
1. U m u m
Mengelola semua kegiatan administrasi dan keuangan dalam lingkungan pabrik untuk
mendapatkan data yang benar dan akurat sehingga menghasilkan laporan dan informasi yang
tepat waktu, relevan dan konsisten sebagai alat pengendalian, pengamanan aset dan sumber daya
serta pengambilan keputusan.
1. Tugas-tugas Pokok
Perencanaan
Merencanakan persiapan kegiatan pekerjaannya sedemikian rupa sehingga penerimaan data,
laporan dan informasi dari seluruh bagian terkordinasi dengan baik dan cepat untuk
menghasilkan laporan yang tepat waktu dan relevan.
Koordinasi
1. Koordinasi dengan Askep dan Asisten dalam administrasi dan rencana penyusunan
anggaran tahunan pabrik.

2. Koordinasi dengan departemen terkait lainnya untuk logistik dan dana.

Pelaksanaan.
1. Melaksanakan semua sistem dan prosedur administrasi keuangan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di lingkungan perusahaan.
2. Melaksanakan pemeriksaan rutin ke kantor gudang, bengkel, kamar mesin dan
laboratorium, untuk memastikan bahwa pencatatan dan pelaporan data serta informasi
mengenai produksi, tenaga kerja, persediaan dan pemakaiaan bahan dan alat-alat, semua
surat/dokumen dan bukti transaksi telah diadministrasikan dengan baik dan benar sesuai
prosedur yang berlaku.
3. Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan yang mencakup :
-

Laporan Permintaan Dana Operasional.

Laporan Pertanggungjawaban Dana.

Laporan Outstanding PP/PO.

Laporan Rekonsiliasi Bank.

Laporan Rekening Koran antar Kebun/Pabrik.

Laporan Keuangan dan Management.

Pengawasan
1. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang, barang dan aktiva lainnya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dalam rangka kegiatan perusahaan.
2. Mengawasi agar semua laporan harian, berkala dan insidentil telah disusun sesuai dengan
ketentuan yang berlaku dan disampaikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan.
3. Mengawasi semua data dan informasi yang diperoleh dan telah dicatat dengan cara yang
benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Penyampaian
1. Menyampaikan kepada Factory Manager hal-hal atau pekerjaan yang diperkirakan akan
mengakibatkan biaya melebihi anggaran.
2. Menyampaikan hasil evaluasi prestasi bawahan kepada atasan.
Menerima

1. Menerima dan menyampaikan berita via Ratel/SSB dari dan kepada yang
berkepentingan.
2. Menerima laporan Produksi dari asisten laboratorium.
3. Menerima laporan bulanan Maintenance dari Asisten Maintenance (Mechanical &
Electrical) mengenai kondisi dan pemakaian mesin-mesin utama Pabrik dan mesin
pendukung Pabrik.
4. Menerima Rencana Kerja Bulanan dari seluruh Asisten Pabrik.
5. Menerima barang-barang yang dikirim oleh Kantor Perwakilan, Supplier, Kebun dan
Pabrik lainnya.
6. Uang (dana remise) dari Bank.
7. Menerima instruksi dan ketetapan dari Factory Manager yang berhubungan dengan
pekerjaan administrasi.
Mengusulkan
1. Mengusulkan perbaikan/penyempurnaan prosedur administrasi.
2. Mengusulkan pelatihan, pengembangan, mutasi, promosi dan jumlah kompensasi seluruh
bawahannya.
3. Mengusulkan penjualan/penghapusan atas aktiva perusahaan yang tidak bermanfaat
lagi/kadaluwarsa.
Evaluasi
1. Mengevaluasi atas segala dokumen Pabrik sebelum ditandatangani oleh Factory Manager.
2. Mengevaluasi semua kebenaran dan kewajaran data, informasi dan laporan yang
diterima.
Menandatangani
1. Menandatangani surat pengantar/pengiriman barang.
2. Menandatangani cek dan giro bersama penerima kuasa lainnya.
3. Menandatangani Surat Perintah Kerja Lembur karyawan bawahannya.
4. Menandatangani Surat Pengantar CPO/Kernel serta surat izin masuk/keluar Pabrik
bilamana ada otorisasi dari Manager Pabrik.

1. Tanggung Jawab
1. Bertanggungjawab atas ketetapan dan keakuratan pelaporan yang dibuatnya.
2. Bertanggungjawab atas pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku.
1. Wewenang
Memutuskan Sendiri
1. Menegur dan mengeluarkan Surat Peringatan kepada bawahannya.
2. Mengatur kegiatan harian mess dan penempatan tamu di mess.
3. Mengelola belanja dan kebutuhan harian untuk mess.
4. Menyetujui/menolak biaya pertanggungjawaban perjalanan dinas bawahan.
Persetujuan Atasan
1. Menetapkan penerimaan, promosi dan mutasi bawahannya.
2. Melakukan pembelian lokal
1. Hubungan Antar Departemen
Membina kerjasama yang baik dengan HRD, Kebun, Transportir, Commercial, Accounting,
Budget, Perwakilan, Riset, CCD dan D&L.
1. Kriteria Keberhasilan
Kebenaran, kewajaran dan ketetapan jadwal pelaporan