Tips dan Etika Mengirim Email

Mengirim email tidak boleh sembarangan. Kita harus mengetahui etika dalam mengirim
email. Ada beberapa etika yang harus Anda perhatikan ketika Anda mengirim email. Artikel
ini akan membahas 100 etika dalam mengirim email yang perlu untuk dipahami dan
diterapkan ketika Anda ingin mengirim sebuah email. Dengan memahami etika ini, Anda
akan semakin merasa nyaman dalam berkirim email, karena Anda akan menjadi seseorang
yang lebih peduli dan lebih cerdas.

Daftar Isi

1. Tips dan Etika dasar Mengirim Email

2. Perhatikan Format Email
3. Tips Email Lampiran
4. Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:
5. Email Forwarding
6. Email dan Persepsi, Privasi, Hak Cipta
7. Email untuk Bisnis
8. Chat dan IM (Instant Messaging)
9. Komunikasi Social Media, Blog dan Forum
10. Cek Ulang Isi email Anda

1. Tips dan Etika dasar Mengirim Email

1. Pastikan Anda e-mail menggunakan salam pembukaan dan penutupan yang sopan. Hal ini
akan membuat email Anda terlihat tidak terlalu singkat dan tanpa basa-basi.

2. Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas mereka dan pastikan anda mengeja
atau menulis nama mereka dengan benar.

3. Cek ejaan tulisan Anda email dengan kesalahan penulisan biasanya dianggap kurang
serius.

4. Bacalah email Anda dengan keras untuk memastikan bahwa Anda telah membuat ejaan
dan intonasi dengan benar. Membaca email Anda dengan keras untuk memastikan nada
adalah yang Anda inginkan. Cobalah untuk menghindari menggunakan kata-kata yang
mengandung penekanan, tetapi pilihlah kata-kata yang memiliki makna.

5. Pastikan Anda telah mencantumkan semua rincian dan informasi yang dibutuhkan agar
mereka mampu memahani dan mengerti tujuan Anda. Generalisasi kata dapat menyebabkan
kebingungan dan membuat mereka harus membaca berkali-kali.

6. Apakah Anda menggunakan struktur kalimat dengan tepat? Kata pertama dikapitalisasi
dengan tanda baca yang tepat? Beberapa contoh tanda baca !!! dianggap kasar atau
merendahkan.

7. Jika email Anda penuh dengan emosional, menjauhlah dari komputer dan tunggu waktu
yang tepat untuk membalas. Tinjau pengirim email yang Anda terima, sehingga Anda yakin
bahwa Anda sedang tidak membaca email yang sebenarnya tanpa pengirim yang jelas.
8. Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim?
Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya
akan memenuhi inbox dari kontak tujuan Anda?

9. Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all (Balas ke Semua) untuk
memberikan pendapat Anda kepada mereka yang mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan
kasus membalas email satu-satu secara pribadi merupakan tindakan terbaik.

10. Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada To: adalah benar-
benar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.

11. Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From: Jane A. Doe (tidak jane, jane doe
atau JANE DOE).

12. Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka sebaiknya tidak
membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.

13. Jangan pernah berasumsi dalam mengirim email. Jika Anda tidak yakin, maka hindarilah
kata atau kalimat yang dapat mengundang kesalahpahaman.

14. Hanya karena seseorang tidak meminta tanggapan bukan berarti Anda lalu mengabaikan
mereka. Sebaiknya Anda menanggapi email dari orang yang Anda kenal pada waktu yang
tepat.

15. Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.

16. Jangan ragu untuk mengucapkan terima kasih, apa kabar, atau ungkapkan bahwa Anda
menghargai bantuanya.

17. Hindari penggunaan email yang singkat dan langsung pada poinya saja.

18. Selalu akhiri email Anda dengan Terima kasih, Hormat Saya, atau Salam.

2. Perhatikan Format Email

19. Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf besar mencerminkan
kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan penekanan.

20. Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui
maksud dari kata yang di cetak tebal.

21. Jangan gunakan latar belakang dengan pola tertentu. Hal ini akan membuat email Anda
sulit untuk dibaca.

22. Hindari penggunaan fancy-schmancy font. Gunakanlah font standar yang dapat dengan
mudah di kenali pada semua computer.

23. Gunakan emoticon yang sesuai untuk membantu Anda mengekspresikan nada dan niat
yang jelas.
24. Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi
kurangnya pendidikan atau kemalasan.

25. Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu membuat email Anda
lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan kesalah-pahaman akan maksud email Anda.
26. Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada
Anda dan menghindari kesalahpahaman.

3. Tips Email Lampiran

27. Saat mengirim lampiran dalam ukuran besar, selalu zip atau kompres file Anda
sebelum pengiriman.

28. Jangan pernah mengirim lampiran besar tanpa pemberitahuan! Sebaiknya Anda selalu
bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim file tersebut kepada mereka.

29. Kecilkan ukuran grafis gambar menjadi sekitar 600 piksel lebar sebelum mengirim email.
Ini akan sangat mengurangi waktu download.

30. Jangan pernah membuka lampiran dari seseorang yang Anda tidak tahu.

31. Pastikan program antivirus, adware, spyware Anda selalu up to date dan mencakup
pemindaian email termasuk pemindaian lampiran baik yang masuk maupun keluar.

32. Lebih baik untuk mengirimkan beberapa lampiran dalam beberapa pengiriman email yang
terpisah daripada melampirkan mereka hanya dalam satu email yang akan menyebabkan
kegagalan pengiriman.

33. Pastikan penerima email Anda memiliki perangkat lunak yang sama seperti Anda
sebelum mengirim lampiran atau mereka mungkin tidak dapat membuka lampiran Anda.
Gunakan PDF bila memungkinkan.

4. Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:

34. Hanya menggunakan Cc: bila penting bagi mereka Cc: untuk mengetahui tentang isi dari
email tersebut. Cc yang berlebihan dapat menyebabkan email Anda diabaikan.

35. Jangan gunakan Return Receipt (RR) pada setiap email tunggal. Melakukan hal ini
dipandang sebagai mengganggu, menjengkelkan dan dapat ditolak oleh pihak lain.

36. Sertakan alamat dalam kolom To: Untuk orang yang ingin anda mintai balasan.
37. Sertakan alamat dalam kolom Cc: Sebagai informasi akan apa yang Anda kirimkan.
38. Pastikan nama Anda ditampilkan dengan benar dalam kolom From:.
39. Hapus alamat dari To:, CC, dan BCC: Jika tidak perlui melihat balasan Anda.
40. Selalu gunakan Subjek singkat. Email tanpa judul akan ditandai sebagai spam.
41. Pikirkan motif Anda saat menambahkan alamat ke Ke:, CC:, Bcc.
42. Jangan pernah mengekspos teman Anda atau alamat email kontak orang lain dengan
orang asing dengan memasukkan mereka ke kolom To:. Gunakan Bcc:!
43. Pastikan ketika menggunakan Bcc: bahwa niat Anda tepat. Untuk mengirim Bcc: salinan
kepada orang lain sebagai cara untuk berbicara dibelakang orang lain yang kurang sopan.

5. Email Forwarding
44. Jangan meneruskan email yang didalamnya terdapaty pesan untuk meneruskan / forward
kepada orang lain, karena biasanya adalah pesan hoax yang tentu saja akan diabaikan meski
isi pesanya terlihat penting

45. Jika seseorang meminta Anda untuk menahan diri dari email forwarding , maka mereka
memiliki hak itu dan Anda tidak perlu marah atau tersinggung.

46. Ketika forwarding email, jika Anda tidak bisa meluangkan waktu untuk mengetik
komentar pribadi kepada orang yang akan Anda kirimi pesan tersebut, maka jangan repot-
repot melakukanya.

47. Jangan memforward email tanpa Anda edit sedikitpun mulai dari alamat email lainnya,
header dan komentar dari semua forwarder lainnya.

48. Jika Anda harus memforward email tersebut untuk beberapa orang, maka masukkan
alamat email Anda pada kolom To: lapangan dan masukkan alamat email yang lain ke kolom
Bcc: untuk melindungi alamat email terpublikasi kepada orang yang tidak mereka kenal. Ini
adalah masalah privasi yang sangat penting.

49. Berhati-hatilah ketika memforward email yang berisi isu-isu politik atau kontroversial.

6. Email dan Persepsi, Privasi, Hak Cipta

50. Pilih nama alamat email Anda dengan bijaksana. Ini akan menentukan persepsi orang-
orang terhadap Anda.

51. Cobalah untuk tidak membuat asumsi ketika Anda membaca sebuah pesan email.
Sebaiknya Anda Selalu meminta klarifikasi sebelum Anda bereaksi untuk menanggapi pesan
email tersebut.

52. Memposting atau meneruskan email pribadi adalah pelanggaran hak Jika ingin
melakukanya, Anda perlu izin dari penulis pertama.

53. Meskipun tidak benar, ketika akan diteruskan kepada orang lain, Anda harus berhati-hati
ketika menulis tentang topik emosional atau kontroversial.

54. Ketika ada kesalahpahaman melalui email, jangan ragu untuk menelpon untuk
menyelesaikan masalah.

55. Ketahuilah bahwa bagaimana Anda mengetik, dan upaya yang Anda buat atau tidak buat
akan menunjukkan apa yang penting bagi Anda dan jika Anda adalah orang yang sopan
berpendidikan.
56. Jika Anda meneruskan email yang ternyata tipuan, Anda sebaiknya mengirimkan pesan
permintaan maaf kepada semua orang yang telah Anda kirimi pesan tersebut.

57. Ketika mengisi formulir kontak di sebuah website, Anda sebaiknya melakukannya
dengan hati-hati dan jelas, sehingga permintaan Anda akan dianggap serius.

58. Jika seorang teman menempatkan alamat e-mail Anda di kolom To: dengan orang lain
yang Anda tidak tahu, Anda bisa meminta teman Anda untuk tidak lagi mengekspos alamat
Anda dengan orang asing tanpa izin Anda.

7. Email untuk Bisnis

59. Anda harus memikirkan bahwa email bisnis Anda itu seperti pada kop surat bisnis Anda
dan Anda tidak akan pernah salah.

60. Jika Anda tidak bisa menanggapi email segera, di email setidaknya Anda bisa
mengkonfirmasikan bahwa Anda telah menerima emailnya sehingga pengirim dapat
mengharapkan respon Anda.

61. Mengirim Email kepada pemilik situs tentang produk atau jasa Anda melalui form situs
merupakan salah satu bentuk spam. Sebelumnya, tanyakan kepada mereka jika mereka ingin
info lebih lanjut tentang produk Anda.

62. Ketika membalas email, sebaiknya balas dengan segera dan editlah informasi yang tidak
perlu dari tulisan yang akan Anda kirimkan.

63. Formalitas sebagai rasa hormat dan mencerminkan rasa hormat. Gunakan email formal
dengan kontak email baru sampai Anda merasa Akrab. Anda sebaiknya menahan diri untuk
menggunakan bahasa santai kepada kontak yang baru saja Anda kenal.

64. Jangan pernah mengirim orang email yang mengahruskan mereka untuk berhenti
berlangganan jika mereka tidak pernah berlangganan email Anda.

65. Berhati-hatilah untuk menggunakan fitur Reply to All dan Cc: dalam lingkungan bisnis.
Melakukannya dapat menjadi bumerang karena Anda akan dianggap rendah dan dianggap
tidak aman.

66. Ketika membalas email dengan beberapa penerima yang Anda masukkan pada kolom To:
atau Cc:, sebaiknya Anda menghapus alamat orang-orang yang tidak berkepenbtingan.

67. Jangan pernah mengirim lampiran bisnis di luar jam kerja dan pastikan bahwa format file
yang Anda kirim dapat dibuka oleh pihak lain.

8. Chat dan IM (Instant Messaging)

68. Ketika Anda berpartisipasi dalam IM dan Chat, cobalah untuk tidak terlalu membuat
kata-kata yang samar, sehingga mudah dipahami.
69. Gunakan Instant Messaging (IM) untuk topik santai atau hanya sebagai informasi
pembuka. IM bukanlah tempat untuk topik yang serius atau masalah konfrontatif.

70. Mulailah dengan selalu menanyakan apakah orang yang Anda ajak chatting bersedia
untuk diajak chatting dan untuk mengetahui bahwa itu adalah waktu yang baik untuk
chatting. Sebaiknya Anda menahan diri dari chatting selama pertemuan atau ketika perhatian
Anda diperlukan untuk hal-hal lain.

71. Berlatihlah berkomunikasi secara singkat dan padat.

72. Selalu mempertimbangkan bahwa menelpon selalu lebih baik daripada berkirim pesan
melalui email, IM atau chat untuk membahas topic yang cukup sensitive.

73. Chatting bukan alasan untuk melupakan pendidikan sekolah Anda.

74. Jika Anda bukan seoirang yang bvisa melakukan beberapa pekerjaan secara bersama-
sama, janganlah meninggalkan orang yang sedang chatting dengan Anda dalam kondisi
menggantung.

75. Pelajari cara menggunakan fitur dari program IM yang Anda gunakan.

76. Jangan gunakan nama samara hanya untuk mengintip aktivitas chatting teman Anda atau
orang lain.

77. Anda harus mempertimbangkan dengan siapa Anda berkomunikasi dengan menentukan
singkatan dan emoticon yang boleh digunakan ataupun tidak.

9. Komunikasi Social Media, Blog dan Forum

78. Perlu diingat ketika men-tweet, menulis sesuatu di Facebook atau komentar pada sebuah
trit forum, ingatlah bahwa Anda berada dalam arena global.

79. Ketika diskusi keluar dari kendali, jangan mengeluarkan panggilan atau kata-kata kasar,
ingatlah bahwa Anda lebih baik daripada itu.

80. Dalam forum, tulislah signature Anda tidak lebih dari 2-3 baris.

81. Jika Anda ingin berpromosi, gunakanlah hanya link pada akhir postingan Anda.

82. Ketika Anda sedang berdiskusi, Sebaiknya tetap pada topik dan mendiskusikan masalah
hanya yang berhubungan dengan thread / topik yang bersangkutan.

83. Jika Anda adalah member baru pada sebuah grup atau forum, Ada baiknya Anda
mengamati untuk sementara untuk mengetahui bagaimana kebaisaan orang-orang di forum
tersebut sebelum Anda melakukan posting.

84. Jangan pernah memberikan informasi pribadi atau spesifik mengenau lokasi atau alamat
Anda secara online tidak seharusnya Anda memberikan informasi pribadi kepada orang
lain.
85. Perlu diketahui bahwa dalam sebuah diskusi / forum akan selalu ada perbedaan pendapat.
Cobalah untuk tetap objektif dan tidak mempersonalisasi masalah.

86. Jangan terjebak oleh Troll. Troll adalah orang-orang yang akan menulis komentar kasar
hanya untuk memancing seseorang.

87. Pastikan untuk mengedit, atau menghapus setiap bagian dari posting Anda yang tidak
berhubungan dengan diskusi yang tengah berjalan.

10. Cek Ulang Isi email Anda

88. Sebelum Anda marah karena Anda melihat seseorang tidak menanggapi email Anda,
sebaiknya periksa dulu untuk melihat apakah jawaban mereka sengaja dihapus atau dikirim
ke Sampah atau junk Folder.

89. Jika Anda ingin mengirim email dengan penuh emosi, tunggulah sampai keesokan
harinya untuk melihat apakah Anda merasakan hal yang sama sebelum Anda mengirim email
tersebut.

90. Jangan ragu untuk memodifikasi kolom Subject: agar lebih akurat mencerminkan arah
percakapan itu.

91. Ketika Anda berkomunikasi melalui email, maka ketahui siapa yang dapat Anda percaya,
dan percayalah hanya kepada orang yang Anda kenal.

92. Luangkan waktu untuk meninjau kembali setiap email sebelum mengklik Send/ Kirim
untuk memastikan pesan Anda jelas dan sesuai dengan yang Anda ingin sampaikan.

93. Jangan gunakan email lama untuk membalas dan mulailah mengetik tentang sebuah topik
yang baru.

94. Terlepas dari betapa bagusnya email tersebut untuk di teruskan (forward), jangan Anda
forward tanpa menyelidiki kebenaranya. @Snopes.com.

95. Selalu tambahkan alamat email dari situs web dan kontak baru segera ke pengirim Anda,
sehingga mereka dapat mengetahuinya melalui kotak Spam.

96. Sebelum mengisi formulir kontak situs web ini, cobalah untuk meninjau situs tersebut
untuk memastikan informasi yang Anda cari belum tersedia pada situs tersebut.
97. Lihatlah kembali dengan cepat e-mail dalam Folder sampah email Anda sebelum Anda
menghapusnya, untuk menghindari terhapusnya pesan yang masih Anda butuhkan.

98. Jika ada email yang member perintah untuk meneruskan pesan tersebut kepada semua
teman-teman Anda, atau hanya 5 orang , demi kebaikan semua orang, sebaiknya Anda hapus
saja.

99. Jangan mengirim email secara masal kepada orang yang tidak meminta untuk berada di
personal mailing list Anda.
100. Periksa bahwa program anti-spyware dan anti-virus diatur untuk secara otomatis
memperbarui setidaknya sekali setiap minggu sehingga dapat melindungi computer, system
serta privasi Anda.

Demikian adalah Tips dan Etika mengirim email semoga bermanfaat

sumber : http://www.101emailetiquettetips.com/