KESEKRETARIATA

N DAN
KEARSIPAN

Created By : ANDRI

DASAR HUKUM
1.UU No. 7 Thn 1971
2.PP No. 34 Thn 1979
3.Permen Diknas No. 42 Thn 2006
4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006
5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006
6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004

PERSURATAN
Pengertian :
Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Fungsi Surat :
1. Wakil dari pengirim/penulis
2. Alat pengingat
3. Pedoman kerja
4. Bukti tertulis hitam di atas putih
Syarat-syarat surat yang baik :
1. Sistematis susunan isi surat
2. Singkat, tidak bertele-tele
3. Jelas
4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)

KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT

1.

Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang

menerima surat masuk atau mengirim surat keluar

2.

Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan

yang terdapat pada surat

3.

Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk

untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya

4.

Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan

isi surat

5.

Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan

arsip

PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :

a. Surat biasa
b. Surat penting dan
c. Surat rahasia
Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat
penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan
untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan
tertutup
Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :
1. Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah
sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran
pekerjaan
2. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut
3. Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit
pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti

Pada umumnya setiap surat masuk dan surat keluar dilakukan

dengan Sistem Satu Pintu, Mekanisme Pengendalian Suratsurat Masuk dan Keluar untuk setiap jenis surat adalah
sebagai berikut :
a. Surat Rahasia
- Setiap Surat Masuk yang digolongkan Rahasia dicatat pada
lembar Pengantar Rahasia
- Surat yang digolongkan Rahasia dibuatkan lembar disposisi
kemudian Surat yang digolongkan Rahasia biasanya diberikan
langsung kepada Pimpinan tanpa membuka amplop terlebih
dahulu.
- Jika surat tersebut memerlukan tindak lanjut maka surat
tersebut diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan lalu
dimintakan paraf dan tanggal terima pada lembar pengantar
Rahasia tadi.
- Setiap disposisi yang memerlukan tindak lanjut, selalu

b. Surat biasa /penting yang masuk

- Setiap surat masuk yang digolongkan sebagai surat
biasa/penting dibuka dari amplop kemudian distempel tanggal
dan jam penerimaan serta diparaf pada bagian belakang surat
kemudian diteliti apakah termasuk surat biasa atau penting,
pada surat biasa maka pencatatan suratnya dicatat pada
lembar pengantar surat biasa sedangkan pada surat yang
digolongkan surat penting maka pencatatanya dicatat pada
kartu kendali.
- Pengisian kolom isi ringkas pada kartu kendali berdasarkan isi
surat (bukan berdasarkan Hal), setiap surat penting / biasa
yang harus ditindaklanjuti dibuatkan lembar disposisi.
- Kemudian surat diserahkan kepada petugas kembali untuk
dilanjutkan ke Pejabat yangditujuk sesuai dengan disposisi
tersebut untuk ditindak lanjuti. Lembar pengantar surat biasa
dan lembar kartu kendali kemudian di paraf dan dicantumkan
tangga terimanya. Copy pengantar surat biasa atau kartu

c. Surat biasa / Penting yang keluar

dari unit pengolah
- Setiap surat Keluar yang digolongkan
Penting dicatat pada Kartu Kendali.
- Setiap surat Keluar yang digolongkan
Biasa dicatat pada Lembar Pengantar
Surat Biasa.
- Setiap pengisian kolom isi ringkas
pada Kartu Kendali untuk surat keluar
berdasarkan isi surat (bukan
berdasarkan hal).

BENTUK BENTUK
SURAT

BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK

STYLE)
BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.)
BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED
STYLE)
BENTUK PARAGRAF GANTUNG
(HANGING PARAGRAF)

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KOP SURAT

Kepala Surat
Pembuka Surat
Alamat dalam
Salam pembuka

Isi Surat
Salam penutup

Penutup Surat

KOP SURAT

Kepala Surat
Pembuka Surat
Alamat dalam
Salam pembuka

Isi Surat
Salam penutup

Penutup Surat

KOP SURAT

Kepala Surat
Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat
Salam penutup

Penutup Surat

BENTUK SURAT RESMI

( KEPMENPAN 71/1993 )

( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

Kepala Surat
Tanggal Surat
Nomor Surat
Lampiran
Sifat
Hal/ Perihal
Alamat Dalam
Salam Pembuka
Isi Surat
Salam Penutup
Penutup Surat
Initial/Tanda
tangan
Tembusan

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Copyright @ BABANG UTOMO. Allright reserved.

JENIS SURAT :

1.

Surat Dinas;

2.

Nota Dinas;

3.

Memo;

4.

Surat Pengantar;

5.

Surat Keputusan;

6.

Surat Edaran;

JENIS SURAT :
8.

Surat Undangan;

9.

Surat Tugas;

10.

Surat Kuasa;

11.

Surat Pengumuman;

12.

Surat Pernyataan;

13.

Surat Keterangan;

14.

Berita Acara.

1.

Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting

berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan
pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.

2.

Bagian-bagian dari surat dinas :

a. kepala surat dinas;
b. pembuka surat dinas;
c. isi surat dinas; dan
d. penutup surat dinas.

Frase pembuka sebuah surat resmi

:

Dengan ini kami beritahukan bahwa.

Bersama ini kami kirimkan ..
Dalam rangka
Diberitahukan dengan hormat
Menyusul surat kami tanggal..
Membahas surat Anda no.. perihal..
Sehubungan dengan
Sehubungan dengan surat saudara
tanggal
Menunjuk surat pemberitahuan dari..
bahwa. maka..

Dalam kalimat pembuka ada

beberapa uangkapan yang
dianjurkan untuk dipakai, antara
lain :

Sesuai dengan surat perjajian.

Seperti Saudara ketahui
Berikut ini kami sampaikan..
Sehubungan dengan hasil rapat.
Kami sangat bergembira atas
kepercayaan Saudara..

NOTA DINAS
1.

Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang

pokok-pokok persoalan

2.

Sifatnya minta penjelasan dan keputusan

3.

Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau

dari

bawahan

kepada

atasan

perguruan tinggi yang bersangkutan.

dalam

lingkungan

Kalimat Penutup yang

baik :

Atas perhatian dan bantuan

Saudara kami sampaikan terima
kasih
Kami mengharap bantuan Saudara
Kami menunggu kabar dari
Saudara
Besar harapan kami akan

Nota Dinas

MEMORANDUM (MEMO)

1. Isinya sama dengan nota dinas

2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan
kepada bawahan
3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan
atau diketik.

SURAT EDARAN

Surat

yang

digunakan

untuk

pemberitahuan

tertulis

ditujukan kepada pejabat tertentu

Tidak memuat kebijakan pokok

Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan

yang telah ada

SURAT TUGAS
1.

Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari

pejabat

yang

berwenang

kepada

seseorang

untuk

melaksanakan suatu kegiatan.

2.

Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom

atau tabel.

3.

Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :

a. kepala surat tugas;
b. pembuka surat tugas;
c. isi surat tugas; dan
d. penutup surat tugas.

SURAT UNDANGAN
1.

Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada

seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan.

2.

Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau

kartu.

SURAT KETERANGAN
1.

Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan

mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

2.

Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai

berikut :
a. kepala surat keterangan;
b. pembuka surat keterangan;
c. isi surat keterangan; dan
d. penutup surat keterangan.

SURAT PENGANTAR

Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu

Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar

formulir

Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku

ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat
dinas

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

a. a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang
mendantangani
surat
mendelegasikan
penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;
b. u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa
menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada
pejabat setingkat dibawahnya;
c. a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang
menandatangani surat memberikan kuasa kepada
bawahannya;

Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang

d. plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang
menadantangani surat berhalangan untuk waktu
tertentu
karena
tugas
dinas,
menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat setingkat
dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di
tempat;
e. wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum
ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas,
untuk sementara penandatanganan surat dilakukan
oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;
f.

u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang

atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan
atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan
langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

KEARSIPAN

Asas Pengelolaan Arsip

(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan
Depdiknas)

Kombinasi
Desentralisasi
dan
Sentralisasi

SENTRALISASI

Bidang kebijakan, standar dan

pedoman, serta pengelolaan
arsip inaktif yang memiliki
jangka simpan 5 (lima) tahun
atau lebih dilaksanakan oleh
Unit Kearsipan

DESENTRALISASI

bidang pengurusan naskah

dinas, pengelolaan arsip aktif
dan inaktif yang memiliki
jangka simpan kurang dari 5
(lima) tahun dilaksanakan oleh
masing-masing unit kerja

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ASAS

KOMBINSI

1.
2.

3.
4.

KEUNTUNGAN
Adanya
keseragaman sistem
Kesalahan filing dan
arsip yang hilang
dapat dikurangi
Duplikasi arsip
dapat dikurangi
Kemudahan dalam
pembuatan JRA

KERUGIAN
Kesulitan dalam
menggabungkan
atau mengumpulkan
arsip yang
mempunyai
keterkaitan

JENIS ARSIP YANG AKAN

DIKELOLA

PENGERTIAN ISTILAH

PENGERTIAN ARSIP

Dalam UU No. 7 Tahun 1971

tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan
Pasal 1
Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan
Arsip ialah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan Swasta dan/atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)]

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi, digunakan secara langsung di dlm
perenc, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan & pemerintah
ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4)
Arsip dinamis yang frekuensi- penggunaannya untukpenyelenggaraan administrasi sudah menurun,
frekuensinya sdh jauh menurun

SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Sistem Masalah
2. Sistem Abjad/Angka
3. Sistem Tanggal
4. Sistem Wilayah
**
Penyimpanan
berdasarkan
masalah,
arsip
dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus
terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.

**
Penataan/penyimpanan
berdasarkan
abjad,
penyimpanan yang disusun berdasarkan abjad (abjad
nama orang, nama badan, nama tempat dan nama
organisasi
**
Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal,
arsip disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera
pada setiap arsip
**
Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor,
arsip disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka
**
Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan wilayah,
penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang
dapat dilakukan menurut daerah.

POLA KLASIFIKASI
Daftar pengelompokan arsip berdasarkan permasa-lahan /
pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan
sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi
organisasi. Kegunaannya:
1. Pedoman baku untuk penataan arsip yg didasarkan
pada sistem pemberkasan subyek.
2. Sarana pengendalian & akan membantu dalam mempercepat penemuan kembali arsip.
3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama akan
mengelompok ke dalam satu berkas.
4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.

Contoh Skema Klasifikasi Arsip

Kode Abjad

Kode Nomor

Kode Alpha Numerik

KP. Kepegawaian
KP.a. Pengadaan
pegawai
KP.b. Pembinaan
pegawai
KP.c. Administrasi
pegawai
KP.c.a.Cuti
KP.c.b.Identitas
Pegawai

01. Kepagawaian
KP. Kepagawaian
01.01. Pengadaan
KP.01. Pengadaan
pegawai
pegawai
01.02. Pembinaan
KP.02. Pembinaan
karir pegawai
karir pegawai
KP.03. Administrasi
01.03. Administrasi
pegawai
pegawai
03.01. a.Cuti
01.03.01. Cuti
03.01. b. Iden01.03.02. Identitas
titas
pegawai
pegawai

INDEKS

INDEKS
SUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS
FUNGSI :
MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN
BERKAS LAINNYA
MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN
ARSIP

PENATAAN ARSIP
Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan
informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu
balik arsip, dimulai dari kegiatan identifikasi
sampai dengan penyusunan Daftar Pertelaan
Arsip (Sementara)
Tujuan
1.

Menyatukan informasi arsip;

2.

Mengamankan informasi dan fisik arsip;

3.

Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.

PROSEDUR PENATAAN ARSIP

a. Meneliti arsip yang akan disimpan
b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar
c. Meneliti lampiran
d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas
e. Menyusun arsip

Penataan Arsip Aktif

PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan
arsip, dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
c. Menyerahkan arsip statis ke Unit Kearsipan

Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal

Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan
dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan

Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg

benar2 bernilai guna
Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
Menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban institusi

PEMELIHARAAN ARSIP
1. Tempat

penyimpanan

memenuhi

kearsipan ANRI)
2. Peralatan
3. Memperbaiki arsip yang rusak
4. Mengatur temperatur

syarat

(standar

Otomasi Sistem Kearsipan

Menggunakan sistem otomasi
berbasis komputer untuk mengelola
kearsipan agar memudahkan sistem
penyimpanan dan temu balik arsip

Contoh Aplikasi Otomasi

Kearsipan

Program SIPATI dari ANRI

DAS (Dokumentasi Arsip Surat)
Modifikasi Winisis
Modifikasi CMS Joomla
dll