BAB I

PENDAHULUAN

Phoenix Properti merupakan suatu usaha yang bergerak dibidang jasa sebagai perantara
dari pihak penjual ke pihak pembeli. Mulai dari menjual rumah, membeli rumah, dan menyewa
rumah. Usaha ini didirikan sejak Mei tahun 2009 dan sekarang telah mempunyai klien sekitar
160 klien karena perusahaan ini menerima sekitar 20 klien per bulannya. Besarnya minat
masyarakat terhadap organisasi tidak lepas dari kemampuan pihak manajemen yang berusaha
membangun brand image yang baik di masyarakat serta kemampuan untuk meningkatkan kinerja
yang tinggi terhadap para marketing terutama dalam hal berbicara dengan klien.
Berdasarkan informasi jumlah klien yang terdaftar di Phoenix Properti, menggambarkan
bahwa pangsa pasar Phoenix Properti cukup besar. Jumlah ini tentu saja jauh lebih lumayan
dibanding dengan organisasi sejenis yang baru berdiri hampir 1 tahun. Akan tetapi permasalahan
utama dari organisasi ini tidak terletak pada pangsa pasar yang dapat diraihnya, melainkan lebih
pada ketiadaannya SOP (Standard Operational Procedure) secara tertulis dan terinci yang
seharusnya menjadi landasan bagi setiap organisasi. Sampai saat ini, Institut Pembangunan
masih menjalankan aktivitas operasionalnya menurut kebiasaan semata yang hanya berlandaskan
pada job description yang dibuat secara sederhana. Tidak adanya SOP inilah yang menyebabkan
tidak adanya pemisahan tugas yang jelas untuk masing-masing pegawai, sehingga banyak
pegawai yang dapat melakukan perangkapan tugas. Selain itu penggunaan database dalam
organisasi ini masih belum bisa memberikan fasilitas yang maksimal bagi penggunanya.
Penyebabnya karena database yang digunakan masih terlalu minim.
Penyusunan SOP yang terinci, lengkap serta tertulis dapat diterapkan pada organisasi ini.
Memang saat ini tidak ada masalah dengan operasional Institut Pembangunan meskipun hanya
dijalankan berdasarkan kebiasaan yang ada. Akan tetapi, alangkah lebih baiknya jika operasional
suatu organisasi yang sehat dijalankan berdasarkan atas prosedur yang sistematis dan tertulis.
Pembuatan desain database juga dapat diterapkan oleh lembaga ini, agar manfaat dari
penggunaan database lebih maksimal, dan efisien.
 BAB II
LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Profil Organisasi

Nama Organisasi : Phoenix Properti
Jual, Beli, Sewa Properti
Alamat Organisasi : Jl.Raya Darmo Permai I no.50, Surabaya
No. Telepon : (031) 70777782, 085736145888
No. Fax : (031) 70777782
Jenis Industri : Properti
Jumlah Karyawan : 18 Orang
Jumlah Klien : Sekitar 160 klien

2.2 Sejarah Organisasi

Organisasi ini didirikan pada bulan Mei 2009 oleh Bapak Sunaryadi dengan klien
pertama adalah saudaranya sendiri dan tetangga dekat rumah. Phoenix Properti mempunyai
jumlah karyawan 5 orang yang terdiri dari 1 orang manajer, 2 orang marketing, 1 orang
administrasi, dan 1 orang office boy. Hal ini sejalan dengan latar belakang pendidikan Bapak
Sunaryadi sebagai seorang lulusan Sarjana Teknik Sipil di ITS sehingga dalam menjalankan
usaha ini beliau sudah mengerti hal-hal mengenai properti. Tampaknya usaha beliau
membuahkan hasil yang lumayan, hal ini terlihat dengan bertambahnya jumlah klien yang
mendaftar rata-rata 10 klien per bulan. Seiring dengan berjalannya waktu, pada bulan Agustus
2009 Phoenix Properti mulai memperluas akses pelanggan dan menambah karyawan menjadi 12
orang yang terdiri dari 1 orang manajer, 8 orang marketing, 2 orang administrasi, dan 1 orang
office boy.
Pada awal februari 2010 semakin banyak klien yang harus ditangani dan membuat para
marketing kebinggungan. Maka bulan februari akhir Bapak Sunaryo menambah jumlah
karyawannya menjadi 18 orang yang terdiri dari 1 orang manajer, 13 orang marketing, 2 orang
administrasi, dan 2 orang office boy. Dengan bertambahnya karyawan beliau berharap dapat
memberikan kepuasan bagi para kliennya dan berusaha memperluas akses pelanggan. Pada tahun
depan kantor Phoenix Properti ini berencana akan pindah ketempat yang lebih luas. Untuk ke
depannya Phoenix Properti berharap dapat memperluas jaringan dan Trade Area (menjangkau
daerah-daerah lain).

2.3 Visi dan Misi

VISI
Memberikan solusi terbaik dan keuntungan bersama bagi klien, marketing, dan member
broker (pemilik) yang punya usaha.
.
MISI
Menggali kreatifitas dalam menerapkan strategi pemasaran dari tiap anggota Phoenix
Properti menjadi fokus utama kami demi kepuasan klien.

2.4 Struktur Organisasi

Manajer
• Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi pengembangan
organisasi.
• Mengawasi dan melakukan pengaturan kerja bawahan langsung.
• Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan per departemen sesuai anggaran-anggaran
yang sudah disetujui.

Marketing
• Mencari pangsa pasar yang dapat dituju.
• Me-lobby klien, menemani klien ke notaris sampai penyerahan kunci-kunci rumah.
• Pihak yang meng-otorisasi surat ikatan.

Administrasi
• Menyiapkan surat ikatan, surat-surat yang berkaitan dengan pajak.
• Bertindak sebagai pihak ketiga dalam penanda tanganan di notaris (tidak selalu).
• Memegang keuangan kantor.

Office Boy
• Membersihkan kantor.
• Sebagai pengantar surat-surat ke klien.
• Menempel spanduk sebagai tanda bahwa rumah tersebut dijual.

2.5 Produk
Produk yang dimiliki oleh Phoenix Properti adalah: Menjual, Membeli, dan Sewa
properti.

2.6 Konsumen
 Konsumen Phoenix Properti adalah dari berbagai kalangan mulai dari orang dewasa
sampai orang tua yang sudah lanjut usia.

2.7 Pasar
Melalui beberapa pengalaman tahun kemarin maka dapat disimpulkan rata-rata pangsa
pasar dari Phoenix Properti adalah kalangan menengah keatas seperti: pasangan muda yang
baru saja menikah dengan tujuan mencari tempat tinggal, orang tua yang sudah lanjut usia
dengan tujuan untuk tempat peristirahatan, dan pengusaha-pengusaha kaya lainnya. Akan
tetapi, tidak menutup kemungkinan ada konsumen dari kalangan lain yang tertarik.

2.8 Sistem Informasi

Phoenix Properti sudah menggunakan software seperti Microsoft Word 2007 dan
Microsoft Office Excel untuk membantu mereka dalam pembuatan laporan keuangan,
mambuat surat ikatan jual-beli, exclusive listing, surat pajak, dan perhitungan komisi untuk
para marketing.
 BAB III
PROJECT CHARTER

3.1 Nama Proyek

”Perancangan Database Penjualan dan SOP pada Phoenix Properti di Surabaya”.

3.2 Deskripsi Proyek

Proyek ini disusun berdasarkan permasalahan yang ada didalam perusahaan maupun
peluang yang dapat diraih oleh Phoenix Properti. Berdasarkan pengamatan dari hasil survei
yang telah kami lakukan dan teori-teori yang mendukung, masalah utama dari organisasi ini
yaitu:
a. Desain database yang tidak dapat digunakan secara optimal.
b. Tidak adanya SOP yang menjadi standar dasar bagi penyelenggaraan kegiatan operasional
setiap organisasi. Akibatnya, ada beberapa karyawan pada bagian tertentu yang
mempunyai tugas yang tidak jelas sehingga terjadi perangkapan tugas. Hal ini dapat
menjadi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.

3.3 Tujuan Proyek

a. Pembuatan desain database yang jelas sehingga pemanfaatan database lebih optimal dan
mudah dipahami.
b. Menyusun SOP bagi Phoenix Properti di Surabaya agar terdapat standar yang jelas
mengenai tujuan, susunan organisasi, tanggung jawab, wewenang serta prosedur
pelaksanaan kegiatan operasional. Penyusunan SOP ini bertujuan untuk menciptakan
sistem pengendalian intern yang baik sehingga memperkecil peluang terjadinya kesalahan
dan kecurangan.
3.4 Problem Statement

PROBLEM STATEMENT
Perancangan Database
Penjualan dan SOP pada MANAJER Ristra
PROYEK :
Phoenix Properti di PROYEK : Ika Intan
Surabaya.
Ristra
Ika Intan
Disusun Oleh : Ristra Ika Intan CS Group Diperbarui Oleh :
CS
Group
Diperbarui 9 Maret
Disusun Tanggal : 4 Maret 2010
Tanggal : 2010

Masalah/
Ranking Opini
Opportunity
SOP ini dapat menjadi standar
Penyusunan SOP 2 acuan bagi setiap kegiatan
operasional.
Agar dapat menghasilkan
desain yang lebih sederhana,
Pembuatan desain database 1 memuat data yang diperlukan
saja sehingga penggunaannya
optimal.
Agar dapat menjangkau klien
Melakukan jual, beli, sewa properti
3 dari berbagai kota serta dapat
secara online
meningkatkan daya saing.
Agar fasilitas yang tersedia
dapat menunjang kegiatan di
Perluasan kantor dan menambah
4 Phoenix Properti sehingga
ruangan
karyawan dapat loyal dalam
berkerja.

3.5 Ruang Lingkup

Proyek ini hanya bertujuan untuk mengatasi permasalahan pembagian tugas, wewenang
serta tanggung jawab beberapa karyawan yang tidak jelas pada Phoenix Properti dengan
penyusunan desain SOP berdasarkan perancangan database yang akan kelompok kami buat.
Selain itu proyek ini juga bertujuan untuk merancangkan desain database penjualan yang
meliputi database pelanggan, database properti, dan database marketing yang semuanya ini
mengarah ke transaksi penjualan.
 Alasan kami untuk memilih hal ini karena Phoenix Properti merupakan suatu organisasi
di mana operasi utamanya berkaitan dengan pelanggan (klien), sehingga bagian ini menjadi
bagian yang utama dalam kegiatan Phoenix Properti selanjutnya.

3.6 Batasan Bisnis

a. Desain database yang dirancang harus terjamin reliability-nya berdasarkan kondisi yang
ada sehingga dapat menangani jumlah data yang banyak.
b. SOP yang akan dibuat harus disusun berdasarkan penyusunan yang sistematis, baku, serta
dapat dipahami oleh orang awam. Selain itu, SOP ini juga harus dapat memberikan
panduan yang jelas mengenai tanggung jawab, wewenang, aliran kegiatan operasional
serta sistem pengendalian yang baik.

3.7 Batasan Teknologi

Database yang didesain dalam Phoenix Properti ini disusun dengan menggunakan
program Microsoft Office Excel 2007. Pertimbangannya adalah dengan kemampuan sistem
baru dapat membantu karyawan dalam memasukkan informasi nama pelanggan, nama
karyawan, serta jenis properti yang ada dengan lebih cepat dan tepat, juga memiliki kapasitas
yang cukup besar karena data yang banyak. Hal ini disesuaikan dengan keadaan yang ada
didalam perusahaan untuk mencapai kondisi efisien dan efektif.
Standard Operational and Procedure (SOP) yang akan dibuat untuk Phoenix Properti ini
tidak hanya berupa data atau file yang tersimpan dalam komputer saja namun juga berupa
handout yang dapat dipelajari dan diterapkan oleh semua pihak yang berkepentingan.
Pembuatan SOP ini juga dibuat secara sederhana yaitu melalui program Microsoft Word dan
Microsoft Visio sehingga mudah dimengerti, hal ini disebabkan karena penggunaan SOP ini
hanya untuk pihak intern saja dan memudahkan dalam penyusunan serta perbaikan dalam
jangka panjang, selain itu juga dari segi biaya yang lebih efisien dan tidak memakan waktu.

3.8 Metodologi Pengerjaan Proyek

Metodologi yang digunakan dalam pengembangan proyek ini adalah metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur yang menggunakan alat document flowchart pada
pengerjaan SOP. Pengerjaan SOP ini hanya difokuskan pada awal marketing me-lobby klien,
 penandatanganan surat Ikatan Jual Beli, datang ke notaris, sampai penyerahan kunci-kunci
rumah kepada klien.
Sedangkan untuk pembuatan database penjualan ini terdiri atas 3 subsistem yaitu
subsistem data-data pelanggan yang menyajikan nama-nama pelanggan, alamat, beserta
keterangannya. Kedua, subsistem property yang menyajikan jenis property yang dijual,
alamat, beserta harga yang ditawarkan. Yang ketiga, subsistem marketing yang menyajikan
nama-nama marketing beserta prestasinya sehingga dapat diketahui karyawan mana saja
yang berkompetensi.

3.9 Jadwal Pengerjaan Proyek

Jadwal pengerjaan proyek adalah sebagai berikut :
1. Penentuan masalah : 1-6 Maret 2010
2. Survei perusahaan : 19 Februari 2010 (informal), 21 Februari 2010 (survei I)
9 Maret 2010 (konsultasi dengan dosen pembimbing)
1 April 2010 (Konsultasi database dengan dosen)
19 April 2010 (Konsultasi database dan SOP dengan dosen)
3. Kerja kelompok : Februari  27; 28, Maret  6; 19 April 3; 4;18
4. Pembagian subsistem : 5 April 2010
5. Penyelesaian akhir : 20 April 2010

3.10 Susunan Organisasi Pengerjaan Proyek

Struktur organisasi ini dikepalai oleh owner yaitu Phoenix Properti di Surabaya. Tim
pengembangan proyek diketuai oleh manajer proyek yang bertanggung jawab penuh atas segala
hasil dari pengerjaan proyek. Manajer proyek juga menjadi penanggungjawab dalam
perancangan database dan SOP. Dimana manajer proyek dibantu dengan seorang asisten
bertanggung jawab untuk merancang SOP dari sistem ini. Sedangkan dua asisten lainnya
bertanggungjawab untuk perancangan database penjualan sederhana yang nantinya secara
konseptual dapat diterapkan oleh perusahaan ini.
 BAB IV
ANALISIS SISTEM & PERANCANGAN SISTEM

Berdasarkan analisis kami di perusahaan dan landasan teori yang kami jadikan acuan
maka dapat kami simpulkan bahwa terdapat 2 kekurangan pada sistem adminstrasi dan penjualan
yang dijalankan di Phoenix Properti adalah tidak adanya pembagian tugas yang jelas pada setiap
bagian yang disebabkan karena tidak adanya Standard Operational Procedure baku yang dapat
dijadikan acuan. Menjawab kekurangan ini maka kami akan menyusunkan SOP yang akan
diuraikan secara mendetail mengenai:
a. Tujuan disusunnya SOP.
b. Definisi dari SOP yang disusun.
c. Ruang lingkup dari SOP yang disusun.
d. Catatan yang berisi, persyaratan yang dibutuhkan, pihak-pihak yang terlibat, serta tata
cara dan prosedur pelaksanaan.
e. Lampiran berupa dokumen flowchart, contoh formulir yang dibutuhkan, serta instruksi
kerja.
Kedua adalah interface database yang digunakan kurang memenuhi kriteria user friendly
sehingga kegunaan database yang digunakan menjadi kurang optimal. Oleh sebab itu kami
mencoba untuk memecahkan masalah ini dengan mendesainkan database yang lebih mudah
dipahami dengan menggunakan program microsoft access 2007.
Dalam proyek kami ajukan, kami menyarankan agar merancang database penjualan
terlebih dahulu. Mengingat penerapan database dalam perusahaan ini kurang dimanfaatkan.
Karena penerapan SOP akan menjadi lebih mudah dan optimal apabila sudah di desain database-
nya. Percuma saja apabila perusahaan ini memiliki SOP yang tersusun rapi dan jelas tetapi tidak
diimbangi oleh database yang mendukung.
Setelah tahapan analisis sistem dilakukan, maka kelompok kami membagi-bagi ke dalam
2 bagian, yaitu:
1. Desain sistem secara umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara
umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan
persiapan secara terinci. Desain terinci dimaksudkan untuk memprogram komputer dan
ahli teknik lainnya akan mengimplementasikan sistem. Tahap desain sistem secara umum
dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh
manajemen.