Identifying, Forecasting, Comparing Cost and Benefits

Sistem komputer yang diajukan harus selalu mempertimbangkan cost dan benefit secara
bersamaan karena mereka saling berkaitan dan saling bergantung satu sama lain. Meskipun
analis sistem mencoba untuk mengajukan sebuah sistem yang memenuhi kebutuhan informasi
yang bervariasi, keputusan untuk meneruskan sistem yang diusulkan tersebut akan didasarkan
kepada analisis cost dan benefit, bukan pada kebutuhan informasi saja. Dalam banyak hal,
benefit diukur dengan menggunakan cost.
Analis sistem dibutuhkan untuk memprediksi variabel kunci tertentu sebelum proposal
sistem diserahkan kepada klien. Analis sistem mempunyai banyak model peramalan yang dapat
digunakan. Syarat pokok untuk memilih sebuah model adalah tersedianya data historis. Jika data
historis tidak tersedia, seorang analis harus pindah ke salah satu dari metode judgement, yaitu
estimasi dari arus penjualan, survey atau meninjau estimasi permintaan pelanggan, studi Delphi
(sebuah persetujuan umum peramalan yang dikembangkan secara independen oleh sekelompok
ahli), membuat skenario, atau mengambarkan analogi historis.
Jika data historis tersedia, persoalan selanjutnya antara teknik yang implementasikan
meliputi apakah peramalan bersifat memenuhi syarat (kondisional) atau tidak memenuhi syarat
(unkondisional). Kondisional menyiratkan bahwa ada sebuah hubungan antara variabel dalam
model atau itu seperti hubungan sebab-akibat yang terjadi. Metode umum dalam kelompok
termasuk korelasi, regresi, indikator , ekonometrik, dan metode input-output.
Peramalan unkondisional berarti analis tidak diharapkan untuk menemukan atau
mengidentifikasi hubungan sebab-akibat. Maka dari itu, analis sistem menggunakan metode lowcost, easy-to-implement alternatives. Termasuk dalam kelompok ini, graphical judgement,
moving average, dan analisis kronologi data. Karena metode ini praktis, dapat diandalkan, dan
menghemat biaya.
Benefits dan costs dapat dianggap sebagai tangible dan intangible. Tangible benefits
adalah manfaat yang dapat diukur dalam moneter yang bertambah ke organisasi melalui
penggunaan sistem informasi. Contohnya adalah sebuah peningkatan dalam kecepatan
memproses, akses informasi yang lebih sering daripada sebelumnya, manfaat kekuatan superior
komputer yang beroperasi, dan mengurangi jumlah waktu kerja karyawan yang dibutuhkan
dalam menyelesaikan tugas spesifik. Meskipun pengukuran tidak selalu mudah, tangible benefits
dapat secara aktual diukur secara moneter, sumber daya, atau penghematan waktu.
Benefits lain yang menambah ke organisasi dari penggunaan sistem informasi, sulit untuk
diukur tetapi penting, yaitu intangible benefits. Intangible benefits termasuk memperbaiki proses
membuat keputusan, meningkatkan akurasi, menjadi lebih kompetitif dalam melayani pelanggan,
memelihara nama baik perusahaan, dan meningkatkan kepuasan bekerja bagi karyawan dengan
cara mengeliminasi tugas yang tidak perlu dan membosankan. Intangible benefits sangat penting

dan dapat memiliki dampak jangka panjang bagi perusahaan karena itu berhubungan dengan
orang di luar dan di dalam perusahaan.
Meskipun intangible benefits dari sistem informasi adalah fakor penting yang harus
dipertimbangkan ketika mengambil keputusan apakah akan dijalankan dengan sebuah sistem,
sebuah sistem yang dibangun semata-mata dengan mempertimbangkan intangible benefits tidak
akan berhasil. Tangible dan intangible benefit harus ada dalam proposal karena menyajikan
keduanya akan memungkin pembuat keputusan dalam bisnis untuk membuat keputusan yang
diinformasikan dengan baik tentang sistem yang diajukan.
Tangible dan intangible costs menyajikan konsep serupa dengan tangible dan intangible
benefits di atas. Tangible costs dapat diproyeksikan secara akurat oleh analis sistem dan akuntan
dalam perusahaan. Yang termasuk tangible costs adalah biaya peralatan seperti komputer, biaya
sumber daya, honor analis sistem, honor programer, dan gaji karyawan lainnya. Biaya ini
biasanya ditetapkan dengan baik dan dapat ditelusuri sungguh dengan mudah, dan biaya itu akan
membutuhkan pengeluaran kas dari perusahaan.
Intangible costs sulit untuk diestimasi dan mungkin tidak diketahui. Termasuk ke
dalamnya kehilangan keunggulan kompetitif, kehilangan reputasi untuk menjadi yang pertama
dengan sebuah inovasi atau leader dalam sebuah bidang, menurunnya citra perusahaan karena
peningkatan ketidakpuasan pelanggan, dan pengambilan keputusan yang kurang efektif karena
tidak pas waktunya atau informasi tidak dapat akses. Ini tidak mungkin diproyeksikan secara
moneter dengan akurat. Untuk membantu pembuat keputusan yang akan menilai atau
mempertimbangkan sistem yang diajukan dan semua implikasi-implikasinya, intangible costs
harus dimasukkan meskipun sulit untuk dikuantifikasi.
Ada beberapa teknik yang dikenal baik untuk membandingkan costs dan benefits
daripada sistem yang diajukan. Yaitu break-even analysis, cash-flow analysis, dan present value
analysis. Semua teknik di atas menyediakan cara yang terus terang dari mendapatkan informasi
untuk pengambil keputusan tentang kepantasan daripada sistem yang diajukan.
Analis sistem dapan menggunakan break-even analysis untuk menentukan kapasitas
break-even dari sistem informasi yang diajukan. Titik di mana total biaya dari sistem yang
sekarang dan sistem yang diajukan berpotongan merepresentasikan titik break-even, titik di mana
menjadi menguntungkan bagi perusahaan untuk mendapat sistem informasi yang baru. Total
biaya termasuk biaya berulang selama operasi sistem ditambah biaya pengembangan yang terjadi
hanya sekali ketika menginstal sistem baru, ini adalah tangible costs. Break-even analysis sangat
berguna ketika bisnis sedang tumbuh dan volume adalah sebuah variabel kunci dalam biaya.
Cash-flow analysis menguji arah, ukuran, dan pola aliran kas yang dihubungkan dengan
sistem yang diajukan. Pengajuan penggantian sistem informasi lama dengan dengan sistem
informasi yang baru, jika sistem informasi yang baru tidak mendatangkan kas tambahan bagi
perusahaan, maka proyek tersebut hanya mengeluarkan kas saja. Sistem yang baru tidak dapat

dibenarkan dengan basis mendatangkan pendapat dan harus diuji secara cermat dengan tangible
benefits lainnya.
Sistem yang diajukan seharusnya meningkatkan pendapatan melebihi kas yang
dikeluarkan. Lalu, ukuran aliran kas harus dianalisis bersama pola aliran kas yang diakibatkan
oleh pembelian sistem baru. Di samping itu, umur manfaat dari sistem informasi tersebut.
Present value analysis membantu analis sistem untuk menyajikan pembuat keputusan
bisnis nilai waktu investasi dalam sistem informasi sebaik cash-flow analysis. Present value
merupakan sebuah cara untuk menaksir semua pengeluaran ekonomis dan pendapatan dari
sistem informasi atas umur ekonomisnya, dan untuk membandingkan biaya hari ini dengan biaya
di masa depan dan benefits hari ini dengan benefits di masa depan. Uang hari ini lebih bernilai
atau lebih baik daripada nilai uang di masa depan karena ketidakpastian dan dipengaruhi inflasi.