Artikel Mengaplikasikan Dasar Ketrampilan Komunikasi (MKDK)

c ‘
 
 

damu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk
mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik
kedinasan maupun pribadi.damu yang berkunjung ketempat dimana kita
berkerja harus dihormati dan dihargai. Biasanya tamu yang datang tentu ada
keperluan yang berhubungan dengankedinasan. damu yang berkunjung harus
kita layani dengan baik, tanpa membeda-bedakannya. Oleh karena itu, sebagai
tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamusebaik mungkin. Menerima
tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimanasekretaris harus
bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikaninformasi
yang diperlukan tamu. Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat
menemuiamu :

À‘ Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.

À‘ danyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-
jelasnya.
À‘ Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana
yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
À‘ Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu
meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat
yang
À‘ Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu
yang disebut ë


. damu yang datang terlebih dahulu harus mengisi
buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang
dituju oleh tamu

Ê   

Ê 


  


adwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat
catatankhusus. Buku tamu harus berisi No, delp, danggal, Waktu, Siapa, dan
untuk tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan.
Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan
sampaikanlah secepatnya.

à




Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :

À‘ Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
À‘ angan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri
À‘ anganlah berhias diri saat menerima tamu.
À‘ angan makan pada saat menerima tamu
À‘ Kurang sabar dalam melayani tamu
À‘ didak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang
tamu.

º ‘
 


Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari ± hari adalah menelepon
dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau
bertelepon sangatberpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan
ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan
mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan
Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum.
anganlah sekali ± kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak
melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakanberikanlah kesan yang baik,
jangan berbicara dengan tergesa ± gesa atau marah. Berhati ± hatilah agar
nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara
pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang meneleponmenarik
kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasiyang
diperolehnya waktu menelepon.

c
  
 
         
 
 Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangka bisa
menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam
melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

è 

è 

 
  

À‘ Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah

diperlukan.
À‘ ÿatatlah nomor ± nomor telepon penting yang sering dibutuhkan
danletakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
À‘ anganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.

À‘ Dalam pembicaraan telepon, kata ± kata harus diucapkan dengan jelas,

perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada
suaratidak boleh datar.
À‘ Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
À‘ awablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang
mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan
dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
À‘ Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu
penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa
ditemui.
À‘ Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima
telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu,
jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau
menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta
minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab
penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina
hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

- ‘

 
 

Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi

dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama
instansi atau perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan
permintaan, laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain.
Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak
yang satu dengan pihak lain disebut 
 
. Agar komunikasi melalui
surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua
belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah
dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
f. dulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk
membacanya.

Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam
menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat
merupakan kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai
alat komunikasi yang efektif. Sehubungan dengan itu untuk menangani surat
menyurat dikantor atau instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan
memiliki kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor
terjamin mekanisme kerjanya.

º
  
 
         
 
 Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat
merupakan :
a. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
b. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari ± hari
kantor baik intern maupun ekstern.
c. Surat merupakan alat pengingat.
d. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
e. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
f. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.

[ ‘



 
Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir
sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan
surat menyurat. Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah
pekerjaakantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa
inggrisnya disebut sebagai 
 atau  
 , yaitu seluruh
rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat,mengelolah,
menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam
setiap usaha dilakukan melalui surat.

Ê   
r

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat ± warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau
landasan faktasebagai tindakan kontrol dari pimpinan.

Ê              

Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan

denganwarkat dari badan usaha pembuatan warkat ± warkat guna dipakai
untuk keterangan kemudian hari. Dari kedua rumusan tersebut, ternyata
pekerjaan kantor berhubungandengan pembuatan surat ± surat dan warkat ±
warkat, serta kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan
kepada pihak ± pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan instansi atau
perusahaan. adi, kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi
yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor pula terdapat bermacam
pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan. Karena
itu, pekerjaan kantor pada dasarnya ada dua jenis yaitu sebagai berikut :

a   


 





 


   
 
 

  





c. Membuat surat .
2. Menerima surat .
3. Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (mengarsipkan).
4. Mengendalikan surat.
5. Pengetikan surat.
6. Penggandaan surat menyurat.
7. Pengurusan keuangan.
8. Pengurusan perlengkapan kantor.
9. Pengurusan kepegawaian.
c . Pembuatan laporan.
   



 





 




   
 
 

  

 

c. Menerima tamu dan bertamu.

2. Menerima telepon dan menelepon.
3. Pelayanan keamanan.
4. Pelayanan kebersihan.

-
  
 
         
 
   ‘
 

6.‘ mengatur dokumen kantor

7.‘ 7. Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula
8.‘ 8. Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen
9.‘ Menghasilkan Dokumen sederhana
c .‘ Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega
cc.‘ c . Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (steno)
c2.‘ Budaya Kerja -Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja (Keamanan
Keselamatan dan kesehatan kerja)
c3.‘ Aturan Kerja dalam Organisasi Kantor (Mengikuti Aturan Kerja Sesuai
Lingkungan Kerja)
c4.‘ Klasifikasi abatan Sekretaris
c5.‘ Sekretaris sebagai Pegawai Administrasi
c6.‘ Membuat dan Menjaga sistem Kearsipan untuk menjaga Integritas (Mengelola
dan Menjaga Sistem Kearsipan)
c7.‘  
c8.‘ Kemahiran Berkomunikasi
c9.‘ Nilai Moral Sekretaris

[