BAB I

PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG
RSUD Sawerigading Palopo ditetapkan sebagai Badan Layanan Umum dengan
status Penuh, berdasarkan Surat Keputusan Walikota Palopo 397/IV/2012 tentang
penetapan status BLUD Penuh pada RSUD Sawerigading Palopo dan berlaku
efektif pada 1 Januari 2013. Sesuai dengan Permendagri 61 tahun 2007 tentang
Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah pasal 114
ayat 1 pemimpin BLUD menetapkan kebijakan penatausahaan keuangan BLUD,
agar pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum Daerah dapat dilaksanakan
secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan bertanggungjawab dengan
memperhatikan asas kepatutan dan kemanfaatan bagi masyarakat.
Kebijakan/Pedoman Penatausahaan ini berlaku/diterapkan

untuk seluruh

penerimaan dan pengeluaran yang sumber dananya berasal dari jasa layanan,
hibah tidak terikat, hasil kerja sama dengan pihak lain dan lain-lain pendapatan
BLUD yang sah.
2. TUJUAN dan SISTEMATIKA PENYUSUNAN
Pedoman

penatausahaan

ditetapkan

dalam

rangka

mewujudkan

tertib

administrasi dan tertib pelaksanaan serta pengendalian intern yang baik atas
transaksi-transaksi keuangan maupun non keuangan rumah sakit. Penatausahaan
ditetapkan untuk memastikan bahwa setiap langkah-langkah kerja dilaksanakan
sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku dan prinsip-prinsip bisnis
yang sehat.
Penatausahaan tersebut meliputi :
1)

Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan adalah serangkaian proses mulai penerimaan kas di
kasir, pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pertanggungjawaban
penerimaan kas atas pendapatan.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab II.

2)

Prosedur Pengeluaran Kas

Prosedur pengeluaran kas meliputi serangkaian proses mulai

pengajuan

surat permintaan pembayaran, pembayaran, pencatatan, pengikhtisaran,

sampai dengan pertanggungjawaban pengeluaran kas atas belanja.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab III.

1
3)

Prosedur Utang dan Piutang

Prosedur utang merupakan serangkaian proses mulai terjadinya utang sampai
dengan pembayarannya.
Prosedur piutang merupakan serangkaian proses penetapan piutang sampai
dengan penyelesaiannya.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab IV.

4)

Prosedur Pengelolaan Persediaan dan Inventaris

Dalam rangka memenuhi kebutuhan operasional rumah sakit diperlukan
pengadaan barang, baik untuk persediaan maupun inventaris. Pengadaan
barang dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Selanjutnya barang-barang tersebut perlu dikelola secara tertib
dengan tidak mengabaikan pengendalian intern-nya.
Uraian lebih lanjut disajikan pada Bab V.

3. METODOLOGI PENYUSUNAN
Pedoman penatausahaan BLUD RSUD Sawerigading Palopo ini disusun dengan
metodologi sebagai berikut :
1)

Pengumpulan

data

tentang

prosedur

yang

sudah

dilakukan

dalam

pelaksanaan kegiatan operasional RSUD, yang meliputi dokumen Standar

Operasional dan Prosedur (SOP), Struktur Organisasi, Formulir dan Buku
Catatan.
2)

Observasi atas pelaksanaan prosedur yang sedang berjalan.

3)

Wawancara dengan petugas yang terlibat dalam setiap prosedur.

4)

Identifikasi

kekurangan

sehubungan

dengan

prosedur

yang

sudah

diaplikasikan dan menetapkan langkah-langkah perbaikannya.

5)

Membuat bagan arus berdasarkan dokumen, hasil wawancara dan prosedur

yang telah diperbaiki.

6)

Membuat uraian penjelasan dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan

sesuai dengan bagan arus di atas.

7)

Pembahasan hasil penyusunan prosedur dengan manajemen RSUD.

8)

Melakukan perbaikan terhadap hal-hal yang masih menjadi kelemahan.

9)

Mempertimbangkan ketersediaan tenaga pelaksana dan fasilitas pendukung

yang tersedia.

BAB II
PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Merupakan prosedur tetap penerimaan kas pada Bendahara Penerimaan yang berasal
dari pelayanan yang diterima melalui masing-masing kasir pelayanan. Penerimaan kas
diatur dalam rangka mempertanggungjawabkan penerimaan agar memenuhi sistem
pengendalian intern pemerintah (PP No 60 Th 2008 dan lampiran 6 Permendagri No
61 Th. 2007) pada BLUD RSUD Sawerigading Kota Palopo.
Prosedur penerimaan kas adalah serangkaian proses mulai penerimaan kas di kasir,
pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pertanggungjawaban penerimaan kas atas
pendapatan.
Prosedur penerimaan kas ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua
penerimaan kas telah dicatat dengan benar dan lengkap sesuai dengan pelayanan
yang telah diberikan dan peraturan/tarif yang berlaku, diklasifikasikan secara tepat
serta untuk memperoleh keyakinan yang memadai atas keamanan fisik uang kas itu
sendiri. Prosedur penerimaan kas yang baik dapat menghasilkan informasi yang
terpercaya dan cukup memadai untuk melakukan evaluasi guna meningkatkan
pelayanan rumah sakit terhadap masyarakat. Untuk memenuhi tujuan tersebut,
prosedur penerimaan kas dirancang dengan semaksimal mungkin menerapkan
prinsip-prinsip pengendalian intern yang baik dan handal dengan melibatkan semua
fungsi yang terkait dan menggunakan dokumen/bukti transaksi sebagai berikut:
a) Prinsip-prinsip pengendalian intern
Pengendalian intern pada prosedur penatausahaan penerimaan kas sekurangkurangnya memuat unsur-unsur pengendalian sebagai berikut:
1) Seluruh pegawai yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas harus pegawai
yang berintegritas baik dan memiliki kompetensi yang cukup untuk
melaksanakan tugas-tugasnya dan ditetapkan dengan Keputusan Direktur
2) Dilakukan pemisahan fungsi antara pemegang kas dengan petugas pencatat
penerimaan kas/ PPK/ Akuntansi
3) Seluruh penerimaan kas harus segera disetorkan ke rekening rumah sakit pada
kesempatan pertama
4) Seluruh pembayaran/ penerimaan kas hanya boleh dilakukan melalui loket
pembayaran kas rumah sakit/ kasir
5) Terdapat pembatasan akses dan prosedur pengamanan fisik yang baik terhadap
loket pembayaran dan tempat penyimpanan uang kas
b) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada prosedur penatausahaan penerimaan kas pada RSUD
Sawerigading Palopo Kota Palopo, antara lain:
3

1)

Pengguna/Kuasa Pengguna Anggaran

2)

Pejabat Keuangan

3)

Penanggung jawab kegiatan

4)

Kasir

5)

Bendahara Penerimaan

6)

Petugas Akuntansi

c) Bukti transaksi yang digunakan

Bukti transaksi yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas mencakup:
1)

Surat tanda bukti pembayaran

2)

STS

3)

Bukti transfer

4)

Nota kredit bank

d) Form Yang Digunakan

Form yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas :
1)

Rincian penerimaan Kas Kasir pelayanan

2)

Rekapan Penerimaan kas Harian.

3)

Bukti/Kwitansi Penerimaan Kas .

4)

Buku Penerimaan Kas Bendahara Penerimaan.

Form 3 dan 4 secara otomatis dikerjakan dengan Software SIA (Komputer)

Prosedur penatausahaan penerimaan kas ini diterapkan pada seluruh instalasi/unit

penghasil RSUD yang mencakup dua prosedur utama penatausahaan penerimaan kas
sebagai berikut:
1.

Penerimaan kas dari pendapatan tunai

2. Penerimaan kas dari piutang

Rincian atas prosedur penatausahaan penerimaan kas sebagai berikut:
1. Penerimaan kas dari pendapatan tunai
Pendapatan tunai RSUD Sawerigading Palopo berasal dari pendapatan layanan
kesehatan pasien umum, pendapatan layanan instalasi farmasi/apotik, sewa lahan
parkir, sewa bangunan, dan lain-lain. Secara umum atas seluruh jenis pendapatan
tersebut, penatausahaan penerimaannya sebagai berikut:
1) Pasien/Pihak Ketiga menerima tanda bukti jenis pelayanan (resu) beserta biaya
yang harus dibayar yang meliputi biaya tindakan, atau biaya jasa lainnya dari
unit pelayanan.
2) Pasien/Pihak Ketiga membayar jasa layanan/jasa lainnya di kasir.
3) Kasir menerima uang kas dari pelayanan sesuai dengan jenis layanan yang
diberikan.
4

4) Penerimaan kas dicatat secara rinci oleh setiap Kasir.

5) Semua Penerimaan kas setiap hari diserahkan ke Bendahara Penerimaan dan
oleh Bendahara penerimaan semua uang yang diterima dari kasir disetorkan ke
Bank.
6) Rekap penerimaan kas dibuat setiap hari dan hasil rekapan harian setiap hari
tersebut digunakan sebagai dasar untuk entry penerimaan kas.
7) Berdasarkan bukti setor ke Bank Bendahara Penerimaan mengentry dalam
software SIA.
8) Entry dilakukan dengan mengisi kwitansi (tersedia di Software) setoran bank
pada buku bank terkait sebesar jumlah yang disetor dan rincian penerimaan
kas dientry dari rekapan penerimaan kas.
9) Setiap hari Bendahara Penerimaan mencetak laporan penerimaan kas pada
buku kas atau bank terkait rangkap 2 (dua), didistribusikan

1 (satu)

lembar untuk petugas akuntansi dan verifikasi, 1 (satu ) lembar untuk arsip
Bendahara Penerimaan.
10)Berdasarkan

laporan

penerimaan

kas

yang

diterima

dari

Bendahara

Penerimaan, petugas akuntansi mengecek kesesuaian atau kebenaran yang

telah dientry oleh Bendahara Penerimaan, kemudian memberikan validasi hasil
verifikasinya dengan klik di Software SIA.
2. Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang terdiri atas penerimaan klaim piutang Jamkesmas,
Piutang ASKES, Piutang Jamkesda, Piutang BPJS dan Piutang Pasien Pihak
Ketiga.
2.1. Penerimaan Kas dari Piutang Pihak Ketiga
a. Lembar pertama dokumen persetujuan klaim dicatat oleh Penanggung
Jawab Kegiatan Pelayanan Piutang Pasien Pihak Ketiga
b. Bendahara Penerimaan, melakukan verifikasi antara jumlah uang yang
diterimanya dari Pihak ketiga dengan Dokumen Persetujuan Klaim.
Dilanjutkan dengan penerbitan Surat Tanda Setoran (STS) rangkap tiga
ke rekening kas BLUD.
c. Lembar pertama STS digunakan oleh bendahara penerimaan untuk
dicatat selanjutnya sesuai mekanisme prosedur penerimaan kas tunai
biasa, lembar kedua didistribusikan ke bagian akuntansi dan verifikasi,
sedang lembar ketiga dikirim ke Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan
sebagai bukti setor Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan.

2.2. Penerimaan Kas dari Piutang Pasien Umum

a. Pasien melunasi utangnya dengan melakukan pembayaran melalui kasir.
b. Kasir menerbitkan kuitansi penerimaan uang rangkap tiga.

Lembar

pertama untuk pasien, lembar kedua untuk bendahara penerimaan dan

lembar ketiga untuk bagian akuntansi dan verifikasi dan selanjutnya
kasir menyetorkan uangnya ke bendahara penerimaan.
c. Kuitansi lembar ketiga dicatat oleh bendahara penerimaan sebagaimana
pencatatan pada prosedur penatausahaan penerimaan kas tunai biasa.
d. Kuitansi lembar ketiga dicatat oleh bagian akuntansi dengan pencatatan
sebagaimana prosedur penerimaan kas tunai biasa.
e. Bendahara penerimaan menyetorkan uang yang diterimanya dengan
prosedur sebagaimana prosedur penatausahaan penerimaan kas tunai
biasa.

BAB III
PROSEDUR PENGELUARAN KAS
Merupakan prosedur tetap pengeluaran kas pada Bendahara Pengeluaran kepada
Penanggung Jawab Teknis Kegiatan atau Unit kerja yang Berwewang membutuhkan
uang untuk kegiatan dan pembayaran hutang kepada pihak luar. Pengeluaran kas
diatur dalam rangka mempertanggungjawabkan pengeluaran agar memenuhi system
pengendalian intern pemerintah (PP No 60 Th 2008 dan lampiran 6 Permendagri No
61 Th. 2007) pada BLUD RSUD Sawerigading Kota Palopo
Prosedur pengeluaran kas ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua
pengeluaran kas telah dicatat dengan benar sesuai dengan klasifikasi pengeluaran
ataupun anggaran yang tersedia serta untuk memperoleh keyakinan yang memadai
atas pengeluaran kas itu sendiri.

Untuk memenuhi tujuan tersebut prosedur

pengeluaran kas telah dirancang dengan semaksimal mungkin menerapkan prinsipprinsip pengendalian intern yang baik dan handal dengan tetap memperhatikan fungsi
yang terkait dan dokumen/bukti transaksi yang digunakan, sebagai berikut:
a) Prinsip-prinsip pengendalian intern
Pengendalian intern pada prosedur penatausahaan pengeluaran kas sekurangkurangnya memuat unsur-unsur pengendalian sebagai berikut:
1) Seluruh pegawai yang terlibat dalam prosedur pengeluaran kas harus
pegawai yang berintegritas baik dan memiliki kompetensi yang cukup untuk
melaksanakan tugas-tugasnya dan ditetapkan dengan Keputusan Direktur
2) Dilakukan pemisahan fungsi antara bendahara pengeluaran dengan petugas
pencatat pengeluaran kas/ PPTK/ Akuntansi
3) Seluruh pengeluaran kas harus mendapat otorisasi yang cukup dari pejabat
yang berwenang
4) Seluruh pengeluaran kas harus disertai bukti pendukung yang cukup
5) Terdapat pembatasan akses dan prosedur pengamanan fisik yang baik
terhadap tempat penyimpanan uang kas
b) Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait pada sistem dan prosedur pengeluaran kas pada RSUD
Sawerigading Palopo Kota Palopo, antara lain:
1) Pengguna/Kuasa Pengguna Anggaran
2) Subag Keuangan
3) Pejabat Pembuat Komitmen
4) Penanggung jawab kegiatan (PPTK RS) / unit kerja yang berwenang
5) Petugas Akuntansi
7

6) Bendahara Pengeluaran
c) Bukti transaksi yang digunakan
Bukti transaksi yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas mencakup:
1) Nota Debit Bank
2) Bukti transaksi pengeluaran kas lainnya
d) Buku-Buku Yang Digunakan
Buku yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas :
1) Surat Permintaan pembayaran dana BLUD (SPPB)
2) Dokumen/nota permintaan uang
3) Bukti/Kwitansi Kas Keluar (BKK).
4) Buku Pengeluaran Kas Harian.
5) Ringkasan Penggunaan Kas (RPK).
Form 1, 3, 4, 5 secara otomatis dikerjakan dengan Software SIA (Komputer)
Adapun prosedur pengeluaran kas yang tercakup dalam pedoman penatausahaan ini,
mencakup dua prosedur pengeluaran kas sebagai berikut:
1. Prosedur Penyediaan kas kecil di bendahara pengeluaran blud.
2. Prosedur Pengeluaran kas bendahara pengeluaran.
Rincian masing-masing prosedur pengeluaran kas sebagai berikut:
1.

Prosedur Penyediaan kas kecil di bendahara pengeluaran.

KEBIJAKAN
a.

SOP pengeluaran kas di Bendahara pengeluaran dan pengisian atau

penyediaan ka kecil pada Kasir bendahara pengeluaran RSUD Sawerigading
berpedoman pada Peraturan Pemerintah No 23 Tahun 2005 pasal 116,
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2007 Pasal 83 dan 114,
serta lampiran 6.

b. Setiap pengisian kas pada Bendahara Pengeluaran dilakukan dengan

mengajukan pengisian kas kecil kepada direktur RSUD.
c.

Pengisian kas kecil didasarkan atas metode impres, yakni jumlah kas kecil
secara total setiap minggu jumlahnya tetap.

d. Jumlah tetap kas kecil di Bendahara Pengeluaran ditetapkan sebesar

Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
e.

Penggantian kas dilakukan setap akhir minggu atau jika saldo kas kecil
menipis.

f.

Jumlah rupiah kas kecil sebagaimana diatur poin 4 dapat disesuaikan

sesuai dengan kebutuhan riil mingguan pada Bendahara Pengeluaran.

g. Pengisian kas kecil dilakukan berdasarkan penggunaan riil kas kecil yang
telah digunakan.
h. Penyediaan

kas

kecil

digunakan

untuk

pengeluaran

yang

belum

dipertanggungjawabkan, antara lain untuk uang muka/panjar, SPPD, dan

lainnya.
PROSEDUR
a. Bendahara Pengeluaran mengajukan Pengisian Kas kepada Direktur dengan
mengisi Surat Permohonan Pengisian Kas (SPIK).
b. Pengisian kas kecil pertama kali dilakukan sebesar Rp. 50.000.000,- (lima
puluh juta rupiah).
c.

Bendahara Pengeluaran mengentry Bukti Kas Keluar atau kwitansi pada

software SIA dan ditandatangani oleh penerima panjar sebagai pihak yang
menerima

uang

dan

bendahara

pengeluaran

sebagai

pihak

yang

menyerahkan Uang Kas Kecil.

d. Kwitansi dicetak rangkap 2 (dua), 1 (satu) lembar untuk Bendahara
Pengeluaran dan 1 (satu) lembar untuk penerima panjar.
e.

PPTK atau unit kerja yang berwenang mengajukan permintaan kas kecil
kepada Bendahara Pengeluaran.

f.

Pengajuan kas kecil kepada Bendahara Pengeluaran akan diberikan dengan

syarat telah menyerahkan bukti pengeluaran

atau penggunaan kas kecil

paling lambat 1 (satu) minggu setelah realisasi penggunaan kas kecil.

g. Pengajuan kas kecil dibuat dengaan membuat nota permintaan kas kecil
rangkap 2 (dua), satu untuk Bendahara Pengeluaran, dan satunya untuk
PPTK atau pihak yang mengajukan kas kecil.
h. Bukti pengeluaran kas kecil yang disiapkan adalah bukti pengeluaran yang
berasal dari dokumen eksternal ataupun internal.
i.

Bendahara pengeluaran membuat kwitansi pengeluaran kas untuk pengisian

kas kecil dengan aplikasi software.

j.

Pertanggungjawaban realisasi penggunaan kas kecil dicatat oleh bendahara

pengeluaraan sebagai biaya (nama biaya sesuai kode akun) di Buku Kas
sesuai jenis kas tersebut dikeluarkan sebesar penggantian kas atas realisasi
penggunaan kas yang dipertanggungjawabkan.

k. Berdasarkan pencatatan sebagaimana diatur poin 6, Bendahara Pengeluaran

mengganti uang kas sebesar realisasi pengeluaran.

FORM YANG DIGUNAKAN

1.

Dokumen Rencana Kebutuan Kas Kecil yang akan

dikeluarkan (eksternal atau internal)

2.

Permohonan pengisian kas Kecil (PIK)

3.

Bukti/Kwitansi Penggantian Kas Kecil.

4.

Bukti penggunaan Kas kecil

Form No 2 secara otomatis dikerjakan dengan Software SIA (Komputer).

2.

Prosedur Pengeluaran kas bendahara pengeluaran

a.

PPTK/unit kerja yang berwenang mengajukan permintaan

pembayaran

kepada

Bendahara

Pengeluaran

dengan

dilampiri

dokumen/nota permintaan uang.

b.

Permintaan pembayaran dibuatkan dengan

membuat Surat

Permintaan Pembayaran dari dana BLUD (SPPB) rangkap 3 (tiga).

c.

SPPB diajukan ke subag keuangan untuk dilihat di sistem

apakah jumlah uang yang diminta tersedia, sesuai atau wajar, kemudian oleh
subag keuangan diisi kode SAP.

d.

SPPB, Dokumen/Nota Permintaan uang, setelah diberi kode

SAP diserahkan ke petugas akuntansi untuk dicek kelengkapan (verifikasi)
data dan oleh petugs akuntansi diisi kode SAK. Setelah dinyatakan lengkap
diserahkan atau dimintakan persetujuan ke Kasubag Keuangan atau Direktur
(sesuai dengan jenjang nilai pengeluaran) untuk mendapat persetujuan
(ACC). Kemudian diserahkan k Bendahara Pengeluaran untuk pencairan
uang.

e.

SPPB setelah verifikasi dibuat rangkap 3, setelah dibayar

didistribusikan (1) untuk bagian verifikasi (petugas akuntansi), (2)
PPTK/unit kerja yang berwenang (3) bendahara pengeluaran.

f.

Berdasarkan SPPB Bendahara Pengeluaran menyiapkan

kwitansi pengeluaran uang sebagai Bukti Kas Keluar (BKK). BKK harus
mendapatkan persetujuan dari Kasubag Keuangan atau Direktur sesuai
dengan jenjang nilai.

g.

Pengeluaran sampai dengan Rp. 15.000.000,- (lima belas juta

rupiah) harus memperoleh persetujuan dari kasubag keuangan, sedangkan
pengeluaran di atas Rp. 15.000.000,- (lima belas juta rupiah) memperoleh
persetujuan Direktur.

h.

Bendahara Pengeluaran membuat Buku Harian Pengeluaran

Kas dan ringkasan penggunaan kas (RPK) tiap minggu.

10

i.

Laporan harian kas diserahkan ke petugas akuntansi, dan oleh

petugas akuntansi dilakukan verifikasi apakah pencatatan pengeluaran kas
telah benar.
BAB IV
PROSEDUR UTANG DAN PIUTANG

Prosedur Utang dan Piutang ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan bahwa
semua utang dan piutang telah dicatat dengan benar.

Untuk memenuhi tujuan

tersebut prosedur utang dan piutang dirancang dengan semaksimal mungkin

menerapkan prinsip-prinsip pengendalian intern yang memadai.
A. Prosedur Utang
Prosedur Utang merupakan serangkaian proses mulai terjadinya utang sampai
pengakuan utang.
1. Prosedur Pengakuan Utang
a. Pada saat barang diterima, PPTK menyerahkan surat jalan/faktur/nota
utang dilampiri dengan bukti penerimaan barang/ berita acara pemeriksaan
dan penerimaan barang dari penyedia barang ke bagian keuaangan.
b. Bagian Keuangan oleh petugas akuntansi melakukan pencatatan pada SIA
yang tersedia dan melakukan penginputan hutang pada data suplier.
B. Prosedur Piutang
Prosedur Piutang merupakan serangkaian proses penetapan piutang sampai
dengan penyelesaiannya.
Prosedur Piutang meliputi :
1. Prosedur Pengakuan Piutang
1.1. Prosedur Pengakuan Piutang
a. Penanggung Jawab Kegiatan Pelayanan melakukan koordinasi dan
verifikasi atas seluruh data yang telah dibuatkan klaim dan dikirimkan
kepada

pihak

yang

menjadi

penanggung

(BPJS,Jamkesda

Kota,Jamkesda Luar Kota dan pihak ketiga lainnya).

b. Klaim yang telah dikirimkan diserahkan ke bagian keuangan/
Akuntansi rumah sakit untuk dijadikan dasar sebagai pengakuan
piutang.

11

BAB V
PROSEDUR PENGADAAN, PERMINTAAN PERSEDIAAN DAN BARANG
INVENTARIS

A. Prosedur Pengelolaan Persediaan dan Barang Inventaris

Dalam rangka memenuhi kebutuhan operasional diperlukan

pengadaan barang.

Pengadaan barang dilakukan sesuai dengan aturan perundang-undangan yang

berlaku. Selanjutnya barang-barang tersebut perlu dikelola secara tertib administrasi
dengan tidak mengabaikan pengendalian internnya. Untuk itu diperlukan penetapan
prosedur pengadaan barang inventaris, logistik dan farmasi. Barang Inventaris berupa
aset tetap dikelola oleh Subbag Umum dan penyimpan barang melalui Pengurus
barang. Barang logistik berupa bahan obat dan alat kesehatan (Alkes) habis pakai
dikelola oleh Instalasi Farmasi.
Ketersediaan persediaan baik persediaan farmasi maupun keperluan perkantoran
dalam jumlah yang cukup memadai mutlak diperlukan agar kegiatan operasional
RSUD dapat berjalan secara optimal. Tingkat ketersediaan persediaan dalam jumlah
yang cukup dipengaruhi oleh tingkat pemakaiannya. Tingkat pemakaian obat dan alat
kesehatan habis pakai per tahun dapat diperhitungkan berdasarkan penggunaan
tahun-tahun sebelumnya ditambah 10% s/d 30% untuk persediaan Bouwer
(persediaan tiga bulan yang akan datang) sedangkan harga obat generik ditetapkan
oleh Menteri Kesehatan dan harga obat bukan generik ditentukan oleh Formularium
dari dokter-dokter di instalasi masing-masing, dengan kesepakatan dokter-dokter
tersebut maka disusunlah daftar obat yang akan diusulkan untuk diadakan dengan
mempertimbangkan tren penggunaannya. Prediksi tingkat penggunaan obat dan alat
kesehatan ini diperlukan untuk menghitung jumlah rata-rata pengadaan yang harus
dilakukan untuk suatu periode tertentu. Pengadaan obat dan alat kesehatan dilakukan
dengan mempertimbangkan kondisi kesehatan masyarakat setempat misalnya adanya
pergantian musim, bencana alam, wabah penyakit, dll.
Persediaan minimal atau Buffer Stock
Persediaan Besi atau Buffer Stock menunjukkan jumlah persediaan minimal yang
harus selalu tersedia, agar RSUD dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya
dengan normal. Jumlah atau besarnya persediaan minimal untuk masing-masing jenis
obat dan alat kesehatan habis pakai adalah berbeda. Penetapan besarnya persediaan
minimal untuk masing-masing jenis obat dan alat kesehatan perlu dilakukan pada
setiap awal

tahun. Persediaan obat di RSUD Sawerigading Palopo (persediaan

12

minimal) untuk masing-masing jenis obat dilakukan setiap kali pengadaan obat
ditambah 10 % s.d 30 % persediaan untuk tiga bulan berikutnya, jadi tidak hanya pada
awal tahun saja. Hal ini diperlukan sebagai suatu peringatan bahwa suatu jenis obat
dan alat kesehatan habis pakai harus segera diadakan apabila sisa persediaan sudah
mendekati

atau

bahkan

mencapai

persediaan

minimal

atau

berdasarkan

pertimbangan kondisi dan situasi pada saat tertentu. Besarnya persediaan minimal
harus dapat mencukupi kebutuhan dalam kurun waktu sejak dilakukan pemesanan
misalnya obat sampai dengan obat diterima dan siap digunakan di gudang.
RSUD Sawerigading Palopo menerapkan prosedur pengelolaan logistik/farmasi yang
terdiri dari prosedur pengadaan, pengelolaan dan pencatatannya.
A. Prosedur Pengadaan Persediaan Bahan Pakai Habis (ATK, Cetak, Alat
Listrik, Bahan Pembersih, Alat Pembersih), Barang Inventaris, Bahan
Obat-Obatan dan Alkes.
Tujuan Prosedur :
Menciptakan keseragaman dalam penerapan pengadaan Barang Inventaris dan
Persediaan.
Praktek Yang sehat
1.

Adanya pemisahan antara petugas pengadaan barang Inventaris dan

Persediaan dengan petugas yang melakukan pemeriksaan barang.

2. Tidak diperbolehkan dalam seluruh tahapan kegiatan hanya ditangani oleh

satu orang
3. Pencatatan yang mutakhir terhadap barang-barang inventaris dan persediaan,
contohnya : Inventaris Bangunan dan persediaan obat-obatan kefarmasian.
Pengendalian Intern
1.

Seluruh Pengeluaran dalam rangka pengadaan barang jasa (PBJ), hendaknya

diikuti oleh dokumen dan diotorisasi pejabat yang berwenang, dicatat dan
atau di jurnal setiap hari kerja.

2. Terselenggaranya pencatatan terhadap aset yang berasal dari hibah yang

rusak, hilang dan dan dipindah tangankan serta kapitalisasi aset.
Prosedur yang diterapkan untuk pengadaan bahan pakai habis dan
barang inventaris adalah sebagai berikut:
1.

Masing-masing poli/ruangan/bagian yang membutuhkan persediaan bahan

pakai

habis

Pemeliharaan

dan

barang

inventaris

mengisi

Formulir

Permintaan/

Barang sebanyak dua lembar, yang ditandatangani oleh

masing-masing kepala ruangan/poli/ bagian ditujukan kepada Kepala Sub

Bagian Umum
13

2.

Subbag Perlengkapan & Rumah Tangga mengecek stok barang dalam laporan
persediaan, kemudian melakukan analisis kebutuhan barang. Laporan
analisis kebutuhan barang dibuat sebanyak 2 rangkap. Lembar pertama
diteruskan kepada Penanggung jawab kegiatan/PPTK dan lembar ke dua
sebagai arsip di Sub-bagian Umum

3.

Penanggung jawab kegiatan /PPTK melakukan croscek dengan anggaran yang

masih tersedia, jika ternyata anggaran tersedia maka PPTK membuat daftar
kebutuhan barang sebanyak dua rangkap dan diteruskan kepada bagian
pengadaan untuk dilakukan proses pengadaan.

4.

Penyedia barang mengirimkan barang yang diminta beserta faktur/surat jalan

atau dokumen yang dipersamakan ke RSUD Sawerigading Palopo, kemudian
tim pemeriksa dan penerima barang mengecek barang yang datang dan
membandingkan dengan surat pesanan dengan dokumen pembelian.

5.

Tim Pemeriksa dan Penerima Barang memeriksa kebenaran barang dan

membandingkannya dengan spesifikasi barang seperti tertera pada dokumen
pembelian. Pemeriksaan barang umumnya meliputi: Ketepatan jumlah,
volume, kualitas dan spesifikasi barang, serta ketepatan waktu

6.

Apabila barang telah sesuai dengan dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan
Penerima Barang membuat Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan
Barang serta menyerahkan barang tersebut kepada petugas pengurus barang
(Gudang) beserta dokumen pembelian. Selanjutnya petugas pengurus barang
mencatat pengadaan barang tersebut pada buku/aplikasi persediaan pakai
habis dan inventaris yang tersedia dan menyerahkan faktur/surat jalan atau
dokumen yang dipersamakan ke bagian keuangan untuk dilakukan proses
pencatatan utang.

7.

Namun, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi barang pada
dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan Penerima Barang dapat menolak
dan mengembalikan barang yang dikirim ke suplier atau menerima setelah
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

8.

Apabila barang langsung didistribusikan, petugas penyimpan barang

mendistribusikan kepada poli/ruangan/bagian. Atas pendistribusian ini,
petugas penyimpan barang membuat Bukti Pengeluaran Barang. Namun, jika
barang perlu disimpan, petugas penyimpan barang menyimpan di gudang.
petugas penyimpan barang mencatat mutasi barang pada aplikasi barang
yang tersedia atau buku pengeluaran barang.

Prosedur yang diterapkan untuk pengadaan bahan obat-obatan dan

alkes adalah sebagai berikut:
14

1.

Instalasi Farmasi mengisi Formulir Permintaan bahan obat-obatan dan alkes

sebanyak dua lembar, yang ditandatangani oleh pengurus barang dan kepala
instalasi farmasi ditujukan kepada Kepala Sub Bagian Penunjang Medis.

2.

Subbag Penunjang Medis mengecek stok barang dalam laporan persediaan

obat yang dibuat oleh penanggung jawab gudang farmasi, kemudian
melakukan analisis kebutuhan obat. Laporan analisis kebutuhan obat dibuat
sebanyak 2 rangkap. Lembar pertama diteruskan kepada Penanggung jawab
kegiatan/PPTK dan lembar ke dua sebagai arsip di Sub-bagian Penunjang
Medis.

3.

Penanggung jawab kegiatan/PPTK melakukan crosscheck dengan anggaran

yang masih tersedia, jika ternyata anggaran tersedia maka penanggung jawab
kegiatan/PPTK membuat daftar kebutuhan obat sebanyak dua rangkap dan
diajukan kepada bagian pengadaan untuk dilakukan proses pengadaan.

4.

Penyedia barang mengirimkan barang yang diminta beserta faktur/surat jalan

atau dokumen yang dipersamakan ke RSUD Sawerigading Palopo, kemudian
tim pemeriksa dan penerima barang mengecek barang yang datang dan
membandingkan dengan surat pesanan atau dengan dokumen pembelian.

5.

Tim Pemeriksa dan Penerima Barang memeriksa kebenaran barang dan

membandingkannya dengan spesifikasi barang seperti tertera pada dokumen
pembelian. Pemeriksaan barang umumnya meliputi: Ketepatan jumlah,
volume, kualitas dan spesifikasi barang, serta ketepatan waktu

6.

Apabila barang telah sesuai dengan dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan
Penerima Barang membuat Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan
Barang serta menyerahkan barang tersebut kepada petugas penyimpan
barang (Gudang) beserta dokumen pembelian. Selanjutnya
penyimpan barang mencatat pengadaan barang tersebut

petugas
pada buku

persediaan pakai habis atau aplikasi persediaan yang tersedia dan

menyerahkan faktur/surat jalan atau dokumen yang dipersamakan ke bagian
keuangan untuk dilakukan proses pencatatan utang.
7.

Namun, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi barang pada
dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan Penerima Barang dapat menolak
dan mengembalikan barang yang dikirim ke suplier atau menerima setelah
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

8.

Apabila barang langsung didistribusikan, petugas penyimpan barang

mendistribusikan kepada poli/ruangan/bagian. Atas pendistribusian ini,
petugas penyimpan barang membuat Bukti Pengeluaran Barang. Namun, jika
barang perlu disimpan, petugas penyimpan barang menyimpan di gudang.
15

petugas penyimpan barang mencatat mutasi barang

pada Kartu Barang

sesuai jenis barang.

B. Pengadaan Barang dengan Usulan Cito (Mendesak)

Pengadaan barang dengan usulan Cito diajukan atas permintaan barang, baik
inventaris, alat tulis kantor, obat maupun peralatan medis pakai habis yang segera
harus dipenuhi agar operasional rumah sakit dan pelayanan rumah sakit kepada
masyarakat

tidak terganggu. Biasanya, pengadaan barang dengan usulan cito

diajukan atas permintaan barang berupa obat dan alat medis pakai habis.
Hal tersebut wajar karena pemenuhan dengan segera atas jenis barang yang
diperlukan tersebut berkaitan erat dengan keselamatan jiwa dan kesehatan pasien.
Semakin lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi barang dimaksud, risiko
tidak tertolongnya jiwa pasien akan semakin besar pula. Kalau ini dibiarkan terjadi
dapat berujung pada rendahnya penilaian kinerja rumah sakit dalam memberikan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
Kebijakan pengadaan barang dengan usulan cito ini sejalan dengan salah satu
harapan Rumah Sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang cepat, mudah,
bermutu, terjangkau, penuh perhatian serta keramahan kepada masyarakat.
Karena kebutuhan akan barang tersebut bersifat tidak dapat ditunda, maka
pengadaannya harus dilakukan pada kesempatan pertama, walaupun di luar jam
kerja sekalipun. Agar kebutuhan barang dengan usulan cito ini dapat dipenuhi
secepatnya, diperlukan prasyarat yang mendukung diantaranya:
(1). Adanya pegawai (Sumber Daya Manusia) yang mempunyai ethos kerja yang
tinggi dan komitmen yang tidak diragukan lagi demi kemandirian dan kemajuan
rumah sakit,
(2). Terciptanya lingkungan kerja yang harmonis serta kesejahteraan karyawan yang
cukup memadahi.
Supaya realisasi pengadaan dapat berjalan secara cepat, maka untuk obat dan alat
kesehatan pakai habis, pengadaannya dilakukan oleh Instalasi Farmasi.
Setelah pengadaan barang dapat direalisasikan, tahap berikutnya yang juga sangat
penting

adalah pemenuhan prosedur pengadaan barang. Dengan kata lain,

pemenuhan barang dengan usulan cito dilakukan tanpa meninggalkan kaidah-kaidah

atau prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur pengadaan barang usulan cito tetap
dilaksanakan sebagaimana pengadaan barang dan bahan lainnya. Prosedur pengadaan
barang dengan usulan cito tidak berbeda dengan prosedur barang lainnya yaitu
dimulai dari penyampaian Formulir Permintaan barang dari unit pengguna yaitu poli,
16

ruangan atau bagian lainnya kepada Subag Kerumahtanggaan dan Perlengkapan.

Formulir Permintaan Barang diberi cap Cito oleh pihak pengguna untuk
memberitahukan kepada bidang-bidang terkait lainnya bahwa permintaan barang
atau obat yang tertera bersifat mendesak, segera dan sangat urgent. Prosedur rinci
selanjutnya sama dengan Prosedur Pengadaan Logistik dan Farmasi seperti telah
diuraikan pada halaman sebelumnya.
Sebelum Rumah Sakit Daerah ditetapkan statusnya menjadi Badan layanan
Umum Daerah (BLUD) secara penuh, semua proses pengadaan barang dan jasa tetap
berpedoman pada Perpres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah direvisi dengan Perpres Nomor 70 tahun 2012 tentang
Perubahan Kedua atas Perpres Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah. Dalam rangka kelancaran pelaksanaan kegiatan operasional, RSUD
Sawerigading Palopo melaksanakan pengadaan barang inventaris yang berupa Alat
Medis dan Non Medis, farmasi berupa obat-obatan dan peralatan medis pakai habis
sesuai kebijakan yang berlaku sesuai prinsip efisiensi, efekfifitas, ekonomis dan
kemanfaatan (outcome) bagi pengguna. Pengadaan barang juga berpegang pada
empat tepat yaitu tepat sasaran, tepat jumlah, tepat waktu dan tepat mutu.
C. Prosedur Permintaan Barang Farmasi, ATK, dan Barang Inventaris
Tujuan

Prosedur

Menciptakan

keseragaman

dalam

penerapan

perlakuan

pengeluaran akomodasi dengan belanja fungsional

Praktek Yang sehat
1.

Adanya

pemisahan

fungsi

terhadap

pengelola

yang

menangani penerimaan barang, pencatatan, penyimpanan dan pendistribusian,

alat tulis kantor dan untuk menu makanan dengan petugas yang memeriksa
kualitas makanan (quality Control)
2.

Tidak diperbolehkan dalam satu tahapan kegiatan hanya

ditangani oleh satu orang

3.

Akomodasi / gizi yang disiapkan oleh Pihak Ketiga dan

juga oleh pihak rumah sakit sendiri hendaknya dijaga kualitas menu sajian.

4.

Quality kontrol atas pelayanan gizi diperketat dalam

rangka memenuhi kualitas pelayanan terhadap pasien.

Pengendalian Intern
1.

Membuat pembukuan untuk ATK dan bahan pakai habis, bahan makan basah
dan kering secara perpetual inventory yang menggambarkan bahan
masuk,keluar dan saldo barang

17

2.

Melakukan inventarisasi fisik secara berkala, dan mencocokan dengan kartu

stock barang dan membuat berita acara stock opname secara lengkap .

3.

Secara rutin ( triwulanan/smesteran /tahunan) harus membuat laporan dan

ditanda tangani oleh atasan langsung

4.

Adanya pengawasan melekat dari atasan langsung

1.

Prosedur Permintaan Barang Farmasi

Prosedur Permintaan Barang Farmasi (Obat-Obatan dan Peralatan Medis Pakai
Habis) kepada Kepala Instalasi Farmasi /Gudang Farmasi dan Pencatatannya
adalah sebagai berikut:
1)

Poli/ruang/bagian yang membutuhkan (User) mengisi Formulir

Permintaan Barang (Obat dan Alat Medis Pakai Habis) yang ditandatangani
oleh Kepala Ruangan.

2)

Formulir

Permintaan

Barang

dikirimkan

ke

Pengurus

barang/Instalasi Farmasi Obat & Alat Medis Pakai Habis, apakah obat yang
diminta tersedia di gudang dan di lihat juga pada Kartu Barang dan Kartu
Persediaan
3)

Petugas gudang farmasi menulis jumlah barang yang diberikan

di kolom disetujui/diberikan pada
ditandatangani Kep Ruang

Formulir Permintaan yang telah

dan mengajukannya kepada Instalasi Farmasi

untuk disetujui
4)

Berdasarkan Formulir Permintaan Barang yang telah disetujui

oleh Instalasi Farmasi, Petugas Gudang menyerahkan obat dan alat medis pakai
habis yang diminta kepada Pengguna Barang

5)

Petugas Barang mengisi formulir Bukti Barang Keluar yang

ditandatangani oleh Pengurus Barang (Penyimpan Barang), Pengguna Barang

6)

Berdasarkan Formulir Permintaan barang dan Bukti barang

keluar dan telah ditandatangani oleh kedua belah pihak, barang diserahkan
kepada ruangan atau bagian yang meminta.

7)

Petugas

gudang

farmasi

mencatat

barang

yang

telah

dikeluarkan pada aplikasi persediaan atau buku barang keluar dan pada kartu
stok barang
2.

Prosedur Permintaan Barang Alat Tulis Kantor (ATK), Barang

Pakai Habis ke Bendahara Barang Non Medis
1)

Poli/ruang/bagian

yang

membutuhkan

(User)

mengisi

Formulir Surat Permintaan Barang alat tulis kantor sebanyak dua lembar.
Formulir ditandatangani oleh Kepala Poli/ruang/bagian yang bersangkutan.
18

2)

Kedua Formulir Surat Permintaan Barang dikirimkan ke

Bendahara Barang Non Medis untuk di-verifikasi dan dilihat apakah barang
yang diminta tersedia di Gudang

3)

Berdasarkan Formulir Surat Permintaan Barang, Bendahara

Barang Non Medis mengisi Formulir Bukti Pengeluaran Barang. Formulir Bukti
Pengeluaran Barang ditandatangani oleh Pihak User (Penerima Barang),
Bendahara Barang Non Medis.

4)

Berdasarkan Formulir Bukti Pengeluaran Barang yang telah

ditandatangani kedua belah pihak, barang diserahkan kepada Pihak Pengguna
(Penerima Barang).

5)

Bendahara Barang Non Medis mencatat barang yang keluar

pada aplikasi persediaan yang ada atau pada buku barang keluar dan kartu stok
persediaan.

3.

Prosedur Permintaan Barang Inventaris

Barang Inventaris disebut juga dengan Aktiva Tetap (Alat Kesehatan dan Rumah
Tangga Lainnya)
Pengertian
Barang Inventaris/Aktiva Tetap adalah aset berwujud yang pada umumnya
mempunyai masa manfaat lebih dari dua belas bulan digunakan dalam kegiatan
operasional organisasi/ pemerintahan dan dimanfaatkan untuk kepentingan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
Pemilikan Aset Tetap pada umumnya diperoleh melalui pembelian dan
pembangunan. Namun aset tetap juga dapat diperoleh karena adanya dropping
dari Pemerintah Pusat maupun Daerah, hibah, tukar menukar aset dan lain lain.
Apabila kepemilikan aset tetap diperoleh melalui pembelian atau pembangunan
yang didanai dari APBN atau APBD, maka prosedur pengadaannya harus patuh
pada peraturan yang berlaku yaitu Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012
tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
1)

Apabila kepemilikan aset diperoleh melalui pembangunan,

maka pada saat pembangunan aset atau satu tahapan pembangunan aset
selesai dikerjakan, dibuatlah Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan. Berita Acara
ini sekurang-kurangnya ditandatangani oleh Rekanan Pelaksana, Konsultan
Pengawas dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) selaku wakil pihak Rumah
Sakit

19

2)

Apabila

kepemilikan

aset

diperoleh

melalui

pembelian,

prosedur permintaan barang inventaris (alat kedokteran/kesehatan dan rumah

tangga lainnya) yang dananya bersumber dari BLUD, sesuai dengan prosedur
pengadaan persediaan dan barang inventaris sebagaimana telah diuraiakan
pada halaman sebelumnya
3)

Setelah barang diterima oleh tim pemeriksa/penerima barang,

selanjutnya barang diserahterimakan kepada Pengurus Barang sesuai jenis
barangnya

4)

Pengurus Barang Inventaris, baik Barang Medis maupun Non

Medis berkoordinasi dengan petugas barang untuk mendistribusikan barang
sesuai

permintaan

kepada

pengguna

yaitu

poli/ruangan/bagian

yang

bersangkutan
5)

Pengurus Barang Medis atau Non Medis mengisi Formulir Bukti

Pengeluaran Barang Inventaris. Formulir Bukti Pengeluaran Barang Inventaris
ditandatangani oleh Pengguna, Pengurus Barang dan Kasubag Umum.

6)

Berdasarkan Formulir Bukti Pengeluaran Barang tersebut,

Pengurus Barang Inventaris, baik Barang Medis maupun Non Medis mencatat
pada Buku Barang Inventaris

7)

Copy Bukti Berita Acara Penyelesaian Pelaksanaan Pekerjaan

dan Berita Acara Serah Terima Barang (untuk aktiva tetap yang cara
perolehannya melalui pembangunan) diserahkan kepada bagian keuangan
(Akuntansi)

8)

Bukti Berita Acara Penyelesaian Pelaksanaan Pekerjaan dan

Berita Acara Serah Terima Barang yang telah lunas terbayar digunakan Bagian
Akuntansi untuk melakukan penjurnalan dan mencatatnya pada Buku Besar
dan Buku Besar Pembantu

5. Prosedur Pembelian Langsung

Bahan

Mentah dan Kering untuk

Instalasi Gizi
Prosedurnya sebagai berikut:
1. Instalasi gizi mengisi formulir permintaan bahan kering setiap kebutuhan dan
bahan basah untuk keperluan setiap hari, formulir permintaan untuk bahan
basah diajukan setiap hari karena tempat penyimpanan bahan basah dalam
jumlah banyak masih terbatas. Formulir permintaan bahan dibuat rangkap
dua. Asli (lembar 1 ) dikirim kepada Kepala Sub Bidang Penunjang Medis dan
lembar kedua untuk arsip di instalasi gizi.

20

2. Subbid Penunjang Medis mengecek stok barang dalam laporan persediaan

bahan makanan yang dibuat oleh penanggung jawab gudang gizi, kemudian
melakukan analisis kebutuhan bahan. Laporan analisis kebutuhan bahan
makanan basah dan kering dibuat sebanyak 2 rangkap. Lembar pertama
diteruskan kepada Penanggung jawab kegiatan/PPTK dan lembar ke dua
sebagai arsip di Sub-bagian Penunjang Medis.
3. Penanggung jawab kegiatan/PPTK melakukan croscek dengan anggaran yang
masih tersedia, jika ternyata anggaran tersedia maka Penanggung jawab
kegiatan/PPTK membuat daftar kebutuhan bahan makanan basah dan kering
sebanyak dua rangkap dan diajukan kepada proses pengadaan.
4. Penanggung

jawab

kegiatan/PPTK

melaksanakan

pengadaan

bahan

mentah/kering sesuai dengan mekanisme yang berlaku dengan dilampirkan

bukti belanja (Nota/kwitansi), kemudian Tim pemeriksa dan penerima barang
mengecek barang yang datang dan membandingkan dengan dokumen
pembelian.
5. Apabila barang telah sesuai dengan dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan
Penerima Barang membuat Berita Acara Pemeriksaan dan Penerimaan Barang
serta menyerahkan barang tersebut kepada petugas penyimpan barang
(Gudang) Instalasi Gizi beserta dokumen pembelian. Selanjutnya

petugas

penyimpan barang mencatat pengadaan barang tersebut pada buku persediaan

bahan makanan basah dan kering.
6. Namun, jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi barang pada
dokumen pembelian, Tim Pemeriksa dan Penerima Barang dapat menolak dan
mengembalikan barang yang dikirim ke Penanggung Jawab Kegiatan/PPTK
atau menerima setelah dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
7. Petugas penyimpan barang Instalasi Gizi mendistribusikan kepada bagian
katering. Atas pendistribusian ini, petugas penyimpan barang membuat Bukti
Pengeluaran Barang. Namun, jika barang perlu disimpan, petugas penyimpan
barang menyimpan di gudang. Petugas penyimpan barang mencatat mutasi
barang pada kartu barang sesuai jenis barang.

21