Aplikasi Sistem Informasi Bisnis Terintegrasi (ERP, SCM, dan CRM)

Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Disusun Oleh:
Masita Indinia

145020300111003

Nurul Azizah

145020300111019

Riska Novitasari

145020300111048

Maya Auliani

145020301111021

Iin Mutmainnah

145020301111023

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2015

Aplikasi Sistem Informasi Bisnis Terintegrasi (ERP, SCM, dan CRM)

Sistem terintegrasi merupakan sistem informasi yang melibatkan berbagai unit
fungsional di dalam perusahaan maupun hubungan perusahaan dengan pihak luar seperti
pelanggan dan pemasok. Dalam konteks sistem informasi, sistem terintegrasi (integrated
system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem
komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem
terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan
menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.
Sistem terintegrasi merupakan tantangan menarik dalam software development karena
pengembangannya harus terus mengacu pada konsistensi sistem, agar sub-sub sistem yang
sudah ada dan tetap dimanfaatkan secara operasional masih tetap berfungsi sebagaimana
mestinya baik ketika proses mengintegrasikan sistem maupun setelah terintegrasi.
A. Aplikasi Sistem Informasi Terintegrasi
I.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Enterprise Resources Planning (ERP) adalah merupakan aplikasi terpadu yang
memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengelolaan
sumberdaya perusahaan yaitu : Keuangan, Sumberdaya Manusia, Logistik.
Ketiga sumberdaya tersebut akan membentuk sistem informasi back office
bagi perusahaan dalam rangka mendukung kegiatan bisnis utama dengan
memanfaatkan basis data yang terintegrasi sehingga hanya dibutuhkan satu kali
input data untuk setiap transaksi dan akan berpengaruh dengan fungsi lain didalam
modul sistem informasi.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud
adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical
database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan
berkomunikasi.

Sistem ERP di bagi menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Front Office (di luar kantor).
Customer (pelanggan)
Yang di maksud di sini adalah konsumen. Sudah pasti perusahaan-perusahaan
di dirikan bertujuan untuk komersil. Dalam mencari laba sudah pasti
perusahaan tersebut harus memproduksi barang dan jasa untuk mencari
konsumen dan bersaing di pasar. Fungsi customer di sini adalah untuk

mengoptimalkan tujuan produksi.

Sales & Distribution (pemasaran & pendistribusian)
Sales dan distribution termasuk dalam system ERP bagian Front Office karena
fungsinya yaitu memasarkan dan mendistribusikan barang dan jasa hasil
produksi. Bagian ini adalah bagian yang terjun langsung ke lapangan dan yang
merencanakan penambahan cabang pemasaran. Biasanya bagian ini harus
mempunyai database tersendiri karena berhubungan dengan stock barang
keluar, berapa unit yang di kirim ke bagian pemasaran, dan perencanaan
pemasaran. Data base tersebut yang nantinya akan di kumpulkan lagi di central

database yang ada di bagian dalam kantor.

Service Application (layanan konsumen)
Yang di maksud di sini adalah semacam customer service yang melayani
konsumen. Jadi selain perusahaan menawarkan produknya ke konsumen,
biasanya perusahaan juga mengadakan fungsi layanan konsumen yang
bertujuan untuk menjaga kepercayaan konsumen terhadap suatu produk.

Bagian ini mempunyai database sendiri yang berisi saran & kritik untuk lebih
mengembangkan mutu dari sebuah perusahaan.
2. Central Office & Database
Disinilah tempat seluruh data di kumpulkan. Dari beberapa database sub-fungsi
kemudian di kumpulkan lagi untuk kemudian di olah menjadi sebuah informasi.
Bagian ini di olah oleh Human resource management. Human resource
management sendiri berfungsi mengatur dan merencanakan yang berkaitan dengan
sumber daya manusia. Selain itu Human resource management juga berfungsi
untuk menginput data kemudian mengolahnya menjadi sebuah informasi
(coorporate report).
3. Back Office
Fungsi Financial (keuangan)
Fungsi Financial adalah yang mengatur keuangan perusahaan. Bagian ini
meliputi perencanaan pembelian bahan baku produksi, upah SDM, hingga
perawatan manufacture. Sudah pasti fungsi ini haru memiliki database sendiri
karena berkaitan dengan data yang bertipe accounting.
Tujuan sistem ERP
mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada
dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

Menghasilkan informasi yang real-time

Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Keuntungan penggunaan ERP :

Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi

peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk

perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda

Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman Pengetahuan adalah pengetahuan
tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan
lancar Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses
seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa
pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi
kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa
menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak
dibekali dengan pemahaman yg cukup.
Kerugian ERP antara lain :

II.

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
SCM (Supply Chain Management)
Suplly Chain Management (SCM) adalah Sebuah rangkaian atau jaringan
perusahaan-perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan
menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini
terbentangdari penambang bahan mentah (di bagian hulu) sampai retailer / toko
(pada bagian hilir).

Dalam proses di atas terdapat tiga aliran yang terjadi,yaitu :

1. Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui
rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan
pembuangan.
2. Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status
pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material
mentah.
3. Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal
pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman.

Tujuan utama dari SCM

1.
2.
3.
4.
5.

Penyerahan / pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen.

Mengurangi biaya.
Meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan.
Mengurangi waktu.
Memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi

Manfaat Supply Chain Management

1. Kepuasaan pelanggan
Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas proses
produksi setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Untuk menjadikankonsumen
setia, maka terlebih dahulu konsumen harus puas dengan pelayananyang disampaikan
oleh perusahaan.
2. Meningkatkan profit

Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berartiakan turut
pula meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk- produk yang dihasilkan
perusahaan tidak akan terbuang percuma karenadiminati konsumen.
3. Menurunkan cost
Pengintegrasian aliran produk dari perusahaan kepada konsumen akhir berarti pula
mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.
III.

CRM (Customer Relationship Management)

CRM adalah Suatu solusi terpadu yang melibatkan pengelolaan sumberdaya
organisasi meliputi manajemen para pelanggan dengan memanfaatkan basis data
yang terintegrasi dan bertujuan untuk menjamin terpenuhinya tingkat kebutuhan
pelanggan akan barang dan jasa serta meningkatkan kualitas hubungan antara
organisasi dengan pelanggan

Operasional CRM
Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling
bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu tak lain
adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service. Setiap interkasi dengan kostumer
akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika memang dibutuhkan data
ini akan bisa diolah kembali untuk kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang

diperoleh dari kontak history kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan berbagai
macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu ke waktu tanpa harus menjelaskan
pada para officer komplain apa saja yang telah mereka hadapi terdahulu.

Yang perlu diperhatikan dalam CRM

CRM adalah sebuah sistem yang berbasis akan database kostumer, informasi dari kostumer
akan dengan segera diekstrak demi kepentingan perusahaan. Dalam proses pengumpulan data
sebagai bagian dari solusi CRM, sebuah perusahaan harus mengingat bahwa privasi costumer
dan kemanan data harus menjadi prioritas utama. Beberapa penerap CRM yang baik malah
tidak memperbolehkan data kostumernya di-share atau diakses oleh pihak ketiga. Dalam hal
ini mereka telah melakukan hal yang benar. Yaitu perlindungan terhadap data dan privasi
kostumer.

Teknologi pendukung CRM

Costumer Database
Yang menjadi point penting dari sistem ini tak lain dan tak bukan adalah database dari
kostumer. Informasi yang diperoleh dari konsumen baik berupa interaksi dengan
perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat berharga, termasuk juga informasi
yang diperoleh dari order kostumer, informasi tentang support yang diberikan, request
kostumer, complain, interview dan survey yang telah diberikan. Bagi sistem CRM
semua hal itu adalah input yang sangat berharga bagi perusahaan.

Costumer Intelligence
Costumer intelligence adalah sebuah upaya untuk mengkotak-kotakkan kostumer
sesuai dengan needs dan kebutuhannya masing-masing. Tentu saja hal ini bisa
dilakukan dengan bantuan software atau manual manusia. Setelah ia dikotak-kotakkan
kita akan dengan mudah memasukkan kostumer itu kedalam permainan strategi bisnis
perusahaan. Contohnya adalah pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan
kostumer tak potensial. Ini akan memudahkan kita untuk mengetahui apakah
kostumer itu cukup puas atau tidak.

Costumer Capacity and Competency Development

Tujuan utama dari teknologi pendukung ini adalah continous improvement yang
memungkinkan perusahaan berada sedikit lebih dekat dengan apa yang dimaui oleh
kostumer. Sistem yang kompleks memang dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi
bukan hanya itu saja, praktek langsung jauh lebih powerful untuk mencapai level
kepuasan pelanggan yang diinginkan, kombinasi sempurna dari manusia dan
teknologi akan menghasilkansalah satu core competencies yang memungkinkan
perusahaan terus berada di depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan dalam memilih
tools, teknologi, dan praktek langsung akan kemudian ditiru oleh perusahaan yang
lain ketika kombinasi itu terbukti sukses. Hal ini akan menyebabkan perusahaan kita
menjadi market leader dalam CRM. Tentu saja market leader tak kan dapat
dipertahankan lama bila tak ada perubahan dinamis didalam perusahaan yang
disesuaikan dengan pergerakan keinginan kostumer.

Operasional CRM
Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling
bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu tak
lain adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service. Setiap interkasi dengan
kostumer akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika memang
dibutuhkan data ini akan bisa diolah kembali untuk kepentingan perusahaan. Salah
satu kelebihan yang diperoleh dari kontak history kostumer adalah kostumer dapat
berinteraksi dengan berbagai macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu
ke waktu tanpa harus menjelaskan pada para officer komplain apa saja yang telah
mereka hadapi terdahulu.

Tujuan dan manfaat penerapan ketiga aplikasi bisnis tersebut adalah

Meningkatkan kualitas produk dan layanan

Mempercepat dan mengefektifkan proses bisnis perusahaan

Meningkatkan pemahaman atas kebutuhan konsumen sehingga dapat diperoleh

gambaran profil konsumen secara umum agar dapat ditentukan sasaran yang menjadi
prioritas dalam pengembangan infrastruktur jaringan dan jenis layanan yang diberikan

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumberdaya yang dimiliki

oleh perusahaan sehingga diharapkan akan dapat meningkatkan kinerja manajemen
secara menyeluruh.

Meningkatkan produktifitas dan kualitas SDM.

Keuntungan Penggunaan CRM

Keuntungan dari penggunaan CRM adalah servis yang lebih cepat, mengurangi harga,
memperbesar keuntungan, mempunyai rasa memiliki, meningkatkan koordinasi tim, tingkat
kepuasan pelanggan menjadi lebih tinggi, meningkatkan loyalitas pelanggan. (Widjaja, 2000)