MONITORING & PENGENDALIAN

PROYEK

Dr. Ir. Erizal, MAgr.

PENGANTAR
y Ketika jjadwal kerja
j telah dipublikasi
p
dan

proyek mulai berjalan, perhatian harus

pada kemajuan
j
progress
p
g
difokuskan p
y Hal diatas membutuhkan monitoring
tentang
te
ta g apa ya
yang
g te
terjadi,
jad , pe
perkembangan
e ba ga
pencapaian jadwal dan revisi rencana
dan jad
da
jadwal
a jjika
a d
dibutuhkan
bu u a aga
agar p
proyek
oye
dapat terlaksana sesuai target

Monitoring
y Monitoring adalah kegiatan mengamati/meninjau

kembali mempelajari secara terus menerus atau berkala

dan kegiatan mengawasi, yang dilakukan oleh pengelola
proyek di setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan, untuk
memastikan bahwa p
pengadaan
g
dan p
penggunaan
gg
input,
p
jadwal kerja, hasil yg ditargetkan dan tindakan lainnya
yang diperlukan berjalan sesuai rencana
y Monitoring berfokus pada
y
y
y
y

Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan

Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada
Perbaikan/koreksi masalah
P b i imbalan
Pemberian
i b l pencapaian
i tujuan
t j

y Sumber data pada umumnya merupakan dokumen

internal seperti: laporan bulanan / triwulanan, catatan

kerja dan perjalanan,
perjalanan catatan pelatihan,
pelatihan notulen rapat
dan sebagainya.

TUJUAN MONITORING
1.
2.
3.

4.
5.

mengkaji apakah kegiatankegiatan yangdilaksanakan

telah
l h sesuaii dengan
d
rencana
mengidentifikasi masalah yangtimbul agarlangsung
dapat diatasi
melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen
yangdigunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan
proyek.
proyek
mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk
memperoleh ukuran kemajuan,
menyesuaikan
ik kegiatan
k i t dengan
d
li k
lingkungan
yangberubah,
b b h
tanpa menyimpang dari tujuan.

MANFAAT MONITORING
MANFAATMONITORING
Bagi pihak Penanggung Jawab Program:
1
1.
Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi.
supervisi
2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas)kinerja
3. Untuk meyakinkan pihakpihak yangberkepentingan
4. Membantu penentuan langkah
langkahlangkah
langkah yangberkaitan
yang berkaitan dengan
kegiatan proyek selanjutnya.
5. Sebagai dasar untuk melakukan monitoringdan evaluasi selanjutnya.
Bagi pihak Pengelola Proyek,yaitu :
1. Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yangsingkat
2. Mengetahui kekurangankekurangan yangperlu diperbaiki dan
menjaga kinerja yangsudah baik.
3. Sebagai dasar (informasi)yangpenting untuk melakukan evaluasi
proyek

TIPE DAN JENIS MONITORING

TIPEDANJENISMONITORING
1. Aspek masukan (input)proyek antara lainmencakup :

ttenaga manusia,dana,bahan,peralatan,jamkerja,
i d
b h
l t j
k j
data,kebijakan,manajemen dsb.yangdibutuhkan
untuk melaksanakan kegiatan proyek.
2. Aspek proses /aktivitas yaitu aspek dari proyek yang
mencerminkan suatu proses kegiatan,seperti
penelitian,pelatihan,proses
p
,p
,p
produksi,pemberian
p
,p
bantuan dsb.
3. Aspek keluaran (output),yaitu aspek proyek yang
mencakup hasil dari proses yangterutama
yang terutama berkaitan
dengan kuantitas (jumlah)

FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB

y Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa

target tercapai tergantung pada monitoring secara reguler,

mengetahui apa yg terjadi,
terjadi dan menghitung pencapaian kerja
berdasarkan target
Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi
aktual maka dibutuhkan perencanaan ulang untuk membawa
proyek kembali ke target atau target harus direvisi
Pada p
pelaksanaannya,
y , manajer
j harus menghindari
g
4 hal yyakni
: delay pada tanggal target, ketidakseusaian kualitas,
fungsionalitas yg tidak mencukupi, biaya jika melebihi target
Tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan tercapainya
target proyek adalah tergantung pada peran dari Project
Steering Commitee atau Project Board.
T
Tanggung
j
jawab
b sehari-hari
h i h i ada
d pada
d project
j t manajer
j dan
d
untuk lingkup yg lebih kecil ada pada Team Leader

FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB (2)

( )
y Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informal
y Team Leader yg efektif atau project manager akan

berinteraksi dengan anggota tim dan berdiskusi mengenai

permasalahan-permasalahan yang ada, dan pelaporan
secara informal terhadap perkembangan proyek harus
dikombinasikan dengan pelaporan secara formal sesuai
prosedur
y Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yang
dikumpulkan pada interval waktu yang reguler atau waktu
yang spesifik.
spesifik
y Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secara
reguler atau sesuai even yg spesifik

MENGUMPULKAN DATA
y Manajer harus mem-breakdown aktivitas yang

panjang ke dalam tugas-tugas yang dapat

dikontrol pada durasi waktu satu atau dua
minggu.
minggu
y Hal yang penting adalah mendapatkan informasi
tentang
g aktivitas yyang
g telah diselesaikan dan
berapa
banyak
pekerjaan
yang
belum
diselesaikan.
y Jika ada produk yang berseri,
berseri penyelesaian
secara parsial dari aktivitas lebih mudah
diperkirakan.
p

MEMVISUALKAN PROGRESS
y Jika mengkoleksi data tentang progress proyek,
proyek

manajer
membutuhkan
cara
untuk
mempresentasikan
p
data dan implikasinya.
p
y Ada
beberapa metode untuk mempresentasikan data,
yaitu Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart, Timeline

Gantt Chart
Gantt Chart merupakan gambaran dari macam-macam bagan yang
mempunyai fungsi untuk:
y Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu.
y Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan.
y Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan.
pekerjaan

MONITORING BIAYA
Monitoring

pengeluaran adalah komponen

penting dari kontrol proyek.
pro ek Hal ini menunjukkan
men nj kkan
indikasi penyelesaian proyek.
Sebuah p
proyek
y
mungkin
g
tepat
p
waktu tetapi
p
karena lebih banyak uang yang dibelanjakan
daripada yg dianggarkan
Cost
Chart menjadi berguna jika kita
menambahkan perhitungan proyeksi biaya
dengan menambahkan estimasi biaya dari
pekerjaan yang tidak selesai pada biaya yang
telah dikeluarkan

KESIMPULAN
y Perencanaan harus disertai dengan monitoring
y

y
y

y
y

pelaksanaan rencana
Aktivitas yang terlalu panjang harus dibagi-bagi
menjadi sub-aktivitas untuk memudahkan
pengontrolan
Idealnya, progress harus diukur berdasarkan delivery
produk-produk dari proyek yang ada
Progress harus ditunjukkan secara visual melalui
Chart untuk memudahkan mengkomunikasikan
informasi secara efektif
Biaya harus dimonitor dengan baik
Proyek yang tertunda harus dibawa kembali ke
jalurnya dengan memperpendek waktu aktivitas pada
jalur kritis atau melonggarkan batasan-batasan
batasan batasan