PENGAWAS (SUPERVISOR)
Elita Dewi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
Hubungan Manajemen Perkantoran dengan Pengawas (Supervisor)
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis bentuk
organisasi baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya, seperti organisasi
yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan organisasi-organisasi nirlaba.
Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut, diperlukan manajer dalam jumlah
besar dengan berbagai kemampuan memimpin, pengetahuan dan keterampilan.
Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai usaha dilakukan
secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai manajer yang efektif.
Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan dan mengembangkan teori
manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin mampu menjalani proses
manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan produktifitas yang semakin tinggi.
Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para praktisi
menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius karena
efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur dengan
kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut.
Manajer harus mampu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu
pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya manusia
menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer memerlukan
pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua kegiatan perkantoran
di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah memimpin aktivitasaktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja dibawahnya.
Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tertentu
kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap ada padanya.
Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana dengan Supervisi
kantor.
A. Pengertian Manajemen Perkantoran.
Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai " Kekuatan yang tidak berwujud, yang
merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan,
mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan
mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan".
Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat mekanistik.
Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan besar.
Hal tersebut primer timbul karena aspek dinamis elemen-elemen yang di daya gunakan
dan karena bidang-bidang di mana dapat dan sedang di gunakan.
Tetapi, di belakaangnya terdapat kemampuan manajer efektif untuk :
1. membuat keputusan-keputusan;
2. memimpin pihak lain;
3. menjalankan injenuitas;
Manajemen perkantoran mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat keputusankeputusan.
Penilaian mengenai sesuatu situasi atau kondisi, yang kemudian di ikuti oleh pengetahuan
mengenai apa yang harus di lakukan, merupakan intisari pekerjaan seseorang manajer.
Keputusan-keputusan harus di dasarkan atas fakta-fakta yang cukup banyak jumlahnya
dan sering kali fakta-fakta demikian sulit di peroleh. Kepemimpinan sangat penting
dalam bidang manajemen dan boleh di katakan bahwa tidak ada subtitut yang
memuaskan baginya.
Akhirnya perlu di kemukakan bahwa anggota-anggota manajemen harus mampu
melaksanakan injenuitas. Hingga tingkat tertentu, semua kemajuan manajerial tergantung
pada penciptaan serta pengembangan ide-ide berhasil.
Kebanyakan perbaikan-perbaikan di mulai berupa ide-ide misalnya cara lebih baik untuk
melaksanakan sesuatu tugas kantor, pengaturan kembali data kertas agar perhitungan
lebih mudah. Tetapi tidak terlepas dari itu semua manajer sangat berperan aktif dalam
memilih semua ide-ide dari bawahan untuk dilaksanakan dalam membuat kebijakan
dalam organisasi.
B. Hubungan Supervisor dalam Manajemen Perkantoran.
Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas Sepervisi
perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar pekerjaan pada
kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien dan dengan biaya
sepantasnya.
Banyak di antara problem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor berhubungan
dengan masalah-masalah supervisi.
Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap politik, setiap
keputusan harus meresap "kebawah" melalui tingkat supervisi. Efektivitas kebanyakan
tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor.
a. Status Pihak Pengawas (Supervvisor)
Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk
mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil. Misalnya
KESIMPULAN
1. Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan
oleh orang lain.
2. Pengelolaan kantor menyangkut aspek sumber daya non manusia dan aspek sumber
daya manusia, aspek sumber daya non manusia terdiri dari pengelolaan gedung dan
pengelolaan pekerjaan ketatausahaan.
3. Pengawas (supervisor) menjalankan sebahagian tanggung jawab dari top manajer
(pendelegasian wewenang dari pimpinan)
4. Peranan pengawas sangat penting dalam perencanaan dan proses kegiatan perusahaan
agar tercapai tujuan yang ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Adi Warsidi Drs., Administrasi Perkantoran, Universitas Terbuka, Jakarta 1986.
Manullang, M., Manajemen Personalia, Aksara Baru, Jakarta, 1974.
Sondang P. Siagian, Prof. DR. MP A., Fungsi-Fungsi Manajerial, Bumi Aksara, Jakarta
1992
Silalahi, N.B., Bennet, Perencanaan Pembinaan Tenaga Kerja Perusahaan, Pustaka
Binama Pressindo, Jakarta 1983
Winardi, Prof. DR SE., Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Mandar Maju,
Bandung 1990.