LEMBAGA ADMINISTRASI

NEGARA

BIRO PERENCANAAN, ORGANISASI DAN KERJASAMA

DASAR HUKUM:

Nomor Urut SOP

12

Tanggal Penetapan

17 Februari 2009

Tanggal Revisi

23 Maret 2011

Tanggal Efektif

18 April 2011

Disahkan Oleh

Sekretaris Utama

Nama SOP

Prosedur Pembayaran Registrasi

Kualifikasi Pelaksanaan

1. SK Kepala LAN
2. UU No. 24 Tahun 2000
KETERKAITAN

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bagian AKLN
No

Kegiatan

Sestama

POK
Kabag

Nama dan jumlah peserta seminar turun dari

Sestama ke Kabiro POK

Surat disposisi pemberitahuan mengenai

jumlah dan nama peserta seminar LN dari
Bagian POK masuk ke bagian AKLN, dicatat
oleh staf dan diberikan kepada kabag AKLN

Kasubag
Kerjasama
Bilateral

Kasubag
Kerjasama
Multilareral

Bagian Keuangan

Mutu baku
Output

Pelaksana

Verifikasi

Kelengkapan

Waktu

Disposisi

1 hari
Daftar peserta

Kabag AKLN mendisposisikan surat kepada

kasubbag kerjasama multilateral untuk di
proses

Kasubbag
kerjasama
multilateral
memberikan arahan kepada pelaksana untuk
membuat UMK pengajuan pembayaran
registrasi + biaya transfer

Pelaksana membuat draft UMK registrasi+

transfer dengan format yang telah ada.

Pelaksana menyerahkan draft UMK tersebut

kepada kasubbag Kerjasama multilateral
untuk di cek.

1 hari

Disposisi

buku catatan desposisi

1 jam
disposisi
10 menit

peraturan
pembayaran
Dalam
UMK
dicantumkan nilai
kurs dollar pada hari
itu, tandatangan
koordinator
pelaksana kegiatan
dan pemegang UMK

disposisi

1 jam
draft UMK
5 menit

draft UMK

koreksi draft UMK

Setealah dicek, kasubbag menyerahkan

kepada kabag AKLN untuk di koreksi.

5 menit

Jika tidak ada koreksi, kabag/koordinator

pelaksana kegiatan menandatangani UMK
tersebut. Dan mendisposiskan kepada
kasubbag multilateral untuk diproses.

5 menit

Kasubbag kerjasama multilateral

memberikan arahan kepada pelaksana untuk
menyerahkan UMK tersebut kepada bagian
keuangan

10

Staff/pelaksana AKLN menyerahkan UMK ke

bagian keuangan (bagian verifikasi) untuk di
koreksi, di cek apakan uang masih tersedia,
dan diberi MAK

15 menit

draft UMK dan catatan

koreksi

UMK yang telah

ditandatangani

UMK diserahkan ke
Bagian Keuangan

1 - 2 hari
UMK yang telah
diverifikasi

11

Setelah ditandatangani oleh PPK dan uang

telah cair, bendahara akan menghubungi
bagian AKLN untuk mengambil uang
pencairan

12

Setelah uang pencairan di ambil dari bagian

keuangan, staff melaporkan kepada
kasubbag kerjasama multilateral

5 menit

13

Kasubbag KM menugaskan staff untuk

membayarkan registrasi via bank

5 menit

14

Staff membayarkan registrasi via bank

transfer dengan terlebih dahulu mengisi
formulir pengiriman yang telah tersedia dan
diisi dalam bahasa Inggris yang kemudian
diserahkan kepada teller bank

15

Teller akan memberitahukan bahwa

pengiriman telah selesai dan memberikan
tanda terima pengiriman

16

Staf melaporkan kepada kasubag KM bahwa

registrasi telah dilakukan

17

Kabag KM menugaskan staff untuk mengkopi

tanda terima membuat kuitansi registrasi
untuk dibawa peserta seminar

18

Staff membuat draft kuitansi dan

menyerahkannya kepada kasubbag KM untuk
dikoreksi

10 menit

19

Jika tidak ada koreksi, kasubbag KM

menugaskan staff pelaksana untuk meminta
persetujuan kepada bagian keuangan
(verifkasi)

10 menit

20

Setelah mendapatkan persetujuan dari

verifikasi, staff memberikan kuitansi tersebut
kepada kasubbag KM

5 menit

21

22

23

UMK harus sudah

ditandatangani oleh
PPK Satker

Informasi

Laporan

formulir pengiriman
diisi dengan
menggunakan
bahasa Inggris

disposisi

30 menit
form yang telah diisi
1 - 1,5 jam
10 menit

tanda terima
pengiriman
laporan

Kuitansi harus bermatrai dan mencantumkan nilai kurs dollar yang berlaku dibank ketika melakukan pembayaran registrasi, menggunakan 2 bahasa
10-15(inggris
menit dan indonesia), bulan, tempat penye
foto kopi tanda terima

draft kuintasi

draft kuintasi

Kasubbag KM memberikan kuitansi tersebut

kepada peserta seminar untuk dibawa, dicap
dan ditandatangani penyelenggara

10 menit

Sepulangnya peserta dari seminar, kuitansi

diserahkan kepada Kasubbag KM

Kasubbag menyerahkan kepada staff untuk

dikopi dan di arsip dan menyerahkan kuitansi
asli kepada bagian keuangan (bendahara)

5-7 hari

3-5 hari
Kuitansi bermatrai 6
rb, ditulis dalam dua
bahasa (Inggris dan
Indonesia), diberi
tempat, bulan tahun
penyelenggaraan,
cap dan
tandatangan
penyelenggara, nilai
kurs dollar

30 menit

kuintasi yang telah

diverivikasi
kuintasi yang telah
dicap dan
ditandatangani
penyelenggara
kuintasi

Kuitansi registrasi
pembayaran yang
telah dicap dan
ditandatangani oleh
penyelenggara
seminar

LEMBAGA ADMINISTRASI
NEGARA
BIRO PERENCANAAN, ORGANISASI DAN KERJASAMA

Nomor Urut SOP

13

Tanggal Penetapan

17 Februari 2009

Tanggal Revisi

23 Maret 2011

Tanggal Efektif

18 April 2011

Disahkan Oleh

Sekretaris Utama

Nama SOP

DASAR HUKUM:
1
2
KETERKAITAN

Kualifikasi Pelaksanaan:

Peringatan

Pencatatan dan Pendataan

Peralatan dan Perlengkapan

Pembayaran Iuran Keanggotaan Organisasi

Internasional

Bagian AKLN
No

Kegiatan

POK
Sestama

Kabag

Kasubag
Kerjasama
Multirateral

DEPLU
Pelaksana

Direktorat
Jenderal
Multilateral

Mutu baku
Output
Kelengkapan

Waktu

Kabiro POK memberikan disposisi kepada bagian

AKLN untuk memproses tagihan iuran
keanggotaan dari organisasi internasional

Surat Tagihan

5jam

disposisi

Pelaksana bagian AKLN menerima disposisi

tersebut, mencatatnya dalam buku surat masuk
dan memberikannya kepada kabag AKLN

Surat Tagihan

1 jam

catatan
disposisi di buku
catatan

Kabag AKLN mendisposisikan surat kepada

kasubag KM untuk memproses tagihan tersebut

1 jam

disposisi

Kasubbag KM membuat draft surat

pemberitahuan kepada DEPLU (Direktorat
Jenderal Multilateral) agar tagihan tersebut dapat
dibayarkan

2 jam

draft surat
pemberitahuan

Draft surat diserahkan kepada Kabag AKLN untuk

di cek dan di tandatangani.

5 jam

draft surat
pemberitahuan

Jika sudah di tandatangani kabag AKLN

mendisposisikan lagi ke kasubbag KM untuk
dikirim ke DEPLU

3 jam

surat yg
ditandatangani

Kasubbag KM menugaskan staf pelaksana untuk

mengirimkan surat via fax dan kurir

1 hari

disposisi

Staf pelaksana mengirimkan surat beserta

lampiran berupa surat tagihan dari OI kepada
DEPLU via fax dan kurir

2 jam

bukti
pengiriman

Staf melaporkan kepada kasubbag KM bahwa

surat telah dikirim kepada DEPLU

1 jam

laporan

10

Kasubbag KM menugaskan staf pelaksana untuk

mengecek proses pembayaran yang dilakukan
oleh DEPLU

bukti
pengiriman

1 jam

tanda bukti
pembayaran
iuran

11

Setelah ada konfirmasi dari DEPLU berupa tanda

bukti pembayaan iuran, staff melaporkan kepada
kasubag KM

tanda bukti
pembayaran
iuran

1 minggu

laporan

12

Kasubbag menugaskan staff untuk

menggandakan tanda terima tersebut dan
mendomumentasikannya

Kuintasi

1 jam

foto kopi bukti

Pembayaran
Iuran

13

Kasubbag melaporkan kepada kabag AKLN

perihal iuran keanggotaan telah dibayarkan oleh
DEPLU

1 jam

laporan

14

Kabag AKLN menugaskan kasubbag KM untuk

membuat nota dinas laporan iuran yang telah
dibayarkan melalui DEPLU dari Kabag AKLN
kepada Kabiro POK, dari Kabiro POK kepada
Sestama

5 jam

nota dinas

15

Kasubag KM menyerahkan Nota Dinas laporan

pembayaran iuran kepada Kabag

1 jam

nota dinas

1 hari

nota dinas

1 hari

nota dinas

Kabag AKLN melaporkan tanda bukti

16 pembayaran iuran kepada Kepala Biro POK
melalui Nota dinas
Kepala Biro POK melaporkan tanda bukti
17 pembayaran iuran kepada Sestama

Kuintasi

1
2
3
4
5
6
7
8
9

DAFTAR SOP YANG TELAH DIBUAT AKLN

PERSIAPAN PENYUSUNAN NASKAH KERJASAMA/MOU DENGAN NEGARA/INSTANSI ASING
PEMBAHASAN NASKAH KERJASAMA/MOU DENGAN NEGARA/INSTANSI ASING
RAPAT INTERDEP UNTUK PEMBAHASAN NASKAH
PROSEDUR PEMBUATAN PASPOR DINAS BARU/PASPOR DINAS LAMA YANG MASA BERLAKUNYA HABIS
PROSEDUR PERMOHONAN EXIT PERMIT (APABILA PASSPOR MASIH BERLAKU)
PROSEDUR PEMBAYARAN REGISTRASI
PERMOHONAN SURAT PERSETUJUAN PERJALANAN KE LN UNTUK KEPALA LAN
PERMOHONAN SURAT PERSETUJUAN PERJALANAN KE LN UNTUK ESELON I
PERMOHONAN SURAT PERSETUJUAN PERJALANAN KE LN UNTUK ESELON II KE BAWAH

SI ASING

BERLAKUNYA HABIS

BAWAH