NABILA PUTRI

0113U270
KELAS G
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAGEMENT
KONSEP MANAJEMEN
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama sama untuk mencapai
tujuan bersama ( dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan
laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hirarki manajer, dengan chief executive
officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section),
dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam bagan organisasi.
CEO (atau, dalam beberapa organisasi, satu tim manajer senior) memutuskan keseluruhan
strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk ,encapai tujuannya. Tunduk kepada
persetujuan CRO, para manajer dari berbagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan
yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk memperluas tujuan. Proses pengendalian
manajemen adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang
orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
Terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang
lebih sederhana sebagaimana digambarkan sebelumnya :
a. Tidak sama halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah
ditetapkan terlebih dahulu
b. Seperti halnya mengendalikan mobil (namun tidak seperti pengaturan suhu tubuh atau
ruangan), pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis
c. Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi yang
dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi
antarindividu.
d. Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditetapkannya tindakan yang
diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas
e. Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri, yaitu,
pengendalian tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal seperti
thermostat, tetapi oleh para manajer yang menggunakan penilaian mereka.
SISTEM
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau
kelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang
berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Proses pengendalian
manajemen, sebagaimana yang telah kita ketahui, jauh lebih rumit dan mengandung penilaian
(judgmental)

a. Pendekatan sistem
Tiga perspektif Manajemen, baik klasik, Perilaku, maupun Kuantitatif masing2
mempunyai perspektif yang berbeda dengan efektivitas yang berbeda pula dalam
penerapannya pada situasi tertentu.
Oleh karena itu diperlukan adanya pendekatan yang integrated yang mampu
membantu para manajer memecahkan persoalan manajemen organisasinya.
Pendekatan itu adalah pendekatan sistem (system theory) yang menyatakan bahwa
aktivitas setiap bagian dari organisasi akan saling pengaruh mempengaruhi dengan
aktivitas bagian lain dari organisasi itu
b. Prinsip prinsip dari Pendekatan Sistem
Sistem terbuka (open system) sistem yang berinteraksi dg lingkungannya
Sub sistem (Sub system), - bagian atau elemen dari sebuah sistem yg satu sama lain
saling berkaitan
Sinergi (Synergy) konsep yg menjelaskan bahwa suatu pekerjaan yg dilaksanakan
secara bersama-sama akan memberikan hasil yang lebih baik
Entropi (Entropy) kondisi yang menunjukkan terjadinya penurunan produktivitas
dan kualitasnya sebagai akibat ketidakmampuan dalam membaca dan beradaptasi
dengan lingkungannya
PENGENDALIAN
Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat-perangkat untuk
memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi, mengendalikan suatu
organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan mengemudikan sebuah mobil.
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen :
a. Pelacak (detector) atau sensor suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan
b. Penilai (assessor), dimana suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari
peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi
c. Effector suatu perangkat (yang sering disebut dengan umpan balik) yang mengubah
perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut
d. Jaringan komunikasi perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan
assessor dan antara assessor dan effector.

ELEMEN ELEMEN PROSES KENDALI

DEFINISI PENGENDALIAN MANAJEMEN

Proses pengendalian management adalah proses dimana manager pada seluruh tingkatan
memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang
dimaksudkan organisasi.
Pada proses pengendalian management; Detector melaporkan apa yang terjadi saat ini di
perusahaan, Assessor membandingkan keadaan ini dengan keadaan yang diinginkan, Effektor
melakukan tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan actual dengan
keadaan yang diinginkan untuk diterima, dan Jaringan Komunikasi memberitahukan pada
manager apa yang sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan yang
diinginkan.
PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

Tidak ada Standar

Pengendalian Management tidak bersifat otomatis
Pengendalian Management memerlukan koordinasi antar individu
Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan
Banyak Pengendalian Management bersifat Self-Control

KEGIATAN DALAM FUNGSI MANAJEMEN

BATAS BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas
dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjangdan tidak sistematis.
Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling sistematis.

PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhianggota
organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses
ini dijelaskan sebagai berikut.Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :
1.
Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
2.
Mengkoordinasikan aktivitas - aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
3.
Mengomunikasikan informasi.
4.
Mengevaluasi informasi.
5.
Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
6.
Mempengaruhi orang - orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai
denganrencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut
diformulasikan.Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan
penyimpangan dari anggarantidaklah selalu buruk.
PERANGKAT PENERAPAN STRATEGI
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi kearah
tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada
pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu -satunya perangkat manajer yang
digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga
diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan
budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian
tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Budaya
mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umumyang secara eksplisit maupun implisit
mengarahkan tindakan manajerial.
TEKANAN FINANSIAL DAN NONFINANSIAL
Dimensi finansial memfokuskan pada hasil - hasil moneter, yaitu laba bersih pengembalianatas
modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi sebenarnnya seluruh subunit
organisasimemiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan
pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.
BANTUAN DALAM MENGEMBANGKAN STRATEGI
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategiyang
telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah,
informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat
menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian
interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya
kehilangan pangsa pasar)maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan
perlu adanya inisiatif strategi baru.

PERUMUSAN STRATEGI
Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi untuk mencapai
tujuan - tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhandari suatu
organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah - langkah khusus gunamancapai
tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangkawaktu;tujuan akan
tetap ada hingga tujuan tersebut diubah.
Strategi merupakan perencanaanyang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah
tujuan pergerakan organisasiyang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu
pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan
strategis. Sesungguhnyasiapapun memiliki sebuah gagasan cemerlang, yang setelah dianalisis
dan didiskusikan dapatmenjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam
formulasi strategiseharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi
saja.
PERBEDAAN ANTARA FORMULASI STRATEGI DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian
manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desainsistem,
perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis.
Ancaaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap;dengan
demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.
PENGENDALIAN TUGAS
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efisien.Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari
tugas individualsesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau
tindakanyang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi
yangdiinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan,
dan jumlah kas yang dikeluarkan.
PERBEDAAN ANTARA PENGENDALIAN TUGAS DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak
sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemenmelibatkan
perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan - persamaan. Dalam
pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnyadalam pengendalian
tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang
terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dannonmanajer.
Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara pada
pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit - unitorganisasional
ini.Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan
secaraluas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara

umum.Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas - tugas tertentu, yang sebagian

besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

DAMPAK INTERNET TERHADAP PENGENDALIAN MANAJEMEN

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada tahun 1990an.
Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi internet dewasa ini. Internet
menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon :
1.
2.
3.
4.
5.

Akses secara mudah dan cepat

Komunikasi multi - target.
Komunikasi berbiaya rendah.
Kemampuan menampilkan citra tertentu.
Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.

Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Internet memfasilitasi
koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efesien dan efektif, tetapi
internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian
manajemen. Penilaian (judgement) diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu
sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi:
1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanakeragaman.
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan departemendepartemen yang akan dinilai

4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan

organisasi.
5. Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual
terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan
tentang kinerja manajer,
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.
8. Mendesaian struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun
elemen fundamental dari pengendalian manajemen pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh
karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke
dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis
instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian
kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1.

Pengendalian Fisik

Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise
pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.
2.

Manual

Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke
dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi
yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh
lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan
aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil.
Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang tersebar secara geografis
(seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan dengan
organisasi yang terpusat secara geografis.
3.

Pengamanan Sistem

Berbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin
agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah
kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan
bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung
uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur
lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan
eksternal.
4.

Sistem Pnegendalian Tugas

Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui
peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem
otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.
PROSES KENDALI SECARA FORMAL
Suatu perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi
yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut
kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang
direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga
dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan
operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil
aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya
memuaskan atau tidak.
KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
keselaran tujuan (goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan
pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota
individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten
dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen
adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai
setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi.
Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara
mengurangi biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar
ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang
diajukan:
1.
Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka
sendiri?
2.

Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?

FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi
perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian
keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para perancang sistem
pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos
kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi
organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.
Oleh karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik
yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih
keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam
masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang
secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai
terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam
menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk
kota atau wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1.

Budaya

Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi
keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi
yang implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Normanorma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan
dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian
actual.
2.

Gaya Manajemen

Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa yang
mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak
pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam.
Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak
santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada
banyak orang manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara
ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3.

Organisasi Informal

Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu,

pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang
ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa
mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat
informal.
4.

Persepsi dan Komunikasi

Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan
tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya)
ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau
bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun
menyamakan persepsi.