Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk

mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses
bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan
perangkat lunak modular.ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua
departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system yang dapat melayani semua
kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database
yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan
mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat
diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa
sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan
dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk
kerja bisnis.

TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara
keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

Menghasilkan informasi yang real-time

Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

MODUL ERP
Manufacturing
Supply Chain Management
Financials
Projects

 Human Resources
Customer Relationship Management
Data warehouse
Access Control
Customization

VENDOR
Terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan vendor ERP :
1. Demonstrasi praktis
Dalam proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan peninjauan ke lokasi dari
vendor untuk menetapkan standar, norma dan fitur serupa yang di butuhkan oleh
perusahaan.
2. Berdasarkan studi
Perusahaan biasanya membuat kajian untuk menentukan pilihan dari vendor ERP.Studi
ini merupakan faktor utama memutuskan namun tetap fakta bahwa hasil kajian ini akan
berlaku hanya jika dilakukan dengan benar.Perusahaan harus membuat penggunaan
hasil dalam memilih ERP vendor karena tidak akan tepat untuk pergi ke Pasar
pemimpin (ERP antara penjual) jika studi lain atau membuktikan mereka tidak
memenuhi persyaratan perusahaan. Popularitas ERP vendor perangkat lunak tidak
selalu berbicara untuk layanan dalam kaitannya dengan kebutuhan dan bisnis
perusahaan. Atas penyedia layanan ERP vendor dalam daftar tidak perlu selalu menjadi
orang yang tepat untuk perusahaan Anda.
3. Kredibilitas vendor

Perusahaan harus memiliki gagasan yang adil dari vendor di pasar.. Ini akan datang
berguna untuk mengetahui pemilihan vendor yang tertentu. Jika terlihat di latar
belakang, pengalaman sebelumnya, klien akan memungkinkan mereka untuk
memutuskan apakah vendor tertentu yang cocok dan tepat untuk menawarkan layanan
kepada mereka.. Kredibilitas akan berpengaruh pada keberuntungan yang diduga ERP
yang akan dilaksanakan di perusahaan. Pada saat yang sama ia tidak dianjurkan untuk
mencari vendor yang terbaik di pasar seperti dikatakan sebelumnya untuk layanan yang
mungkin tidak tepat untuk perusahaan. Hal ini sangat penting untuk menganalisis
kredibilitas dari vendor sehubungan dengan bidang layanan perusahaan di mana
keinginan untuk melaksanakan ERP. Evaluasi seperti itu akan menambah nilai dan
makna dari segi membuat keputusan memilih ERP vendor.

4. Fleksibilitas dari vendor

Hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk memilih vendor yang akan mendengar
dan melaksanakan saran mereka.Perusahaan harus memperhatikan ERP dari vendor
dalam hal teknis dan keahlian. Mereka harus bekerja dalam koordinasi dan konsep
solusi. Akan membantu mereka untuk mencapai keuntungan bersama. Di sisi lain yang
juga Vendor harus memperluas kerja sama dalam hal menerima pandangan dari
perusahaan dan menjelaskan masalah.
5. Competetive edge
Perusahaan harus mencari tambahan fitur satu vendor bila dibandingkan dengan yang
lain. Ini tidak hanya akan membantu dia dalam memutuskan orang yang tepat, tetapi
juga mengakibatkan persaingan di antara penjual dan hasil perbaikan dari segi kualitas
produk dan layanan.Cara kedua hanya akan menyebabkan perluasan dari ERP vendor
daftar.

KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN DALAM PENERAPAN SISTEM ERP

KEUNTUNGAN DALAM PENERAPAN ERP

Dengan menggunakan sistem ERP yang berfungsi untuk menyatukan/mengintegrasikan

proses bisnis dalam suatu perusahaan dan memiliki basis data yang sama (common), maka
jelas penggunaan sistem ERP akan memberikan beberapa keuntungan secara umum.
1. Dengan satu basis data yang digunakan, maka setiap divisi atau departemen akan
menggunakan informasi yang sama. Hal ini berarti meningkatkan efisiensi
dibandingkan setiap divisi memiliki data sendiri-sendiri. Selain itu akurasi data juga
dapat lebih terjaga dikarenakan data yang ada terpusat. contoh yang sering ditemui
adalah, data stok barang jadi diolah dan dimiliki oleh bagian Sales, bagian Gudang
juga mengolah dan memiliki data tersebut dan tentunya bagian Accounting. Tanpa
data yang terpusat maka akan ada 3 informasi mengenai data barang jadi dari setiap
bagian dan tidak jarang data tersebut saling bertolak belakang (islands of
information). Sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan rekonsiliasi data
sebelum dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2. Dengan satu sistem yang terintegrasi dalam suatu perusahaan, maka dapat tercipta
sinkronisasi proses antar bagian/divisi, membantu melakukan standarisasi proses
kerja, sehingga akan berakibat kepada meningkatkan kontrol.

Secara detail ada 5 keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem ERP.
1. Penghematan (Direct Saving Cost)
Keuntungan menggunakan sistem ERP yang paling sering diperdebatkan adalah bagian
bagaimana menghitung penghematan/efisiensi yang didapat setelah menggunakan sistem ini
dibanding sebelumnya. Menjadi sangat penting untuk kita dapat mencoba menghitung nilai
yang didapat dari efisiensi dengan begitu return dari investasi sistem dapat diperkirakan
diawal proyek. besarnya keuntungan yang dapat didapat dengan menggunakan sistem ERP
ini sangat bergantung kepada proses kerja dalam suatu perusahaan dan juga bisa sangat
berbeda untuk setiap industri. Selain faktor keuntungan ekonomis yang dapat
diperhitungkan (tangible) Direct Saving Cost yang didapat karena menggunakan sistem ERP,
terdapat keuntungan-keuntungan lainnya.
beberapa contoh efisiensi menggunakan sistem ERP yang terintegrasi sebagai berikut:
a. Nilai inventori atau stok menjadi lebih rendah, sistem dapat memberikan informasi
stok yang lebih akurat dan cepat. Dengan demikian stok level dapat diatur dengan
lebih baik, apabila sebelumnya kita lebih memilih menumpuk barang untuk berjagajaga jika produksi menginginkan atau permintaan pelanggan naik kita tidak
kehilangan sales. Dengan nilai stok yang sesuai dengan kebutuhan maka terjadi
penghematan dari sisi keuangan yang biasa digunakan untuk membeli kelebihan stok

barang. Penghematan ini juga dapat meningkatkan cash karena mendapatkan bunga,
atau menekan biaya bunga dana bank yang biasa kita gunakan untuk membeli stok.
Hal lain yang didapat dari menurunnya stok level, kita juga menghemat biaya gudang
penyimpanan sehingga operasional gudang dapat menjadi lebih efisien, juga
menghindari barang kadaluarsa (expired) untuk barang-barang tertentu karena terlalu
lama penyimpannya.
b. Efisiensi Arus Kas (Cash Flow), dengan sistem ERP arus kas dapat menjadi lebih
baik, sehingga kita dapat mengatur inflow danoutflow cash. Seperti memonitor
Piutang (Accounts Receivable) dengan jalan meningkatan tingkat
tagihan(collectibility) dari sebelumnya yang selalu rata-rata terlambat 10 hari dari
jadwal (Payment Terms) menjadi lebih cepat, dengan begitu kita mendapatkan dana
untuk membeli barang atau mendapatkan bunga dari dana yang selama ini tertahan
0leh pelanggan. Apabila kita menggunakan dana bank maka kita juga dapat
menghemat bunga pinjaman dengan sangat signifikan.
c. Menghemat biaya operasional, dengan menggunakan sistem ERP kita pastinya dapat
menghemat biaya operasional seperti pada contoh sebelumnya, menghemat biaya
penyimpanan barang/gudang, menghemat biaya bunga untuk dana yang kita pinjam
dari bank, dan yang tak kalah pentingnya dengan mendapatkan efektifitas dari proses
didalam sistem maka akan menghasilkan penghematan juga dari sisi biaya tenaga
kerja misalnya yang selama ini membutuhkan waktu lebih lama (Overtime) menjadi
lebih cepat sehingga dapat menekan biaya lembur.
d. Menurunkan biaya komunikasi (Reduce Communication Cost), pada industri atau
perusahaan yang memiliki lokasi yang terpisah-pisah akan sangat terbantu dengan
sistem yang terintegrasi. Hal ini sangat membantu dalam melakukan konsolidasi data
antar cabang, sehingga biaya koordinasi komunikasi dan waktu pengumpulan data
menjadi lebih cepat.
e. Meningkatkan pendapatan (Increase Revenue), hal ini sering dianggap bukan akibat
langsung dari keuntungan menggunakan sistem ERP. Dengan informasi yang lebih
akurat dan cepat maka kita dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk pelanggan
dengan lebih baik dan bereaksi lebih cepat terhadap suatu perubahan. Hal ini akan
menghasilkan peningkatan pendapatan, selain itu pendapatan meningkat karena kita
dapat meminimalisasi potensial sales yang selama ini hilang (loss of potential sales)
karena permintaan tidak dapat dilayani yang disebabkan oleh ketidaktersediaan
barang.
2. Peningkatan Kualitas Informasi (Information Quality)
Dengan menggunakan sistem ERP yang mengintegrasikan setiap departemen, maka
kita akan mendapatkan kualitas dari informasi yang lebih baik dari sebelumnya.
a. Meningkatkan Akurasi Data (Increase Data Accuracy)

Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pemasukan data transaksi atau proses
pemuktahiran master data menjadi lebih
sedikit. misalnya bagian Sales melakukan entry data Sales Order, data sales order ini
kemudian akan dipergunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pengiriman.
Dengan data yang diinput hanya 1 kali dan dipergunakan oleh beberapa departemen
maka secara otomatis akan meningkatkan akurasi data yang dimiliki perusahaan.
b. Meningkatkan Pengawasan (Increase Control)
Proses Pengawasan (Control) yang disediakan oleh sistem, seperti Gudang tidak dapat
menerima barang dari supplier tanpa Purchase Order dari bagian Pembelian. Dengan
demikian informasi data di gudang dan jumlah hutang perusahaan dapat menjadi
akurat.
c. Ketersediaan Informasi yang lebih cepat.
Kualitas informasi yang lebih baik/akurat pastinya harus bisa didapat dalam waktu
yang lebih cepat. sehingga dengan informasi yang cepat dan akurat dapat dilakukan
pengambilan keputusan yang lebih baik.
d. Minimize Rework.
Dengan sistem yang tidak terintegrasi banyak aktifitas yang dilakukan berulang.
Misalnya pihak gudang harus memutahirkan data stok gudang, demikian juga pihak
accounting, dan tidak ketinggalan pihak sales. Selain itu umumnya proses pembuatan
laporan-laporan bisa berbeda-beda dengan menggunakan informasi yang sama,
dengan sistem ERP semua hal ini bisa diminimalisasi sehingga menjadikan pekerjaan
lebih efisien.
e. Mempermudah pencarian kesalahan (Easier to recover from mistakes).
Pada saat ditemukan suatu kejanggalan suatu transaksi, proses pencarian (tracing)
dapat dengan mudah dan cepat dilakukan. sehingga perbaikan dengan cepat dapat
dilakukan yang menjadikan kualitas informasi lebih baik.
3. Produktifitas Team (Team Productivity)
a. Akses Informasi yang lebih cepat dan mudah (Easier & Faster access to
Information) dengan digunakannya sistem ERP yang terintegrasi, kerja team
dalam proses pencarian informasi menjadi lebih mudah dan cepat sehingga waktu
kerja menjadi lebih efficient.
b. Menurunkan tingkat kesalahan (Minimize Mistakes) Proses data yang terpusat
menjadikan entry data dilakukan oleh masing-masing yang bersangkutan sehingga
menghindari entry data yang berulang-ulang. Hal ini pada akhirnya menurunkan
tingkat kesalahan.
c. Standarisasi Pekerjaan Penggunaan sistem ERP membuat proses pekerjaan
menjadi lebih terstruktur dan standar sehingga kualitas pekerjaan tidak tergantung
kepada pribadi user.
d. Optimalisasi biaya karyawan (Optimized labor costs)

4. Management Performance

a. Informasi yang diperoleh pihak managerial lebih akurat dan informasi tersedia
kapan saja pada saat dibutuhkan.
b. Informasi di dapat lebih cepat oleh pihak managerial, waktu yang biasanya
dibutuhkan untuk mengumpulkan data untuk diolah menjadi laporan dapat
dipersingkat.
c. Dari keuntungan-keuntungan yang didapat diatas (informasi yangtimely, faster
and accurate) maka pada akhirnya mendorong pengambilan keputusan yang
lebih baik oleh pihak manajemen.
d. Informasi yang terintegrasi dan akurat pada akhirnya akan dapat
meminimalisasi rapat-rapat koordinasi internal perusahaan maupun dengan
pihak luar seperti pelanggan dan supplier
5. Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic
Alignment)

TANTANGAN DALAM PENERAPAN ERP

KELEBIHAN ERP
a. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi,
produktifitas dan efisiensi yang tepat.
b. Rancangan Perekayasaan
c. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
d. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
e. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan
inventori, dan pembiayaan
f. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada
level inti
KELEMAHAN ERP
a. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
b. Sistem ERP sangat mahal

c. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif
d. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi
e. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
f. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika
terdapat pembobolan sistem keamanan
Sumber : http://topa1908.wordpress.com
http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id
http://sterling-team.com/blog

Dalam : https://killuazoldyck10.wordpress.com/2013/07/24/apa-itu-erp-enterprise-resourceplanning/