PURCHASING

(PEMBELIAN/PENGADAAN)
TUJUAN
ATAS DASAR AKTIVITAS
Menyediakan material & jasa secara kontinyu
Menjamin kesinambungan persediaan dari berbagai
sumber (multi supplier) namun tetap memelihara
hubungan yg baik dgn sumber yg ada
Memelihara hubungan yg baik dgn bagian lain dalam
perusahaan
Membeli secara efisien
ATAS DASAR OUTPUT
Mendapatkan material & jasa dgn kualitas yang sesuai,
ekonomis, tepat waktu, dan dari pemasok yang handal

KONTRIBUSI PURCHASING
6,9%

Laba bersih

4,1%

Pajak

4,8%

Penyusutan

5,9%

Bunga bank

51,1%
27,2%

Pembelian
bahan baku & jasa

Gaji & kesejahteraan

Problematika bahan baku !
- Impor ( > 90% )
- Dipengaruhi kurs mata uang asing

MEMBELI ATAU
MEMBUAT SENDIRI

Mulai
No

No

Ya

1. Ingin desain tetap

rahasia?

Ya

Ya
4

No

2. Punya tenaga ahli?

Ya
No

3. Bermanfaat punya
tenaga ahli?

5
No
Ya

No

5. Membeli lebih murah?

Ya

Ya

Membuat

4. Punya kelebihan
kapasitas?

No

6. Ada pemasok yang baik?

7. Ada pertimbangan lain?

Membeli

ARUS INFORMASI INTERNAL

KEPADA PURCHASING
Sales forecast
Anggaran

Perencanaan

Akuntansi

Teknik
Purchasing
PPIC

Hukum

Produk baru

Penerimaan

Stok

QC

ARUS INFORMASI EKTERNAL

KEPADA PURCHASING
Situasi pasar
Sumber pemasok

Info produk lama

Info produk baru

Kecepatan produksi
pemasok

Purchasing
Kapasitas pemasok

Transportasi

Keadaan karyawan

Tarif angkutan

Pajak

Harga & diskon

ARUS INFORMASI
DARI PURCHASING
Direksi

Akuntansi

Teknik
Purchasing
Produksi

Hukum

R&D

Keuangan

Gudang

Pemasaran

AUDIT & PERSETUJUAN PEMASOK

PEMASOK
BHN AWAL

KRITERIA
PENERIMAAN

PIC : QA +
BID. LAIN

AUDIT &
PERSETUJUAN
PEMASOK

PEMASOK
BHN KEMAS

EVALUASI
PEMASOK
Riwayat &
mutu produk
Audit pemasok

APPROVED
VENDOR LIST
Evaluasi
berkala

EVALUASI TERHADAP PEMASOK

PENILAIAN
KRITERIA
Manajemen mutu
Kualitas (Quality)
Harga (Cost)
Penyerahan (Delivery)
Lokasi
Kapasitas
Etika bisnis
Keamanan suplai

KRITERIA

BOBOT (%)

KALKULASI

NILAI TOTAL
Approved
Vendor List

SIKLUS PURCHASING
PEMBAYARAN

PERMINTAAN

EVALUASI DOKUMEN

PENELITIAN

INSPEKSI & QC

TENDER

PENERIMAAN

PEMILIHAN PEMASOK

PENGIRIMAN

PURCHASE ORDER

METODE PURCHASING
CONTRACT BUYING
Kebutuhan besar,
pemakaian teratur,
kebutuhan masa depan
cukup meyakinkan

PROGRESSIVE STOCK
BUYING
Maksimum & minimum
stok sdh diketahui,
pencatatan stok bagus

HEDGING
Persetujuan sekarang,
harga & penyerahan
sesuai saat penyerahan

SPECULATIVE BUYING
Beli banyak dgn perkiraan
harga melonjak jika dijual
kembali

BLANKET BUYING
Beli banyak, penyerahan
bertahap sesuai kebutuhan

HAND TO MOUTH BUYING

Pembelian pada kondisi
darurat

BULK BUYING
Kebutuhan besar, harga
kompetitif, pasar bagus

MANAJEMEN PERSEDIAAN
PERSEDIAAN
Segala sesuatu atau sumber daya organisasi
yang disimpan untuk
mengantisipasi pemenuhan permintaan
SISTEM PERSEDIAAN
Serangkaian kebijakan dan pengendalian
yg memonitor tingkat persediaan dan
menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,
kapan harus diisi dan
berapa besar pesanan yang harus dilakukan
TUJUAN
Meminimalkan biaya total

JENIS PERSEDIAAN FISIK

1.
2.
3.
4.
5.

PERSEDIAAN BAHAN MENTAH

(RAW MATERIALS)
PERSEDIAAN PRODUK DALAM PROSES
(WORK IN PROCESS)
PERSEDIAAN PRODUK JADI
(FINISHED PRODUCT)
PERSEDIAAN KOMPONEN RAKITAN
(SPARE PARTS)
PERSEDIAAN BAHAN PEMBANTU
NON PRODUKSI (SUPPLIES)

FUNGSI PERSEDIAAN
FUNGSI DECOUPLING
Perusahaan dpt memenuhi permintaan langganan tanpa
tergantung supplier.
- Juga untuk pemenuhan tak pasti (fluctuation stock)

FUNGSI ECONOMIC LOT SIZING

Perusahaan dpt memproduksi dan membeli sumber daya
dalam jumlah yg dapat mengurangi biaya per unit produk.
- Perlu mempertimbangkan diskon harga dan biaya
angkut.

FUNGSI ANTISIPASI
Perusahaan dpt memenuhi persediaan musiman dan
persediaan pengaman (seasonal & safety stock).
- Safety stock juga sebagai pelengkap fungsi decoupling.

BIAYA PERSEDIAAN
1.

BIAYA SIMPAN (HOLDING/CARRYING COST)

Biaya meningkat bila persediaan meningkat
Nilainya 12-50% dari nilai barang, rata-rata 25%
Contoh:
- Biaya fasilitas penyimpanan (penerangan, AC)
- Biaya modal (opportunity cost)
- Biaya penuaan (daluarsa)
- Biaya stok opname
- Biaya asuransi
- Biaya pajak
- Biaya pengamanan
- Biaya penanganan

BIAYA PERSEDIAAN
2.

BIAYA PESAN (ORDER/PROCUREMENT COST)

Biaya menurun bila pesanan meningkat
Contoh:
- Biaya proses pesanan
- Biaya ekspedisi
- Biaya telefon
- Biaya surat menyurat
- Biaya pengepakan & penimbangan
- Biaya pemeriksaan
- Biaya pengiriman ke gudang
- Biaya hutang lancar

BIAYA PERSEDIAAN
3.

BIAYA PENYIAPAN (MANUFACTURING/

SET-UP COST)
Jika bahan dibuat sendiri.
Contoh:
- Biaya mesin menganggur
- Biaya persiapan tenaga kerja langsung
- Biaya penyusunan jadwal
- Biaya ekspedisi

BIAYA PERSEDIAAN
4.

BIAYA KEHABISAN / KEKURANGAN

BAHAN (SHORTAGE COST)
Paling sulit diperkirakan dan diukur.
Merupakan opportunity cost.
Contoh:
- Biaya kehilangan penjualan
- Biaya kehilangan pelanggan
- Biaya pemesanan khusus
- Biaya selisih harga
- Biaya terganggunya operasi
- Biaya tambahan kegiatan manajerial

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY

(EOQ)
NAMA LAIN: FIXED ORDER QUANTITY

PENGGUNAAN
Barang yang dibeli atau dibuat sendiri.
EOQ untuk barang yang dibeli.
ELS (Economic Lot Size) untuk barang yang dibuat sendiri,
dimana biaya pesan (ordering cost) meliputi:
- Biaya penyiapan pesanan untuk dikirim ke pabrik dan
- Biaya set-up mesin untuk pengerjaan pesanan

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY

( EOQ )
BIAYA (Rp)

D/Q Jmlh pesanan per periode

S

Biaya pesan per pesanan

Biaya pesan
S (D/Q)

KUANTITAS (Q)

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY

( EOQ )
BIAYA (Rp)

Biaya pesan
S (D/Q)

D/Q

Jmlh pesanan per periode

Biaya pesan per pesanan

Biaya simpan per unit per thn

Q/2

Persediaan rata-rata

Biaya simpan
H (Q/2)

KUANTITAS (Q)

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY

( EOQ )
BIAYA (Rp)

Q = ( 2 SD / H ) 0,5
Biaya total
TC = H (Q/2) + S (D/Q)

Biaya pesan
S (D/Q)

Biaya simpan
H (Q/2)

KUANTITAS (Q)

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY

(EOQ)
Q/2
D/Q
D
S
H

Persediaan rata-rata
Jmlh pesanan per periode
Penggunaan atau permintaan per periode
Biaya pesan per pesanan
Biaya penyimpanan per unit per tahun

TC minimum bila,

Q = ( 2 SD / H ) 0,5

Dengan asumsi:
1.
Permintaan konstan, seragam dan diketahui (deterministik)
2.
Harga per unit konstan
3.
H dan S konstan
4.
Waktu antara pemesanan sampai penerimaan (lead time)
konstan
5.
Tidak terjadi kekurangan barang (back order)

MODEL PERSEDIAAN STOKASTIK

Q

Stok maksimum

Titik pesan kembali

Stok pengaman
L

Waktu

MODEL PERSEDIAAN LAINNYA

1.

FIXED ORDER PERIOD

2.

MRP (MATERIAL REQUIREMENT PLANNING)

- Metode non statistik
- Memerlukan software & jaringan komputer
- Sangat berguna untuk produk multi komponen

3.

ANALISIS ABC (PARETO)

- Ada 3 kelompok persediaan: A (nilai tinggi), B (nilai sedang)
dan C (nilai rendah)
- Saat ini dikenal dengan metode 20:80

PENYIMPANAN (WAREHOUSING)
PENERIMAAN
Supplier

Terima

Simpan

Retur

Karantina

Serahkan

Sampling
Pengujian
Tolak

Keputusan

Terima

Pakai

PENYIMPANAN (WAREHOUSING)
PRINSIP DASAR
FIFO (FIRST IN FIRST OUT)
FEFO (FIRST EXPIRED FIRST OUT)

FAKTOR YG PERLU DIPERHATIKAN

SPEED (KECEPATAN PELAYANAN)
PRODUK FAST & SLOW MOVING

SPACE (RUANG GERAK)

UNTUK MATERIAL, SDM, ALAT

PRODUCT CHARACTERIZATION (SPESIFIKASI)

SUHU, KELEMBABAN, PENERANGAN

SAFETY (KESELAMATAN)
UNTUK SDM, MATERIAL, ALAT

SECURITY (KEAMANAN)
UNTUK SDM, MATERIAL, DOKUMEN

ENVIRONMENT (LINGKUNGAN)
PENCEMARAN, PERATURAN, EKONOMI, SOSIAL

PENYIMPANAN
Kegiatan
Non gudang

Tdk tercamMudah dpriksa

pur / tercemar & pemeliharaan
Jarak teratur

Rapi &
teratur

Terpisah

Tdk di lantai

PENYIMPANAN
BHN AWAL &
PENGEMAS
Pemantauan
suhu

Penerimaan
Sesuai
dokumen

Penyimpanan
di luar gedung
Wadah kedap

Stabil

Data,
dievaluasi

PENYIMPANAN
Pemisahan

Uji ulang

FIFO/FEFO

PENYIMPANAN
BHN AWAL &
PENGEMAS

Kondisi
sesuai

Penyerahan
Ke gudang

Kartu stok

Sesuai
dokumen

Rekonsiliasi,
Dok. deviasi