RAPAT

Operational DivisionPT. MITRA HUTAMA

ENGINEERING

DEFINISI
pertemuan atau kumpulan dalam
suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik dalam situasi formal
maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan
memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan
bersama

TUJUAN

Untuk memecahkan atau mencari jalan

keluar suatu permasalahan.
Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antarintern atau
antarekstern.
Agar
peserta
rapat
dapat
ikut
berpartisipasi
pada
masalah-masalah
yang sedang terjadi.
Mempersiapkan
suatu
acara
atau
kegiatan.
Menampung semua permasalahan dari

Jenis Jenis Rapat

a)Berdasarkan tujuan
b)Berdasarkan sifat
c)Berdasarkan jangka waktu
d)Berdasarkan frekuensi
e)Berdasarkan nama
f) Berdasarkan format

a)Berdasarkan tujuan
Rapat

Penjelasan
Rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan
penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
Rapat Pemecahan Masalah
Rapat yang diselenggarakan untuk menemukan
pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi
atau dihadapi.
Rapat Perundingan
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari
timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar
tidak merugikan kedua belah pihak.

b)Berdasarkan sifat

Rapat formal
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku
dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
Rapat informal
Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak
berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
Rapat terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan
masalah yang tidak bersifat rahasia.
Rapat tertutup
Rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu
dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal
yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak
atau belum boleh diketahui oleh umum).

c)Berdasarkan jangka waktu

Rapat mingguan
Rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu,
guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
Rapat bulanan
Rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin,
guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
Rapat semester.
Rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali,
guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah
tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana
selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
Rapat tahunan.
Rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk
mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka
pendek dan jangka panjang.

d)Berdasarkan frekuensi
Rapat

rutin
Rapat rutin adalah rapat yang
waktunya tertentu atau biasa, misal
mingguan, bulanan, dll.
Rapat insidental
Rapat yang terjadi tanpa
direncanakan terlebih dahulu, karena
adanya masalah yang memerlukan
penanganan dengan segera.

e)Berdasarkan nama
Rapat kerja.
Yaitu rapat atau pertemuan para karyawan
dan pimpinan guna membahas hal-hal yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas
suatu instansi.
Rapat dinas.
Yaitu rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan (biasanya
dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di
instansi pemerintah).
Musyawarah kerja.

f)

Berdasarkan format

Rapat

Resmi
Yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat
penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu
melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang
membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat
diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi
keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan
pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan
jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat

tidak resmi
Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta
diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas
masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya
terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan
pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat
ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Syarat Syarat Rapat

Rapat

dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila

tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai

Suatu

pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila

memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan
organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang
harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka
(tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator,
peserta rapat, masalah yang dibahas.

.Syarat-syarat

rapat yang baik, menyangkut:

a. Persiapan rapat
b. Pelaksanaan rapat

a)Persiapan rapat
1.Penentuan tujuan rapat dan
acara rapat.
2.Penentuan waktu, tanggal, hari,
tahun.
3.Penentuan tempat.
4.Akomodasi.
5.Konsumsi.
6.Media/peralatan.

b) Pelaksanaan rapat
Suasana rapat berlangsung terbuka.
Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir.
Bahasa harus komunikatif.
Hindarkan monopoli ketika berbicara.
Terdapat keputusan dan kesimpulan
rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tipe pemimpin rapat:

Tipe otoriter
Yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak,
merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui
segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada
para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
Tipe demokratis
Yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau
menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan
kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah,
pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi
kelompok.
Tipe laizess-faire
Yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan
kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya
rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa
bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak
punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton

Tipe peserta rapat:

Tipe pemberi semangat

Yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauan
dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga
mampu menggerakkan orang lain.
Tipe penyerang
Yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang
pendapat atau tidak setuju dengan pendapat
peserta yang lain.
Tipe pendengar
Yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat
pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai
pendengar yang baik dan hanya mendengarkan
informasi-informasi yang disampaikan oleh
pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak
suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran,

Fungsi pemimpin rapat:

Sebagai

pengarah.
Yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat
mengarahkan para peserta rapat, agar
tujuan rapat yang telah ditentukan dapat
tercapai.
Sebagai penggerak
Yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu
menggerakkan para peserta rapat untuk
dapat berperan aktif dalam penyelesaian
masalah yang dibicarakan pada rapat.

Fungsi peserta rapat:

Sebagai penyumbang data
Yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para
peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan
rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data
sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk
menentukan langkah-langkah yang diambil dalam
menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
Sebagai perumus kesimpulan
Yaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh
peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan
bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan
semua pihak.
Sebagai penerima hasil rapat
Yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai
suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan
bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang
dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus
diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan

Diagram Kompleksitas
Rapat

Strategi Kepemimpinan
Rapat (1)
Mulai

dan akhiri pertemuan tepat

waktu
Minta seorang relawan untuk
menjadi notulis, yang juga
memonitor kemajuan rapat
berdasarkan afenda dan menjaga
ketepatwaktuan
Bukalah rapat dengan menyebutkan
sasaran-sasaran dari rapat tersebut
Klarifikasi pokok pembahasan atau

Strategi Kepemimpinan
Rapat (2)
Dorong

terciptanya suasana terbuka

dan informal
Dorong peserta untuk turut
berpartisipasi
Bahaslah pokok bahasan satu per
satu dan jadilah pendengar yang
baik
Hindari memotong pembicaraan
peserta lain
Buatlah daftar dari topik-topik

Strategi Kepemimpinan
Rapat (3)
Rangkum

secara teratur
pembicaraan yang berlangsung
Ajukan pertanyaan dan beri apresiasi
atas masukan yang ada
Hormati pendapat orang lain dan
tunjukkan ketidaksetujuan secara
bersahabat
Dukunglah opini-opini dan solusisolusi yang berbeda dengan bukti