Mengelola Sesi Tanya Jawab Dalam Presentasi

Posted on Oktober 9, 2008 | 5 Komentar

Banyak orang yang takut untuk menyajikan makalah dalam sebuah presentasi
bukan karena apa-apamelainkan karena takut ditanya oleh peserta dan tidak
bisa menjawabnya. Tetapi sebenarnya hal itu tidak perlu dilakukan mengingat
pada dasarnya peserta relatif lebih tidak tahu dibandingkan dengan para
penyaji yang pasti lebih siap dengan bahan-bahan terkait dengan makalah yang
diberikansehingga bisa dikatakan bahwa peserta pada dasarnya bertanya
karena merasa belum tahu dan bukan karena ingin menguji si pembicara.
Disamping itu, kalaulah terpaksanya tidak tahu, sebenarnya pembicara bisa
mengatakan yang sejujurnya atau boleh menjanjikan pada penanya untuk
menjawabnya melalui jawaban tertulis
Dalam sebuah presentasi, komponen tanya jawab sering digunakan untuk
mengukur kesuksesan penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat
menggambarkan sejauhmana pendengar mengikuti dan mengerti pengajaran
Anda. Sesi tanya jawab dapat dilaksanakan di akhir penyajian (secara singkat)
atau selama penyajian berlangsung. Dalam setiap sesi tanya jawab fasilitator
harus mampu mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan terhadap
pertanyaan. Fasilitator harus dapat mendengarkan pertanyaan dengan seksama
saat ditanyakan untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan. Kalau ada
pertanyaan yang kurang jelas, fasilitator dapat mengulangi atau merangkum
pertanyaan, namun harus meminta persetujuan penanya apakah rangkuman
tersebut telah benar. Rangkuman ini membantu pendengar lain untuk
mengetahui inti pertanyaan dan membantu fasilitator akan isi dari pertanyaan
tersebut.
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh seorang fasilitator agar sukses
dalam mengelola sesi tanya jawab, yaitu :
1. Latihlah Pertanyaan. Latihlah pertanyaan-pertanyaan yang akan
ditanyakan. Pertanyaan populer bisa diketahui atau diprediksi dengan mengolah
materi Anda sendiri. Caranya, ajukan berbagai pertanyaan dan jawablah. Apa

yang cenderung Anda tanyakan sendiri, biasanya juga akan dipertanyakan

orang lain. Secara psikis, ini akan meningkatkan kredibilitas Anda. Buatlah
daftar FAQ (famous actual Question). Dari waktu ke waktu, daftar itu akan terus
bertambah dan berkembang. Setelah 5 atau 6 kali membawakan materi yang
sama, Anda biasanya sudah bisa memperkirakan hal-hal apa sajakah yang akan
dipertanyakan oleh audience.
2. Giring Pertanyaan. Setelah Anda berlatih dengan berbagai pertanyaan,
Anda bahkan bisa menggiring pertanyaan ke arah yang Anda inginkan. Arah ini,
tentulah arah yang merupakan pendalaman materi. Caranya, adalah dengan
memicu pertanyaan dengan pertanyaan lain. Tanyakan pada diri sendiri di
depan audience, Salah satu pertanyaan yang sering diajukan kepada Saya
adalah Ini akan memancing munculnya berbagai pertanyaan lain dari
mereka.
3. Ulangi Pertanyaan. Sekalipun Anda telah mendengarkan pertanyaan itu.
Sebab audience yang lain mungkin belum. Ulangi untuk kepentingan mereka,
dan Anda. Mengulangi pertanyaan akan memperjelas pemahaman Anda tentang
apa yang disampaikan si penanya. Ini juga akan memberi waktu bagi Anda
untuk menyusun kata-kata jawaban. Anda mungkin ingat ini, Mengerti
pertanyaan adalah 50% mengerti jawaban. Anda bisa mendapatkan 50%
pertama itu dari Anda sendiri, dengan mengulang dan memperjelas pertanyaan.
Atau, Anda memperolehnya dari si penanya sendiri, dengan memintanya
mengulang pertanyaan dan memperjelasnya. Tanpa ia sadari, dirinya sebagai si
penanya telah menyumbang 50% jawaban. Bahkan, jika Anda menggunakan
teknik bertanya dengan akurat, Anda mungkin bisa berkata begini, Nah! Anda
sudah menjawabnya sendiri!
4. Tunda Jawaban. Anda boleh menentukan kapan Anda harus menjawab.
Anda bisa mengatakan, Saya akan menjawab pertanyaan Anda di akhir sesi
kita, ok? atau Saya tidak bisa menjawab pertanyaan itu dalam sesi ini.
Bagaimana jika setelah woekshop ini selesai? atau Saya akan kembali pada
pertanyaan itu nanti. Terimakasih, sekarang kita teruskan. Jika Anda mau, Anda
bisa saja mengambil risiko sebanding dengan keuntungannya. Saat
menyampaikan materi bicara, Anda bisa mengatakan, Jika ada pertanyaan,

silahkan langsung menginterupsi. Dengan ini Anda belajar mengontrol posisi

dan navigasi dari sesi bicara. Jika Anda cukup baik, interupsi-interupsi itu tidak
akan membuat Anda tersesat untuk selalu kembali ke titik yang benar. Bahkan,
cara ini dapat menjadikan Anda sebagai pengontrol sesi yang baik. Maaf, itu
akan kita bicarakan nanti setelah makan siang.
5. Katakan Tidak Tahu. Jika Anda memang tidak tahu jawabannya. Anda bisa
meminta bantuan audience lain untuk menjawabnya. Atau balikkan kepada si
penanya dan tanya pendapatnya. Inilah cara di mana Anda bisa mendapatkan
50% jawaban dari si penanya sendiri. Bukan tidak mungkin, setelah itu Anda
bisa menuntaskannya hingga 100%. Anda juga bisa membuka wacana diskusi.
Jika tidak terjawab hari itu, katakan bahwa Anda akan menjadikannya PR dan
Anda akan menghubunginya belakangan.
6. Tidak Ada Pertanyaan Bodoh. Jika ada audience yang merasa atau
nampak seperti menanyakan sesuatu yang bodoh, katakan Itu pertanyaan
yang bagus. Dan jangan kaget, jika yang keluar berikutnya adalah pertanyaanpertanyaan yang memang hebat.
7. Biasakan Diri. Biasakan diri Anda dengan sesi tanya jawab. Sesi ini akan
membuat Anda bisa menyelami perasaan dan sudut pandang audience dengan
lebih baik. ni bisa menaikkan kredibilitas Anda.