(334)
PERENCANAAN DAN PEREKRUTAN SDM
Karyawan sebagai sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting
bagi perusahaan. Mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang
diharapkan merupakan kunci utama bagi kesuksesan bisnis perusahaan.
Manajemen Perekrutan (Recruitment management) adalah salah satu proses dalam
Administrasi Personalia (Personnel Administration) pada departemen Human
Resource Development (HRD) yang mendukung para pengambil keputusan dalam
menentukan sumber daya manusia yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja.
Perencanaan personel adalah suatu proses menentukan posisi apa yang harus
diisi dalam perusahaan, dan bagaimana cara untuk mengisinya. Perencanaan
personel mencakup semua posisi yang harus diisi di masa depan, dari tugas
pemeliharaan hingga CEO.
Perencanaan pekerjaan adalah bagian integral dari strategi perusahaan dan
proses perencanaan SDM. Manajemen harus membuat rencana pekerjaan dengan
asumsi dasar mesa depan. Memprediksi dapat menjadi dasar dari pemikiran ini.
Hal yang perlu di prediksikan adalah kebutuhan personel, Pasokan tenaga kerja
dari dalam, dan pasokan tenaga kerja dari luar.
Analisis Rasio
Adalah teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf masa depan
dengan menggunakan rasio di antara (1) factor penyebab misalnya, volume
penjualan dan (2) jumlah karyawan yang dibutuhkan. Seperti analisis tren, analisis
rasio mengasumsikan bahwa produktivitas kurang lebih akan sama. Bila
produktivitas penjualan akan meningkat atau menurun, rasio penjualan untuk para
penjual akan berubah lalu, prediksi berdasarkan rasio historis kamudian tidak
akurat lagi.
Masalah Privasi
Beberapa alasan telah membuat makin pentingnya pengamanan data dalam
bank data personel perusahaan. Tidaklah mudah untuk mengimbangkan hak
hukun pengusaha untuk membuat informasi yang dibutuhkan di dalam perusahaan
dengan hak privasi karyawan.
Makin banyak pelamar yang anda dapatkan, menjadi makin selektif dalam
memperkerjakan. Bila hanya ada dua kandidat yang melamar untuk dua
lowongan, Anda hanya memiliki sedikit pilihan selain memperkerjakan mereka.
Perekrutan adalah hal yang lebih kompleks dari apa yang dipikirkan oleh seorang
manajer. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan penempatan iklan atau memanggil
agen pekerjaan. Pertama, upaya perekrutan harus sesuai dengan rencana strategis
perusahaan. Kedua, beberapa metode perekrutan lebih baik dari yang lain,
bargantung pada jenis pekerjaan yang Anda rekrut dan yang menjadi sumber
Anda. Ketiga, keberhasilan rekrutmen bergantung pada luasan area masalah dan
kebijakan nonrekrutmen SDM.
Apa yang harus diukur dan bagaimana mengukurnya. Berkaitan dengan apa
yang harus diukur, jawaban yang mudah adalah, Berapa banyak pelamar yang
dapat dihasilkan dari setiap sumber perekrutan? Iklan di internet mungkin
menghasilkan lebih banyak daripada iklan di Koran Minggu, jadi paling tidak kita
harus menilai berbagai sumber yang berbeda berdasarkan pada berapa jumlah
pelamar yang dihasilkan. Pada praktiknya, lebih banyak adalah tidak selalu berarti
lebih baik. Pengusaha harus manarik pelamar yang berkualitas, tidak hanya
sekedar pelamar. Satu iklan internet mungkin dapat menghasilkan ribuan pelamar,
banyak yang berasal dari jauh yang tidak memungkinkan mereka jadi calon
karyawan yang dapat bekerja dengan baik. Bahkan dengan pra penyaringan yang
terkomputerisasi dan software penelusuran, tetap ada biaya dalam pengelolaan
kumpulan pelamar. Semakin besar kelompok pelamar,samakin banyak pelamar
yang harus dihubungi dan diseleksi, meningkatkan biaya dan makin potensial
memperlama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong. Lebih
jauh lagi, lebih banyak pelamar tidak berarti lebih selektif. Dengan 20.000
pelamar dibandingkan 10.000 pelamar. Dalam beberapa hal, biaya pemprosesan
ekstra pelamar lebih besar dari keuntungan untuk dapat lebih selektif. Manajer
harus menilai tidak hanya jumlah pelamar yang dapat dihasilkan oleh setiap
sumber, tapi juga kualitaspelamar.
Mengisi posisi yang lowong dengan kandidat dari dalam memiliki banyak
keuntungan. Pertama, sebenarnya tidak ada pengganti untuk mengetahui kekuatan
dan kelemahan seorang kandidat. Oleh karena itu, sering lebih aman untuk
mempromosikan karyawan dari dalam, karena tidak dapat memiliki pandangan
yang lebih akurat tentang keterampilan seorang dari luar. Kandidat dari dalam
juga mungkin lebih berkomitmen kepada perusahaan. Kandidat dari dalam juga
membutuhkan lebih sedikit orientasi dan pelatihan daripada kandidat dari luar.
Meski demikian, memperkerjakan kandidat dari dalam juga memiliki kekurangan.
Karyawan yang melamar untuk pekerjaan dan tidak mendapatkannya mungkin
menjadi tidak puas. Banyak pengusaha meminta manajer untuk memberi tahu
lowongan pekerjaan dan mewawancarai semua kandidat dari dalam.
Perencanaan Penggantian
Meramalkan ketersediaan kandidat eksekutif dari dalam adalah sangat
penting dalam perencanaan penggantian-proses memastikan pasokan pengganti
yang cocok untuk pekerjaan senior atau pekerjaan kunci pada saat ini dan masa
depan. Perencanaan penggantian biasanya melibatkan tiga taha: mengindentifikasi
dan menganalisis pekerjaan kunci, menciptakan dan menilai calon karyawan, dan
menyeleksi karyawan yang akan mengisi posisi kunci tersebut.
2. SUMBER KANDIDAT DARI LUAR
Periklanan
Semua orang telah mengenal iklan pekerjaan, dan kebanyakan orang akan
merespon kepada satu atau lebih iklan popular. Agar berhasil dalam menggunakan
iklan lowongan, pengusaha harus menekankan masalah media periklanan dan
konstruksi dari iklan tersebut.
Media
Seleksi dari media terbaik-misal Koran local, wall street journal, TV, atau
Internet- tergantung pada posisi yang ingin direkrut oleh perusahaan. Untuk
karyawan khusus, perusahaan dapat memasang iklan dalam jurnal perdagangan
dan jurnal professional. Teknologi dapat memungkinkan perusahaan untuk lebih
kreatif dalam hal bagaimana cara memasang iklan bagi pelamar pekerjaan.
Membuat Iklan
Pembuat iklan berpengalaman akan membuat iklan dengan menggunakan
bimbingan empat-poin yang di sebut AIDA (attention / perhatian, interest /
minat, desirel / keinginan, action / tindakan) untuk membangun iklan. Perusahaan
harus membuat iklan yang menarik perhatian agar pembaca tidak melewatkan
atau mengabaikan nya. Iklan harus bisa mengembangkan minat dalam pekerjaan
itu, bisa dengan menggunakan kalimat seperti anda akan berkembang untuk
pekerjaan yang menantang atau aspek lain dari pekerjaan seperti lokasi.
Mendorong keinginan dapat dilakukan dengan menonjolkan factor minat pada
pekerjaan melalui kata-kata (bepergian/tantangan). Akhirnya, pastikan iklan
tersebut ditambahkan pernyataan telepon hari ini atau kirimkan resume anda
agar memicu tindakan dari pembaca.
Efektifitas Iklan Pekerjaan
Perusahaan harus mencoba untuk menciptakan kesan positif tentang
perusahaan nyamelalui pemasangan iklan pekerjaan, Web site, dan alat lain.
Membangun reputasi dari mulut kemulut juga sangat penting, para sarjana
sebagian besar sangat bergantung pada informasi tentang sebuah perusahaan dari
orang lain.
Agen-Agen Pekerjaan
1. Agensi Publik dan Nonprofit
Setiap negara bagian memiliki agen pelayanan pekerjaan yang dijalankan
oleh publik dan negara bagian. The National Job Bank yang para konselor berada
dalam satu negara bagian mampu memberi tahu para pelamar tentang pekerjaan
yang tersedia bukan hanya di wilayah itu saja, tetapi di wilayah lain juga.
Sebagian orang tidak tertarik untuk kembali bekerja sehingga pengusaha dapat
mendapatkan pelamar yang jumlahnya hanya sedikit atau tidak ada sama sekali.
Agen pekerjaan lain merupakan organisasi nonprofit. Kebanyakan lingkungan
profesional dan teknis, memiliki unit-unit untuk membantu anggotanya
mendapatkan pekerjaan. Banyak agen kesejahteraan publik berusaha untuk
menempatkan orang yang berada dalam kategori khusus, seperti yang cacat secara
fisik atau merupakan veteran perang.
2. Agensi Swasta
Agensi pekerjaan swasta adalah sumber penting personel klerikal, kerah-
putih, dan manajerial. Berikut adalah alasan mengapa beralih kepada agensi:
1. Perusahaan tidak memiliki departemen SDM sendiri dan tidak mampu
melakukan perekrutan dan penyaringan.
2. Perusahaan di masa lalu mengalami kesulitan untuk menarik pelamar yang
memenuhi syarat.
3. Harus mengisi lowongan tertentu dengan cepat.
4. Dirasakan ada kebutuhan untuk menarik sejumlah pelamar minoritas atau
wanita.
5. Ingin merekrut orang-orang yang saat ini telah bekerja, yang mungkin merasa
lebih nyaman behadapan dengan agensi dari pada dengan perusahaan.
6. Ingin memotong waktu yang diberikan untuk wawancara.
Pengujian dan penyaringan yang tidak tepat oleh agen pekerjaan dapat
menghalangi pelamar yang potensial untuk berhasil masuk sebagai pelamar.
Untuk membantu menghindari permasalahan demikian, para ahli menyarankan hal
berikut:
1. Berikan gambaran pekerjaan yang akurat dan lengkap kepada agen.
2. Ujian, aplikasi kosong, dan wawancara harus merupakan bagian dari proses
seleksi dari agen.
3. Secara periodik meninjau data calon karyawan yang diterima atau ditolak
oleh perusahaan, dan oleh agensi itu. Periksalah efektivitas dan keadilan
proses penyaringan oleh agen.
4. Seleksilah agen tersebut. Bicaralah dengan manajer atau orang-orang SDM
lain untuk mengetahui agen mana yang paling efektif dalam mengisi berbagai
posisi yang diperlukan. Tinjaulah melalui internet dan beberapa iklan khusus
terbitan koran minggu lalu untuk menemukan agen yang menangani posisi
yang di inginkan.
Perekrutan Eksekutif
Perekrut eksekutif adalah agensi pekerjaan khusus yang dipertahankan oleh
pengusaha untuk mencari bakat manajemen puncak untuk klien mereka. Dua tren
yang sekarang berlaku yakni teknologi dan spesialisasi mengubah bisnis pencarian
eksekuitf. Kebanyakan perusahaan perekrutan membuat database terkomputerisasi
yang berhubungan dengan internet. Perekrut eksekutif juga menjadi lebih spesifik,
dan perekrutan besar-besaran mendorong tumbuhnya bisnis baru yang memiliki
sasaran spesifik dalam fungsi atau industrinya. Dalam memilih perekrut,
pedomannya adalah:
1. Pastikan perusahaan itu mampu melakukan pencarian yang menyeluruh.
2. Bertemu langsung orang yang akan menangani pekerjaan.
3. Tanyakan berapa biaya yang diminta oleh perusahaan pencari.
Jasa Perekrutan Berdasarkan Permintaan (ODRS)
Jasa perekrutan berdasarkan permintaan adalah jasa yang memberikan
perekrutan khusus jangka pendek untuk mendukung proyek tertentu tanpa biaya
tetap seperti perusahaan pencarian tradisional. Perusahaan ODRS dibayar
berdasarkan jam kerja, bukan perorang yang dipekerjakan.
Kunjungan Lokasi
Umumnya, pengusaha mengundang calon karyawan terbaik datang ke kantor
atau pabrik pengusaha untuk kunjungan ke lokasi, ada beberapa cara untuk
membuat kunjungan ini dapat memberikan hasil. Dengan hati-hati rencanakan
wawancara dan tepati jadwal. Ganguan harus dihindari, berikan calon karyawan
tersebut perhatian yang tidak terbagi dari setiap orang yang ia wawancarai.
Kerja Praktik (Internship)
Banyak mahasiswa perguruan tinggi mendapatkan pekerjaan mereka melalui
kerja praktik atau magang. Kerja praktik dapat menjadi situasi yang sama-sama
menguntungkan, baik bagi mahasiswa maupun pengusaha. Bagi mahasiswa, ini
dapat berarti mampu mengasah keterampilan bisnis, memeriksa, pengusaha
potensial, dan belajar lebih banyak tentang kesukaan mereka saat tiba saatnya
untuk memilih karier.
Pelacakan Pelamar
Iklan berbasis Web sering menghasilkan sangat banyak pelamar, jadi hampir
seluruh perusahaan memasang sistem pelacakan pelamar untuk mendukung upaya
perekrutan on line dan off line mereka. Sistem pelacakan yang terkenal membantu
pengusaha memonitor pelamar.