PENGEMBANGAN SISTAR

(SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN REGISTRASI TERPADU)

PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI
(British Language College of Indonesia)
TUGAS BESAR - MR3203 PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

Reyhan Abdurrahman

14411501

Arfi Ruwaida

14412009

Hanifa

14412015

Manajemen Rekayasa Industri

Fakultas Teknologi Industri
Institut Teknologi Bandung
2015

DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................................................................... 1
1.1 Sistem Kerja ........................................................................................................................................1
1.1.1

Deskripsi Sistem Kerja ...............................................................................................................1

1.1.2

Visi, Misi, dan Value Organisasi ..................................................................................................2

1.1.3

Struktur Organisasi ....................................................................................................................2

1.1.4

Flowchart Proses Bisnis (Existing) ...............................................................................................3

1.2 Flowchart Pengerjaan ..........................................................................................................................6

BAB II PROJECT IDENTIFICATION .................................................................................................................................... 8
2.1 Problem ..............................................................................................................................................8
2.2 Opportunities ....................................................................................................................................10
2.3 Directives ..........................................................................................................................................11
2.4 Scope of the Project ...........................................................................................................................13
BAB III PROBLEM ANALYSIS .......................................................................................................................................... 14
3.1 Analisis Causes & Effects ....................................................................................................................14
3.2 System Improvement Objectives .........................................................................................................15
3.3 Key Performance Indicators ................................................................................................................16
3.4 Critical Success Factors .......................................................................................................................17
BAB IV REQUIREMENT ANALYSIS .................................................................................................................................. 20
4.1 Functional & Non-functional Requirement ...........................................................................................20
4.1.1 Functional Requirement .............................................................................................................20
4.1.2 Non-functional Requirement ......................................................................................................21
4.2 Process Requirement Definition ..........................................................................................................24
4.2.1 Proses Bisnis ..............................................................................................................................24
4.2.3 Context Diagram ........................................................................................................................25
4.2.3 Decomposition Diagram .............................................................................................................27
4.2.4 DFD (Data Flow Diagram) ..........................................................................................................28
4.3 Data Requirement Definition ..............................................................................................................31
4.3.1 ERD ...........................................................................................................................................31
4.3.2 LDM ..........................................................................................................................................33
4.3.3 PDM..........................................................................................................................................34
4.4 Interface Requirement Definition ........................................................................................................35

DAFTAR DIAGRAM
Diagram 1. Proses Bisnis Lembaga Pendidikan BLCI ......................................................................................5
Diagram 2. Flowchart Pengerjaan Perencanaan Sistem Informasi ................................................................6
Diagram 3. Fishbone Diagram ......................................................................................................................14
Diagram 4. Proses Bisnis Usulan ..................................................................................................................24
Diagram 5. Context Diagram ........................................................................................................................26
Diagram 6. Decomposition Diagram ............................................................................................................27
Diagram 7. Data Flow Diagram Level 1 ........................................................................................................28
Diagram 8. Data Flow Diagram 2.1...............................................................................................................28
Diagram 9. Data Flow Diagram 2.2...............................................................................................................29
Diagram 10. Data Flow Diagram 2.3.............................................................................................................29
Diagram 11. Data Flow Diagram 2.4.............................................................................................................30

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tingkatan Program BLCI pada Kelas Bahasa Inggris dan TOEIC ...................................................1
Gambar 2. Struktur Organisasi Lembaga Pendidikan BLCI .............................................................................2
Gambar 3. Rancangan ERD SISTAR ...............................................................................................................31
Gambar 4. Rancangan ERD normalisasi SISTAR ...........................................................................................32
Gambar 5. Rancangan LDM SISTAR ..............................................................................................................33
Gambar 6. Rancangan PDM SISTAR .............................................................................................................34

DAFTAR TABEL
Tabel 1. Diskripsi Pekerjaan Lembaga Pendidikan BLCI .................................................................................2
Tabel 2. Key Performance Indicators ............................................................................................................16
Tabel 3. Critical Success Factor Sebelum Pengimplementasian SISTAR ......................................................17
Tabel 4. Critical Success Factor Setelah Pengimplementasian SISTAR ........................................................17
Tabel 5. User Interface Requirement ...........................................................................................................20
Tabel 6. Processing Requirement.................................................................................................................21
Tabel 7. Storage Requirement .....................................................................................................................21
Tabel 8. Control Requirement ......................................................................................................................21
Tabel 9. Non-functional requirements-Performance...................................................................................22
Tabel 10. Non-functional requirements-Performance.................................................................................22
Tabel 11. Non-functional requirements-Economics ....................................................................................22
Tabel 12. Non-functional requirements-Control .........................................................................................22
Tabel 13. Non-functional Requirements-Efficiency .....................................................................................23
Tabel 14. Non-Functional Requirements-Service.........................................................................................23

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Sistem Kerja
1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja
BLCI (British Language College of Indonesia) merupakan lembaga kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang
yang berdiri pada tahun 2000 di bawah naungan Yayasan Pendidikan Gerdy Karya Pratama. Pada awal
beridirnya, BLCI bertempat di Jl. Sulanjana No 15 Bandung, dan sejak tanggal 28 Maret 2005 BLCI berpindah
tempat di Jl. Tamansari No. 56 Bandung.
BLCI menawarkan solusi terhadap kebutuhan penguasaan bahasa asing bagi individu yang membutuhkannya.
BLCI mempunyai berbagai jenis program dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, dari program untuk pemula
hingga ujian resmi bertaraf internasional. Saat ini, BLCI merupakan salah satu authorized test center yang
resmi dalam penyelenggaraan tes TOEFL ITP, TOEIC PBT dan NAT (Nihongo Ability Test). Selain itu, BLCI juga
menyediakan program study in Japan, dimana individu yang mengikuti program ini berkesempatan untuk
tinggal di Jepang pada waktu yang telah ditentukan.

Gambar 1. Tingkatan Program BLCI pada Kelas Bahasa Inggris dan TOEIC
Untuk dapat mengikuti program-program yang diselenggarakan BLCI, individu dapat langsung mendatangi
tempat kantor BLCI, dengan menyerahkan data diri beserta biaya pendaftaran. Selanjutnya, peserta dapat
memilih program yang diinginkan, membayar biaya program sesuai dengan jenisnya, dan memilih jadwal
program. Apabila telah terdapat konfirmasi dari pihak BLCI, maka peserta dapat memulai program yang
telah dipilih.

Halaman 1 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

1.1.2 Visi, Misi, dan Value Organisasi

Visi
Untuk menjadi seorang yang sukses di dunia yang semakin hari semakin ketat tingkat persaingannya,
penguasaan bahasa asing (bahasa internasional) merupakan suatu keharusan.
BLCI menawarkan kesempatan bagi setiap orang untuk mempelajari bahasa- bahasa internasional dan
selanjutnya menikmati kesuksesan sepanjang karir masing-masing.
Misi
Menyelenggarakan pendidikan bahasa-bahasa asing dengan kualitas tinggi dan terjangkau oleh masyarakat
luas.
Value
Selain menjalankan program-program sesuai dengan visi dan misi yang dibawanya, Lembaga Pendidikan BLCI
menambahnya dengan value added yang dapat dinikmati oleh peserta program, yaitu membuat suasana pada
tempat kegiatan dan mengajar dengan konsep classic, suasana tenang walaupun berada di tempat yang
strategis dan ramai, hal ini akan membuat peserta dapat belajar dengan nyaman.
1.1.3 Struktur Organisasi
Berdasarkan visi dan misi organisasi, berikut ditunjukkan struktur organisasi BLCI pada Gambar 2. Pada Tabel 1
disajikan penjelasan singkat mengenai pekerjaan pada masing-masing struktur organisasi. BLCI memiliki 3
resepsionis dan 16 pengajar, dimana 8 pengajar untuk bahasa inggris, 8 lainnya pengjar untuk bahasa jepang.
PENGURUS YAYASAN
PENDIDIKAN GERDY
KARYA PRATAMA

DIREKTUR LEMBAGA
PENDIDIKAN BLCI

AKADEMIK
LEMBAGA
PENDIDIKAN BLCI
(BAHASA INGGRIS)

AKADEMIK
LEMBAGA
PENDIDIKAN BLCI
(BAHASA JEPANG)

ADMINISTRASI
LEMBAGA
PENDIDIKAN BLCI

MARKETING

GURU PENGAJAR
LOCAL & GURU
TENAGA ASING
(BAHASA INGGRIS)

GURU PENGAJAR
LOCAL & GURU
TENAGA ASING
(BAHASA JEPANG)

RESEPSIONIS

PUBLICITY

KEAMANAN
LEMBAGA
PENDIDIKAN BLCI

PESURUH KANTOR
LEMBAGA
PENDIDIKAN BLCI

Gambar 2. Struktur Organisasi Lembaga Pendidikan BLCI

Bagian
Pengurus Yayasan

Tabel 1. Diskripsi Pekerjaan Lembaga Pendidikan BLCI

Diskripsi
Pengurus yayasan merupakan bagian yang bertindak sebagai decision maker
terhadap hal-hal yang menyangkut kegiatan BLCI ke depannya, menerima laporan
kegiatan yang telah dilakukan, memberikan teguran apabila keberjalanan kegiatan

Halaman 2 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

tidak sesuai dengan visi dan misi organisasi, mengawasi dan mengevaluasi
pelaksanaan sebagaimana yang telah direncanakan.
Direktur

Memimpin pelaksanaan program-program, memastikan keberjalanan sesuai dengan

yang telah direncanakan sebelumnya, dan mengatur keuangan

Akademik (Bahasa
Inggris)

Mengatur program yang berkaitan dengan akademik BLCI dan Membuat kurikulum,
khususnya program yang menggunakan Bahasa Inggris

Akademik (Bahasa
Jepang)

Mengatur program yang berkaitan dengan akademik BLCI dan Membuat kurikulum,
khususnya program yang menggunakan Bahasa Jepang

Marketing

Mempromosikan dan mempublikasikan program-program dari BLCI

Publicity

Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak tertentu yang dapat meningkatkan peserta
dari program-program BLCI

Administrasi

Mengatur teknis pengarsipan di Lembaga Pendidikan BLCI, mengatur pemasukan

dan pengeluaran keuangan, dan melakukan rekrutasi

Keamanan

Menjaga keamanan di Lembaga Pendidikan BCLI sehingga program-program dapat

dilaksanakan dengan baik

Pesuruh Kantor

Melaksanakan hal-hal teknis yang diperintahkan oleh bagian-bagian di Lembaga

Pendidikan BLCI

Guru Pengajar
(Bahasa Inggris)

Melaksanakan program-program Bahasa Inggris yang telah diatur

Guru Pengajar
(Bahasa Jepang)

Melaksanakan program-program Bahasa Jepang yang telah diatur

Menerima pendaftaran calon peserta dan membuat laporan hal-hal yang berkaitan
dengan pendaftaran

Resepsionis

1.1.4 Flowchart Proses Bisnis (Existing)

Di BLCI terdapat beberapa proses bisnis, tetapi pada perencanaan sistem informasi ini, tidak semua proses
bisnis akan ditinjau. Proses bisnis yang ditinjau yaitu:
a. Registrasi
b. Administrasi
c. Marketing/ Publicity
Dalam pemetaan proses bisnis dari Lembaga Pendidikan BLCI akan digunakan cross functional flowchart agar
memudahkan dalam melihat penggambaran hubungan antar proses bisnis yang ada. Simbol- simbo yang
digunakan dalam pembuatan cross functional flowchart dijelaskan pada bagian di bawah ini.
Keterangan
Sta
rt

Terminasi awal

Dokumen

End

Terminasi akhir

Basis data

Pemilihan

Proses

Halaman 3 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Halaman 4 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

PROSES BISNIS LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

Peserta

Pendidikan Nasional

Input

Output

Administrasi

Resepsionis

AKADEMIK
(Bahasa Inggris)

AKADEMIK
(Bahasa Jepang)

Guru Pengajar
(Bahasa Inggris)

Guru Pengajar
(Bahasa Jepang)

Marketing

Publicity

Direktur

Yayasan

Merencanakan
programprogram BLCI

Mengarahkan
perkembangan
BLCI

START

Merencanakan
promosi

Merencanakan
anggaran
Calon peserta
datang ke lokasi
BLCI

Menerima
anggaran untuk
promosi

Calon peserta
menanyakan
program yang
ada di BLCI

Izin Usaha

Calon peserta
mendaftar
program

Melakukan
promosi
menggunakan
media-media
yang ada

Berkas
pendaftaran
peserta

Data
pendaftaran

Peserta
membayar biaya
program yang
dipilih

Membuat
laporan
pembayaran

Menerima
pembayaran

Bukti
pembayaran

Data
pembayaran

Menerima
laporan jumlah
peserta

Data jumlah
peserta

Menginputkan ke
dalam komputer

Menjalankan
kerja sama
dengan pihakpihak tertentu

Mengelola
keuangan

Mengadakan tes
penempatan

Database
peserta
Hasil
penempatan tes

Memilih
alternatif jadwal

Data
alternatif
jadwal

Jenis
program?

Bahasa Inggris
Menerima jadwal
program

Bahasa Jepang

Mengajar
peserta program

Mengajar
peserta program

Membuat
laporan
performansi
peserta

Membuat
laporan
performansi
peserta

Menerima gaji

Menerima gaji

Bahasa Jepang

Bahasa Inggris

Melakukan
pendaftaran
ulang

Membuat tes
evaluasi
pengajaran

Data soalsoal evaluasi

Jenis
program?

Sertifikat
kelulusan

Menerima jadwal
mengajar

Membuat
penjadwalan

Data jadwal,
dan
pengajar

Membuat tes
evaluasi
pengajaran
Melakukan tes
evaluasi

Menerima jadwal
mengajar

Membuat
penjadwalan

Data
kelulusan
peserta

Memeriksa hasil
tes

Memeriksa hasil
tes

Memenuhi
kriteria
kelulusan?

Memenuhi
kriteria
kelulusan?

Ya

Tidak

Membuat
laporan kinerja
pengajaran
Mengatur
penggajian
pekerja

END

Diagram 1. Proses Bisnis Lembaga Pendidikan BLCI

Halaman 5 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

1.2 Flowchart Pengerjaan

Langkah-langkah pengerjaan dari perencanaan sistem informasi ini dapat dilihat pada Diagram 1.

START

Pemilihan sistem
yang dianalisi

Pembuatan Context
Diagram

Wawancara bagian
marketing,
administrasi, dan
resepsionis BLCI

Pembuatan
Decomposition
Diagram

Pemetaan
gambaran umum
BLCI

Pembuatan DFD
Level 1 dan 2

Pemetaan proses
bisnis BLCI

Symptom,
opportunities,
directives

Cross
functional
diagram

Identifikasi masalah
menggunakan
pendekatan
framework PIECES
Analisis masalah
menggunakan
fishbone

S
Y
S
T
E
M
M
O
D
E
L
L
I
N
G

Pembuatan ERD

Pembuatan LDM
dan PDM

Root
cause

Pembuatan User
Interface

Identifikasi System
Improvement
Objective

FINISH

Identifikasi KPI (Key

Performance
Indicator)

Identifikasi Critical
Success Factor

Diagram 2. Flowchart Pengerjaan Perencanaan Sistem Informasi

Halaman 6 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Halaman 7 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

BAB II
PROJECT IDENTIFICATION
2.1 Problem
Masalah-masalah yang terdapat pada sistem kerja tersebut penulis identifikasi dengan menggunakan
pendekatan PIECES (Performance-Information-Economy-Control-Efficiency-Services). Performance berkaitan
tingkat kinerja sistem informasi yang sudah ada pada suatu organisasi. Information fokus pada keberjalanan
alur informasi pada keseluruhan proses bisnis organisasi. Economy mempertimbangkan faktor dan kondisi
finansial terutama bagi organisasi tersebut. Control meliputi aspek kontrol dan keamanan penggunaan sistem
yang telah ada pada organisasi. Efficiency berkaitan dengan efisiensi penggunaan sumber daya manusia dan
proses dalam organisasi. Services berhubungan erat dengan service yang diberikan sistem tersebut terhadap
sistem dan agen eksternal lain.
Secara umum, problematika yang dihadapi oleh BLCI adalah penggunaan sistem informasi yang kurang
optimal dan secara efektif tidak berdampak pada keberlangsungan proses bisnis organisasi. Hasil keluaran
sistem informasi belum dapat secara maksimal dimanfaatkan untuk keperluan organisasi, terlebih untuk
kepentingan strategis, seperti peramalan tingkat partisipasi siswa. Selain itu, penggunaan yang kurang optimal
menghasilkan missing data dalam jumlah yang besar sehingga membatasi guna fungsional dari sistem
informasi tersebut. Berikut penjabaran identifikasi masalah berdasarkan framework PIECES.
Performance:
Sistem informasi registrasi belum dioperasikan secara optimal karena karyawan front office hanya
menggunakan sistem tersebut untuk keperluan pencatatan informasi pendaftar sebagai formalitas
pekerjaan saja
Registrasi secara umum masih dilakukan secara manual dan konvensional (offline). Meskipun beberapa
data telah di-input-kan dalam sistem informasi terkomputerisasi, perekaman data transaksi tetap
dilakukan dengan menggunakan formulir tertulis yang diisi oleh pendaftar
Information:
Data yang dicatat dan disimpan dalam sistem informasi tidak dipergunakan sebagaimana mestinya secara
optimal, seperti misalnya diekstraksi untuk keperluan organisasi lainnya yang berkaitan dengan data
tersebut.
Sistem informasi registrasi yang sudah ada belum dapat mengakomodasi fungsi pelaporan yang ringkas
dan sesuai kebutuhan organisasi. Pelaporan masih dilakukan dengan manual yang format dan konten
laporan sepenuhnya dipersiapkan oleh Kepala Bagian Administrasi.
Sistem informasi registrasi belum diintegrasikan ke sistem informasi pada fungsi bisnis lainnya. Hal ini
sangat menyulitkan pihak organisasi bila diperlukan adanya update atau penambahan informasi transaksi.
Kinerja proses pemasaran belum dapat meningkatkan minat (bahkan awareness sekalipun) dari kalangan
masyarakat yang berpotensi mengikuti kursus di BLCI. Pemasaran yang dilakukan masih bersifat eventual
dan meningkatkan publisitas organisasi.
Economy:
Kondisi finansial fluktuatif karena animo masyarakat terhadap program kursus bervariasi, terutama pada
saat liburan panjang (Ramadan dan akhir tahun). Hal ini secara garis besar disebabkan oleh mayoritas

Halaman 8 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

siswa yang berasal dari kalangan mahasiswa. Fluktuasi jumlah peserta merupakan konsekuensi logis dari
intensitas aktivitas mahasiswa yang aktif sepanjang semester perkuliahan dan lengang ketika masa liburan.
Control:
Sistem informasi tidak secara efektif memfasilitasi kontrol terhadap input data yang diberikan oleh
karyawan front office. Sistem masih dapat berjalan meskipun input data tidak lengkap. Dengan demikian,
terdapat banyak missing data yang akan merepotkan proses pelaporan
Efficiency:
Penggunaan formulir tertulis yang ekstensif digunakan dalam proses registrasi. (lihat Lampiran) Hal ini
akan menimbulkan kesan bagi pengunjung bahwa organisasi tersebut tidak memerhatikan aspek
lingkungan. Selain itu, praktik seperti ini akan menimbulkan dokumentasi tertulis dalam jumlah yang
sangat banyak dan sulit untuk dikendalikan dan dimanfaatkan secara efisien waktu.
Proses bisnis yang dijalankan dalam konteks registrasi bersifat redundan. Registrasi dilakukan secara
tertulis oleh calon siswa dan data tersebut di-input-kan ke software oleh karyawan front office. Adanya
inefisiensi proses ini akan menimbulkan tingkat kesalahan penggunaan sistem dan jumlah data yang tidak
sinkron.
Services:
Mekanisme waktu tunggu dari pendaftaran hingga kelas dibuka tidak diinformasikan secara pasti ke calon
siswa. Dengan demikian, calon siswa akan secara mudah melupakan adanya ikatan dengan BLCI. Pada
akhirnya hal tersebut akan meningkatkan lost sales yang akan merugikan keuangan organisasi.

Halaman 9 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

2.2 Opportunities
Opportunities yang dimaksud merupakan kesempatan yang ada dalam menyelesaikan masalah tersebut. Selain
itu, didefinisikan pula peluang perbaikan dan pengembangan sistem baru yang dapat memajukan usaha BLCI
dari segi profit dan minat calon peserta. Identifikasi peluang juga dilakukan dengan menggunakan pendekatan
PIECES (Performance-Information-Economy-Control-Efficiency-Services).
Performance:
Pengembangan sistem informasi registrasi existing sehingga dapat mengakomodasi kebutuhan tiap bagian
organisasi. Kebutuhan ini dititikberatkan pada kebutuhan data yang diperlukan sebagai dasar pengambilan
keputusan pada tiap level manajemen.
Peluang pengembangan sistem informasi yang mengurusi penjadwalan ruangan dan pengajar sehingga
dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Information:
Pengembangan basis data yang mampu menyimpan dan mengelola data-data registrasi yang telah di-input
sehingga dapat digunakan untuk kepentingan strategis, seperti peramalan kondisi bisnis di masa mendatang.
Pengembangan sistem informasi eksekutif yang dapat membantu kerja manajemen dalam mengelola
program kursus dan keseluruhan proses bisnis organisasi.
Economy:
Melakukan inovasi program-program kursus dan cara pemasarannya, terutama pada masa-masa ketika
animo masyarakat sedang dalam fase menurun. Dengan demikian, hal tersebut dapat membantu
meminimalisasi keadaan ekonomi BLCI yang fluktuatif.
Control:
Pengembangan sistem informasi yang menyertakan fitur kontrol data input guna menjamin fungsionalitas
normal dari sistem informasi.
Pengembangan sistem informasi pada aspek keamanan terhadap data yang disimpan. Penambahan fitur
keamanan untuk role tertentu dapat membantu menjamin validitas dan keamanan informasi.
Efficiency:
Pengurangan penggunaan formulir tertulis dan peralihan ke sistem yang lebih terkomputerisasi untuk
menangani proses registrasi peserta. Dengan demikian, akan dimungkinkan adanya efisiensi proses dari segi
sumber daya fisik (kertas) yang digunakan
Pelatihan penggunaan sistem informasi terkomputerisasi untuk para karyawan front office sehingga akan
meningkatkan efisiensi proses registrasi.
Services:
Pengembangan sistem informasi yang dapat mengelola hubungan dengan peserta, terutama peserta yang
berkemungkinan mengikuti program kursus lanjutan. Hal ini akan meningkatkan value added perusahaan
dan loyalitas terhadap BLCI dari sisi pendaftar.
Pengembangan sistem penanganan feedback dan komplain dari siswa. Dengan demikian, hal tersebut akan
mendukung adanya perbaikan berkelanjutan yang pada akhirnya meningkatkan kualitas jasa pengajaran
yang disampaikan ke siswa.

Halaman 10 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

2.3 Directives
Directives disini berisikan arahan dari organisasi untuk perbaikan yang akan dibuat. Arahan ini didasarkan pada
penuturan Kepala Bagian Administrasi BLCI.
Performance:

Komputerisasi proses registrasi calon siswa yang menyeluruh

Kepala bagian administrasi BLCI menginginkan proses registrasi calon siswa yang menyeluruh dan lengkap
dengan berbasiskan computer. Karena dengan melakukan komputerisasi pada proses ini diharapakan
dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pada saat menginput data.

Proses tracking capaian pembelajaran untuk tiap siswa yang telah terdaftar dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat. Proses tracking dibutuhkan jika pihak manajemen maupun siswa terkait ingin
mengetahui data-data tersebut untuk keperluan lain.

Information:

Data keluaran sistem informasi pendaftaran dapat dijadikan input bagi bagian marketing sebagai arahan
dalam perancangan program pemasaran dan bagian keuangan sebagai alat kontrol bagi pihak manajemen
BLCI untuk menangani permasalahan pelunasan biaya kursus oleh siswa.

Sistem informasi registrasi memudahkan proses pelaporan yang ringkas dan sesuai kebutuhan organisasi.
Data-data yang akan diinputkan pada sistem informasi ini kemudian akan dibuat pelaporan kepada pihak
yayasan dan pihak terkait lainnya. kondisi saat ini, operator masih mengalami kesulitan ketika akan
membuat pelaporan karena terkendala dengan data-data yang diinputkan banyak yang tidak lengkap dan
dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari data-data tersebut

Economy:

Biaya pengembangan sistem informasi registrasi diusahakan terjangkau dan dapat menciptakan
keuntungan finansial yang melebihi biaya pengembangannya. Salah satu pertimbangan untuk
menggunakan sistem informasi ini adalah dari segi ekonominya. Penggunaan sistem informasi ini
diharapkan dapat meningkatkan profit bagi BLCI, sehingga untuk mengembangkan sistem informasi ini
diharapkan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan keadaan organisasi tanpa mengganggu keuntungan
finansial dari BLCI itu sendiri

Control:

Sistem informasi secara efektif yang dapat melakukan kontrol terhadap input data yang diberikan oleh
karyawan front office. Kontrol yang dimaksudkan dalam hal ini adalah jika user memasukkan data yang
tidak sesuai ataupu data yang dimasukkan tidak lengkap, maka sistem informasi dapat melakukan sistem
kontrol sehingga kesalahan oleh user dapat diminimalisir

Sistem informasi dilengkapi dengan fitur early warning notification bagi para siswa selama menjalani
program kursus di BLCI. Salah satu Bentuk kontrol yang menggunakan fitur ini adalah kontrol terhadap
siswa yang belum melunasi biaya kursus. Sistem informasi yang akan dikembangkan ini diharapkan dapat
memberikan peringatan kepada siswa yang bersangkutan

Efficiency:

Pengurangan penggunaan formulir tertulis dalam proses registrasi dan administrasi siswa. Sistem
informasi akan membantu pihak manajemen meningkatkan efisiensi. Salah satu contohnya adalah dengan

Halaman 11 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

menggunakan sistem informasi yang berbasiskan komputer, pihak BLCI dapat mengurangi cost karena
tidak lagi menggunakan media tulis untuk kedua proses tersebut

Pembaruan informasi siswa yang up-to-date dan terintegrasi. Selain dari segi biaya efisiensi juga dapat
dilakukan dari segi waktu. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaharui maupun mengelola data juga
menjadi semakin singkat.

Services:

Mekanisme waktu tunggu dari pendaftaran hingga kelas dibuka yang diinformasikan secara pasti ke calon
siswa. Kondisi existing pada BLCI aat ini adalah tidak memberikan kepastian waktu yang tepat kepada
calon siswa kapan kelas kursus akan dimulai. Sehingga untuk sistem informasi yang akan di kembangkan
ini diharapkan mengatasi permasalahan ini.

Halaman 12 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

2.4 Scope of the Project

Dengan pemaparan permasalahan yang dihadapi oleh BLCI di atas, dilakukan penetapan ruang lingkup
permasalahan yang untuk diteliti lebih lanjut yaitu sebagai berikut

Permasalahan sistem informasi yang terkait dengan proses registrasi pendaftaran awal dan proses
administrasi. Penulis memfokuskan penelitian kepada dua hal ini karena dianggap merupakan proses
bisnis yang penting dan cukup krusial bagi BLCI karena kelengkapan data-data tersebut merupakan
informasi pentingyang seharusnya dapat diarsipkan dengan baik. Kegiatan registrasi pendaftran awal dan
proses administrasi di BLCI masih dilakukan secara manual. Hal ini akan berdampak kepada
ketidakefisienan dari proses kerja, sehingga dibutuhkanlah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang
dapat mengelola data tersebut dengan baik.

Data-data registrasi tersebut akan berhubungan langsung dengan divisi lain seperti manajemen keuangan
terkait langsung dengan permasalahan biaya, bagian pelaporan, dan bidang marketing

Fungsionalitas yang dapat dikembangan dari sitem informasi ini mencakup kegiatan tracking data, daftar
waiting list calon peserta, waktu pasti pembukaan kelas, dan kontrol terhadap hasil pembelajaran siswa
(rekapan nilai dan rekapan absen siswa). Peneliti berharap output dari rancangan sistem informasi ini
dapat dilanjutkan ke tahap desain fisik sistem, implementasi, uji coba dan go live.

Batasan dalam pengerjaan tugas ini adalah pembuatan model sistem informasi yang terintegrasi terkait
dengan desain interface dan pemodelan proses di BLCI sehingga dapat memudahkan pekerjaan pihak
manajemen untuk mendapatkan data yang lengkap dan tersimpan dengan baik.

Halaman 13 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

BAB III
PROBLEM ANALYSIS
3.1 Analisis Causes & Effects
Berdasarkan problematika organisasi yang telah dijabarkan pada subbab 2.1, akan dianalisis lebih lanjut guna
menelusuri akar masalah yang menjadi biang di balik terjadinya permasalahan. Akar masalah inilah yang akan
dicarikan solusinya melalui proyek pengembangan SISTAR. Secara umum, symptoms yang dihadapi BLCI dalam
konteks proses registrasi dan administrasi peserta dan calon peserta adalah kurang optimalnya penggunaan
sistem informasi dalam keberjalanan organisasi. Hal ini dapat ditunjukkan dengan kurang berfungsinya sistem
informasi existing terhadap keberlangsungan proses bisnis registrasi dan administrasi. Berikut penjabaran
analisis fishbone diagram guna mengidentifikasi root cause dari suatu symptom yang ada.

Material

Man
Registrasi pendaftaran
menggunakan formulir yang
ditulis dengan tangan

Struktur organisasi tidak berjalan sesuai fungsinya

Karyawan kurang terampil, sering lupa dalam hal pencatatan
data

Masih terdapat missing data

Arsip dokumentasi yang terlalu banyak

Penggunaan kertas pada formulir yang

menyebabkan inefisiensi

Sistem informasi belum mengakomodasi

pelaporan yang ringkas dan sesuai
kebutuhan
Sistem informasi registrasi belum
dioperasikan secara optimal
Program pencatatan data pada
komputer masih belum sesuai dengan
keinginan pengguna

Peserta yang fluktuatif

Pengarsipan data yang buruk dan
belum terdapat integrasi antar data

Masih terjadi redundansi dalam

aktivitas registrasi
Mekanisme waktu tunggu pendaftaran
hingga kelas dibuka tidak diinfokan
secara pasti
Metode marketing yang belum optimal

Machine

Masih ada pencatatan yang dilakukan

secara manual
Data yang dicatat dan disimpan belum
digunakan secara optimal

Belum adanya metode yang

mengintegrasikan antar data

Method

Diagram 3. Fishbone Diagram

Dari fishbone diagram di atas, dapat dilihat bahwa penggunaan sistem informasi existing yang kurang optimal
disebabkan oleh masih adanya redundansi dalam aktivitas registrasi dengan menggunakan formulir tertulis.
Selain itu, sistem informasi existing belum dapat mengakomodasi integrasi data dengan fungsi bisnis yang lain
yang memunculkan kecenderungan pengguna sistem enggan memanfaatkan sistem informasi existing untuk
mempermudah kerja. Hal ini ditunjukkan pada luputnya karyawan terhadap detil informasi yang diperlukan
pada sistem informasi existing sehingga menyebabkan adanya missing data.
Oleh karena itu, diperlukan adanya usulan perbaikan sistem informasi existing yang dapat menjawab
permasalahan yang ada. Adapun usulan perbaikan sistem informasi existing difokuskan pada root cause yang
ditandai pada fishbone diagram.

Halaman 14 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

3.2 System Improvement Objectives

Berikut ini adalah beberapa tujuan peningkatan yang ingin dicapai pada proyek pengembangan SISTAR guna
menyelesaikan masalah-masalah yang telah teridentifikasi dengan mendasarkannya pada directives dan
opportunities yang ada serta ruang lingkup yang digunakan.
Mempermudah petugas registrasi dan administrasi dalam melakukan pendataan calon siswa BLCI
Mempercepat aliran informasi yang up-to-date dan terintegrasi terhadap semua pihak yang terkait dengan
BLCI
Meningkatkan efisiensi untuk setiap kegiatan pada proses bisnis BLCI
Mempermudah pihak administrasi dalam mengontrol data dan keuangan BLCI
Menghasilkan pelaporan yang ringkas, cepat dan sesuai dengan kebutuhan BLCI
Dengan tercapainya kelima system improvement objective, diharapkan permasalahan pada proses bisnis
registrasi dan administrasi dapat terselesaikan. Selain itu, system improvement objective dapat membantu
pewujudan tujuan organisasi secara keseluruhan yang tertuang pada statement visi dan misi organisasi.

Halaman 15 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

3.3 Key Performance Indicators

Pada subbab sebelumnya telah didefinisikan tujuan perbaikan sistem yang diharapkan dengan adanya SISTAR
guna membantu keberjalanan proses bisnis organisasi. Tujuan perbaikan yang ingin dicapai harus dapat
terukur sehingga dapat diketahui apakah tujuan tersebut telah tercapai atau tidak. Dengan demikian, perlu
adanya instrumen pengukuran sebagai alat kontrol kesuksesan implementasi SISTAR. Untuk mengukur
ketercapaian dari system improvement objectives yang telah ditentukan, digunakan instrumen pengukuran
berupa key performance indicators, yakni indikator yang menunjukkan target pencapaian tujuan implementasi
suatu sistem.
Tabel 2. Key Performance Indicators
Improvement Objective
KPI ( Key Performance Indicator)
Mempermudah petugas registrasi 1. Waktu pendaftaran calon peserta yang singkat, maksimal 30 menit
dan administrasi dalam melakukan 2. Data registrasi yang lengkap, tidak terdapat missing data
3. Proses pendaftraran calon siswa dilakukan secara real time
pendataan calon siswa BLCI
Mempercepat aliran informasi 1. Peserta mendapat kepastian jadwal periode kursus
yang up-to-date dan terintegrasi 2. Alur informasi dapat mempermudah koordinasi antar unit kerja
terhadap semua pihak yang terkait 3. Pemberitahuan mengenai keberlangsungan kelas yang timely
dengan BLCI
Meningkatkan
efisiensi
untuk
setiap kegiatan pada proses bisnis
BLCI

Mempermudah pihak administrasi

dalam mengontrol data dan
keuangan BLCI

Menghasilkan pelaporan yang

ringkas, cepat dan sesuai dengan
kebutuhan BLCI

1. Tidak menggunakan kertas dalam proses registrasi, penggunaan

formulir kertas dapat dihilangkan
2. Tidak terdapat redudansi penginputan data dalam aktifitas
registrasi dan administrasi
3. History data yang terkait dengan aktifitas belajar mengajar terdata
dengan baik
1. Jumlah uang masuk sesuai dengan data transaksi yang tercatat di
SISTAR
2. Jumlah peserta, pengajar, dan kelas yang ada di BLCI sesuai dengan
kondisi faktual
3. Terdapat notifikasi keterlambatan pembayaran kepada pengguna
dan peserta kursus
1. Waktu pembuatan laporan singkat, tidak lebih dari 10 menit
2. Bagian administrasi memiliki opsi pengaturan konten data untuk
pelaporan

Halaman 16 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

3.4 Critical Success Factors

Critical Success Factors (CSF) didefinisikan sebagai faktor-faktor lingkungan yang penting dalam menentukan
keberhasilan dari hasil perbaikan sistem informasi organisasi secara keseluruhan, baik sebelum dan setelah
dilakukannya implementasi dari solusi yang diusulkan. Faktor-faktor yang penting untuk menjamin
keberlangsungan pra- dan pascaimplementasi SISTAR adalah sebagai berikut:
Tabel 3. Critical Success Factor Sebelum Pengimplementasian SISTAR
CSF (Critical Success Factor)
Definisi
Implikasi
Adanya kelengkapan data
Memudahkan migrasi data dari
registrasi dan administrasi
sistem existing ke SISTAR
Ketersediaan keseluruhan data
pada sistem informasi
Menjamin kelengkapan data
pada sistem informasi existing
existing untuk selanjutnya
peserta dari awal berdiri sampai
dapat dipindahkan ke
saat ini
SISTAR

Dukungan top management

terhadap SI yang akan
dikembangkan

Pemilihan implementation
partner yang tepat

Kondisi finansial yang memadai

Keberterimaan pengguna
terhadap sistem

Dukungan top management

terhadap proyek
pengembangan SISTAR, baik
dalam bentuk tertulis
maupun tindakan.
Pemilihan implementation
partner dapat didasarkan
pada kualitas track record
penanganan proyek SI,
superioritas kemampuan
pengembangan SI, serta
kualitas layanan
pengembang yang baik.
Keuangan organisasi cukup
untuk mendanai
keseluruhan fase
pengembangan SI hingga
tahap pemeliharaan
(maintenance)
Adanya SISTAR disambut
positif oleh seluruh elemen
pengguna sistem karena
memudahkan proses
registrasi

Melancarkan proses
pengembangan dan
penimplementasian sistem
Mewujudkan sikap positif pada
seluruh elemen organisasi
terhadap pengembangan SISTAR

Sistem yang dikembangkan sesuai

dengan proses bisnis organisasi
Kredibilitas sistem terjamin
Keamanan data terjamin

Terpenuhinya spesifikasi yang

dibutuhkan
Tercukupinya sumber daya
pengembangan SI yang diperlukan

MInimasi keluhan dalam penggunaan

SISTAR
Feedback positif untuk pengembangan
lebih lanjut dari SISTAR

Tabel 4. Critical Success Factor Setelah Pengimplementasian SISTAR

CSF (Critical Success Factor)
Definisi
Implikasi
Mekanisme pemeliharaan
Mencegah terjadi kegagalan sistem
yang akut
Terdapat mekanisme
meliputi tata cara

Menjamin adanya mekanisme

pemeliharaan SISTAR yang jelas
troubleshooting,
troubleshooting untuk tiap
penggantian komponen

Halaman 17 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

sistem informasi, dan
upgrade sistem.

Mekanisme penggunaan SISTAR

yang jelas

Pelatihan untuk tiap pengguna

SISTAR

Dokumentasi terstruktur
mengenai cara kerja, fitur,
alur informasi, dan
kegunaan SISTAR kepada
pengguna baru
Pelatihan penggunaan
SISTAR setiap jenis peran
yang dimiliki oleh tiap
pengguna yang mencakup
alur, batasan, dan
koordinasi kerja yang
dikelola oleh SISTAR

KELOMPOK 15
permasalahan teknis yang mungkin
muncul
Minimasi kerusakan SISTAR
Peningkatan reliabilitas SISTAR
Memastikan pengguna menerapkan
SISTAR dengan runut dan tepat
Pendokumentasian mekanisme SISTAR
untuk tiap generasi pengguna
Memudahkan pengaplikasian SISTAR
pada praktik nyatanya
Memahami peran kerja pengguna pada
SISTAR
Tiap pengguna dapat memahami
keterkaitan input-output untuk tiap
peran yang ada pada SISTAR

Halaman 18 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Halaman 19 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

BAB IV
REQUIREMENT ANALYSIS
4.1 Functional & Non-functional Requirement
Lembaga Pendidikan BLCI memiliki kebutuhan pada SISTAR untuk mempermudah proses bisnisnya di bagian
administrasi dan registrasi, setidaknya sistem yang akan dikembangkan nantinya akan lebih baik daripada
sistem yang telah dimiliki sekarang ini. Kebutuhan BLCI akan SISTAR yang akan dikembangkan ini berupa
kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
4.1.1 Functional Requirement
Kebutuhan fungsional merupakan fungsi atau fitur yang harus ada pada SISTAR. Fungsi ini akan membantu
BLCI dalam memenuhi kebutuhannya, sedangkan fitur akan membantu pengguna SISTAR dalam
mengoperasikan sistem. Kebutuhan fungsional terdiri dari kebutuhan user interface, processing, storage, dan
control.
Perancang memberikan penomoran ID terhadap setiap kebutuhan pada SISTAR dengan format F-UI/PR/SR/CR,
dimana F menyatakan bahwa kebutuhan ini merupakan kebutuhan fungsional, UI menyatakan kebutuhan
terhadap user interface, PR menyatakan kebutuhan terhadap processing, SR menyatakan kebutuhan terhadap
storage, CR menunjukan kebutuhan terhadap control, dan xxx merupakan nomor ID dari kebutuhan
fungsional.
4.1.1.1 User Interface Requirement
Pada tabel dibawah ini, perancang mengidentifikasi user interface requirement, dimana berisikan kebutuhan
dari pengguna akan input dan output dari SISTAR BLCI.
Tabel 5. User Interface Requirement
Deskripsi

ID
F-UI-001

Sistem dapat mengakomodasi penginputan data registrasi oleh peserta

F-UI-002

Sistem dapat melakukan penginputan transaksi pembayaran program yang diikuti peserta

F-UI-003

Sistem dapat melakukan penginputan identitas pengajar, jadwal untuk mengajar

F-UI-004

Sistem dapat menampilkan identitas setiap peserta beserta program yang sedang dan telah
diikuti

F-UI-005

Sistem dapat menampilkan hasil pembelajaran dari program yang dikuti oleh peserta

F-UI-006

Sistem dapat menampilkan status pembayaran seorang peserta

F-UI-007

Sistem dapat menampilkan jadwal dari setiap program yang dibuka

F-UI-008

Sistem dapat menampilkan daftar pengajar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

F-UI-009

Sistem menyediakan pilihan pelaporan sesuai yang diinginkan oleh pengguna

F-UI-010

Sistem menampilkan halaman login untuk masing-masing pengguna

4.1.1.2 Processing Requirement

Pada Tabel 7 perancang mengidentifikasikan kebutuhan yang menyangkut tentang pemrosesan dari input
yang telah diidentifikansikan sebelumnya, sehingga menghasilkan output yang dibutuhkan oleh BLCI.
Kebutuhan ini meliputi semua pemrosesan yang dilakukan pada seluruh kegiatan BLCI.

Halaman 20 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Tabel 6. Processing Requirement

Deskripsi

ID
F-PR-011

Sistem dapat melakukan tracking data terkait dengan proses pembelajaran (identitas peserta,
nilai, status pembayaran, absen, program yang diikuti)

F-PR-012

Sistem dapat menggabungkan data yang diperlukan untuk pelaporan

F-PR-013

Sistem dapat memperbaharui data yang telah tersimpan sebelumnya

F-PR-014

Sistem dapat memberikan notifikasi peringatan pembayaran peserta yang belum lunas

F-PR-015

Sistem dapat membuat laporan sesuai yang diinginkan oleh pengguna

F-PR-016

Sistem dapat mengolah penggajian pengajar sesuai dengan durasi dan status pengajar

F-PR-017

Sistem dalam melakukan perhitungan finansial, jumlah peserta, kebutuhan pengajar yang
diperlukan, materi pembelajaran yang diperlukan

4.1.1.3 Storage Requirement

Perancang mengidentifikasikan kebutuhan fungsional yang berhubungan dengan pengorganisasian, isi, ukuran
basis data, dan prosedur perawatan dari SISTAR, yang dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 7. Storage Requirement
Deskripsi

ID
F-SR-018

Sistem dapat menyimpan data peserta yang pernah dan sedang mengikuti program di BLCI

F-SR-019

Sistem dapat menyimpan data pembayaran peserta

F-SR-020

Sistem dapat menyimpan data pengajar BLCI

4.1.1.4 Control Reguirement

Pada Tabel 9, perancang mengidentifikasikan kebutuhan pengguna yang terkait dengan akurasi, validitas,
keamanan dan adaptabilitas dari SISTAR.
Tabel 8. Control Requirement
Deskripsi

ID
F-CR-021

Sistem dapat memberikan notifikasi ketidaklengkapan dan kesalahan penginputan data oleh
pengguna

F-CR-022

Sistem dapat menjamin keamanan data BLCI, salah satunya dengan fitur ID untuk mengakses
setiap data sesuai dengan peran pengguna

F-CR-023

Sistem dapat memvalidasi proses login user.

4.1.2 Non-functional Requirement

Kebutuhan non-functional merupakan kumpulan dari fungsi atau fitur yang akan membatasi usulan dari solusi
yang ditawarkan oleh SISTAR. Kebutuhan non-functional ini juga dapat mendeskripsikan kepuasan pengguna
dari SISTAR. Perancang menggunakan framework PIECES (Performance, Information, Economics, Control,
Efficiency, Service) untuk menganalisis kebutuhan non-functional .
Perancang memberikan penomoran ID terhadap setiap kebutuhan non-funtional pada SISTAR dengan format
NF-P/I/E/C/I/E/S-XXX, dimana NF menyatakan bahwa kebutuhan ini merupakan kebutuhan non-functional, P
menyatakan kebutuhan terhadap performance, I menyatakan kebutuhan terhadap information, E menyatakan
kebutuhan terhadap economic, C menunjukan kebutuhan terhadap control, E menunjukan kebutuhan

Halaman 21 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

terhadap efficiency, S menyatakan kebutuhan terhadap sevices dan xxx merupakan nomor ID dari kebutuhan
fungsional.
4.1.2.1 Performance
Perancang mengidentifikasikan kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan peformance dari SISTAR,
yang dapat dilihat pada Tabel 8.

ID

Tabel 9. Non-functional requirements-Performance

Deskripsi

NF-P-001

Sistem dapat memproses data dalam waktu kurang dari 10 detik

NF-P-001

Menu yang tersedia ada tampilan SISTAR dapat memudahkan pengguna dalam mengakses
semua fasilitas yang ada

4.1.2.2 Information
Adapun kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan information pada SISTAR dapat dilihat pada
tabel 11 berikut.

ID

Tabel 10. Non-functional requirements-Performance

Deskripsi

NF-I-001

Data yang diinputkan pada SISTAR tidak bersifat redundan dan sesuai dengan kebutuhan

NF-I-002

Output yang dihasilkan SISTAR akurat dan mudah dimengerti oleh pengguna

NF-I-003

Sistem dapat berjalan secara real time

NF-I-004

Sistem dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna

4.1.2.3 Economics
Pada Tabel 12, perancang mengidentifikasikan kebutuhan pengguna yang terkait dengan aspek dan nilai
ekonomi dari SISTAR.

ID

Tabel 11. Non-functional requirements-Economics

Deskripsi

NF-E-001

Sistem dapat mereduksi biaya pada aktivitas registrasi dengan tidak lagi menggunakan
formulir kertas

NF-E-002

Implementasi SISTAR tidak membutuhkan waktu yang lama

NF-E-003

Penggunaan SISTAR dapat meningkatkan profit

4.1.2.4 Control
Perancang mengidentifikasikan kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan control dari SISTAR, yang
dapat dijelaskan pada Tabel 13 berikut.

ID

Tabel 12. Non-functional requirements-Control

Deskripsi

NF-C-001

Sistem dapat mengontrol aliran informasi bagi tiap-tiap pengguna

NF-C-002

Sistem dapat menjaga keakuratan dan keamanan data

NF-C-003

Sistem memiliki fitur opsional yang dapat digunakan sewaktu-waktu (seperti fitur back-up

Halaman 22 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

data)
NF-C-004

Sistem dapat memberikan notifikasi jika terdapat redundansi ketika menginput data

4.1.2.5 Efficiency
Adapun kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan efisiensi pada SISTAR dapat dilihat pada tabel
14 berikut.
Tabel 13. Non-functional Requirements-Efficiency

ID
NF-E-001

Deskripsi
Sistem dapat menampilkan output yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

4.1.2.6 Service
Perancang mengidentifikasikan kebutuhan pengguna yang terkait dengan service dari SISTAR yang dijelaskan
pada tabel 15 berikut

ID

Tabel 14. Non-Functional Requirements-Service

Deskripsi

NF-S-001

Sistem dapat merepresentasikan kebutuhan pengguna

NF-S-002

Sistem dapat digunakan secara reliable dan expandable

NF-S-003

Sistem dapat digunakan oleh siswa dan pihak-pihak yang terkait langsung dengan proses
registrasi dan administrasi di BLCI

NF-S-004

Tampilan pada SISTAR menggunakan font yang sesuai dengan tingkat kenyamanan mata
sehingga menjadi nyaman untuk dilihat

Halaman 23 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.2 Process Requirement Definition

4.2.1 Proses Bisnis
PROSES BISNIS LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI (USULAN)

PENDIDIKAN NASIONAL

PESERTA

INPUT

OUTPUT

REGISTRASI

ADMINISTRASI

Menentukan
kualifikasi pengajar
yang dibutuhkan

MULAI

Data
program
BLCI

Calon peserta
datang ke BLCI

Peserta mendaftar

Memberikan
penjelasan tentang
program BLCI

Menyusun tahapan
perekrutan
pengajar

Mengarahkan
peserta mengisi
pendaftaran

Membuka
rekrutasi

Menerima
pendaftaran
peserta

Menyeleksi calon
pengajar yang lolos
kualifikasi

Database
peserta

Menentukan
pengajar yang lolos
kualifikasi

BIDANG AKADEMIK

GURU PENGAJAR

DIREKTUR

Membuat soal
placement test

Menerima data
peserta yang
mendaftar

Melaksanakan
placement test
Data
peserta
BLCI

Memeriksa hasil
jawaban peserta

Memasukan hasil
placement test
Peserta membayar
biaya pendaftaran
dan biaya program

Data
transaksi
pembayaran

Menerima uang
pendaftaran

Merekapitulasi
identitas pengajar
Data hasil
placement
test

Database
transaksi
pembayaran

Menyimpan
identitas pengajar

YA

Meng-update
status pembayaran
Database
pengajar

Menentukan
jadwal
pembelajaran

Mengatur arus kas

masuk

Meng-update
jadwal peserta dan
pengajar

Mencetak bukti
pembayaran

Bukti pembayaran

Memberitahu
peserta yang
belum dapat
jadwal (bila ada)
Menerima
pemberitahuan
jadwal
pembelajaran

Data jadwal
peserta

Jumlah sesuai
kuota?

TIDAK

Memberitahu
jadwal program
melalui sms
Mengatur arus kas
keluar

Data jadwal
pembelajar
an

Memberitahu
pengajar jadwal
untuk mengajar

Mengeksekusi
pengajaran

Menyusun
anggaran kegiatan
operasional

Melakukan absensi
peserta

Melakukan
rekapitulasi waktu
kerja pengajar

Meng-update
tingkat kehadiran
peserta

Menentukan pola
penggajian
berdasarkan status
pekerjaan

Data
absensi

Melakukan
perhitungan
penggajian

Memberikan
penggajian
Mencocokan
dengan status
pembayaran

Membuat soal
evaluasi
pembelajaran

TIDAK

Pembayaran
lunas?

Menyusun laporan
transaksi keuangan

Mengadakan
evaluasi
pembelajaran

YA

Melunasi
pembayaran

Memberikan
notifikasi
pembayaran yang
belum lunas

Data
transaksi
pembayara
n

Menyusun laporan
kinerja pengajaran

Mengecek hasil
evaluasi

Menginput hasil
evaluasi
pembelajaran
Menentukan
kelulusan peserta
pada setiap
program
Mendaftar dan
mengikuti
pembelajaran
ulang

Lulus?

Sertifikat hasil
pembelajaran

Meng-update hasil
pembelajaran
peserta

YA
Data hasil
pembelajar
an
Menyusun laporan
performasi peserta

Membuat laporan
bulanan BLCI

Menerima laporan

Menerima laporan

SELESAI

Diagram 4. Proses Bisnis Usulan

Halaman 24 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.2.3 Context Diagram

Context Diagram merupakan diagram yang menunjukan aliran informasi antara suatu sistem dengan entitas
eksternal yang terkait. Perancang mengidentifikasi bahwa terdapat 5 entitas eksternal yang berhubungan
dengan SISTAR, yaitu sebagai berikut:
Direktorat Pendidikan Nasional
Pendidikan Nasional merupakan pihak yang memberikan izin berdiri Lembaga Pendidikan BLCI. Selama
BLCI ingin tetap menjalankan proses bisnisnya, maka BLCI harus selalu memberikan laporan tentang
jumlah peserta yang mengikuti program yang diselenggarakan. Apabila jumlah peserta kurang dari jumlah
yang disyaratkan, maka Pendidikan Nasional dapat mencabut izin operasi dari BLCI.
Peserta
Peserta merupakan semua orang yang mengikuti program-program yang diselenggarakan BLCI, dengan
terlebih dahulu mendaftarkan identitasnya, kemudian membayar biaya pendafataran dan membayar biaya
dari program yang dipilih. Peserta yang telah resmi akan mendapatkan pengajaran seseuai dengan
program yang dipilih, dan pada suatu waktu akan menjalani evaluasi pembelajaran yang dilakukan oleh
BLCI. Apabila hasil yang didapat oleh peserta masuk pada rentang nilai kelulusan, maka peserta akan
mendapatkan pengakuan dari BLCI berupa sertifikat.
Akademik
Akademik merupakan pihak yang mengelola rencana pembelajaran yang akan diselenggarakan oleh BLCI.
Akademik akan mengatur penjadwalan program BLCI, dimana terdiri dari waktu pelaksanaan, peserta yang
mengikuti, pengajar dari program. Dalam mengelola ini, Akademik menggunakan data hasil penempatan
yang dilakukan oleh bagian administrasi.
Guru Pengajar
Guru pengajar merupakan pihak yang melaksanakan program pembelajaran sesuai dengan jadwal yang
telah ditentukan, dimana dalam melakukan aktivitasnya guru pengajar juga membuat laporan performasi
sebagai evaluasi terhadap peserta dalam mengikuti pembelajaran.
Direktur
Direktur mengawasi keberjalanan dari kegiatan- kegiatan yang dilakukan, Direktur juga mendapatkan
laporan tentang realitas pembelajaran. Dengan arahan yang diberikan oleh Yayasan maka Direktur dapat
merealisasikannya dengan terlebih dahulu mengelola keuangan sehingga perkembangan yang dilakukan
dapat sesuai dengan kondisi keuangan BLCI.

Halaman 25 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Diagram 5. Context Diagram

Halaman 26 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.2.3 Decomposition Diagram

Diagram dekomposisi menampilkan dekomposisi fungsi dari sistem secara top-down, yang dapat dilihat pada diagram dibawah ini.
SISTAR

DFD LEVEL 1
2. Aktivitas
administrasi

1. Pendaftaran
Peserta

DFD 2.1

3. Pengelolaan
Program

DFD 2.2
1.1 Mengelola
data peserta

1.2 Mengelola
pembayaran

4. Pelaporan

DFD 2.3

2.1 Mengelola
keuangan

2.2 Melakukan
penggajian

2.3 Mengadakan
perekrutan
pengajar

DFD 2.4

3.1 Mengadakan
placement test

3.2 Membuat
penjadwalan

4.1 Membuat
laporan keuangan

4.2 Membuat
laporan kinerja
pengajaran

3.2.2 Menentukan
pengajar

3.4.2 Menentukan
kelulusan peserta

4.3 Membuat
laporan performasi
peserta

3.2.2 Mengupdate
jadwal peserta dan
pengajar

3.4.3 Mengupdate hasil

pembelajaran

1.2.1 Menginput
pembayaran

2.1.1 Mengatur
arus kas masuk

2.2.1 Merekapitulasi
waktu pembelajaran
pengajar

2.3.1 Menginput
identitas pengajar

3.1.1 Menerima
data peserta yang
mendaftar

3.2.1 Menentukan
waktu program

1.1.2 Memvalidasi
data calon peserta

1.2.2 Memberi
notifikasi
pembayaran

2.1.2 Mengatur
arus keluar

2.2.2 Menentukan
pola penggajian

2.3.2 Menyimpan
identitas pengajar

3.1.2 Menginput
hasil placement

1.1.3 Menyimpan
data peserta

1.2.3
Menampilkan
status
pembayaran

1.1.4 Menampilkan
status pembayaran
peserta

1.2.4 Mencetak
bukti pembayaran

3.3.1 Mengupdate tingkat

kehadiran peserta

3.4 Melakukan
evaluasi
pembelajaran

3.4.1 Menginput
hasil evaluasi
pembelajaran

1.1.1 Menginput
data calon peserta

2.2.3 Melakukan
perhitungan
penggajian

3.3 Melakukan
absensi peserta

4.4 Membuat
laporan tahunan
BLCI

1.2.5 Memberi
notifikasi
pembayaran yang
belum lunas

Diagram 6. Decomposition Diagram

Halaman 27 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.2.4 DFD (Data Flow Diagram)

DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram yang menunjukkan pemodelan aliran data yang dikelola dalam
SISTAR. Pemodelan DFD dilakukan atas 2 level hierarki abstraksi.
DFD LEVEL 1

Diagram 7. Data Flow Diagram Level 1

DFD 2.1

Diagram 8. Data Flow Diagram 2.1

Halaman 28 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

DFD 2.2

Diagram 9. Data Flow Diagram 2.2

DFD 2.3

Diagram 10. Data Flow Diagram 2.3

Halaman 29 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

DFD 2.4

Diagram 11. Data Flow Diagram 2.4

Halaman 30 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.3 Data Requirement Definition

Kebutuhan untuk rancangan SISTAR yang akan diimplementasikan pada lembaga pendidikan BLCI terdiri dari
tiga jenis, yaitu Entity relationship diagram (ERD), Logical Database Model (LDM) dan Physical Database Model
(PDM)
4.3.1 ERD
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah pemodelan data yang menggunakan beberapa notasi untuk
menggambarkan hubungan dengan entitas dan relasi yang dideskripsikan oleh data tersebut. ERD akan
sangat berkaitan dengan DFD yang telah dibuat pada bab sebelumnya. Adapun rancangan ERD dari SISTAR
adalah sebagai berikut.

Gambar 3. Rancangan ERD SISTAR

Halaman 31 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Pada rancangan ERD di atas, masih terdapat adanya hubungan (connectivity) yang bersibat many-to-many dari
antar entitas tersebut. terdapatnya hubungan many-to-many antar entitas ini dapat membuat proses penginputan
akan menjadi lebih sulit, memungkinkan untuk terjadinya overlap data maupun data bersifat redndan. Oleh karena
itu, perlu dilakukan proses normalisasi yang bertujuan untuk menghindari permaslahan-permasalahan tersebut.
proses normalisasi dilakukan dengan menambahkan suatu entitas asosiatif yang akan menghubungkan kedua
entitas yang memiliki hubungan many-to-many. Entitas asosiatif bisa saja memiliki atribut tambahan yang khusus
terkait hubungan kedua entitas tersebut.
ERD Normalisasi
Adapun ERD dari rancangan SISTAR yang telah dinormalisasi adalah sebagai berikut.

Gambar 4. Rancangan ERD normalisasi SISTAR

Halaman 32 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.3.2 LDM
Logical Database Model (LDM) adalah suatu jenis pemodelan yang dapat menampilkan secara grafis mengenai
konsep yang akan dikembangkan pada SISTAR, tercakup didalamnya mengenai data apa yang dijadikan input
maupun output, bagaimana hubungan antar data dan juga proses bisnis yang diterapkan dalam sistem
informasi ini
Berikut merupakan LDM dari SISTAR berdasarkan aliran dan lokasi penyimpanan datanya.

Gambar 5. Rancangan LDM SISTAR

Halaman 33 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.3.3 PDM
Physical Database Model (PDM) adalah spesifik database model yang menampilkan keterkaitan objek-objek
data dan jenis keterkaitannya beserta jenis data yang digunakan untuk setiap objek data. Berikut ini
ditampilkan PDM dari SISTAR berdasarkan aliran dan lokasi penyimpanan data-data yang terkait dalam sistem
yang sebelumnya telah ditentukan.

Gambar 6. Rancangan PDM SISTAR

Halaman 34 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

4.4 Interface Requirement Definition

Halaman 35 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

LAMPIRAN A. PEMETAAN PROSES BISNIS USULAN

Level 0
1

Level 1

PROSES BISNIS USULAN

PIC

Menerima pendaftaran
1.1

Memberikan penjelasan tentang program BLCI

Registrasi

1.2

Mengarahkan peserta mengisi formulir pendaftaran secara online

Registrasi

1.3

Menerima pendaftaran peserta

Registrasi

1.4

Menerima uang pendaftaran

Registrasi

1.5

Meng-update status pembayaran peserta

Registrasi

1.6

Mencetak bukti pembayaran

Registrasi

Mengadakan placement test

2.1

Membuat soal placement test

Bidang akademik

2.2

Menerima data peserta yang mendaftar

Bidang akademik

2.3

Melaksanakan placement test

Bidang akademik

2.4

Memeriksa hasil jawaban peserta

Bidang akademik

2.5

Memasukkan hasil placement test pada komputer

Bidang akademik

Mengatur penjadwalan
3.1

Melihat hasil placement test

Bidang akademik

3.2

Melihat jumlah peserta tiap program

Bidang akademik

3.3

Mengalokasikan pengajar untuk setiap program

Bidang akademik

3.4

Menentukan jadwal pembelajaran

Bidang akademik

3.5

Meng-update jadwal pembelajaran peserta dan pengajar

Bidang akademik

Menginformasikan kepada pihak yang berkaitan

4.1

Memberitahukan jadwal program setiap peserta melalui sms

Bidang akademik

4.2

Memberitahu peserta yang belum mencukupi batas jumlah peserta

pada setiap program (bila ada)

Registrasi

4.3

Memberitahu pengajar jadwal untuk mengajar

Registrasi

Melakukan pengajaran dengan jadwal yang telah ditentukan

5.1

Mengeksekusi pengajaran

Guru Pengajar

5.2

Melakukan absensi peserta

Guru Pengajar

5.3

Mengupdate tingkat kehadiran peserta

Guru Pengajar

Memberikan notifikasi pembayaran yang belum lunas

Mengadakan evaluasi pembelajaran

Registrasi

7.1

Membuat soal evaluasi pembelajaran

Bidang akademik

7.2

Mengadakan evaluasi pembelajaran

Bidang akademik

7.3

Mengecek hasil evaluasi

Bidang akademik

7.4

Menginput hasil evaluasi pembelajaran

Bidang akademik

7.5

Menentukan kelulusan peserta pada setiap program

Bidang akademik

Halaman 36 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

7.6
8

10

11

Meng-update hasil pembelajaran peserta

KELOMPOK 15
Bidang akademik

Melakukan penggajian kepada pengajar

8.1

Melakukan rekapitulasi waktu pembelajaran oleh pengajar

Administrasi

8.2

Menentukan pola penggajian berdasarkan status pekerjaan

Administrasi

8.3

Melakukan perhitungan penggajian

Administrasi

8.4

Memberikan penggajian

Administrasi

Mengelola keuangan
9.1

Mengatur arus kas masuk

Administrasi

9.2

Mengatur arus kas keluar

Administrasi

9.3

Menyusun anggaran kegiatan operasional

Administrasi

Mengadakan rekrutasi pengajar

10.1

Menentukan kualifikasi pengajar yang dibutuhkan

Administrasi

10.2

Menyusun tahapan perekrutan pengajar

Administrasi

10.3

Membuka rekrutasi

Administrasi

10.4

Menyeleksi calon pengajar yang sesuai dengan kualifikasi

Administrasi

10.5

Menentukan pengajar yang lolos kualifikasi

Administrasi

10.6

Merekapitulasi identitas pengajar

Administrasi

10.7

Menyimpan identitas pengajar ke database

Administrasi

Menyusun laporan kegiatan operasional

11.1

Menyusun laporan transaksi keuangan

Administrasi

11.2

Menyusun laporan kinerja pengajaran

Administrasi

11.3

Menyusun laporan performasi peserta

Administrasi

11.4

Membuat laporan tahunan BLCI

Administrasi

Keterangan
Proses bisnis yang berhubungan dengan SI
Proses bisnis yang tidak berhubungan dengan SI

Halaman 37 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

LAMPIRAN B. FORMULIR PENDAFTARAN BLCI

Halaman 38 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Halaman 39 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

LAMPIRAN C. METODE PEMASARAN BLCI

Halaman 40 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

KELOMPOK 15

Halaman 41 dari 44
Ketut Resiki Widiastuti - 13411030