Supriatna, S.

Sos, MM
STIA CIMAHI 2013

Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

Menulis surat bisnis yang

efektif adalah merupakan
suatu
keterampilan
yang
harus
dikuasai
oleh
pembisnis. Surat dan Memo
adalah hal yang ditulis
hampir setiap hari untuk
melancarkan
operasi
perusahaan.
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

Surat dan memo

Alasan Penulisan Surat dan Memo

Ada beberapa alasan orang menulis

surat. Pertama ialah karena ingin
berkomunikasi dengan pihak lain di
tempat yang jaraknya relatif jauh.
Kedua alasan biaya karena untukdapat
bertatap muka dan berbicara langsung
diperlukan biaya perjalanan. Karena
pelaku bisnis mengandalkan surat
dalam berkomunikasi dengan audien
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

Surat dan Memo

Surat yang dikirimkan harus mampu membangun
kesan yang positif untuk pihak yang membacanya.
Format Surat Bisnis
Dalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau
bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan:
Full Block Style, Modified block dan Traditional Style
Full Block Style Pada
bentuk
ini
setiap
awal
pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang
disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.
Modified Block Style Bentuk pengetikan surat ini
serupa denganfull block style setiap awal baris
dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date
(tanggal), complementary close (salam)
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

 Traditional Style ; bentuk surat ini setiap

awal paragrap diketik menjorok ke

dalam.
Selebihnya
sama
dengan
pengetikan surat dalam bentuk block
Bagian Surat
Bagian surat diklasifikasikan dalam 2
kategori yaitu: bagian surat yang baku
dan surat yang bersifat tambahan.
Bagian Surat yang Baku.
Setiap surat bisnis harus memiliki bagian
yang baku:
1.Kepala Surat, 2.Tanggal 3.Alamat tujuan
Salam pembuka, 5.Badan surat, 6.Salam
Supriatna,
S.Sos. MMtangan
for STIA Cimahi
penutup,
7.Tanda

1. Kepala

Surat.
Hampir
semua
surat
perusahaan mencantumkan kepala surat
yang menyebutkan namaperusahaan, dan
alamat lengkap termasuk nomor telepon.
2. Tanggal. Semua surat dan laporan harus
diberi
tanggal,
karena
tanggal
akan
menunjukkankapan surat atau laporan
tersebut dibuat. Hal ini penting untuk
pencatatan danpenyimpanan surat dalam
file
3. Alamat tujuan. Alamat tujuan menyebutkan
nama dan alamat lengkap pihak penerima
surat. Ini diketik dua baris atau lebih di
bawah tanggal, tergantung panjang surat.
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

4. Salam pembuka. Salam pembuka

untuk surat bisnis sedapat mungkin

diawali dengan nama orang yang
dituju.
5. Badan surat. Badan surat berisi
pesan-pesan yang disampaikan oleh
pengirim kepada pihak yangdituju.
Informasi yang ada di dalam surat
hendaklah
dapat
dibaca
denganmudah,sopan dan ditulis
dengan tata bahasa yang benar.
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

6. Salam penutup. Salam penutup diketik

dua spasi dibawah baris terakhir badan

surat. Letak salampenutup mengikuti
bentuk surat. Penulisan salam penutup
dilakukan sebagaimanadengan salam
pembuka akan tergantung seberapa bail
anda mengenal pembaca.
7. Tanda tangan. Surat Bisnis diakhiri
dengan
tanda
tangan.
Tempat
membubuhkan tanda tangan dibawah
complementarydiberi jarak empat baris
kosong
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

Amplop
Amplop seyogyanya terbuat dari
kertas yang sekualitas kertas yang
digunakan
berkorespondensi
.
Apabila menggunakan kop cetakan,
maka warna lambang perusahaan
dan tulisan yang menyertainya
harus sama dengan yang tertera
pada kertas surat . Penulisan alamat
pada sampul surat sama dengan
inside address dengan urutan :
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

Amplop
1. Nama
2.
3.
4.
5.
6.
7.

dan sebutan/ jabatan

penerima
Nama bagian/ Departemen/ seksi
Nama Perusahaan
Nama Gedung
Nama Jalan dan Nomor
Kota dan Kode Pos
Nama Negara
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

10

Memo/ Memorandum
Memo/ memorandum; berupa
formulir yang digunakan untuk
menyampaikan
pesan
internal
baik pesan resmi ataupun pesan
pribadi dalam sebuah perusahaan.
Biasanya pesan yang disampaikan
dengan
menggunakan
memo
bersifat informal sehingga dapat
digunakan tulisan tangan.
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

11

Memo/ Memorandum
Bahasa
memo
berbeda
dengan
bahasa surat, yakni ringkas, to the
point. Formulir memo berupa cetakan
dengan dua macam ukuran. Ukuran
Standar 8 x 11 inchi dan ukuran
eklusif 5 x 8 inchi , biasanya memo
menggunakan struktur standar yang
terdiri dari : to (kepada siapa), Subject
(hal yang bicarakan) dan date
(tanggal).
Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

12

Penggunaan Memo/
Memorandum
Memo
digunakan
sebagai

alat

komunikasi tertulis oleh pihak ;

1. karyawan yang telah saling kenal
dengan
baik, pada umumnya
bernada informasi.
2. Pimpinan
dan
bawahan,
pada
umumnya
bergaya formal.

Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

13

Keuntungan penulisan Memo

Dapat digunakan sebagai catatan tertulis.

Memo digunakan sebagai dokumen karena

dibuat secara tertulis
Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan
yang rumit dengan singkat. Memo digunakan
sebagai pengingat bagi seseorang mengenai
instruksi yang telah diterimanya.
Dapat menghubungi berbagai pihak dengan
serempak .

Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

14

Kelemahan penulisan Memo

Memo tidak mencakup informasi

secara lengkap.
Karena penulisan memo biasanya bersifat informal
dan singkat, maka informasi yang terkandung dalam
memo tidak lengkap dan terperinci sehingga sering
menimbulkan kesalah pahaman
Menimbulkan kejengkelan pada penerima. Karena
memo merupakan alat komunikasi yang informal ,
singkat dan ekonomis maka seringkali seseorang
menerima banyak memo dalam satu hari
Mudah hilang dan Bersifat umum

Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi

15