Rapat Pleno Pertama - Makrab Kapa 2015

Rapat dibuka pukul 20.10 pada hari Jumat, 20 Maret 2015

Evaluasi waktu: terlambat 10 menit menunggu komponen rapat yg terlambat hadir
Evaluasi komponen:
haadir ninda, dane, shafrian, ava, eevi, sarnab, chika, edo silva
Ga dateng, widya muker , rahma telat, ijut taka da kabar

Agenda 1 : konsep makrab

Ninda:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tempat: outdoor, rencana di wall baru untuk showcase wall baru, lokasi memungkinkan karena
ada tempat datar dan rerumptan sebagai penuansaan nostalgia jalan ops (didukung dekorasi)
Perkiraan peserta tahun lalu: 60 alumni, total sekitar 100
Acara: sharing alumni tentang pengalaman di Kapa, kehidupan kerja, barbeque dan api
unggun, presentasi dari bp dan panitia wall, pelantikan anggota alumni yang baru lulus
Tanggal acara: minggu kedua bulan Mei (sekitar Sabtu, 9 atau 16 Mei 2015)
Dekorasi (koordinasi dengan dokum dan kasi dokta) dan konsumsi menyesuaikan
Panitia makrab ikut bantu publikasi ke alumni dan anggota
Pre-event untuk publikasi ke anggota aktif: barbeque

Kak sam: mempertimbangkan venue di luar, apa pertimbangannya

Kak ninda: lebih ke tema nostalgia jalan ops dengan dukungan dekorasi

Agenda 2: pembahasan jobdesc dan joblist

1.

Ninda PO Makrab
jobdesc
Bertanggung jawab kasi hubungan alumni
Bertanggung jawab atas terlaksanaya makrab alumni 2015
Joblist
Membuat lpj
Membuat barchart global
Membentuk kepanitiaan makrab
Mengadakan rappat
Follow up bph
(catatan :mengirim parameter kepada bp)

2.

Silva ka ops
Jodesc
Bertanggung jawab kepada Po dan atas kelancaran terlaksananya Makrab
Joblist
memfollow up secara berkala pj dibawah kaops
Membuat Barchart
Membuat Joblist dengan mengkoordinasikan dengan pj
Memantau dan mengontrol secara acara berlangsung agar terlaksana sesuai dengan joblist
Membuat lpj

Mengadakan rapat bidang

Berkoordinasi dengan sekben
Merekap rab bidang
Kak sam: cara mengontrol sblm acara
Silva: tiap sore nanya perkembangan sesuai barchart, apakah terlaksana atau tidak
Kak sam: bentuk hanya menanyakan? Bedanya dengan mengontrol?
Silva: apabila ada kesulitan dari pj dan joblist, bisa dibantu. Kalau sudah terlaksana, di foolow
up
Kak nninda: gmn cara yg lain tau kalau pj sudah melaksanakan joblist
Silva: ada rabid berkala apabila sudah berkembang dengan jauh, perkembangan kecil lewat
grup
Kak sam: ada masalah dadakan, bagaimana mengatasinya? Tugas ka ops hanya menanyakan?
Apa butuh evaluasi?
Silva: dengan arahan, rekomendasi
Kak sam: mengontrol dengan menanyakan,mengarahkan dan memastikan sesuai dengan
barchart seluruh pj dibawah ka ops
3.

Ava pj acara
Jobdesc
Bertanggung jawab kepada ka ops dan atas segala konten di acara
Joblist
Membuat barchart
Membuat lpj
Koordinasi dengan pj lain terkait rundown acara
Membuat rundown acara dan backup rundown acara
Membuat perencanaan acara
Membuat tim kerja
Membuat tema acara
Membuat rab
Kak sam: tema lebih ke acara, penurunan konsep dan apa yg dilakukan. Koordinasi sesuai
dengan kebutuhan. Bidang lain penunjang tema
Dane: kegiatan berapa lama?
Ninda: mulai jam 4 persiapan, acara jam 7, rata jam 10 sudah balik

4.

Edo pj dokumentasi
jobdesk
Bertanggung jawab kepada ka ops
Bertanggung jawab atas pendokumentasian makrab
Joblist
Menyortir hasil dokumentasi
membuat Sop alat dokum
Briefing sop
Briefing targetan dokumentasi
Mencari alat dokumentasi
Membentuk tim kerja
Membuat rab
Membuat barchart
Membuat lpj
Berkoordinasi dengan pj dekorasi
Kak efi: gmn dengan penyiapan alat? Ke pj alat atau dokum?
Edo: masuk ke pj dokum

5.

Widya public
Jobdesc 1
Bertanggung jawab kepala Bidang penunjang
Joblist 1
Membuat lpj
Jobdesc 2

Bertanggung jawab dengan Publikasi acara

Joblist 2
Membuat rab dan barchart
Membuat tim kerja
Memfollow up tim kerja
Berkoordinasi dengan kasi alumni terkait dengan data base
Berkoordinasi dengan design jurnalistik terkait pembuatan poster
Berkoordinasi dengan kasi medkom terkait sosmed kapa
Membuat sop publikasi
Membuat sistem registrasi peserta
Membuat publikasi acara ke anggota aktif
Efi: tanggung jawab ke anggota aktif?
Dane: cara publikasi?
Widya: sms, jarkom, poster
Ninda: masuk strategi publikasi
Ava: minta pendapaat ke alumni, masuk ke pj mana? jawab: acara, alumni bisa kasih
masukan
Edo: masuk strategi soal saran
Kak iim: cara komunikasi dengan alumni, poin utama cara memasarkan kesanggupan pj acara,
dengan menjelaskan konsep acara yang matang dan inputan baru dari alumni untuk
memperbaiki acara. Jangan ada pilihan untuk mengubah acara, lebih ke masukan/saran
Edo: perekapan foto masuk ke mana>
6.

Rahma - Pj konsum
Jobdesc
Bertanggung jawab kepada Ka ops
Bertanggung jawab atas konsumsi saat acara perlangsung
Joblist
Membuat pilihan menu
Membuat rab sementara
Membuat list kebutuhan alat
Membuat tim kerja
Membuat scenario konsumsi
melakukan pemensanan konsum
Mengambi pesanan konsum
Karantina konsum dan peralatan
Jadwal konsumsi
Membuat lpj konsumsi
Membuat barchart

7.

Shafrian kabid penunjang

jobdesc
Bertanggung jawab kepada po makrab alumni
Bertanggung jawab atas ketersediaan sarana prasarana penunjang makrab alumni
joblist
Membuat lpj
Membuat Barchart kabid
Membuat barchart global
Rapat bidang
memfollow up pj dibawah kabid penunjang
Merekap rab bidang
Kak iim, ava: pembuatan rab tanggung jawab siapa? jawab: di buat oleh pj lalu direkap kabid

8.

Sarnab pj dekor
jobdesc
Bertanggung jawab kepada kepala bidang penunjang
Bertanggung jawab atas dekorasi acara makrab

joblist
Membuat lpj
Membuat barchart
Membuat rab
berkoordinasi dengan pj lain
Membentuk dan follow up tim kerja
Membuat list kebutuhan alat dekorasi
Melaksanakan dekorasi dengan tim kerja
Ninda: instalasi dekor? Masuk jobdesc mana?
Iim: pertanggung jawaban dekor tim kerja siapa? Pembagian ke alat dan dekor?
9.

Chika sekben
Jobdesc
Bertanggung jawab kpd po
Bertanggung jawab atas kesekretariatan alumni
Bertanggung jawab atas kebendaharaan makrab alumni
Bertanggung jawab atas PJ dibawahnya
Joblist
Berkoordinasi dengan PJ bidang lain
Berkoordinasi dan mengontrol PJ Danus
Membuat LPJ
Membuat RAB
Membuat Barchart
Merekap LPJ dan RAB bidang
Notulensi pada setiap rapat
Berkoordinasi dengan sekum bpkf (surat, proposal)
Mengontrol RAB bidang lain
Membuat dan briefing SOP kebendaharaan dan kesekretariatan
Kak Sam: tujuan RAB apa?
Chika: memastikan agar dana terkumpul sesuai RAB.
Kak Sam: lo kan harus mengarahkan budget yang sesuai. Yang ngontrol barchart siapa?
Chika: mengontrol RAB bidang lain

10. Dane pj danus

jobdesc
Bertanggung jawab kepada sekben
Bertanggung jawab atas terlaksananya pencarian dana
Joblist
Membuat strategi pencarian dana
Membuat barchart pj danus
Membuat barchart kegiatan pencarian dana
Berkoordinasi dengan kasi pencarian dana terkait arahan dan sop
Berkoordinasi dengan sekben terkait keperluan dana, rab dan penyetoran pemasukan
Membuat tim kerja tetap
Membuat lpj
Kak Ninda: barchart, strategi bakal beda dengan barchart keseluruhan?
Kak efi: dana yang dibutuhin lebih besar dari rab , gmn cara buat ngontrol biar sesuai, sistem
apa? ngelebihin dari rab
Kak sam: alur kerja gimana? Bingung nyari uang berapa, starting point gimana? Menuntut rab.
starting point langsung nyari dana, tim kerja buat strategi nyari dana
Kak sam: ga bisa nentuin kapan danus klo tools ga dari sendiri, gmn bagusnya? Udh ada
target, terus ngapain? - (alur) berkoordinasi dengan kasi pencarian dana, menentukan strategi
pencarian dana, baru buat barchart, berkoordinasi dengan sekben terkait target, tim kerja,
dan melaksanakan pencarian dana

Kak iim: target masuk joblist? Target masuk joblist, target dicapai tapi ga dilebihin masuk ke
berkoordinasi dengan sekben
Kak Iim: rab pesimis itu apa?
Chika: paspasan yang penting acara jalan.
Iim: kalo paspasan berarti acara berjalan apa adanya. RAB pesimis gimana acara jalan tanpa
ada kekurangan/kelebihan
Sam: RAB pesimis hanya melihat kuantitas,kalau kualitas beda tingkatnya (RAB optimis).
Alat
Bertanggung kabid penunjang
Penyediaan, pemeliharaan, pengembalian ala
T
Membuat lpj
Membuat barchart
Tim kerja
Sopalat
Berkoordinasi dengan kasi alat, sekben, dekor, konsumsi dan acara terkait peralatan yang
diperlukan
Mendata alat
Meminjam alat
Menchecklist alat
Mengkarantina alat
Mengontrol penggunaan alat
Mencuci alat yang digunakan
Mengembalikan alat
Agenda 3: perencanaan
1.

Po
Mengadakan rapat bph pada hari kamis, 26 mei jam 7 pada tanggal
Mengadakan rapat pleno pada hari jumat, 4 april jam 7
Follow up bph dua hari sekali
Mengirimkan barchart global tanggal 20 april

2.

Sekben
mengumpulan rab perkiraan pada pukul 11 malam, selasa, 24 maret
mengumpulkan barchart bidang pada pukul 11 malam, minggu, 22 maret
mengumpulkan rab pasti pukul 11 malam, minggu 29 maret 2015
menyerahkan rab perkiraan kepada pj danus pada hari rabu, 25 maret
menyerahkan rab pasti kepada pj danus pada hari, selasa 31 maret
berkoordinasi dengan sekum dan bendum mengenai sop sekben
memfollow pj danus dua hari sekali setelah penyerahan rab perkiraan

3.

Dane - Danus
Membuat barchart pj danus
Berkoordinasi dengan kasi pencarian dana
Mencari data terkait pemasukan dana
Berkoordinasi dengan sekben
Menentukan tim kerja tetap

4.

Silva ka ops
Membuat barchart untuk ketiga pj
Follow up dan menghafal joblist
Memberi target ke pj dalam bentuk barchart
Merencanakan rapat bidang seminggu sekali (online atau ketemu)
Merekap rab perkiraan maksimal senin malam rab kirim ke email (sivlaamanat@gmail.com)
Merekap rab tetap maksimal minggu malam

5.

Ava pj acara

Membuat barchart pada hari sabtu, 21 maret 2015

Membuat rundown sementara (berkoordinasi dengan po)
Membuat tim kerja
Membuat rab
Berkoordinasi dengan pj yang berkaitan dengan acara
Dane: tempat outdoor, gmn mastiin acara berjalan? tim kerja bertugas mengontrol
Kak sam: implementasian konsep, butuh kriteria tempat
Ava: butuh sound dan lain-lain? - tanggung jawab pj alat
6.

7.

Edo pj dokum
Membuat barchart pada sabtu malam
Membbuat rab perkiraan senin malam, rab pasti sabtu malam
Koordinasi dengan kasi dokta terkait sop, targetan, dan penyortiran hasil dokumentasi
Membuat tim kerja
Shafrian kabid penunjang
Membuat barchart minggu siang
Mengadakan rabid seminggu sekali
Merekap rab senin malam
Follow up pj
Kak sam: knp harus seminggu sekali? Dasarnya apa? seminggu waktu yang efektif

8.

Rahma pj konsumsi
Mencari tim kerja
Mulai menentukan menu
Membuat barchart malam sabtu
Membuat rab malam senin
Survey harga makanan

9.

Widya pj publikasi
Membuat barchart sabtu malam
Membuat rab perkiraan senin malam
Membuat tim kerja sabtu minggu depan
Berkoordinasi dengan kasi hubungan alumni
Berkoordinasi dengan kasi medkom
Membuat strategi publikasi
Melakukan publikasi

10. Sarnab Pj Dekor

Berkoordinasi dengan pj acara terkait konsep
Menentukan tim kerja sabtu minggu depan
Membuat barchart sabtu malam
Membuat rab kasar senin malam
Membuat list kebutuhan
Membuat opsi dekor berdasarkan rab
11. Alat
Barchart sabtu
Rab kasar minggu
Tim kerja sabtu minggub depan
Berkoordinasi dengan sekben terkait surat peminjaman alat
Membuat list barang yang dibutuhkan

4: dan lain-lain
Notulensi di share ke email masing-masing
Penutupan rapat pleno 22.34

Syafira_chika@yahoo.com