KANTOR MAYA

NOVI PUJI LESTARI,SE,MM

MODEL UMUM

MODEL UMUM (2)

GAMBARAN UMUM

Otomatisasi berawal dari lingkungan pabrik yang

kemudian berkembang ke lingkungan perkantoran yang
dikenal dengan Office Automation.
Awalnya, Office Automation dimaksudkan untuk
membantu pekerja sekretariat dan administratif (clerical),
tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi
formal dan informasi dengan orang-orang didalam dan
diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional
sebagai pemakai.
Semua pemakai Office Automation ini menggunakannya
untuk meningkatkan produktifitas mereka.

PENGERTIAN

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja"

yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat
menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan
bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha.
Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan
perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.
Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual
memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari
lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer
seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

LATAR BELAKANG

Dengan semakin majunya teknologi komputer,

mengecilnya ukuran fisik komputer dan
ketersediaan sarana komunikasi bergerak
(mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi
internet konsep OA berkembang menjadi
Virtual Office atau Kantor Maya.
Kantor Maya muncul karena perkembangan
teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang
untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya
telepon selular semakin diperlukan.

LATAR BELAKANG

Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk

melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, ecommerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya
sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor
Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di
manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik.
Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di
internet menyediakan jasa kantor maya.

TUJUAN

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi

kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang
salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor
secara fisik.

Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang

signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang
kantor tradisional.

LANJUTAN..

Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi

perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu
pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan
produktifitas kerja.
Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan
persahaan dapat datang ke kantor secara cepat yang sebetulnya,
kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual
yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

INFRASTRUKTUR

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan

infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang
(redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi
karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual.
Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan
tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi
dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi
perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih
sering dipandang dari segi teknis integrasinya.

INFRASTRUKTUR

Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas

tiga jenis aplikasi berikut :
Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah
tabel, pengolah slide presentasi.
Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voicemail, telefon, fax, address book, dll.
Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen
proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi
konferensi dll.

PERKEMBANGAN

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun

1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di
Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika
Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan
layanan Kantor Virtual, memudahkan individu untuk
mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur
otomasi perkantoran.
Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan
dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat
kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan
menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

LAYANAN KANTOR VIRTUAL

Layanan Komunikasi
Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual
bekerja menggunakan teknologi Telepon Integrasi dengan
perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis
tradisional.
Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan
sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, yang jarang bertemu
atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat
untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar
permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual
menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.

LAYANAN KANTOR VIRTUAL

Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara

elektronik.
Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk
memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat
digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan
karyawan lain atau relasi.
Layanan Ruang
Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk
digunakan sebagai alamat bisnis.
Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk
menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
Resepsionis Tenaga Resepsionis sebagai wakil untuk
menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai
dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk
melakukan pertemuan atau rapat.

LAYANAN KANTOR VIRTUAL

Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan

internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat
lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu
dan dapur.
Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual
adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual
hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli
peralatan mahal.

PENGGUNA UMUM VIRTUAL OFFICE

Home Industri barang/ jasa

Akuntan
Pengacara
Hukum perusahaan
Toko online
Dokter / Terapis
Bisnis konsultan
Mediator
Kamar Dagang
Real Estate
Broker saham / perencana keuangan
Koleksi lembaga

KEUNTUNGAN

1. Pengurangan biaya fasilitas

2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Empat keuntungan yang pertama adalah yang diterima
perusahaan, yang kelima adalah keuntungan seorang pegawai yang
tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik.

KERUGIAN

1. Rasa tidak memiliki

2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga
Semua kerugian adalah kerugian pegawai. agar implementasi
office automation berhasil, perusahaan harus memperhatikan
faktor-faktor tersebut.

Strategi Kantor Maya

Sediakan sumberdaya komputer
Sediakan akses ke sumberdaya komputer
Sediakan perlengkapan non komputer
Sediakan fasilitas forwarding telepon
Gunakan konferensi telepon
Jadwalkan pertemuan rutin
Lakukan rutinitas kerja

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak

tugas-tugas yang diperlukan umtuk menyiapkan dokumen yang diketik
atau dicetak.
Surat Elektronik (Electronic Mail E-Mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

Konferensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu
hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis
dengan tujuan melaksanakan konferensi
Konferensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konferensi yang tersebar secara geografis
Terdapat 3 konfigurasi konferensi video :
Video satu arah dan audio satu arah
Video satu arah dan audio dua arah
Video dan audio dua arah

LANJUTAN

Konferensi Video Desktop :

Peralatan video dan audio ditempelkan pada tiap workstation dalam
jaringan, memungkinkan komunikasi gambar dan suara dua arah.
Konferensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota
dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu
topik tertentu

Teleconferencing : mencakup tiga bentuk konferensi elektronik

audio video, dan komputer.
Transmisi Faksimili
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca gambaran
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat
salinannya di ujung yang lain.

Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi
narasi dan grafik yang tersimpan

LANJUTAN..

Pencitraan (imaging)
Penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character
recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm
menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan
sekunder
Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter

KESIMPULAN

Pada dasarnya kantor maya adalah kantor yang tak kasat mata,
tetapi di dalamnya terdapat berbagai kegiatan sebagaimana
perkantoran berbentuk fisik. Meski tak berwujud, karyawan tetap
bisa melakukan tugas kesehariannya tanpa harus nongkrong
seharian di kantor.

Manajer pun bisa melakukan koordinasi dan komunikasi (briefing

atau meeting) dengan para karyawannya yang tersebar di berbagai
tempat. Semuanya tentu dengan memanfaatkan dunia maya atau
internet sebagai medianya.

KESIMPULAN

Untuk membuat kantor maya sendiri di rumah memang tak banyak

yang dibutuhkan. Syaratnya, Anda hanya perlu terhubungan dalam
komunikasi elektronik. Sementara untuk mekanisme kerjanya cukup
dengan:
1.Menyediakan komputer dan perlengkapan non-komputer.
2.Menyediakan jaringan internet untuk memudahkan akses
informasi.
3.Menggunakan konferensi telepon atau video untuk kemudahan
komunikasi.
4.Menjadwalkan pertemuan rutin.
5. Melakukan rutinitas kerja seperti biasa.