Mengirim email tidak boleh sembarangan. Kita harus mengetahui etika dalam mengirim
email. Ada beberapa etika yang harus Anda perhatikan ketika Anda mengirim email. Artikel
ini akan membahas 100 etika dalam mengirim email yang perlu untuk dipahami dan
diterapkan ketika Anda ingin mengirim sebuah email. Dengan memahami etika ini, Anda
akan semakin merasa nyaman dalam berkirim email, karena Anda akan menjadi seseorang
yang lebih peduli dan lebih cerdas.
Daftar Isi
1. Tips dan Etika dasar Mengirim Email
2. Perhatikan Format Email
3. Tips Email Lampiran
4. Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:
5. Email Forwarding
6. Email dan Persepsi, Privasi, Hak Cipta
7. Email untuk Bisnis
8. Chat dan IM (Instant Messaging)
9. Komunikasi Social Media, Blog dan Forum
10. Cek Ulang Isi email Anda
8. Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim?
Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya
akan memenuhi inbox dari kontak tujuan Anda?
9. Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all (Balas ke Semua) untuk
memberikan pendapat Anda kepada mereka yang mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan
kasus membalas email satu-satu secara pribadi merupakan tindakan terbaik.
10. Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada To: adalah benarbenar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.
11. Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From: Jane A. Doe (tidak jane, jane doe
atau JANE DOE).
12. Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka sebaiknya tidak
membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.
13. Jangan pernah berasumsi dalam mengirim email. Jika Anda tidak yakin, maka hindarilah
kata atau kalimat yang dapat mengundang kesalahpahaman.
14. Hanya karena seseorang tidak meminta tanggapan bukan berarti Anda lalu mengabaikan
mereka. Sebaiknya Anda menanggapi email dari orang yang Anda kenal pada waktu yang
tepat.
15. Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.
16. Jangan ragu untuk mengucapkan terima kasih, apa kabar, atau ungkapkan bahwa Anda
menghargai bantuanya.
17. Hindari penggunaan email yang singkat dan langsung pada poinya saja.
18. Selalu akhiri email Anda dengan Terima kasih, Hormat Saya, atau Salam.
24. Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi
kurangnya pendidikan atau kemalasan.
25. Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu membuat email Anda
lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan kesalah-pahaman akan maksud email Anda.
26. Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada
Anda dan menghindari kesalahpahaman.
43. Pastikan ketika menggunakan Bcc: bahwa niat Anda tepat. Untuk mengirim Bcc: salinan
kepada orang lain sebagai cara untuk berbicara dibelakang orang lain yang kurang sopan.
5. Email Forwarding
44. Jangan meneruskan email yang didalamnya terdapaty pesan untuk meneruskan / forward
kepada orang lain, karena biasanya adalah pesan hoax yang tentu saja akan diabaikan meski
isi pesanya terlihat penting
45. Jika seseorang meminta Anda untuk menahan diri dari email forwarding , maka mereka
memiliki hak itu dan Anda tidak perlu marah atau tersinggung.
46. Ketika forwarding email, jika Anda tidak bisa meluangkan waktu untuk mengetik
komentar pribadi kepada orang yang akan Anda kirimi pesan tersebut, maka jangan repotrepot melakukanya.
47. Jangan memforward email tanpa Anda edit sedikitpun mulai dari alamat email lainnya,
header dan komentar dari semua forwarder lainnya.
48. Jika Anda harus memforward email tersebut untuk beberapa orang, maka masukkan
alamat email Anda pada kolom To: lapangan dan masukkan alamat email yang lain ke kolom
Bcc: untuk melindungi alamat email terpublikasi kepada orang yang tidak mereka kenal. Ini
adalah masalah privasi yang sangat penting.
49. Berhati-hatilah ketika memforward email yang berisi isu-isu politik atau kontroversial.
56. Jika Anda meneruskan email yang ternyata tipuan, Anda sebaiknya mengirimkan pesan
permintaan maaf kepada semua orang yang telah Anda kirimi pesan tersebut.
57. Ketika mengisi formulir kontak di sebuah website, Anda sebaiknya melakukannya
dengan hati-hati dan jelas, sehingga permintaan Anda akan dianggap serius.
58. Jika seorang teman menempatkan alamat e-mail Anda di kolom To: dengan orang lain
yang Anda tidak tahu, Anda bisa meminta teman Anda untuk tidak lagi mengekspos alamat
Anda dengan orang asing tanpa izin Anda.
69. Gunakan Instant Messaging (IM) untuk topik santai atau hanya sebagai informasi
pembuka. IM bukanlah tempat untuk topik yang serius atau masalah konfrontatif.
70. Mulailah dengan selalu menanyakan apakah orang yang Anda ajak chatting bersedia
untuk diajak chatting dan untuk mengetahui bahwa itu adalah waktu yang baik untuk
chatting. Sebaiknya Anda menahan diri dari chatting selama pertemuan atau ketika perhatian
Anda diperlukan untuk hal-hal lain.
71. Berlatihlah berkomunikasi secara singkat dan padat.
72. Selalu mempertimbangkan bahwa menelpon selalu lebih baik daripada berkirim pesan
melalui email, IM atau chat untuk membahas topic yang cukup sensitive.
73. Chatting bukan alasan untuk melupakan pendidikan sekolah Anda.
74. Jika Anda bukan seoirang yang bvisa melakukan beberapa pekerjaan secara bersamasama, janganlah meninggalkan orang yang sedang chatting dengan Anda dalam kondisi
menggantung.
75. Pelajari cara menggunakan fitur dari program IM yang Anda gunakan.
76. Jangan gunakan nama samara hanya untuk mengintip aktivitas chatting teman Anda atau
orang lain.
77. Anda harus mempertimbangkan dengan siapa Anda berkomunikasi dengan menentukan
singkatan dan emoticon yang boleh digunakan ataupun tidak.
85. Perlu diketahui bahwa dalam sebuah diskusi / forum akan selalu ada perbedaan pendapat.
Cobalah untuk tetap objektif dan tidak mempersonalisasi masalah.
86. Jangan terjebak oleh Troll. Troll adalah orang-orang yang akan menulis komentar kasar
hanya untuk memancing seseorang.
87. Pastikan untuk mengedit, atau menghapus setiap bagian dari posting Anda yang tidak
berhubungan dengan diskusi yang tengah berjalan.
100. Periksa bahwa program anti-spyware dan anti-virus diatur untuk secara otomatis
memperbarui setidaknya sekali setiap minggu sehingga dapat melindungi computer, system
serta privasi Anda.
Demikian adalah Tips dan Etika mengirim email semoga bermanfaat
sumber : http://www.101emailetiquettetips.com/