Versi #1

BUKU PEGANGAN
LOGISTIK

UNTUK
PETUGAS SURVEILANS

2012

Kementerian Kesehatan, Republik Indonesia

1

DAFTAR ISI
I.
PENDAHULUAN..........................................................................3
A. TUJUAN PENGELOLAAN LOGISTIK..........................3
B. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK..........3
II.

SIKLUS
LOGISTIK......................................................................5

III.

ALUR
PENDISTRIBUSIAN.........................................................6

IV.

PANDUAN PENYIMPANAN
BARANG/KOMODITAS................8

V.

PENCATATAN DAN
PELAPORAN..........................................14

VI.

PANDUAN
KERJA....................................................................17
LAMPIRAN ...............................................................................38
a. Formulir Pengeluaran dan Penerimaan
b. Kartu Persediaan/Stok
c. Laporan Bulanan

I. PENDAHULUAN
A. Tujuan Sistem Pengelolaan Logistik

Tujuan dijelaskannya sistem pengelolaan logistik dalam buku petunjuk ini adalah
untuk memastikan bahwa barang yang menunjang sistem surveilans , tersedia
secara berkesinambungan di setiap Propinsi/Kabupaten. Agar berhasil, sistem
pengelolaan logistik di surveilans harus mematuhi Enam Tepat dalam bidang
logistik. Sistem dan para personel yang bekerja di dalamnya harus dapat
memastikan bahwa:
Barang yang Tepat
Tersedia dalam Jumlah yang Tepat
Berada pada Kondisi yang Tepat
Dikirimkan ke Tempat yang Tepat
Pada Waktu yang Tepat
Dengan Biaya yang Tepat.
Konsep Tidak Ada Barang, Tidak Ada Program merujuk pada fakta bahwa
keberhasilan suatu program sangat bergantung pada sistem pengelolaan logistik
yang berfungsi dengan baik yaitu dengan memenuhi Enam Tepat untuk
memastikan adanya persediaan komoditas berkualitas yang berkesinambungan
dan handal untuk memberikan layanan bagi setiap orang yang membutuhkan,
pada waktu dan tempat yang diperlukan.
B. Usulan untuk Sistem Pengelolaan Logistik

Terdapat tiga jenis data penting yang diperlukan untuk menjalankan sistem
pengelolaan logistik. Ketiga jenis data penting tersebut adalah:
1. Persediaan yang ada: Jumlah persediaan yang dapat digunakan yang tersedia
pada suatu waktu tertentu. Persediaan yang dapat digunakan merujuk pada
barang yang ada dalam persediaan yang tidak daluarsa, rusak, atau cacat.
2. Konsumsi: Jumlah setiap barang yang digunakan selama periode pelaporan
(dalam hal ini, periode pelaporan bulanan). Dalam hal yang berkaitan dengan
SIML, jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang Pusat/Propinsi/Kabupaten
3

akan dianggap digunakan, dan oleh karena itu akan dilaporkan sebagai data
konsumsi. Jumlah barang yang digunakan di Propinsi/Kabupaten/Puskesmas
akan dilaporkan sebagai data konsumsi.
3. Kehilangan dan Penyesuaian:
Kehilangan adalah jumlah barang yang berpindah dari persediaan karena
alasan selain dikeluarkan ke fasilitas lain, digunakan dalam pengambilan
spesimen atau digunakan untuk melaksanakan pemeriksaan laboratorium.
Kehilangan dapat mencakup jumlah barang yang berpindah dari persediaan
karena alasan daluarsa, hilang, rusak, atau dicuri.
Kehilangan dicatat sebagai tanda negatif (-).
Penyesuaian adalah jumlah barang yang mungkin diterima dari sumber lain
selain melalui sistem distribusi yang biasa atau jumlah barang yang mungkin
dikirim antar fasilitas (dipinjamkan/dikembalikan). Penyesuaian juga dapat
dilakukan untuk mengoreksi kesalahan perhitungan atau merekonsiliasi
perbedaan antara jumlah persediaan yang terlapor dengan hasil penghitungan
fisik ketika perbedaan telah diselidiki dan didokumentasikan dengan tepat.
Penyesuaian dapat dicatat sebagai tanda negatif (-) atau positif (+).
Terdapat tiga kegiatan utama yang terjadi dalam sistem pengelolaan logistik:
1. Barang disimpan di dalam persediaan,
2. Barang dipindahkan antar fasilitas, dan
3. Barang digunakan untuk investigasi atau ditransfer ke tempat yang lain
Oleh karena itu, diperlukan adanya berbagai formulir pencatatan dan pelaporan
pengambilan data dalam sistem informasi manajemen logistik (SIML) untuk
mengumpulkan dan melaporkan ketiga data penting tersebut karena ketiganya terkait
dengan tiga kegiatan utama yang disebutkan di atas. Setiap formulir pencatatan dan
pelaporan pengambilan data telah dirancang untuk dan disertakan dalam buku
panduan ini bersama instruksi terperinci mengenai pengisian setiap formulir pada
rangkaian PANDUAN KERJA..
Untuk surveilans apabila ada kejadian luar biasa ( KLB ) pengelolaan logistik sangat
penting untuk mengetahui kondisi barang/komoditas selalu ada.

II. SIKLUS LOGISTIK

Komponen :
1.
2.
3.
4.
5.

Layanan Pelanggan
Pemilihan Produk
Kuantifikasi dan Pengadaan
Manajemen Inventaris
Penyimpanan dan Distribusi

Semua komponen diatas adalah suatu siklus Logistik dan untuk mencapai
keberhasilan harus di dukung oleh :
1.
2.
3.
4.

SIML ( Sistem Informasi Manajemen Logistik )

Pemantauan Pasokan
Anggaran
Monitoring dan Evaluasi

III.

Alur Pendistribusian & Tempat Penyimpanan

Dalam Pendistribusian dan Penerimaan Barang ada 4 hal penting yang harus
diperhatikan :
1. Pendistribusian harus terjadwal dengan baik.
2. Petugas atau sarana harus tersedia.
3. Diketahui oleh kedua belah pihak ( Pengirim dan Penerima Barang )
4. Sistem Pelaporan ( untuk menentukan berapa jumlah yang harus dikirimkan )
Alur Pendistribusian yang baik dapat berdasarkan data dari laporan bulanan yang
masuk berasal dari unit surveilans di propinsi maupun di kabupaten dan Puskesmas.
( Apabila Puskesmas melakukan penyimpanan logistik yang menunjang program
surveilans penanggulangan KLB )

Apabila Pengadaan Logistik untuk program surveilans penanggulangan KLB

dari tingkat Pusat maka sistem distribusi dimulai dari tingkat Pusat ke tingkat
propinsi dan kemudian dilanjutkan ke tingkat Kabupaten/Kota dan bisa juga
ketingkat Puskesmas.

Apabila Pengadaan Logistik untuk program surveilans penanggulangan KLB

dari tingkat Propinsi maka sistem distribusi dimulai dari tingkat propinsi ke
tingkat Kabupaten/Kota dan juga tingkat Puskesmas.

Di bawah ini adalah alur pelaporan dan alur distribusi logistik yang dapat diterapkan
dalam mengelola logistik yang menunjang program surveilans penanggulangan KLB.

Alur Pendistribusian dan Pelaporan Logistik yang dibiayai oleh Pusat untuk
menunjang Program Surveilans Penanggulangan KLB

Alur Pendistribusian dan Pelaporan Logistik yang dibiayai oleh Propinsi untuk
menunjang Program Surveilans Penanggulangan KLB

Catatan : Apabila Puskesmas melakukan penyimpanan logistik yang

menunjang program
surveilans penanggulangan KLB
Dengan menggunakan sistem ini diharapkan pengelolaan logistik yang menunjang program
surveilans penanggulangan KLB dapat didistribusikan seefisien mungkin.

IV. PANDUAN PENYIMPANAN KOMODITAS LABORATORIUM

Penyimpanan adalah kegiatan untuk menyimpan komoditas sehingga terhindar dari
kerusakan, daluarsa, dan pencurian. Prosedur penyimpanan yang tepat akan
membantu menjamin bahwa fasilitas penyimpanan memberikan perlindungan bagi
usia simpan rak suatu barang, sehingga hanya barang-barang berkualitas tinggi saja
yang digunakan dan hanya sedikit jumlah barang yang dibuang karena kerusakan
atau daluarsa. Bila prosedur penyimpanan yang tepat dipatuhi, maka dapat menjaga
bahwa setiap barang berada dalam kondisi yang baik.
Kondisi
ruang
penyimpanan
akan
Usia simpan rak adalah
mempengaruhi barang yang disimpan. Ruangan
rentang umur suatu
yang terlalu panas, tumpukan kardus yang
barang
bila disimpan
terlalu tinggi, atau kondisi buruk lainnya dapat
dalam
kondisi
yang ideal
menimbulkan
kerusakan
pada
tanpa
mempengaruhi
barang/komoditas,
atau
menyebabkan
fungsi kegunaan,
pengurangan usia simpan rak. Ruangan yang
tertata dengan baik, termasuk peralatan untuk ruang dingin dan ruang beku,
akan memudahkan pekerjaan dalam suatu fasilitas; tidak akan ada waktu
yang terbuang saat mencari bahan yang diperlukan.
Setiap komoditas memiliki usia simpan rak yang telah ditentukan oleh produsennya.
Bila suatu barang telah mencapai akhir usia simpan raknyamenurut tanggal daluarsa
dan dengan mengasumsikan bahwa kondisi ruangan penyimpanan sudah memadai,
maka barang tersebut daluarsadinyatakan tidak boleh digunakan lagi dalam
pengujian.
Periksa selalu tanggal daluarsa sebelum mengeluarkan atau menggunakan, dan
jangan gunakan barang yang telah daluarsa. Tanggal daluarsa suatu barang biasanya
dicetak atau ditulis langsung pada karton kemasan, kotak bagian dalam atau kemasan
barang, atau pada barang itu sendiri.
A. Panduan Penyimpanan
Pada umumnya, setiap bahan harus terlindung dari sinar matahari, panas, dan air.
Patuhi rekomendasi pabrik pembuat dalam menyimpan barang/komoditas. Informasi
mengenai panduan penyimpanan biasanya dapat ditemukan pada lembaran informasi
yang disertakan pada barang tersebut atau pada kemasan barang. Berikut ini adalah
panduan penyimpanan umum yang harus dipatuhi di seluruh fasilitas dimana
barang/komoditas disimpan dan digunakan.

Panduan Penyimpanan Komoditas

1. Lakukan pembersihan
dan desinfeksi ruangan
secara teratur. Lakukan
tindakan pencegahan
untuk mencegah
serangga atau tikus
masuk ke ruang
penyimpanan.

Hewan pengganggu tidak tertarik pada ruangan

penyimpanan yang dibersihkan dan didesinfeksi
secara teratur. Bila memungkinkan, lakukan
eksterminasi secara berkala untuk mengurangi
hewan pengganggu.

2. Simpan komoditas
dalam ruang
penyimpanan yang
memiliki kondisi kering,
pencahayaan cukup,
dan berventilasi tidak
terkena langsung
paparan sinar matahari.

Panas yang ekstrim dan paparan sinar matahari

langsung dapat menurunkan mutu komoditas

3. Lindungi gudang dari

masuknya air.

Air dapat merusak komoditas atau kemasannya. Bila

kemasannya rusak, maka barang tidak dapat
digunakan lagi atau bahkan dapat merusak
komoditas itu sendiri. Perbaiki keadaan gudang
sehingga air tidak dapat masuk. Untuk barang dalam
jumlah yang lebih besar, tumpuk bahan di atas lantai
dengan
dialasi
penampang/pallet
(setidaknya
berjarak 10 cm dari lantai dan 30 cm dari dinding),
karena kelembaban dapat terserap melalui dinding
dan lantai sehingga merusak keadaan bahan.

4. Letakkan peralatan
pemadam kebakaran di
tempat yang tersedia,
mudah dicapai, dan
digunakan. Latih para
petugas untuk
menggunakan alat
tersebut.

Mematikan api sebelum terjadi kebakaran dapat

menyelamatkan investasi yang besar di bidang
pengadaan bahan dan fasilitas penyimpanan itu
sendiri. Peralatan yang tepat harus selalu tersedia;
air memang dapat memadamkan api, tetapi air tidak
efektif bila digunakan untuk memadamkan api yang
disebabkan oleh listrik dan bahan kimia. Tempatkan
alat pemadam kebakaran di posisi yang tepat di
ruang penyimpanan. Bila alat pemadam kebakaran
tidak ada, sediakan pasir atau tanah di dalam ember
di tempat yang mudah dijangkau. Metode apapun
yang digunakan dalam menangani api, berikan
pelatihan kepada para petugas untuk menggunakan

Setelah hewan pengganggu dibersihkan dari

ruangan, jaga agar ruangan tersebut tetap bersih.
Ruangan yang bersih mencegah hewan pengganggu
masuk. Hindarkan makanan dan minuman dari ruang
penyimpanan.

Suhu gudang tidak boleh berada di bawah 2C atau

melebihi 27C. Meskipun pendingin udara ideal untuk
digunakan, tetapi harganya mahal. Alternatif yang
dapat digunakan adalah kipas langit-langit danatau
kipas ekstraktor. Paparan sinar matahari langsung
juga dapat mengurangi usia simpan rak komoditas.
Gunakan atap dan jendela yang menghalangi bagian
dalam gudang dari sinar matahari. Simpan bahan di
dalam kardus kirimannya.

peralatan pemadam kebakaran.

5. Simpan barang-barang
berbahan karet dari
mesin bertenaga listrik
dan lampu pijar.

Barang-barang berbahan karet, termasuk sarung

tangan, dapat rusak bila terkena paparan langsung
lampu pijar atau mesin bertenaga listrik. Lampu dan
mesin bertenaga listrik menimbulkan bahan kimia
bernama ozon, yang dapat menghancurkan barangbarang berbahan karet. Pindahkan kotak sarung
tangan atau barang-barang berbahan karet jauh dari
lampu pijar dan mesin bertenaga listrik. Biarkan
sarung tangan tetap berada di dalam kotak kertas
dan kardusnya.

6. Kelola ruang dingin,

termasuk rantai dingin,
sesuai ketentuan.

Ruang dingin, termasuk pengelolaan rantai dingin

pengiriman, merupakan hal yang penting dalam
pengelolaan usia simpan rak dari beberapa barang
tertentu. Setelah barang-barang tersebut dipindahkan
dari ruang dingin dan tidak digunakan sesegera
mungkin, maka akan terjadi kerusakan yang tidak
dapat dihindari. Bila listrik tidak dapat diandalkan,
mungkin penggunaan lemari pendingin bertenaga
gas atau minyak tanah dapat dilakukan. Kotak
pendingin atau kotak pendingin dengan pelindung
mungkin memadai untuk pengiriman yang singkat.
Pastikan bahwa seluruh peralatan ruang dingin
memiliki termometer untuk memantau suhu dan
peralatan pemantau suhu dikalibrasi dengan tepat,
serta diagram pemantauan suhu diperbarui secara
rutin sesuai dengan prosedur laboratorium standar.

7. Batasi akses menuju

gudang hanya untuk
petugas yang
berwenang saja.

Untuk mencegah terjadinya pencurian dan

pengutilan, maka dilakukan penguncian gudang
dan atau pembatasan akses hanya untuk petugas
yang berwenang saja; serta melakukan pencatatan
dan verifikasi setiap pergerakan komoditas. Akan
tetapi, pembatasan akses tidak boleh menghalangi
distribusi,
pengelolaan
atau
penggunaan
komoditas yang sesuai. Oleh karena itu, kunci
cadangan harus selalu berada di Surveilans.
Penghitungan fisik harus selalu dilaksanakan
secara berkala untuk meverifikasi catatan
persediaan.

10

8. Tumpuk kardus dengan

jarak setidaknya 10 cm
di atas lantai, 30 cm
dari dinding dan
tumpukan lain, serta
tinggi tumpukan tidak
boleh melebihi 2,5
meter.
Catatan: Hal ini
mungkin tidak dapat
diterapkan di seluruh
fasilitas yang ada.

Gunakan penampang/pallet untuk menumpuk

barang-barang di atas lantai sehingga seluruh
persediaan tidak rentan terhadap bahaya hewan
pengganggu, air, dan kotoran. Susun penampang
dengan jarak 30 cm dari dinding dan dengan jarak
yang cukup berjauhan satu sama lain untuk menjaga
sirkulasi udara dan memudahkan perpindahan
persediaan, pembersihan, dan pemeriksaan.
Sebagian besar fasillitas pada umumnya memiliki rak
penyimpanan, dan bukan penampang. Jangan
menumpuk kardus lebih dari 2,5 meter karena bobot
barang di bagian atas mungkin akan menghancurkan
kardus di bagian bawah. Hal ini juga untuk
mengurangi potensi kecelakaan terhadap petugas
gudang. Bila bobot kardus memang berat, maka
tumpuk kardus lebih rendah dari 2,5 meter.
Pada umumnya, penggunaan penampang lebih
efisien daripada rak, terutama untuk barang-barang
dengan bobot yang berat karena penampang/pallet
a. Mengurangi jumlah pembukaan kemasan
untuk penyimpanan dan pengepakan ulang
untuk pengiriman.
b. Memudahkan pengiriman dalam ukuran
besar.
c. Lebih mudah dilakukan.
d. Menyimpan
lebih
banyak
persediaan
daripada ruangan yang tersita.
Di fasilitas kesehatan, dimana penggunaan
penampang tidak dapat diterapkan, maka rak harus
digunakan.

9. Tata kardus dengan

tanda panah yang
mengarah ke atas (),
dan dengan label
identifikasi, tanggal
daluarsa, dan tanggal
pembuatan yang dapat
terlihat dengan jelas.

Label identifikasi dapat memudahkan penerapan

FEFO atau FIFO, dan memudahkan pemilihan
barang yang tepat. Setiap jenis barang harus
disimpan menurut instruksi pabrik yang tertera pada
kardus; termasuk penataan yang sesuai dengan arah
tanda panah. Kardus harus disimpan dengan tanda
panah mengarah ke atas.
Bila karton kemasan pengiriman tidak menunjukkan
adanya tanggal pembuatan atau tanggal daluarsa,
maka pabrik pembuat harus dihubungi untuk
mendapatkan informasi tersebut. Bila tanda-tanda
asli yang terdapat pada kemasan terlalu kecil atau
sulit terbaca, maka tuliskan kembali tanggal
pembuatan atau tanggal daluarsa dengan ukuran
yang lebih besar.

11

10. Simpan komoditas

untuk memudahkan
penerapan prosedur
dan pengelolaan
persediaan FEFO atau
FIFO.

11. Simpan komoditas

jauh dari insektisida,
bahan kimia, arsip-arsip
lama, bahan kantor, dan
bahan-bahan lainnya.

FEFO (First to Expire, First Out barang yang

daluarsa lebih dulu, digunakan lebih dulu) adalah
metode pengelolaan komoditas
di fasilitas.
penyimpanan menurut tanggal daluarsa. Setiap
komoditas harus ditata sedemikian rupa di dalam
gudang atau ruang penyimpanan sehingga komoditas
dengan tanggal daluarsa yang lebih awal dapat
didistribusikan, dikeluarkan, atau digunakan lebih
dulu, tanpa memperhatikan kapan komoditas tersebut
diterima di fasilitas.
Atau dengan FIFO ( First In, First Out )
Paparan insektisida atau bahan-bahan kimia lainnya
dapat mempengaruhi usia simpan rak bahan medis.
Arsip-arsip lama dan bahan kantor dapat
menghalangi akses dan mengurangi ruang untuk
menyimpan barang/komoditas, atau membuat
ruangan sulit diakses. Bersihkan" ruangan
penyimpanan secara berkala untuk memaksimalkan
ruang yang tersedia untuk penyimpanan barang.
Sebagian prosedur dalam ruang penyimpanan
memerlukan penggunaan barang yang mudah
terbakar. Gas dalam tabung dan minyak tanah
diperlukan untuk menyalakan lemari pendingin,
alkohol digunakan untuk sterilisasi, dan spiritus
digunakan untuk menyalakan pembakar Bunsen.
Barang-barang ini harus disimpan berjauhan dari
barang-barang lain, dan berdekatan dengan alat
pemadam kebakaran.

12. Komoditas tertentu

tidak boleh disimpan
bersamaan karena
dapat menimbulkan
panas yang berlebihan
atau reaksi kimia yang
eksplosif.

1. Simpan seluruh bahan yang mudah terbakar di

dalam laci penyimpanan anti api yang terpisah.
2. Bahan pengoksidasi kuat dan bahan yang mudah
teroksidasi tidak boleh disimpan bersama.
3. Botol-botol yang berisi zat berbahaya seperti
bromine HARUS diletakkan di rak yang tinggi.
4. Bahan-bahan dengan kadar racun tinggi, seperti
merkuri, sianida, dan etanol, harus disimpan di
laci terkunci dengan akses yang terbatas.
5. Bahan radioaktif harus dikirim langsung sesegera
mungkin ke penggunanya begitu telah tiba. Bila
terjadi keadaan dimana bahan tersebut harus
tertahan selama beberapa saat di dalam ruang
penyimpanan, maka laci terkunci berbahan logam
harus ditulis BAHAN RADIOAKTIF untuk
digunakan sebagai penyimpanan bahan tersebut
dengan kemasan aslinya.

12

13. Pisahkan komoditas

yang rusak dan
daluarsa dari komoditas
yang masih dapat
digunakan, pisahkan
segera dari persediaan,
dan buang sesuai
prosedur yang telah
ditetapkan.

Komoditas yang kadaluarsa atau rusak tidak boleh

dikeluarkan atau digunakan. Gunakan bagian ruang
yang terpisah dari gudang untuk barang-barang
yang rusak dan kadaluarsa.

13

V. Pencatatan dan Pelaporan Logistik

Pencatatan dan pelaporan logistik dapat dilakukan dengan menggunakan sistem

manajemen stok. Sistem manajemen stok adalah cara untuk memudahkan para
pengelola logistik dalam hal pencatatan logistik dengan cara manual maupun
komputerisasi.
Pencatatan logistik yang benar sangat menolong pengelola logistik pada
surveilans dalam hal perencanaan pendistribusian untuk kebutuhan daerahnya.
Setiap petugas surveilans diharapkan dapat melakukan manajemen stok dengan
dengan benar sehingga melancarkan penyiapan barang untuk digunakan oleh
program.
1. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN
A. Pencatatan dan pelaporan logistik
-

Alur pelaporan logistik

B. Pengertian sistem manajemen stok

C. Jenis-jenis pencatatan logistik
-

Catatan transaksi ( Masuk atau Keluarnya Barang )

Catatan stok

D. Fomulir-formulir pencatatan logistik

E. Laporan logistik bulanan
Dalam sistem ini, pengadaan dan distribusi logistik bisa dilakukan oleh Pusat dan
dapat juga dilakukan oleh Propinsi maupun Kabupaten.
A. Alur Pelaporan Logistik:

Pelaporan logistik ini disampaikan setiap bulan. Dalam pelaporan tersebut

dilaporkan berapa stok yang masih dimiliki, Untuk Pelaporan ini menggunakan
form Laporan Bulanan.

14

B. Pengertian sistem manajemen stok

adalah kombinasi antara formulir isian dan prosedur yang diperlukan untuk
mengumpulkan dan menangani data logistik. Data logistik yang paling
penting adalah jumlah dari tiap produk yang dipakai, yang ada dalam
persediaan, dan adanya kehilangan sepanjang rantai distribusi.
Data-data tersebut dapat dijadikan dasar untuk membuat perkiraan,
menetapkan jumlah yang akan dipesan pada proses pengadaan baik tingkat
Pusat maupun tingkat propinsi , menyesuaikan posisi stok di setiap gudang
atau tempat penyimpanan logistik lainnya. Dalam setiap sistem logistik,
sangat penting untuk memperoleh informasi yang diperlukan dalam
manajemen rantai suplai.
C. Jenis-jenis Pencatatan logistik

Dalam aspek logistik yang menunjang program surveilans penanggulangan

KLB, hanya ada 3 hal yang mungkin terjadi pada komoditas dalam rantai
suplai sepanjang waktu yaitu: disimpan, dipindahkan atau dipakai. Karena
itu perlu dilakukan pemantauan suplai dan untuk itu

diperlukan 2 jenis

pencatatan untuk penelusuran yaitu:

a.

Catatan transaksi

b.

Catatan stok

a.

Catatan transaksi

digunakan untuk menyimpan informasi mengenai pergerakan stok dari

satu tempat penyimpanan ke tempat lain. Ini dimulai setiap kali fasilitas
tersebut. menerima atau mengeluarkan barang dan transaksi dianggap
selesai saat fasilitas penerima barang mengkonfirmasi penerimaan
barang yang dikirimkan.
Pada umumnya satu lembar catatan transaksi dipakai untuk berbagai
jenis pengeluaran atau penerimaan barang. Seluruh catatan transaksi
memiliki nomer bukti pengeluaran yang mengidentifikasi

setiap

transaksi.
Catatan transaksi dilakukan dengan menggunakan formulir Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan Barang.

15

b.

Catatan Stok

Catatan stok digunakan untuk mencatat jenis barang yang disimpan.

Catatan ini harus berisi jumlah yang diterima/dikeluarkan, stok yang ada
dalam penyimpanan dan stok yang hilang/harus disesuaikan kembali.
Bila barang diterima atau dikeluarkan atau dipisahkan untuk dibuang,
semuanya harus segera dicatat dalam sistem pencatatan stok.
Pencatatan harus pula dikoreksi saat dilakukan penghitungan fisik .
Sangat penting untuk selalu menyimpan catatan stok yang lengkap dan
akurat untuk menjamin mutu barang. Petugas yang bertanggung jawab
harus mengetahui stok yang ada ditempat penyimpanan, tingkat
konsumsi, kehilangan dan penyesuaian. Catatan stok dilakukan dengan
menggunakan formulir kartu persediaan atau Kartu Stok .
D. Formulir-formulir pencatatan logistik

Jenis-jenis formulir yang digunakan adalah:

a.

Surat Bukti Pengeluaran dan Penerimaan Barang

b.

Kartu persediaan ( Stok )

E. Laporan Logistik Bulanan.

Laporan Logistik Bulanan adalah sistem pelaporan yang digunakan untuk

melaporkan data persediaan yang ada baik di Propinsi/Kabupaten maupun
Puskesmas.
Data tersebut dapat dipergunakan untuk mengetahui kondisi atau status
komoditas yang ada apabila terjadi KLB.

16

VI. PANDUAN KERJA

PANDUAN KERJA 1: Mengisi Bukti Pengeluaran dan Penerimaan Saat
Mengeluarkan Barang dari Gudang Pusat/Propinsi/Kabupaten

Tugas:

Mengeluarkan barang penunjang sistem surveilans

Dari Pusat ke Propinsi atau Propinsi ke Kabupaten atau
Kabupaten ke Puskesmas.

Dilaksanakan oleh: Petugas Gudang atau Surveilans di Tingkat

Pusat/Propinsi atau Kabupaten.
Tujuan:

Melaporkan pendistribusian barang penunjang sistem

surveilans melalui pencatatan transaksi pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan dan Kartu Persediaan.

Waktu pelaksanaan: Setiap kali barang dikeluarkan ke Propinsi atau Kabupaten

atau Puskesmas.
Bahan-bahan:

Langka
h
1.
2.
3.
4.
5.

6.

Pena, Bukti Pengeluaran dan Penerimaan (rangkap empat),

Kartu Persediaan untuk setiap jenis barang yang akan
dikeluarkan.

Tindakan
Nomor Bukti Pengeluaran:
Tuliskan Nomor Bukti
Pengeluaran.
Dikeluarkan ke: Tuliskan
nama dan lokasi fasilitas
penerima barang.
Tanggal pengeluaran:
Tuliskan tanggal pada hari itu.
Nomor Katalog: Tuliskan
nomor katalog untuk setiap
jenis barang yang dikeluarkan.
Nama barang: Tuliskan
deskripsi dari setiap jenis
barang yang dikeluarkan.

Unit: Tuliskan Unit Ukuran dari

setiap jenis bahan yang
dikeluarkan.

Catatan

Deskripsi barang dapat termasuk

spesifikasi produk seperti ukuran,
bentuk, jenis bahan, konsentrasi
larutan, atau spesifikasi lainnya
seperti steril, non-steril, sekali
pakai, dll.
Unit Ukuran adalah unit terkecil dari
setiap barang yang digunakan,

17

Langka
h
7.

8.

9.

10.

Tindakan
Ukuran Kemasan: Tuliskan
ukuran kemasan dari setiap
jenis barang yang akan
dikeluarkan.
Jumlah yang Dikeluarkan:
Tuliskan jumlah setiap jenis
persediaan yang akan
dikeluarkan untuk fasilitas
penerima.

Dikeluarkan oleh/ Paraf/

Tanggal: Petugas yang
mengotorisasi pengeluaran
bahan harus menuliskan
namanya, membubuhkan
paraf, dan tanggal pengeluaran
di tempat yang disediakan.
Kirimkan barang-barang yang
dikeluarkan ke fasilitas yang
dituju bersama dengan Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan .
Satu lembar salinan karbon
Bukti Penerimaan dan
Pengeluaran disimpan di
Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten
sebagai arsip

Catatan

Jumlah yang sama harus dituliskan

dalam kolom Jumlah yang
Dikeluarkan pada Kartu Persediaan
untuk jenis barang yang dimaksud
di Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten, dan
Persediaan akhir pada Kartu
Persediaan harus diperbarui.

Bukti Pengeluaran dan Penerimaan

adalah formulir yang harus
dilengkapi dalam rangkap empat.
Gudang Pusat/Propinsi/Kabupaten
harus mengambil dan
mengarsipkan lembaran asli,
bagian teratas dari Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan

Tugas ini telah selesai bila:

Nomor bukti pengeluaran, nama fasilitas, dan tanggal pengeluaran telah

dilengkapi.
Kolom Deskripsi Barang dan Jumlah yang Dikeluarkan pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan telah dilengkapi dan bukti tersebut telah
dibubuhi paraf dan tanggal.
Jumlah yang Dikeluarkan telah dituliskan pada Kartu Persediaan untuk setiap
jenis barang persediaan yang dikeluarkan.
Persediaan Akhir pada Kartu Persediaan untuk setiap jenis barang yang
dikeluarkan telah diperbarui.
Barang-barang yang dikeluarkan telah dikirimkan pada fasilitas penerima.

18

PANDUAN KERJA 2: Mengisi Bukti Pengeluaran dan Penerimaan Saat MENERIMA

Barang dari Gudang Pusat / Propinsi / Kabupaten.
PANDUAN KERJA 2: Mengisi Bukti Pengeluaran dan Penerimaan Saat
Menerima Barang dari Gudang Pusat/Propinsi/Kabupaten

Tugas:

Menerima barang
Puskesmas.

Dilaksanakan

Tujuan:

Waktu

di

Propinsi

atau

Kabupaten

atau

oleh:
Petugas
surveilans
atau
staf
lain
di
propinsi/kabupaten/puskesmas yang bertanggung jawab
untuk melakukan penerimaan dan penyimpanan barang
barang penunjang sistem surveilans.
Memeriksa dan menghitung barang yang diterima.
Melaporkan selisih yang terjadi antara jumlah pengeluaran
yang tercatat dengan jumlah penerimaan barang yang
sebenarnya diterima. Mencatatkan jumlah barang yang
diterima ke dalam persediaan.

pelaksanaan:
Setiap
kali
barang
propinsi/Kabupaten/Puskesmas

diterima

di

Bahan-bahan:

Pena; tiga lembar salinan karbon Bukti Pengeluaran dan

Penerimaan untuk persediaan barang yang diterima dari
Gudang Pusat/Propinsi/Kabupaten; Kartu Persediaan untuk
setiap jenis barang yang diterima bila persediaan diterima di
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas:

CATATAN:

Prosedur yang sama untuk penerimaan barang, dan dapat

juga digunakan untuk penerimaan pesanan darurat.

19

Langkah
Tindakan
1.
Siapkan Bukti Pengeluaran dan
Penerimaan
2.

3.

4.

Lakukan pemeriksaan visual

dan penghitungan fisik untuk
memastikan bahwa jumlah yang
tepat dari produk yang tepat
diterima, dan seluruh kiriman
persediaan tersebut berada
dalam kondisi yang baik.
Bandingkan penghitungan fisik
dengan jumlah yang tertera
dalam kolom Jumlah yang
Dikeluarkan pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan
Jumlah yang Diterima:
Tuliskan Jumlah yang Diterima
dalam kolom Jumlah yang
Diterima pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan
Keterangan: Tuliskan selisih
dari Jumlah yang Diterima, dan
komentar mengenai jumlah
barang yang rusak atau
kadaluarsa yang diterima dalam
kolom Keterangan pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan.

Catatan
Dua lembar salinan karbon Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan juga
harus dikirimkan bersama dengan
barang-barang persediaan tersebut.

Pisahkan jumlah barang yang rusak

atau daluarsa dari jumlah barang
yang dapat digunakan, dan keluarkan
dari wilayah Gudang.
Jangan masukkan jumlah barang
yang tidak dapat dipakai tersebut
dalam Persediaan Akhir Kartu
Persediaan
Tuliskan jumlah barang yang rusak
atau daluarsa pada kolom
Penyesuaian dan kurangi angka ini
untuk hasil yang akan dituliskan pada
Persediaan Akhir. (Lihat Langkah 8.)
Beritahukan kepada Koordinator
mengenai selisih jumlah penerimaan
atau jumlah barang yang rusak atau
daluarsa yang diterima.

20

Langkah
Tindakan
5.
Tuliskan tanggal daluarsa
( Kalau Ada ) dengan jelas,
dengan angka berukuran besar
yang dituliskan dengan tinta
berwarna gelap, pada setiap
kardus persediaan yang
diterima. Lakukan penataan
ulang dan simpan barangbarang yang diterima pada rak
menurut prinsip FEFO/FIFO.
6.
Diterima oleh/ Paraf/ Tanggal:
Petugas yang berwenang untuk
menerima persediaan harus
menuliskan namanya,
membubuhkan paraf, dan
tanggal penerimaan pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan
pada tempat yang telah
disediakan.
7.
Petugas yang menerima
persediaan barang harus
mengambil lembar Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan
yang telah dibubuhi paraf dan
mengembalikan lembar asli ke
Pusat/Propinsi/Kabupaten.
8.
Perbarui Kartu Persediaan untuk
setiap jenis barang yang
diterima.
(Lihat PANDUAN KERJA 3:
Mengisi Kartu Persediaan

Catatan
FEFO = First to Expire, First Out
(barang yang daluarsa lebih dulu,
digunakan lebih dulu)
FIFO = First In, First Out
( Barang yang masuk lebih dulu,
digunakan lebih dulu )

Fasilitas penerima harus mengambil

bagian lembar salinan karbon Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan untuk
diarsipkan.

Bila barang yang rusak atau daluarsa

telah diterima, tuliskan hanya jumlah
barang diterima yang dapat dipakai
dalam kolom Jumlah yang Diterima
pada Kartu persediaan
Bila tidak ada Kartu Persediaan
untuk jenis barang yang diterima,
gunakan kartu persediaan yang baru
untuk jenis barang tersebut.
Lembar salinan Bukti Pengeluaran
dan Penerimaan yang telah dibubuhi
paraf harus diarsipkan di
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas.

21

Tugas ini telah selesai bila:

Petugas surveilans telah melaksanakan pemeriksaan visual dan
penghitungan fisik terhadap barang yang diterima dari Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten.
Jumlah setiap jenis barang yang diterima telah dituliskan pada Bukti
Pengeluaran dan Penerimaan
Bukti Pengeluaran dan Penerimaan telah dibubuhi paraf dan tanggal, dan
lembar asli telah dikirimkan kembali ke Pusat/Propinsi/Kabupaten.
Jumlah setiap jenis barang yang diterima telah dicatatkan dalam formulir Kartu
Persediaan.

22

PANDUAN KERJA 3: Mengisi Kartu Persediaan

Tugas:
Dilaksanakan

Tujuan:

Mengisi Kartu Persediaan.

oleh:Petugas Gudang Pusat/Propinsi/Kabupaten, koordinator,
petugas surveilan atau staf yang bertanggung jawab untuk
menerima dan menyimpan barang yang menunjang sistem
surveilans.
Melaporkan jumlah barang yang tersedia di gudang atau ruang
penyimpanan
Mencatat transaksi barang seperti pengeluaran dan
penerimaan, kehilangan dan penyesuaian persediaan, dan
hasil penghitungan fisik.

Waktu pelaksanaan:
Setiap kali barang diterima di Propinsi/Kabupaten/Puskesmas.

Setiap kali barang dikeluarkan ke Propinsi/Kabupaten/Puskesmas .

Setiap kali Persediaan Akhir dari barang diperbarui untuk mencerminkan

kehilangan dan penyesuaian dari persediaan yang tersedia di gudang atau
tempat penyimpanan.

Setiap kali penghitungan fisik terhadap persediaan yang tersedia dilakukan.

Bahan-bahan:
CATATAN:

Kartu Persediaan yang kosong, kalkulator, dan pena.

Setiap kali barang-barang yang masuk harus memiliki Kartu
Persediaan sendiri.

23

Langkah
1.

2.

3.

4.

Tindakan
Pilih tindakan yang tepat:
BILA
Menerima atau mengeluarkan
jenis barang baru yang tidak
terdapat dalam persediaan,
atau untuk barang yang tidak
memiliki kartu persediaan. . .
Seluruh baris yang
digunakan untuk pencatatan
pada kartu persediaan telah
terisi untuk suatu jenis
barang dan diperlukan
penggunaan kartu
persediaan yang baru. . . .
Menerima atau mengeluarkan
barang yang terdapat dalam
persediaan yang memiliki
kartu persediaan. . . .
Lengkapi bagian atas Kartu
Persediaan:
Pada bagian atas Kartu
Persediaan yang tersedia,
tuliskan:
a) Nama Barang
b) Deskripsi Barang
c) Nomor Katalog
d) Unit
e) Ukuran Kemasan
Tanggal: Petugas yang
bertanggung jawab untuk
mengelola barang surveilans
harus menuliskan tanggal
transaksi atau penyesuaian
persediaan di kolom pertama.

Catatan

MAKA
Ke Langkah 2.

Ke Langkah 2.

Ke Langkah 3.

Gunakan Kartu Persediaan yang baru

Setiap kali suatu jenis barang

diterima untuk pertama kalinya.
Untuk setiap ukuran kemasan,
bentuk, yang harus memiliki Kartu
Persediaan sendiri.
Bila setiap kolom pada kartu
persediaan telah terisi.

Persediaan Awal harus merupakan

jumlah barang yang dapat digunakan
yang tersedia di gudang pada hari
terjadinya transaksi atau penyesuaian
persediaan.

Persediaan Awal: Tuliskan

jumlah persediaan barang yang
dapat digunakan di gudang
sebelum transaksi atau
penyesuaian persediaan terjadi.
Persediaan Awal harus merupakan
Tuliskan jumlahnya di kolom
jumlah yang sama dengan jumlah
Persediaan Awal.
sebelumnya Persediaan Akhir pada
Kartu Persediaan.

24

Langkah

5.

6.

7.

Tindakan

Catatan
Jumlah yang Diterima diambil dari
Bukti Pengeluaran dan Penerimaan

Jumlah yang Dikeluarkan:

Tuliskan jumlah yang
dikeluarkan dari gudang pada
tanggal tersebut di kolom
Jumlah yang Dikeluarkan.

CATATAN: Untuk seluruh barang yang

diterima di Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten, (dari
sumber manapun seperti pemasok
lokal, donor internasional), petugas
gudang harus membubuhkan paraf
pada bukti pengeluaran dan
penerimaan pemasok dan/ atau
dokumen transaksi pengiriman lainnya
setelah memeriksa dan menghitung
jumlah setiap barang yang diterima.
Untuk Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten, jumlah
yang dikeluarkan adalah jumlah
barang yang dikeluarkan untuk
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas

Kehilangan: Tuliskan jumlah

keseluruhan barang yang
hilang atau rusak pada tanggal
tersebut di kolom Hilang.

Setiap jumlah barang yang hilang atau

rusak karena daluarsa, kondisi
gudang yang tidak memadai, atau
pencurian harus dipindahkan dari
persediaan, dicatatkan sebagai jumlah
barang yang hilang pada kolom
Hilang, dan tidak disertakan pada
Persediaan Akhir.

Jumlah yang Diterima:

Tuliskan jumlah barang yang
diterima pada tanggal tersebut.

Setiap alasan yang menjadi penyebab

terjadinya Kehilangan harus dicatat
dalam kolom Keterangan.

25

Langkah

8.

Tindakan

Penyesuaian (+/-): Tuliskan

jumlah penyesuaian yang
dilakukan secara keseluruhan,
positif atau negatif, dalam
kolom Penyesuaian.

Catatan
Penyesuaian yang terjadi dapat
berupa angka positif (+) atau negatif
(-).
Penyesuaian adalah jumlah setiap
barang yang diterima atau dikeluarkan
dari persediaan fasilitas yang tidak
diterima dari Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten, yang
digunakan.
Penyesuaian juga dapat dilakukan
untuk mengoreksi kesalahan kalkulasi
atau merekonsiliasi selisih yang terjadi
antara Persediaan Akhir dan
penghitungan fisik. Alasan terjadinya
selisih harus diselidiki dan dicatat
dalam kolom Keterangan.

26

Langkah

Tindakan

Persediaan Akhir: Tuliskan

jumlah barang yang dapat
digunakan dalam persediaan di
gudang setelah transaksi atau
penyesuaian persediaan
dilengkapi.
Tuliskan jumlah tersebut dalam
kolom Persediaan Akhir.

9.

10.

Paraf: Petugas yang

berwenang untuk melengkapi
transaksi atau penyesuaian
persediaan harus
membubuhkan nama dan
parafnya pada kolom Paraf di
Kartu Persediaan

Catatan
Persediaan Akhir berubah setiap kali
ada pengeluaran, penerimaan,
kehilangan, atau pemindahan barang
dari persediaan karena alasan
daluarsa atau kerusakan.
Persediaan akhir dapat diperoleh
dengan menjumlahkan atau
mengurangi seluruh kolom yang
terdapat pada kartu persediaan, atau
dengan melakukan penghitungan fisik.
Jumlah yang diperoleh melalui
penghitungan fisik lebih akurat. Angka
persediaan akhir yang diperoleh
melalui penghitungan fisik lebih
penting daripada yang diperoleh
melalui hitungan matematis di atas
kertas. Setiap selisih yang terjadi
antara persediaan akhir matematis
dengan penghitungan fisik harus
diselidiki dan dicatat dalam kolom
Keterangan. Penghitungan fisik harus
dilakukan pada setiap akhir bulan.
Persediaan Akhir dari suatu jenis
barang dalam persediaan yang dicatat
pada lema terakhir di Kartu
Persediaan, harus dimasukkan
sebagai Persediaan Awal pada lema
pertama ketika mulai menggunakan
kartu persediaan yang baru untuk
barang tersebut.
Hal ini diperlukan untuk mevalidasi
transaksi atau penyesuaian
persediaan yang terjadi. Hal ini
merupakan langkah pemeriksaan
kualitas untuk mencegah petugas
yang tidak memiliki tanggung jawab
menuliskan pada kartu persediaan.

27

Langkah

11.

Tindakan
Keterangan: Tuliskan setiap
alasan terjadinya kehilangan
atau penyesuaian persediaan
yang tersedia, atau komentar
lainnya yang relevan.

Catatan
Kolom Keterangan digunakan untuk
mencatat:
Setiap alasan terjadinya
kehilangan atau kerusakan akibat
daluarsa, kondisi ruang
penyimpanan yang tidak memadai,
atau pencurian.
Setiap alasan terjadinya
penyesuaian persediaan yang
tersedia (hal ini termasuk
penyesuaian positif atau negatif
yang disebabkan oleh pengiriman
barang antar . ).
Pada Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten, kolom
Keterangan dapat digunakan untuk
mencatat berbagai sumber yang
berbeda dari jumlah setiap barang
yang diterima, misalnya pemasok
lokal, donor internasional.

Tugas ini telah selesai bila:

Informasi mengenai Nama Barang; Deskripsi Barang; Nomor Katalog; Unit; dan
Ukuran Kemasan telah dituliskan pada bagian atas Kartu Persediaan Tanggal
terjadinya transaksi atau penyesuaian persediaan telah dituliskan pada kolom
pertama.
Persediaan Awal dari setiap jenis barang dalam persediaan telah dipindahkan
dari Persediaan Akhir laporan sebelumnya, atau dari Persediaan Akhir kolom
terakhir pada Kartu Persediaan yang telah dilengkapi.

Jumlah yang Diterima atau Jumlah yang Dikeluarkan telah dituliskan pada
kolom yang tepat pada Kartu Persediaan.
Jumlah barang yang hilang telah dituliskan pada kolom Hilang dan penjelasan
mengenai penyebab kehilangan telah dituliskan pada kolom Keterangan.
Jumlah penyesuaian positif (+) dan/ atau negatif (-) telah dikalkulasikan dan
dituliskan pada kolom Penyesuaian.
Penghitungan fisik telah dilaksanakan dan hasilnya dituliskan pada kolom
Persediaan Akhir.
Petugas yang berwenang telah membubuhkan parafnya pada kolom Paraf untuk
melengkapi transaksi atau penyesuaian persediaan yang terjadi.

28

PANDUAN KERJA 4. A: Mencatat Persediaan Bahan

Tugas:

Mencatat konsumsi barang yang

Propinsi/Kabupaten/Puskesmas

dipergunakan

oleh

Dilaksanakan oleh:Petugas Surveilans yang bertanggung jawab untuk kegiatan

surveilans.
Tujuan:

Mencatat konsumsi barang yang

Propinsi/Kabupaten/Puskesmas.

dipergunakan

di

Waktu pelaksanaan:Setiap kali barang digunakan

Bahan-bahan:
CATATAN:

Pena, formulir Bulanan: Catatan dan Laporan Data SIML

yang masih kosong.
Catatan dan Laporan Data SIML adalah kombinasi pengambilan
data dan formulir pelaporan. Propinsi/Kabupaten/Puskesmas
menggunakan formulir ini untuk mencatat dan melaporkan
data
SIML mengenai konsumsi, kehilangan
dan
penyesuaian, serta persediaan barang SIML yang tersisa.
Bila ini adalah pertama kalinya bagi
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas
untuk
menggunakan
Catatan dan Laporan Data SIML, maka penghitungan fisik
untuk mengetahui jumlah setiap jenis barang yang termasuk
dalam persediaan yang tersedia di awal bulan harus
dilakukan.

Langka
h
1.

2.
3.
4.
5.
6.

Tindakan
Siapkan formulir Laporan:
Catatan dan Laporan Data
SIML yang kosong.

Catatan
Formulir Laporan: Catatan dan
Laporan Data SIML adalah formulir
yang digunakan untuk mencatat
jumlah barang yang digunakan setiap
minggu di
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas.

Nama Fasilitas: Tuliskan nama.

Alamat Fasilitas: Tuliskan
alaman lengkap.
Kabupaten: Tuliskan nama
Kabupaten.
Wilayah: Tuliskan nama
Wilayah.
Periode Pelaporan: Tuliskan
Bulan dan Tahun untuk
konsumsi yang dilaporkan.

29

Langka
h
7.

8.

Tindakan

Catatan

Persediaan Awal: Tuliskan

jumlah setiap jenis barang yang
digunakan yang tersedia pada
awal bulan di Kolom A.

Bila ini adalah bulan pertama dimana

Propinsi/Kabupaten/Puskesmas
melakukan pengisian: Catatan dan
Laporan Data SIML, lakukan
penghitungan fisik untuk mengetahui
jumlah setiap jenis barang persediaan
di awal bulan, dan tuliskan hasil
persediaan yang tersedia di Kolom A.
Persediaan Awal. Atau, tuliskan
Persediaan Akhir di Kolom F. dari
laporan bulan sebelumnya sebagai
Persediaan Awal di Kolom A. pada
laporan ini.

Jumlah Keseluruhan yang

Digunakan:
Mingguan:
Tuliskan jumlah setiap jenis
barang yang berasal dari
minggu tersebut dalam Kolom
C.
Pada akhir bulan:
Totalkan jumlah yang digunakan
selama bulan tersebut pada
kolom
TOTAL.

Persediaan Akhir, yang merupakan

hasil penghitungan fisik dari setiap
jenis persediaan yang tersedia pada
akhir bulan sebelumnya,
memfasilitasi angka yang sama
dengan Persediaan Awal di awal
bulan berikutnya.
Bila suatu barang digunakan pada
minggu pertama bulan tersebut,
tuliskan jumlahnya di Kolom Mg1, bila
suatu barang digunakan pada minggu
kedua bulan tersebut, tuliskan
jumlahnya di Kolom Mg2, dan
seterusnya.
Pada akhir bulan, verifikasi jumlah
setiap jenis barang yang termasuk
dalam persediaan barang dituliskan
dalam kolom Mg1, Mg2, Mg3, Mg4,
dan Mg5. Bila tidak ada bahan yang
digunakan dalam minggu tersebut,
tulis 0 (nol).

30

Tugas ini telah selesai bila:

Nama, Alamat, Kabupaten, dan Wilayah dimana rumah sakit berada telah
dilengkapi.
Bulan dan Tahun Periode Pelaporan telah dilengkapi.
Penghitungan fisik telah dilaksanakan pada awal bulan bila dianggap perlu,
dan jumlah persediaan telah dituliskan pada Persediaan Awal di Kolom A.
Jumlah yang Digunakan (konsumsi) setiap minggu telah dituliskan di kolom
mingguan.
Jumlah Keseluruhan yang Digunakan telah dikalkulasi dan dituliskan dalam
kolom TOTAL di akhir bulan.
Formulir laporan telah lengkap terisi hingga Jumlah Keseluruhan yang
Digunakan di Kolom C, sehingga siap digunakan untuk menyiapkan: Catatan
dan Laporan Data SIML Bulanan untuk bulan tersebut.

31

PANDUAN KERJA 4.B: Melengkapi Catatan dan Laporan Data SIML Bulanan
Tugas:

Melengkapi Catatan dan Laporan Data SIML Bulanan.

Dilaksanakan oleh:Petugas Surveilans yang bertanggung jawab untuk kegiatan

surveilans.
Tujuan:

Waktu

Melaporkan jumlah keseluruhan persediaan yang diterima,

jumlah keseluruhan persediaan yang digunakan, persediaan
yang hilang dan disesuaikan dan persediaan yang ada di
rumah sakit pada setiap akhir bulan.
pelaksanaan:Laporan harus dilengkapi dan diserahkan kepada
Koordinator Surveilans di masing masing fasilitas
( Propinsi/Kabupaten/Puskesmas ) pada tanggal 5 setiap
bulannya untuk bulan terlapor.

Bahan-bahan:

Pena, kalkulator, dan formulir Catatan dan Laporan Data

SIML Bulanan untuk mencatat konsumsi dari bulan yang
sedang dilaporkan.

CATATAN:

Catatan dan Laporan Data SIML Bulanan adalah kombinasi

pengambilan
data
dan
formulir
pelaporan.
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas dapat
menggunakan
formulir ini untuk mencatat dan melaporkan data SIML
mengenai konsumsi, kehilangan dan penyesuaian, dan
persediaan bahan pengambilan SIML yang tersedia.
Penghitungan fisik untuk setiap jenis barang harus
dilaksanakan setiap bulannya.

Langkah
Tindakan
1.
Siapkan formulir: Catatan dan
Laporan Data SIML yang
kosong.
2.

Persediaan Awal: Pastikan

bahwa Persediaan Awal
dituliskan di Kolom A. di awal
bulan. Bila tidak, tuliskan
Persediaan Akhir di Kolom F.
untuk bulan yang lalu sebagai
Persediaan Awal di Kolom A.

Catatan
Formulir Catatan dan Laporan Data
SIML adalah formulir yang digunakan
untuk mencatat jumlah barang yang
digunakan setiap minggu di
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas
Persediaan Awal di Kolom A. adalah
angka yang sama dengan yang
tertera pada Persediaan Akhir di
Kolom F. dari laporan bulan
sebelumnya.

32

Langkah
Tindakan
3.
Jumlah yang Diterima:
Tuliskan jumlah keseluruhan
setiap jenis barang yang
diterima selama bulan tersebut
di Kolom B.

4.

5.

Jumlah Keseluruhan yang

Digunakan: Tuliskan jumlah
keseluruhan setiap jenis barang
yang digunakan selama bulan
tersebut pada kolom TOTAL.

Hilang: Tuliskan jumlah

keseluruhan setiap jenis barang
yang hilang selama bulan
tersebut pada Kolom D.

Catatan
Lihat salinan Bukti Pengeluaran dan
Penerimaan yang harus diarsipkan di
Propinsi/jKabupaten/Puskesmas
setiap kali menerima barang
persediaan dari Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten.
Bila Propinsi/Kabupaten/Puskesmas
menerima barang lebih dari satu kali
selama bulan tersebut, jumlah
keseluruhan dari setiap jenis barang
yang diterima harus ditambahkan dari
kolom Jumlah yang Diterima di
Bukti Pengeluaran dan Penerimaan.
Verifikasi jumlah setiap jenis barang
yang termasuk dalam persediaan
barang telah dituliskan dalam kolom
Mg1, Mg2, Mg3, Mg4, dan Mg5. Bila
tidak ada bahan yang digunakan
dalam minggu tersebut, tulis 0 (nol).
Jumlahan total setiap jenis barang
yang digunakan pada setiap minggu
dan tuliskan hasilnya di kolom
TOTAL.
Hilang adalah jumlah barang yang
hilang karena daluarsa, kondisi ruang
penyimpanan yang tidak memadai
(misalnya, suhu ruangan
penyimpanan yang tidak sesuai
prosedur), kerusakan, atau
pencurian.
Tuliskan alasan kehilangan di bagian
Keterangan pada bagian pada bawah
laporan.

33

Langkah
Tindakan
6.
Penyesuaian (+/-): Tuliskan
jumlah persediaan penyesuaian
positif atau negatif yang ada
selama bulan tersebut di Kolom
E.

Catatan
Penyesuaian dapat berupa angka
positif (+) atau negatif (-). Bila
terdapat lebih dari satu penyesuaian
untuk jenis barang yang sama pada
bulan tersebut, tambahkan atau
kurangi penyesuaian individu untuk
mengkalkulasi jumlah persediaan
penyesuaian.
Contoh:
Masker
+10 ditambahkan karena adanya
kiriman persediaan dari
Propinsi/Kabupaten
- 3 dikurangi karena adanya
selisih dalam penghitungan fisik
= Total Penyesuaian +7 vial
Jumlah barang di
propinsi/Kabupaten/Puskesmas yang
bukan diterima dari Gudang
Pusat/Propinsi/Kabupaten harus
dicatat sebagai penyesuaian positif.
(misalnya, kiriman barang yang
diterima dari tempat lain / Donor )
Jumlah barang yang dipindahkan dari
persediaan selain untuk digunakan
dalam kasus, atau bukan karena
hilang, harus dicatat sebagai
penyesuaian negatif (misalnya
kiriman barang ke tempat lain)
Penyesuaian yang positif atau negatif
juga dapat dilakukan untuk
merekonsiliasi selisih antara
persediaan akhir yang diperoleh
secara matematis dengan yang
diperoleh melalui penghitungan fisik.
Tuliskan alasan terjadinya
penyesuaian dalam bagian
Keterangan.

34

Langkah
Tindakan
7.
Persediaan Akhir: Hitung
persediaan akhir dengan
menjumlahkan atau mengurangi
angka yang terdapat dalam
Kolom A. hingga E., dan tuliskan
hasilnya pada Kolom F. untuk
setiap jenis bahan pengambilan
spesimen SARI yang tersedia.

Catatan
Rumus untuk menghitung Persediaan
Akhir di Kolom F. adalah:
( A + B C ) D +/- E = F
(Persediaan Awal + Jumlah yang
Diterima Jumlah Keseluruhan yang
Digunakan) - Hilang +/- Penyesuaian
= Persediaan Akhir
Contoh:
Bila Persediaan Awal Masker adalah
100 , 50 diterima pada bulan
tersebut, 70 digunakan selama bulan
tersebut, 5 rusak, dan 20 dikirimkan
ke tempat lain, maka kalkulasi
Persediaan Akhir adalah:
(100 + 50 70) 5 - 20 = 55

8.
9.

Lakukan penghitungan fisik

persediaan barang yang
tersedia pada akhir bulan.
Bandingkan hasil penghitungan
fisik dengan hasil Persediaan
Akhir secara matematis untuk
setiap jenis barang. Bila
jumlahnya sama, tuliskan dalam
Persediaan Akhir di Kolom F.
BILA:

Persediaan Akhir adalah jumlah

aktual dari persediaan setiap jenis
barang yang tersedia di akhir bulan.

MAKA:

35

Langkah
Tindakan
Bila hasil Penghitungan Fisik dan hasil
Persediaan Akhir secara matematis tidak
sama untuk suatu jenis barang (selisih
dapat bernilai positif (+) atau negatif (-).

Catatan
Periksa data yang dimasukkan ke
dalam setiap kolom dan ulangi
penghitungan matematis untuk
mengetahui apakah ada kesalahan
dalam penghitungan.
Masukkan hasil penghitungan fisik
sebagai persediaan akhir di Kolom
F. dan tuliskan selisihnya (positif
atau negatif) di kolom Penyesuaian
sehingga hasil persediaan akhir
secara matematis sama dengan
hasil penghitungan fisik.

Contoh:
Bila hasil penghitungan fisik adalah 52
, maka artinya 3 lebih sedikit dari
persediaan akhir yang berjumlah 55.
Setelah menyelidiki alasan terjadinya
selisih, maka lakukan penyesuaian
terhadap persediaan akhir dengan
memasukkan - 3 di kolom
Penyesuaian sehingga persediaan
akhir sekarang bernilai 52.
Tuliskan alasan terjadinya
penyesuaian di bagian Keterangan.
10.

11.

12.

Keterangan: Tuliskan jumlah

selisih yang terjadi antara hasil
penghitungan fisik dan hasil
penghitungan Persediaan Akhir
secara matematis (positif atau
negatif) dan alasan mengapa
terjadinya Penyesuaian di
bagian Keterangan.
Laporan disiapkan oleh:
Petugas yang melengkapi
laporan harus membubuhkan
nama, jabatan, paraf, dan
tanggal pengisian laporan.
Mengetahui: Petugas yang
mengotorisasi laporan harus
membubuhkan nama, jabatan,
paraf, dan tanggal laporan
tersebut diotorisasi.

Bagian Keterangan dapat digunakan

untuk melaporkan informasi
tambahan atau komentar mengenai
pengelolaan barang program.

36

Langkah
Tindakan
13.
Penyerahan laporan:
Serahkan laporan yang telah
diotorisasi ke Koordinator pada
tanggal 5 setiap bulannya untuk
bulan yang dilaporkan. simpan
satu lembar salinannya untuk
diarsipkan.
14.
Pindahkan Persediaan Akhir di
Kolom F. ke Persediaan Awal di
Kolom A. formulir Catatan dan
Laporan Data SIML untuk bulan
berikutnya.

Catatan
Propinsi/Kabupaten/Puskesmas yang
membuat laporan secara elektronis
harus mengirimkan laporannya
melalui email ke Koordinator
.
Contoh:
Bila pada Persediaan Akhir di Kolom
F. terdapat 52 pada akhir bulan
Oktober, maka 52 menjadi
Persediaan Awal di Kolom A.:
Catatan dan Laporan Data SIML
untuk bulan November.

Tugas ini telah selesai bila:

Nama, Alamat, Kabupaten, dan Wilayah telah dilengkapi.
Bulan dan Tahun Periode Pelaporan telah dilengkapi.
Kolom A. hingga F. telah dilengkapi, termasuk Kehilangan atau Penyesuaian
persediaan yang tersedia.
Penghitungan fisik telah dilakukan terhadap barang pada akhir bulan.
Alasan terjadinya Kehilangan atau Penyesuaian, selisih antara hasil
penghitungan fisik dan hasil Persediaan Akhir yang diperoleh secara
matematis, dan informasi tambahan atau komentar lainnya telah dituliskan di
bagian Keterangan.
Laporan telah dibubuhi paraf oleh petugas yang mengisi laporan dan
petugas yang mengotorisasi laporan.
Catatan dan Laporan Data SIML yang terisi lengkap, dibubuhi paraf, dan
diotorisasi telah dikirim ke Koordinator EWARS
Persediaan Akhir di Kolom F. telah dituliskan sebagai Persediaan Awal di
Kolom A. Catatan dan Laporan Data SIML Bulanan untuk bulan berikutnya.

37

LAMPIRAN
a. Formulir Bukti Pengiriman dan Penerimaan
b. Kartu Persediaan/Stok
c. Laporan Bulanan

38

Sistem Surveilans
BUKTI PENGELUARAN DAN PENERIMAAN
No. Bukti Pengeluaran
________________________________
Dikeluarkan ke:
________________________________________
Tanggal Pengeluaran:
____________________________________
Nomor
Katalog

Nama Barang

Unit

Ukuran
Tanggal
Kemasan Kadaluarsa

Jumlah Jumlah
yang
yang Keterangan
Dikeluarkan Diterima

Dikeluarkan oleh:

Paraf:

Tanggal:

Diterima oleh:

Paraf:

Tanggal:

39

Sistem Surveilans
KARTU PERSEDIAAN
Nama Barang
:
Deskripsi Barang
:
Nomor Katalog
:
Unit
:
Ukuran Kemasan
:
Persediaan
Tanggal
Awal

Jumlah
Jumlah
Penyesuaian Persediaan
yang
yang
Hilang
Paraf Keterangan
(+/-)
Akhir
Diterima Dikeluarkan

40

41