PHP 34

Laporan Akhir (2.2.9.
4) SIM ARSIP Sustainable Capacity Building for Decentralization Project (Kabupaten Gresik)
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Proses jalannya pemerintahan dalam melaksanakan pembangunan ataupun tugas-tugas pemerintahan lainnya termasuk pelayanan kepada masyarakat senantiasa menghasilkan suatu guratan sejarah baik yang tercatat maupun tidak, sepanjang waktu dan periode perjalanan pemerintahan siapapun yang melakukan, memimpin dan mengikuti maka rekam jejak tersebut tidak akan dapat dihapuskan, diganti atau diubah. Sebagai bagian dari sejarah, kehidupan masyarakat, pemerintahan dan bahkan kenegaraan rekaman sejarah dapat dilihat kembali oleh yang mengalami dan yang tidak mengalami serta tidak ikut melakukan melalui dokumen, catatan atau apapun yang tervisualisasi dalam dokumen arsip. Banyak pihak baik orang, organisasi, perusahaan dan bahkan pemerintahan kurang memperhatikan dan kadang tidak punya perhatian terhadap dokumentasi arsip ini, dan bahkan menganggap asip adalah sampah yang harus dipinggirkan atau ditempatkan ditempat yang tidak tampak mata, dipinggirkan dan bahkan kalau perlu dimusnahkan dan oleh karenanya di banyak lembaga penanganan arsip kurang mendapat perhatian baik dari penyediaan anggaran, sumber daya manusia dan prasarana yang disediakan. Pengelolaan arsip di semua lembaga pemerintah, daerah maupun pemerintah pusat perencanaan, pelaksanaan dan pengendaliannya dilakukan berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan sebagai ubdating dari UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Betapa pentingnya sebuah dokumen arsip baru dirasakan apabila dikemudian hari diperlukan untuk kepentingan tertentu, apakah urusan sejarah, urusan hukum atau urusan pengambilan keputusan yang lainnya. Bisa dibayangkan jika arsip yang dicari dan dibutuhkan itu ternyata tidak tersedia atau sudah rusak sehingga sangat berpengaruh kepada tindakan dan penganbilan keputusan yang akan dilakukan. Untuk membantu mempermudah penyimpanan, pengamanan dan pengelolaan arsip maka perlu digunakan tekhnologi elektronik yang sudah mengalami perkembangan sangat maju dengan menyusun sistem informasi berbasis komputer berjaringan online ke semua pihak yang berkepentingan. Pemanfaatan sistem informasi elektronik komputer untuk pengelolaan dokumen arsip akan mempermudah dan menyederhanakan pengelolaan arsip itu sendiri demikian pula untuk Kabupaten Gresik.
Laporan Akhir (2.2.9.4) SIM ARSIP Sustainable Capacity Building for Decentralization Project (Kabupaten Gresik)
1.2. Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Arsip Sistem informasi dokumentasi arsip adalah sistem pengelolaan arsip yang disusun dengan menggunakan teknologi elekronik komputer adalah suatu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk melakukan pengarsipan dengan mengkonversi dokumen fisik menjadi dokumen elektronik atau mengkonversi bentuk file elektronik yang sudah ada menjadi file elektronik dengan jenis yang sudah ditentukan, selanjutnya mengadministrasikan dalam sistem terstruktur yang disusun dalam kelompok jenis, sifat, asal dan periode waktu. Sistem informasi dokumentasi arsip dapat digunakan untuk melakukan konversi, mengunggah file, pemyimpanan, pencarian, melihat dan mengunduh file yang diperlukan sesuai dengan ketentuan, batasan, kebijakan dan aturan yang akan ditetapkan sebelumnya. Sistem ini didesain untuk digunakan secara desentralisasi pengguna dan pemanfaat akan tetapi tersentralisasi secara data base, interkoneksi antar pengguna dilakukan melalui fasilitas internal Pemerintah Kabupaten Gresik sehingga dapat diakses oleh semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di Kabupaten Gresik dan jika dianggap perlu dapat dilakukan penempatan sistem ini pada situs public milik pemerinta daerah sehingga dapat diakses oleh public dengan melakukan pembatasanpembatasan akses tertentu untuk menjamin keamanan, kerahasiaan dan kekhususan dari dokumen arsip elektronik tertentu. 1.3. Maksud dan Tujuan a. Maksud : Kegiatan ini dimaksudkan untuk merancang dan membangun satu sistem elektronik berbasis internet yang mengelola data dokumen arsip milik Pemerintah Kabupaten Gresik, yang disusuaikan dengan kebutuhan lokal dalam hal pengelolaan arsip. b. Tujuan : Membangun Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMARSIP) yang dapat membantu Pemerintah Daerah untuk melakukan konversi data kertas ke
elektronik, menyimpan, menggunakan dan menjadi alat bantu dalam pengamanan dokumen arsip secara fisik. c. Sasaran : Terbangunnya Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMARSIP) sesuai dengan kebutuhan, kondisi dan potensi yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Gresik tanpa meninggal azas dan model pengelolaan arsip yang baik, secara elektronik maupun secara fisik. d. Organisasi Pengguna Sistem : Organisasi kerja yang menggunakan Sistem Informasi Manajemen (SIMARSIP) Arsip ini adalah Instansi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Gresik, khususnya bidang arsip. 1.4. METODOLOGI PELAKSANAAN Metodologi pembuatan sistem informasi yang akan dilakukan meliputi: 1. Pengumpulan Data Mempelajari teori-teori melalui membaca buku dan literatur yang mendukung sistem informasi khususnya sistem informasi sesuai dengan masalah yang dibahas. 2. Analisis Sistem Pada tahap analisis sistem diberikan penjelasan mengenai sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang ada dan analisis kebutuhan. 3. Perancangan Sistem Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data dan user interface. 4. Implementasi Sistem Pada tahap ini akan dilakukan implementasi terhadap hasil perancangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya yang diekspresikan dengan pembuatan program. 5. Pengujian Program Evaluasi program yang dilakukan dengan dua cara yaitu verifikasi dan validasi. i. Verifikasi dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan (jika diberikan suatu input maka output harus benar). ii. Validasi dilakukan untuk mengetahui apakah tujuan yang ingin dicapai dapat benar-benar tercapai. 6. Pembuatan Laporan Pada tahap ini dilakukan dokumentasi dari setiap tahapan ke dalam laporan sistem informasi.
1.5. SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN Sistematika penulisan laporan sistem informasi ini terbagi dalam beberapa bab, yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini berisi penjelasan mengenai latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan sistem informasi, manfaat sistem informasi, ruang lingkup permasalahan, metodologi serta sistematika penulisan laporan sistem informasi. BAB 2: DASAR TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang mendukung pembuatan sistem informasi keuangan daerah. Teori yang digunakan meliputi konsep dasar sistem informasi, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ER-D) dan mapping. BAB 3: ANALISIS SISTEM Dalam bab ini akan dibahas mengenai sistem yang sekarang sedang berjalan, analisis masalah yang ada dan analisis kebutuhan sistem. BAB 4: DESAIN SISTEM Dalam bab ini akan dibahas mengenai perancangan basis data dengan proses (Data Flow Diagram), ER-Diagram dilanjutkan dengan mapping dan perancangan user interface. BAB 5: IMPLEMENTASI Dalam bab ini akan dibahas hasil implementasi rancangan sistem yang sudah dibuat ke dalam suatu program komputer. Implementasi yang dibahas adalah implementasi desain sistem ke dalam bahasa Hypertext Markup Language (HTML), Structured Query Languange (SQL), Hypertext Preprocessor (PHP).
BAB II DASAR TEORI Pada bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang mendukung pembuatan sistem informasi keuangan daerah pemerintah kabupaten Tapanuli Tengah. Konsep dasar dari sistem informasi meliputi pengertian sistem informasi, basis data dan perancangan user interface. Pada konsep dasar basis data meliputi pemodelan data dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ER-Diagram), mapping ER-Diagram, proses normalisasi, dan kamus data. 2.1 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Pada sub bab ini dibahas pengertian atau konsep dari sistem, informasi, sistem informasi. Konsep-konsep ini harus diketahui sebelum mempelajari sistem informasi lebih lanjut lagi . Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian hal yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem terdiri dari input, proses dan output. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Sistem informasi adalah sekumpulan sub sistem atau bagian yang saling berhubungan dan bekerja sama dengan cara tertentu untuk menerima masukan, untuk melakukan fungsi pengolahan data dan menghasilkan keluaran berupa informasi. Informasi berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya dapat dipakai sebagai dasar bagi proses pengambilan keputusan, mendukung kegiatan manajemen dan operasional dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada. 2.2 KONSEP DASAR BASIS DATA Basis data merupakan sekumpulan data yang saling terhubung dan disimpan secara bersama-sama dalam suatu media sehingga mudah untuk digunakan oleh satu atau lebih aplikasi (Elmasri dan Navathe 2000). Beberapa elemen penting dari suatu basis data yaitu: Entity Relationship Diagram (ER-Diagram) Perancangan basis data dimulai dengan pembuatan ER-Diagram. ER-Diagram adalah suatu diagram yang dibentuk dari model hubungan antar data dalam suatu basis data. ERDiagram terdiri dari beberapa bagian yaitu entities, attributes, dan relationship. Beberapa keunggulan dari ER-Diagram Model: y y Konsep data model dengan level tinggi. Desainnya mendekati pengamatan/penerimaan pemakai terhadap data. 2.2.1
y Tidak untuk mendeskripsikan cara penyimpanan data dalam komputer. Saat ini ER-Diagram model digunakan untuk proses desai basis data. Istilah-istilah dalam ERDiagram model yaitu: 1. Entity
Entity adalah sesuatu di dalam dunia nyata yang memiliki keberadaan sendiri. Suatu entity merupakan suatu obyek yang dapat bersifat fisik atau konsep dan dapat dibedakan antara yang satu dengan yang lainnya berdasarkan jumlah attribute yang dimilikinya. Entity dapat juga disebut file dan setiap entity dilambangkan dengan suatu kotak dimana di dalam kotak itu tertulis nama dari entity itu. Ada dua macam entity, yaitu: a. Weak Entity Entity ini tidak memiliki key attribute, tergantung pada entity yang lain, participation constraint-nya selalu bernilai total. b. Strong Entity Strong entity ialah entity yang memiliki key attribute dimana setiap entity memiliki attribute yang menerangkan atau menggambarkan entity tersebut. Notasi-notasi dari entity dapat dilihat pada Gambar 2.1 dan Gambar 2.2.
Nama Entity
Gambar 2.1 Notasi Strong Entity
Nama Entity
Gambar 2.2 Notasi Weak Entity
2. Attribute Attribute menggambarkan suatu entity dan mempunyai nilai. Attribute dilambangkan dengan bentuk ellips, dimana setiap attribute tersebut dihubungkan dengan garis ke entity dimana attribute tersebut berasal. Jenis-jenis attribute antara lain: a. Simple/atomic attribute Simple attribute adalah attribute yang tidak dapat dibagi lagi menjadi attribute yang lebih sederhana, attribute ini merupakan kesatuan terkecil dalam sebuah entity. b. Key attribute Key attribute ialah suatu attribute yang bersifat unil yang berfungsi sebagai identifier dari entity. Pada key attribute, nilainya akan berbeda untuk masing-masing entity dari suatu himpunan entity. Key attribute merupakan salah satu attribute yang secara unik mengidentifikasi suatu entity. Key attribute dalam ER-Diagram ditunjukkan dengan nama yang digaris bawahi. Beberapa macam key, yaitu: y Primary key Merupakan key pada suatu entity. Primary key harus bernilai, tidak boleh kosong atau NULL. y Foreign key Key yang didapat dari relationship (hubungan antar entity). Key ini merupakan primary key pada entity lain. y Partial key Partial key, merupakan key attribute dari suatu weak entity. Partial key yang digabungkan dengan key dari strong entity membentuk primary key.
c. d.
e.
f. g. h.
Composite key Pada composite key, dalam suatu entity type terdapat dua atau lebih key attribute. Multivalue attribute Multivalue attribute ialah attribute yang mempunyai lebih dari satu nilai. Derived attribute Derived attribute ialah attributeyang niainya dapat atau diperoleh dengan bantuan nilai attribute lain dari entity tersebut. Composite attribute Composite attribute ialah attribute yang dapat dibagi lagi menjadi beberapa bagian yang lebih kecil, sehingga membentuk atomic attribute. Nilai dari composite attribute ini merupakan gabungan dari nilai-nilai atomic attribute yang membentuknya. Single-valued attribute Attribute ini hanya mempunyai nilai tunggal untuk tiap entity. NULL-value attribute Attribute yang tidak bernilai. Stored attribute Attribute yang nilainya tersimpan, dapat digunakan untuk mendapatkan derived attribute. Notasi-notasi attribute dapat dilihat pada Gambar 2.3 sampai Gambar 2.7 y
Nama Atrtibute
Gambar 2.3 Notasi Simple Attribute
Nama Attribute
Gambar 2.4 Notasi Key Attribute
Nama attribute
Gambar 2.5 Notasi Multivalued Attribute
Nama attribute
Gambar 2.6 Notasi Derived Attribute
Nama attribute
Gambar 2.7 Notasi Composite Attribute
3. Relationship Relationship dipakai untuk menghubungkan dua entity atau lebih. Suatu relationship dapat juga mempunyai attribute. Relationship antar dua entity atau lebih dilambangkan dengan garis serta sebuah jajaran genjang ditengahnya. Ada dua macam lambing relationship, yaitu:
Hubungan antar strong entity Hubungan antar strong entity dapat dilihat pada gambar 2.8
Gambar 2.8 Hubungan antar strong entity
Hubungan strong entity dengan weak entity
Gambar 2.9 Hubungan strong entity dengan weak entity
a. Cardinality relationship merupakan derajat dari relasi yang menunjukkan jumlah maksimum entity yang dapat berelasi dengan entity pada himpunan entity yang lain. Ada 3 macam Cardinality Relationship, yaitu: y One-to-one relationship Sebuah entity A berhubungan dengan sebuah entity B dan sebaliknya. Relasi ini dapat dilihat pada Gambar 2.10
Gambar 2.10 One-to-one relationship
One-to-many relationship Sebuah entity A berhubungan dengan beberapa entity B, tetapi entity B hanya dapat berhubungan dengan satu entity A. Relasi ini dapat dilihat pada Gambar 2.11
Gambar 2.11 One-to-many relationship
Many-to-many relationship Beberapa entity A berhubungan dengan beberapa entity B dan sebaliknya. Relasi ini dapat dilihat pada Gambar 2.12
Gambar 2.12 Many-to-many relationship
b. Participation constraints merupakan derajat keikutsertaan entity pada suatu relasi. Ada 2 macam participation constraint, yaitu: y Total participation Semua entity terlibat dalam suatu relationship. Notasi relasi ini dapat dilihat pada gambar 2.13.
Gambar 2.13 Total Participation
Partial participation Sebagian entity terlibat dalam suatu relationship. Notasi relasi ini dapat dilihat pada gambar 2.14 Keterangan : Pada R1 merupakan partial participation pada relasi, sedangkan R2 merupakan total participation pada relasi. Relasi ini dapat dilihat pada Gambar 2.15.
Gambar 2.14 Partial Participation
R1
R2
Gambar 2.15 relasi total dan partial relationship
2.2.2
Mapping ER-Diagram Langkah selanjutnya setelah ER-Diagram selesai dirancang adalah melakukan proses mapping dari ER-Diagram tersebut untuk menghasilkan struktur data dari basis data yang telah dirancang (Elmasri & Navathe, 2000). Adapun langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut: 1. Untuk tiap himpunan entity E pada ER-D, buat tabel R yang terdiri dari simple attribute sebagai field-fieldnya dan simple component attribute dari composite attribute (jika ada). Pilih primary key dari tabel R, dan bila composite attribute dijadikan primary key, maka gabungkan semua component attribute-nya menjadi primary key 2. Untuk setiap himpunan weak entity W yang berelasi dengan himpunan strong entity E, buatlah sebuah tabel R dan ikutkan semua simple attribute dari W sebagi attribute dari R, dan juga mengikutsertakan key attribute dari E sebagai foreign key. Primary key dari tabel R adalah kombinasi dari primary key E dan partial key dari W (jika ada). Jika partial key dari W tidak ada, maka primary key dari tabel R adalah primary key E. 3. Untuk setiap hubungan 1:1, pilih entity dengan total participation, artinya masukkan key attribute dari entity pada sisi partial participation pada tabel bentukan dari entity dengan total participation. Jika entity sama-sama partial atau total participation, maka pilih salah satu.
4.
5.
6.
7.
Dalam pembentukan tabel juga disertakan semua simple attribute yang terbentuk karena adanya hubungan antara dua entity tersebut ke dalam entity yang dipilih tadi. Untuk setiap hubungan 1:N, yang tidak melibatkan weak entity, maka sertakan key attribute pada entity sisi-1 ke dalam pembentukan tabel R dari entity sisi-N, dan ikut sertakan juga semua simple attribute yang terbentuk karena adanya hubungan antara kedua entitty tersebut. Untuk setiap hubungan M:N, buatlah tabel baru R dengan memasukkan primary key dari kedua entity sehingga foreign key dan semua simple attribute yang terbentuk dari adanya hubungan kedua entity tersebut. Primary key dari tabel R adalah kombinasi dari foreign key. Untuk entity yang mempunyai multivalue attribute A, buat tabel baru R dengan mengikutsertakan multivalue attribute itu sendiri dan key attribute dari entity dimana multivalue attribute itu berada. Sehingga primary key dari tabel R adalah gabungan dari multivalue attribute itu sendiri dan key attribute dari entity yang bersangkutan. Untuk setiap hubungan yang memiliki lebih dari dua entity, diciptakan relasi baru S untuk mewakili R. Masukkan primary key yang mewakili partisipasi entity type sebagai foreign key attribute pada S. Masukkan juga simple attribute dari relasi N-ary tersebut sebagai attribute dari S. Primary key dari S adalah kombinasi dari semua primary key dari entity yang terlibat.
2.2.3 Kamus Data Kamus data atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Dengan menggunakan kamus data, maka data yang mengalir pada suatu sistem dapat didefinisikan dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan user untuk menunjukkan data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Pada tahap perancangan, kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan, dan database. DFD (Data Flow Diagram) DFD merupakan alat bantu dengan tampilan grafis yang berfungsi untuk menunjukkan aliran data proses dalam sebuah sistem. Tujuan dari pembuatan DFD ini adalah untuk mengidentifikasi dan menyimpan point-point penting dari sebuah proses dengan mempresentasikan aliran data antar proses. DFD menjelaskan aliran informasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga data keluar. Ada empat simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu : 1. External Entity External Entity merupakan entity yang berada di luar sistem. External entity ini dapat berupa organisasi atau sistem lain yang berada di luar lingkungan yang akan memberikan input 2.2.4
10
atau menerima output dari sistem. Suatu external entity dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak persegi panjang. Simbol external entity dapat dilihat pada gambar 2.16.
Gambar 2.16 Simbol External Entity
2. Proses Proses adalah suatu kegiatan yang dilakukan dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus yang kelua dari proses. Atau dapat juga dikatakan proses melakukan perubahan berdasarkan data yang masuk dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Suatu proses disimbolkan dengan suatu persegi dengan sudut tumpul, simbol tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.17.
Gambar 2.17 Simbol Proses
3. Data Flow Data Flow menggambarkan perpindahan data antara proses external entity dan data stores dalam suatu DFD. Data flow ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan external entity. Data flow dapat berupa data tunggal atau laporan-laporan maupun dokumen yang lain. Data flow dalam suatu diagram disimbolkan dengan tanda panah, simbol data flow dapat dilihat pada Gambar 2.18.
Gambar 2.18 Simbol Data Flow
4. Data Stored Data stored adalah tempat untuk menyimpan data baik secara manual maupun otomatis. Data stores dapat berupa suatu file dari sistem komputer, arsip atau catatan manual, suatu tabel acuan manual, atau berupa suatu agenda atau buku. Simbol data stored dapat dilihat pada Gambar 2.19.
Gambar 2.19 Simbol Data Stored
11
DFD biasanya dibuat terdiri dari beberapa level, setiap level diagram yang ada mewakili suatu detail dalam suatu aktivitas tertentu. Dalam menganalisis data flow semua kejadian dievaluasi ke dalam semua bentuk data flow proses, data store serta asal dan tujuan data yang berupa arus data. DFD digambarkan secara bertingkat, mulai dari yang paling global sampai ke tingkat yang lebih rinci yaitu level-1, level-2, dan seterusnya. 2.3 PENGERTIAN WORLD WIDE WEB (WWW) World Wide Web adalah suatu sistem informasi yang didasarkan pada konsep hypertext. Hypertext sangat mirip tulisan biasa. Hypertext merupakan tulisan atau teks yang membawa user ke suatu objek lain sesuai yang dituju oleh teks tersebut. Hypertext juga menjadi media penghubung antara halaman satu dengan halaman yang lain. 2.3.1 JENIS APLIKASI WEB Dalam web terdapat dua macam aplikasi yang mengatur proses perpindahan dan transformasi data, yaitu: 1. Web Browser Web browser adalah program yang digunakan untuk melihat isi halaman web dan melakukan navigasi pada web. Web browser sering juga disebut web client. Fungsi utama dari web browser adalah mengambil dokumen dari web server sesuai dengan alamt yang diketik dan menampilkan halaman ke dalam web browser sesuai dengan format yang ada. 2. Web Server Web server adalah program yang berjalan di komputer yang bertanggung jawab dalam mengirimkan kembali file yang diminta oleh web browser. Dibutuhkan web server agar file yang dipublikasikan ke dalam web dapat dilihat oleh web browser yang mengakses. 2.3.2 HALAMAN WEB Jenis halaman web ada dua macam yaitu halaman web statis dan halaman web dinamis, yang dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Halaman web statis Halaman web statis adalah halaman web yang isinya tetap, tidak dapat berubah secara otomatis. Halaman web statis dibuat dengan cara mengetikkan langsung isinya ke dalam halaman web yang diinginkan dan kemudian disimpan dengan nama yang berekstensi .html atau .htm. Halaman web ini mudah dikenali dengan melihat isi dari web. Semua gambar yang ditampilkan dari pada isi web selalu sama. Tampilan web ini selalu sama tidak peduli siapa yang mengunjungi dan kapan web tersebut dikunjungi. Halaman web statis memiliki beberapa keterbatasan. Keterbatasannya yaitu pembuat halaman web harus membuat dan menyediakan terlebih dahulu halaman web yang akan dikunjungi oleh user. Selain itu, halaman ini juga tidak bisa melakukan pencarian seperti di
12
search engine, tidak bisa melakukan proses verifikasi dan autentifikasi, dan masih banyak lagi proses yang tidak bisa dilakukan oleh halaman web ini. Proses yang terjadi pada web statis saat web browser meminta file memiliki rincian sebagai berikut : a. Pembuat halaman web sebelumnya membuat file dan kemudian menyimpannya dengan ektension .html atau .htm. b. User mengetikkan alamat web dan meminta ke browser alamat tersebut, kemudian browser memindahkan permintaan ke web server. c. Web server mencari file .htm atau .html yang diminta. d. Web server mengirim file .html atau .htm lewat jaringan internet ke browser. e. Browser menerima file, memformat dan menampilkan isi file. 2. Halaman Web Dinamis Halaman web dinamis adalah halaman web yang isinya dapat berubah-ubah tergantung dari parameter yang menyertai halaman tersebut. Jenis halaman web ini digunakan untuk mengatasi semua keterbatasan yang dimiliki oleh web statis. Proses yang terjadi pada web dinamis saat web browser meminta file memiliki rincian sebagai berikut : a. Pembuat halaman web sebelumnya membuat file berisi instruksi-instruksi program yang bercampur dengan bahasa HTML dan kemudian menyimpannya ke dalam server. b. User mengetikkan alamat web dan meminta browser menuju lamat tersebut, kemudian browser mengirimkan permintaan ke server. c. Web server mencari file yang diminta yang telah berisikan instruksi-instruksi program. d. Web server mengikuti instruksi yang ada untuk membuat file HTML. e. Web server mengirim file HTML yang baru dibuat lewat jaringan internet ke browser. f. Browser menerima file, memformat dan menampilkan isi file. HYPERTEXT PREPROCESSOR Pemrograman berbasis web berkembang cukup pesat akhir-akhir ini dan bahasa yang digunakan adalah HTML (HyperText Markup Language), akan tetapi bahasa HTML hanya terbatas pada pembuatan website statis (website yang tidak dapat berinteraksi dengan user). Dalam perkembangannya website statis jarang dibuat oleh para programmer web dikarenakan user lebih tertarik pada website yang mempunyai interaktifitas tinggi, untuk membuat website yang interaktif para programmer web menggunakan bahasa pemrograman PHP. Bahasa Pemrograman PHP (HyperText Preprocessor) merupakan pengembangan dari bahasa pemrograman ASP, perbedaannya adalah dari segi kompleksitas bagi programmer web. PHP cenderung lebih mudah untuk dipelajari karena banyak referensi yang tersedia sehingga para programmer dapat mempelajari secara jelas sedangkan referensi untuk ASP lebih sedikit tersedia. Hal tersebut dikarenakan PHP adalah bahasa pemrograman open source (gratis) sehingga para programmer banyak yang mengembangkan dan menggunakannya tanpa 2.4
13
perlu mengeluarkan biaya, sedangkan ASP adalah bahasa pemrograman yang berbayar, sehingga jarang dikembangkan oleh para programmer. PHP merupakan bahasa pemrograman yang sangat kompatibel dengan berbagai macam platform database. Macam-macam platform database yang komersil maupun non komersil, seperti postgreSQL, SQL, MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, dan lain-lain. PHP juga merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side HTML=embedded scripting, di mana script-nya menyatu dengan HTML dan berada di server. Sintak dan perintahperintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML. PHP sangat didukung oleh web server untuk menjalankannya, web server ini seperti PWS (Personal Web Server), Apache, IIS, AOLServer, fhttpd, phttpd dan sebagainya. PHP juga mendukung komunikasi dengan layanan seperti protocol IMAP, SNMP, NNTP, POP3 dan bahkan HTTP. PHP dikenal sebagai bahasa script yang menyatu dengan tag HTML. PHP mempunyai tahapan-tahapan penting agar bisa menjadi sebuah halaman web. Tahapan-tahapan penting itu ialah : a. Kode PHP Kode PHP diawali dengan tanda lebih kecil (<) dan diakhiri dengan tanda lebih besar (>). Penulisan script PHP dapat dilihat pada Listing 2.1.
1.
<? ?>
Script PHP
2.
<?php Script PHP ?>
3.
<SCRIPT LANGUAGE= php > Script PHP </SCRIPT>

Listing 2.1 Penulisan script PHP
b. Statement Statement adalah satuan perintah dalam PHP. Statement harus diakhiri dengan tanda semicolon/titik-koma (;). Contoh statement dapat dilihat pada Listing 2.2.
echo( hello user
! );
Listing 2.2 Statement
c. Comment
14
Comment adalah bagian dari kode yang tidak dieksekusi/dijalankan. Comment dibuat untuk memperjelas atau memberi keterangan pada kode program. Ada dua cara menulis comment yaitu comment satu baris dan comment banyak baris. Comment satu baris dibuat dengan menggunakan tanda //. Semua statement yang ada di kanan // tidak dijalankan oleh interpreter. Contoh penggunaan:
echo( 4 + 5 = . 4+5); // menampilkan hasil 4 + 5

Comment banyak baris dibuat dengan menggunakan pasangan /* dan */. Semua tulisan yang dibuat di antara tanda tersebut tidak akan dieksekusi oleh interpreter. Contoh penggunaan dapat dilihat pada Listing 2.3.
/* echo( 4 + 5 = . 4+5);
*/
Listing 2.3 Komentar
d. Variabel Variabel digunakan sebagai tempat penyimpanan data sementara. Data yang disimpan dalam variabel akan hilang setelah program selesai dieksekusi. Dalam PHP, setiap variabel selalu dimulai dengan tanda $ dan diikuti dengan nama variabelnya, tidak memandang data tersebut apakah integer, real maupun string, secara otomatis PHP akan mengkonversi data menurut tipenya. Contoh penggunaan dapat dilihat pada Listing 2.4.
$nama = joko; $judul = Laporan Kerja Praktek; Kode 2.4 Variabel

Listing 2.4 Variabel
e. Tipe Data Ada bermacam-macam tipe data, yaitu integer (bilangan bulat), float/double (bilangan pecahan), char (karakter angka dan huruf), string (kumpulan huruf atau kata), dan berbagai tipe lainnya. PHP mengenal dua tipe data sederhana; numerik dan literal. Ditambah dengan dua tipe data yang tidak sederhana, yaitu array dan object. Tipe Numerik dapat menyimpan bilangan bulat. Tipe literal digunakan untuk menyimpan data berupa kumpulan huruf, kata dan angka. Tipe boolen dikenal sebagai bahasa program yang lainnya, tidak ada dalam PHP. Tipe ini menguji suatu nilai yang benar (True) maupun salah (False). False dapat digantikan oleh integer 0, double 0.0 atau string kosong, yaitu " ". Selain nilai itu, semua dianggap True. f. Operator dalam PHP Operator yang digunakan untuk manipulasi suatu nilai pada variabel dalam bentuk simbol, seperti perkalian (*), pembagian (/), penjumlahan (+) dan pengurangan (-). Operator digolongkan menjadi:
15
1. Operator Aritmatika Operator aritmatika digunakan untuk melakukan perhitungan matematika. Macammacam operator aritmatika antara lain: a. Perkalian (*) Pegunaan operator aritmatika perkalian, misalnya $a * $b. b. Pembagian (/) Pegunaan operator aritmatika pembagian, misalnya $a / $b. c. Modulus (%) Pegunaan operator aritmatika modulus, misalnya $a % $b. d. Penjumlahan (+) Pegunaan operator aritmatika penjumlahan, misalnya $a + $b. e. Pengurangan (-) Pegunaan operator aritmatika perkalian, misalnya $a - $b. 2. Operator Perbandingan Operator perbandingan mempunyai berbagai macam operator. Macam-macam operator tersebut: a. Operator lebih dari (>), misalnya $a > $b (true jika $a lebih besar dari $b). b. Operator kurang dari atau sama dengan (<=), misalnya $a <= $b (true jika $a lebih kecil dari $b atau $a sama dengan $b). c. Operator kurang dari (<), misalnya $a < $b (true jika $a lebih kecil dari $b). d. Operator lebih besar atau sama dengan (>=), misalnya $a >= $b (true jika $a lebih besar dari $b atau $a sama dengan $b). e. Operator sama dengan (==), misalnya $a == $b (true jika $a sama dengan $b). f. Operator tidak sama dengan (!=), misalnya $a != $b (true jika $a tidak sama dengan $b). 3. Operator String Operator penggabung string pada PHP, string digabungkan dengan operator . (titik). Contoh penggunaan dapat dilihat pada Listing 2.5.
$string1 = "Laporan"; $string2 = "KP"; echo($string1." ".$string2); // Laporan KP

Listing 2.5 Operator String
4.
Operator Increment/Decrement Operator increment/decrement memiliki berbagai macam operator antara lain: a. Pre/Post decrement (--) Pegunaan operator aritmatika pre/post decrement, misalnya --$b atau $b--.
16
b. Pre/Post decrement (++) Pegunaan operator aritmatika pre/post decrement, misalnya ++$b atau $b++. 5. Operator Logika Operator logika digunakan untuk membandingkan dua nilai variabel yang bertipe boolean. Operator tersebut dapat dilihat pada table 2.1.
Tabel 2.1 Operator Logika
6. Operator Bitwise Operator bitwise digunakan untuk membuat bit tertentu dalam bentuk tipe data integer menjadi 1 atau 0. Operator tersebut mempunyai berbagai macam operator. Macammacam operator tersebut : a. Operator And (&), misalnya $a & $b yang hasilnya bit yang bernilai 1 pada $a dan $b akan diset 1. b. Operator Or ( | ), misalnya $a | $b yang hasilnya bit yang bernilai 1 pada $a atau $b akan diset 1. c. Operator Xor ( ^ ), misalnya $a ^ $b yang hasilnya bit yang bernilai 1 pada $a atau $b tetapi tidak pada keduanya akan diset 1. d. Operator Not ( ~ ), misalnya ~ $a yang hasilnya bit yang bernilai 1 pada $a akan diset 0, dan sebaliknya. e. Operator Shift Left ( << ), misalnya $a << $b yang hasilnya geser bit $a sebanyak $b langkah ke kiri (setiap langkah berarti kalikan dengan dua).
17
f.
Operator Shift Right ( >> ), misalnya $a >> $b yang hasilnya geser bit $a sebanyak $b langkah ke kanan (setiap langkah berarti bagikan dengan dua).
2.5 Smarty Template Engine Smarty merupakan mesin template yang ditulis dalam php. Smarty memisahkan PHP dari HTML dan umumnya digunakan untuk menghasilkan isi HTML yang dinamis, dengan mengizinkan peletakan tag khusus smarty didalam sebuah dokumen. Tujuan desain smarty adalah pemisahan logika bisnis dan logika presentasi. Hasilnya adalah pengkodean yang lebih ramping dan lebih mudah diubah. Berikut merupakan beberapa fitur dalam smarty: y y y y y Sangat cepat Efisien karena pengurai PHP yang mengerjakan pekerjaan beratnya Tidak ada kelebihan penguraian template karena hanya sekali mengompilasi Membolehkan pengulangan tidak tebatas Dimungkinkan untuk menyertakan kode PHP langsung ke dalam file template, meskipun ini mungkin tidak diperlukan karena mesin dapat dikustomisasi.
2.5.1
Instalasi Dasar Smarty Instalasi file library smarty yang ada dalam sub direktori /libs/ dari distribusi. Ini merupakan file .php yang tidak boleh di ubah karena file tersebut berbagi diantara seluruh aplikasi dan hanya diubah ketika hendak meningkatkan ke versi smarty baru. Smarty menggunakan konstan PHP bernama smarty_dir yang merupakan path file sistem lengkap ke direktori libs/ smarty. Pada dasarnya, jika aplikasi dapat menemukan file smarty.class.php, maka tidak perlu mengkonfigurasi smarty_dir karena smarty akan mengetahui dirinya sendiri. Oleh karena itu, jika smarty.class.php tidak dalam include_path anda atau anda tidak menyertakan path absolut kepadanya dalam aplikasi anda, maka anda harus mendefinisikan smarty_dir secara manual. smarty_dir harus menyertakan akhiran garis miring/. Berikut turunan smarty dalam naskah PHP yang dapat dilihat pada listing 2.6.
1. <?php require_once(Smarty.class.php); $smarty = new Smarty(); ?> 2. <?php define('SMARTY_DIR','c:/webroot/libs/Smarty-v.e.r/libs/'); require_once(SMARTY_DIR.Smarty.class.php); $smarty = new Smarty(); ?> Listing 2.6 Penulisan smarty dalam naskah php
18
2.5.2
Sintaks Dasar Semua tag template smarty ditutupi di dalam pembatas. Standarnya adalah { dan }. Dalam smarty, seluruh konten diluar pembatas ditampilkan sebagai konten statis, atau tidak diubah. Ketika smarty menemukan tag template, ia mencoba untuk mengintepretasikannya, dan menampilkan output yang sesuai ditempatnya. Komentar Komentar merupakan bagian dari kode yang tidak dieksekusi/dijalankan. Penulisan komentar pada template dikelilingi oleh bintang, dan ditutup oleh tag pembatas seperti pada listing 2.7 berikut.
<html> <head><title>{$title}</title></head>
<body> {*komentar smarty satu baris*} {* ini komentar smarty multi baris tidak dikirimkan ke browser *} </body> </html> Listing 2.7 Penulisan komentar pada smarty
Variabel Variabel digunakan sebagai tempat penyimpanan data sementara. Penulisan variabel pada smarty dapat diletakkan dalam template atau php dan penulisannya dimulai dengan tanda dolar $. Pada naskah php variabel smarty menggunakan tag assign untuk menandakan penempatan variabel tersebut pada template. Listing 2.8 berikut merupakan bentuk penulisan variabel pada template dan naskah php.
1. <?php $smarty = new Smarty(); $smarty->assign( firstname , doug ); $smarty->display( index.html ); ?> 2. <html> <body> Hi, my name is {$firstname} </body> </html>
19
Listing 2.8 Penulisan variabel smarty pada template dan php
Fungsi Built-in Smarty disertai dengan beberapa fungsi built-in. Fungsi built-in ini merupakan bagian integral dari mesin template smarty. Fungsi ini tidak bisa dibuat dengan fungsi kustom buatan sendiri dengan nama yang sama, dan tidak perlu mengubah fungsi built-in. Berikut merupakan beberapa fungsi built-in yang mempunyai atribut penempatan untuk mengumpulkan hasil fungsi ke variabel. 1. {foreach} {foreach} dipakai untuk mengulang terus-menerus melalui array asosiatif juga array di indeks secara numerik. Sintaks untuk {foreach} jauh lebih mudah digunakan namun hanya bisa dipakai untuk array tunggal. Setiap tag {foreach} harus dipasangkan dengan tag {/foreach} penutup. Listing 2.9 berikut adalah contoh penggunaan tag {foreach} pada template.
<?php $arr = array(100,101,102); $smarty->assign( myArray ,$arr); ?>
Dan pada template ditampilkan :

<ul> {foreach from=$myArray item=myArray} <li>{$myArray}</li> {/foreach} </ul> Listing 2.9 Penulisan tag {foreach} pada template
2. {if}{elseif} Pernyataan {if} dalam smarty memiliki kesamaan fleksibilitas seperti pernyataan PHP, dengan beberapa fitur yang ditambahkan untuk mesin template. Setiap {if} harus dipasangkan dengan {/if} yang sama. Listing 2.10 berikut adalah potongan program penggunan {if} pada template.
{if $name== Fred } Welcome Fred. {elseif $name== Wilma } Welcome Wilma. {else} No Name. {/if} Listing 2.10 Penulisan tag {if} pada template
20
3. {include} Tag {include} dipakai untuk menyertakan template lain dalam template saat ini. Setiap variabel yang tersedia dalam template saat ini juga tersedia di dalam template yang disertakan. Listing 2.11 berikut adalah potongan program penggunaan {include} pada template.
<html> <body> {include file='path/file.html'} {include_php file='simbada_templates/file.php'} </body> </html> Listing 2.11 Penulisan tag {include} pada template
4. {php} Tag {php} membolehkan kode php untuk disertakan secara langsung ke dalam template. Tag tersebut tidak akan diberi escape, mengabaikan setelan $php_handling. Ini hanya untuk pengguna tingkat lanjut, normalnya tidak diperlukan dan tidak direkomendasikan. Listing 2.12 berikut adalah potongan program penggunaan tag {php} dalam template.
{php} include( path/file.php ); echo PHP dalam template Smarty ; {/php} Listing 2.12 Penulisan tag {php} pada template
Matematika Untuk fungsi matematika dalam template smarty dapat diterapkan secara langsung ke nilai variabel. Penggunaan fungsi matematika lebih lanjut dapat menggunakan tag {math}. Tag tersebut membolehkan programmer untuk melakukan persamaan matematika dalam template. Listing 2.13 berikut adalah potongan program penggunaan fungsi matematika dan tag {math} dalam template.
{$foo+1} {math equation= x + y x=4.4444 y=5.0000 format= %.2f } Listing 2.13 Penulisan fungsi matematika dan tag {math} dalam template
2.6 PostgreSQL
PostgreSQL merupakan Sebuah Object-Relational Data Base Management System (ORDBMS) yang dikembangkan oleh Berkeley Computer Science Department. Sistem yang ditawarkan PostgreSQL diharapkan sanggup dan dapat mencukupi untuk kebutuhan proses aplikasi data masa depan. PostgreSQL juga menawarkan tambahan-
21
tambahan yang cukup signifikan yaitu class, inheritance, type, dan function. Tambahan keistimewaan lain yang tidak dimiliki database management system yang lain berupa constraint, triggers, rule, dan transaction integrity, dengan adanya feature (keistimewaan) tersebut maka para pemakai dapat dengan mudah mengimplementasikan dan menyampaikan sistem ini. Sejak tahun 1996 PostgreSQL mengalami kemajuan yang sangat berarti, berbagai keistimewaan dari PostgreSQL sanggup membuat database ini melebihi database lain dari berbagai sudut pandang. Pada awal pembuatannya di University of California Berkeley (1977-1985) postgresl masih mempunyai banyak kekurangan bila dibandingkan dengan database yang lain, namun seiring dengan berjalannya waktu tepatnya pada tahun 1996 PostgresSQL berubah menjadi sebuah database yang menawarkan standar melebihi standar ANSISQL92 dan sanggup memenuhi permintaan dunia open source akan server database SQL. Standar ANSI-SQL92 merupakan standar yang ditetapkan untuk sebuah database berskala besar seperti Oracle, Interbase, DB2 dan yang lainnya. A. Kelebihan PostgreSQL Berbeda dengan database lain, PostgreSQL menyediakan begitu banyak dokumentasi yang disertakan pada berbagai distribusi Linux, sehingga para pembaca bisa dengan mudah mempelajari bahkan mengimplementasikannya. Tidak hanya itu berbagai dokumentasi yang bertebaran di Internet maupun mailing list yang semuanya dapat kita ambil dan pelajari. PostgreSQL memiliki keluwesan dan kinerja yang tinggi, artinya sesuai dengan niatan awal para pembuat PostgreSQL bahwa database yang mereka buat harus melebihi database lain dan ini terbukti pada arsitekturnya. Dengan arsitektur yang luwes maka sebuah user PostgreSQL mampu mendefenisikan sendiri SQL-nya, inilah yang membuat database PostgreSQL berbeda dengan sistem relasional standar. Di samping mendefenisikan sendiri SQL-nya, PostgreSQL juga memungkinkan setiap user untuk membuat sendiri object file yang dapat diterapkan untuk mendefenisikan tipe data, fungsi dan bahasa pemrograman yang baru sehingga PostgreSQL sangat mudah dikembangkan maupun di implementasikan pada tingkat user. PostgreSQL versi 7.0.x dan versi di atasnya menyertakan dokumentasi maupun berbagai macam contoh pembuatan fungsi maupun sebuah prosedur. Dengan keluwesan dan fitur yang dimilikinya, PostgreSQL patut bahkan melebihi jika disandingkan dengan database yang berskala besar lainnya. Jika kita menggunkan sebuah database, tentunya tak lepas dari tujuan dan maksud apa yang ingin dicapai serta kelebihan yang bagaimana yang kita inginkan. PostgreSQL juga mendukung beberapa fitur database modern, antara lain: y y y y complex queries foreign keys triggers views
22
y y
transactional integrity multiversion concurrency control
Selain itu PostgreSQL juga dapat di extend sesuai kebutuhan pengguna melalui beberapa metode dengan menambangkan obyek baru, seperti: y Penambahan Tipe Data y y y y y B. Penambahan Fungsi Penambahan Operator Penambahan Fungsi Aggregate Metode Index Bahasa prosedural
Basis Data Postgre SQL Database merupakan kumpulan dari seluruh objek database seperti tabel, view, trigger, fungsi, dan lain-lain. Postgres menyimpan suatu database dalam sebuah direktori, dan sebelum Anda membuatnya, pastikan Anda memperoleh hak untuk itu. Listing 2.14 berikut adalah format perintah koneksi database pada postgre SQL.
<?php $host = hostname ; //hostname server $username = username ; //username database $password = password ; //password database $database = database name ; //nama database $port = 5432 ; //nilai default port pada basis data postgreSQL $koneksi = pg_connect("host=$host port=$port password=$password"); if(!$koneksi) die ("Error : Connection failed !!!!"); ?> Listing 2.14 Format perintah koneksi basis data postgreSQL dbname=$database user=$username
Untuk pengisian tabel (menambah record) pada basis data postgre SQL sama seperti perintah SQL pada umumnya menggunakan perintah Insert dan kolom (field) yang diisi juga tidak harus semuanya. Dan untuk mengubah isi dari tabel (mengubah record) menggunakan perintah Update. Kemudian untuk menghapus isi dari tabel (menghapus record) dapat menggunakan perintah Delete. Selain itu, untuk dapat melihat isi dari tabel tersebut dapat menggunakan perintah Select. Listing 2.15 sampai listing 2.18 berikut adalah penjelasan dari proses manipulasi basis data sesuai penjelasan diatas.
Perintah Insert
INSERT INTO nama_tabel (field_1, field_2) VALUES ( field_1 , field_2 ); Listing 2.15 Perintah Insert
23
Perintah Update
UPDATE nama_tabel SET field_1 = isi_baru WHERE kondisi; Listing 2.16 Perintah Update
Perintah Delete
DELETE FROM nama_tabel WHERE kondisi; Listing 2.17 Perintah Delete
Perintah Select
SELECT field FROM nama_tabel WHERE kondisi; Listing 2.18 Perintah Select
Adapun perintah yang digunakan pada basis data postgre SQL untuk menampilkan hasil pencarian (query) setelah dilakukan proses pencarian. Listing 2.19 berikut adalah penjelasan contoh perintah yang digunakan untuk mencari dan menampilkan query.
<? $query = SELECT field FROM nama_tabel WHERE kondisi ; $result = pg_query($query); $rows = pg_fetch_all($result); ?> Listing 2.19 Perintah menjalankan query
Hasil pencarian pada umumnya diletakkan pada bagian template dengan menggunakan perintah pada listing 2.20 berikut.
<table> {foreach from=$rows item=rows} <tr> <td>{$rows.nama_field}</td> </tr> {/foreach} </table> Listing 2.20 Perintah menampilkan hasil query
24
BAB III ANALISIS SISTEM 2.1. Siklus Data Arsip Data selalu melalui proses penciptaan, proses, seleksi, distribusi, pemanfaatan, penyimpanan dan penghapusan. Demikian juga arsip bisa dianggap sebagai data yang berwujud berbagai bentuk yaitu hard copy atau soft copy dengan volume arsip yang bervariasi ada yang kecil dan ada yang besar. Siklus arsip mulai dari penciptaan, proses, seleksi, distribusi, pemanfaatan, penyimpanan dan penghapusan/pemusnahan (disposal) yang secara keseluruhan siklus tadi perlu ditangani dengan manajemen pengelolaan arsip yang baik dan benar berdasarkan kebijakan dan organisasi pengelolaan yang disiapkan. Siklus arsip sebagaimana data juga tidak berbalik dalam bentuk putaran sebagaimana siklus normal, tetapi berjalan satu arah tidak berbalik sehingga dapat diartikan bahwa arsip akan terus berumur sehingga pada batas waktu tertetu dan kemungkinan dimusnahkan karena sudah dianggap tidak diperlukan lagi untuk kepentingan apapun, dengan alasan biaya penyimpanan lebih besar dari manfaat, sudah diperkenankan dihapuskan berdasarkan aturan yang berlaku.
25
2.2. Manajemen Arsip Manajemen pengumpulan, Arsip adalah suatu proses mulai dari penciptaan, dan penerimaan, serta
pengaturan,
pengendalian,
pemeliharaan
perawatan
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Manajemen Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah daerah harus menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini dibuktikan dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan di daerah maupun nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancer; Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah; Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis; Dapat dijadikan bahan dokumentasi; Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya; Sebagai alat pengingat; Sebagai alat penyimpanan warkat; Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi; 10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi atau suatu daerah. 2.3. Sistem Pengelolaan Kearsipan yang Sesuai Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat atau dokumen. Baik itu
26
didunia pemerintahan atau swasta, warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
SKPD A
SKPD B
SKPD C
Sistem Desentralisasi Input
Dari segi pengelolaan arsip (filling) yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Organisasi atau lembaga kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem organisasi atau kelembagaan. 2.4. Sistem Penyimpanan Arsip yang Sesuai Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
27
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya: y Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad y Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat. y y Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat. y Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. Menurut arsip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. Seiring berjalannya era perdagangan internasional dan globalisasi, dirasakan persaingan sangat kompetitif. Informasi yang lengkap dan akurat yang dihasilkan dari kegiatan atau transaksi organisasi memiliki peranan penting dalam dunia pemerintahan (Good Governance) dan bisnis. Informasi ini didokumentasikan dalam bentuk arsip. Sangat disadari bahwa Arsip akan selalu bertambah seiring dengan berkembangnya kegiatan organisasi dan kegiatan usaha sehingga pada saatnya akan merupakan beban bagaimana harus mengelolanya. Keterbatasan ruangan untuk menempatkan arsip yang pada saat tertentu dikemudian hari merupakan masalah besar. Selain itu, masalah lainnya adalah bagaimana menemukan arsip yang diperlukan dalam waktu singkat dan pengelolaan arsip yang sudah habis masa berlakunya.
28
Untuk menjawab permasalahan di atas, teknologi yang dapat digunakan adalah Electronic Filing (eFiling) yang merupakan sebuah konsep penataan arsip/dokumen ke dalam bentuk elektronik secara terstruktur dalam suatu media yang terintegrasi. Konsep ini meliputi pendaftaran arsip, penomoran dan penamaan, pengelolaan, pencarian dan distribusi arsip, serta fitur tambahan lainnya sesuai kebutuhan. Arsip dapat disimpan ke dalam sistem eFiling dalam dua bentuk, yaitu: 1. Dokumen fisik Untuk arsip dalam bentuk dokumen fisik, hal yang disimpan dalam eFiling berupa informasi (nomor, nama, dan keterangannya). Salah satu media yang dapat digunakan dalam membantu mendaftarkan arsip dalam bentuk dokumen fisik ke dalam sistem eFiling dengan memberikan kode yang sistematis dan pada tahap berikutnya adalah menggunakan barcode. 2. Dokumen elektronik Dokumen elektronik merupakan bentuk digital dari dokumen fisik. Data/informasi penting yang ada dalam dokumen fisik ditangkap (capture) dan disimpan ke dalam media elektronik.
29
BAB IV DESAIN SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai bentuk desain yang akan dibuat pada pembuatan sistem informasi ini. Desain yang akan dijelaskan disini adalah desain data, desain proses dan desain antar muka (user interface). Desain data di modelkan dengan ER Diagram, mapping, dan kamus data sedangkan desain proses dimodelkan dengan Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan untuk desain user interface, akan dimodelkan dengan Interface Flow Diagram (IFD), dan desain tampilan halaman web yang akan dibuat. Pada desain interface, dibedakan menjadi desain interface user administrator, desain interface user pengolah, desain interface user pengarsip, dan desain interface user umum. 4.1 DATA FLOW DIAGRAM (DFD) Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan bagaimana aliran data dan informasi dalam sebuah sistem informasi. DFD untuk sistem informasi ini terdiri dari dua leval,yaitu : DFD Level 0 (context diagram),DFD Level 1 (Proses Pembuatan Arsip, Proses 4.1.1 DFD Level 0 Context Diagram DFD Level 0 ini menggambarkan keseluruhan sistem yang mempunyai 4 (empat) entity utama, yaitu Pengelola,Pengarsip,User, dan admin. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.1.
Admin
Laporan file dokumen arsip Menambah login user Klasifikasi dokumen arsip Daftar dokumen arsip
Pengajuan pemindahan dokumen arsip Mencipta dokumen arsip Status dokumen arsip Laporan dokumen arsip
0.E
Daftar dokumen arsip Status dokumen arsip
P engelola
Sistem Informasi Arsip
Pencarian arsip dokumen Melihat arsip dokumen
User
Laporan Data P engajuan Pemindahan Dokumen A rsip
Detail pengajuan pemindahan dokumen arsip
P engarsip
Gambar 4.1. DFD level 0
Laporan P emindahan Dokumen Arsip
30
4.1.2 DFD Level 1 Pada DFD level 1 digambarkan secara umum Proses Pembuatan Dokumen Arsip, Pengecekan, dan Pemindahan dari dokumen arsip. DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Data dokumen arsip
P engel l
Validasi kelengkapan dokumen arsip
Va
lida s
Ko de
en ge c ek do an kum do ku en me ars na ip rs
ip
ip
2P
Validasi persetujuan pemindahan arsip dokumen
P engarsi
Gambar 4.2. DFD level 1
4.1.3 DFD Level 2 Proses Pembuatan Dokumen Arsip Proses Pembuatan Dokumen Arsip dibagi menjadi 2 bagian , yaitu Proses Pembuatan Kode Klasifikasi dan Pengkategorian File Arsip. Pembuatan SPP dapat dilihat pada Gambar 4.3. DFD level 2 Proses
31
P engecekan Dokumen Arsi
Detail dokumen arsi
P embuatan Dokumen Arsi
Status dokumen arsip Kode dokumen arsip Status dokumen arsip
er
3P
P emindahan Dokumen Arsi
Status dokumen arsip
r ip,
la ifika i r,t ggal
1.1 P

la ifika i r,t ggal
Gambar 4.2. DFD level 2 Proses Pembuatan Dokumen Arsip
4.2 Desain Data Desain data meliputi perancangan ER-Diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan data dalam sistem informasi. Diagram yang ditampilkan dalam gambar 4.3 menunjukkan alur data proses dalam aplikasi ini. Dari gambar 4.3 menunjukkan master_user yang digunakan untuk masuk dalam aplikasi ini disesuaikan dengan level yang ditunjuk, dan daftar_list yang menunjukkan isi dari arsip dokumen yang terbagi menjadi sesuai dengan tipe dokumen file yang tersimpan dalam tiap-tiap daftar yang disesuaikan dengan tipe dokumen.
32
P e gkateg ria F ile r ip

"
1. P
F ile
'& %

$#
i tip e fi le
r ip d

(' &%
Va lida
$#
Fi l e
ri pd
r ip,

P e gel la
Valida i k de r ip

P e b at de la ifika i r ip
r, a a file
gfy a br `ce a arc Wfgf e pa dc uWa dpy U WV T t R R

t f I
frg Y `ce a arc Wfgf e d h Wa dpy WV T R R

t f f
gfy a br `ce a arc Wfgf e pcd Y f Wa dpy X WV T R R R

f I
5 298 27 4 32)654 3210)

I I
c `fy pr Wfgf e c `fy pr Wa dpy S w s WV T R R R
e ag b a h Wa dpy hc e Wfr f hay fy ef h Wfr f hay fgf e Wfr f hay ` à b d df W ce Y ag fe W ce Y 561 BA 4 )65 4563A dc W ce Y 2C 9 32 xVU w WT vX R
I I
` a `y f c ` ea a b Wf `fg c` e a a b W` f fq Wrf e f f Y q We Y f h f f c ` hc by à d f f ic b fc` f uba ` ab h qc` f uba ` ab h c` f ub a à h c`y Yd p b ha b cr `f hc `b f c h py hc `b f cfy ba hc `b f c `fycr qY h p ha dr e fY br yf b `yp qr ay f c` ef f f e ahy a b a dpy f Y qr c `c qr Yd Y fr Yd Y e Y f dc W ce Y c ` fyc c `fry `cr Wa dpy T S s WV T R R 529827 4 32)65 4 50@6 921
I I
4 4 HFQFH PEIHF G GFED
ec e ay a b Wfgf e ec eay a b Wa dpy v vU wUV WV UT w R

I I
ag f e Wr a uar dc Wr a uar sU U s WVUT S t R

M
dar q fe a d b p i` `f h Wb ` ag f e Wb a` Y dc Wb a` Y VU SX WVUT S R
M t
t t t
IM
`ce a arc Wfgf e a fgc Wa dpy WV T R R

f
33
t
Gambar 4.3. ER Diagram

I t t t t t t f t t t f t t f t t t t t t t I t
4.3 DESAIN TAMPILAN (USER INTERFACE)

Tampilan merupakan faktor penting dalam perancangan perangkat lunak. Salah satu yang mempengaruhi kepuasan user terhadap suatu perangkat lunak adalah kemudahan dan kepraktisan dalam menggunakan dan menjalankan program. Desain tampilan ini dibuat untuk memudahkan perancangan dalam tampilan program yang akan dibahas pada tahap implementasi. Berikut ini akan dijelaskan desain-desain tampilan yang akan dibuat pada sistem informasi manajemen arsip 4.3.1. Desain Interface Form Login Pada form ini user dapat memasukkan identitas pengguna dan kata sandi yang dimilikinya pada textbox yang telah disediakan. Jika tepat maka user akan dapat mengakses halaman beranda masing - masing, jika tidak maka halaman tidak akan berubah. Tampilan dari halaman ini dapat dilihat pada Gambar 4. 4.
Gambar 4.4. Form Login
4.3.2. . Desain Interface Tampilan Web Untuk Pengolah Pada bagian ini akan digambarkan desain tampilan web untuk user pengolah, dimana halaman ini hanya dapat diakses oleh orang yang bertindak sebagai pengolah dari website ini. 4.3.2.1. Halaman Beranda Pengolah
Setelah user pengolah memasukkan username dan dan password yang benar maka user akan masuk ke halaman beranda. Pada halaman ini user dapat selihat sekilas tentang hak hak user pengolah serta menu menu pada bagian
34
atasnya. Di pojok kanan dari halaman akan muncul nama dari pengguna yang sedang aktif pada saat itu. Tampilan dari halaman ini dapat dilihat pada Gambar 4. 5.
Gambar 4.5. Form Halaman Beranda Pengolah
4.3.2.2. 4.3.3. Desain Interface Tampilan Web Untuk Pengarsip Pada bagian ini akan digambarkan desain tampilan web untuk user pengarsip, dimana halaman ini hanya dapat diakses oleh orang yang bertindak sebagai pengolah dari website ini. 4.3.3.1. Halaman Beranda Pengarsip
Setelah user pengolah memasukkan username dan dan password yang benar maka user akan masuk ke halaman beranda. Pada halaman ini user dapat selihat sekilas tentang hak hak user pengolah serta menu menu pada bagian atasnya. Di
pojok kanan dari halaman akan muncul nama dari pengguna yang sedang aktif pada saat itu. Tampilan dari halaman ini dapat dilihat pada Gambar 4.6.
35
.
Gambar 4.6. Form Halaman Beranda Pengarsip
36

PHP 34

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PHP 34

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Akhir (2.2.9.

Gambar 2.8 Hubungan antar strong entity

Hubungan strong entity dengan weak entity

Gambar 2.9 Hubungan strong entity dengan weak entity

Gambar 2.10 One-to-one relationship

Gambar 2.11 One-to-many relationship

Gambar 2.12 Many-to-many relationship

Gambar 2.13 Total Participation

Gambar 2.15 relasi total dan partial relationship

Gambar 2.16 Simbol External Entity

Gambar 2.17 Simbol Proses

Gambar 2.18 Simbol Data Flow

Gambar 2.19 Simbol Data Stored

<?php Script PHP ?>

<SCRIPT LANGUAGE= php > Script PHP </SCRIPT>

echo( hello user

echo( 4 + 5 = . 4+5); // menampilkan hasil 4 + 5

Listing 2.3 Komentar

$nama = joko; $judul = Laporan Kerja Praktek; Kode 2.4 Variabel

$string1 = "Laporan"; $string2 = "KP"; echo($string1." ".$string2); // Laporan KP

Tabel 2.1 Operator Logika

Listing 2.8 Penulisan variabel smarty pada template dan php

Dan pada template ditampilkan :

transactional integrity multiversion concurrency control

BAB IV DESAIN SISTEM

Sistem Informasi Arsip

Pencarian arsip dokumen Melihat arsip dokumen

Laporan Data P engajuan Pemindahan Dokumen A rsip

Detail pengajuan pemindahan dokumen arsip

Gambar 4.1. DFD level 0

Laporan P emindahan Dokumen Arsip

Data dokumen arsip

Validasi kelengkapan dokumen arsip

Validasi persetujuan pemindahan arsip dokumen

Gambar 4.2. DFD level 1

P engecekan Dokumen Arsi

Detail dokumen arsi

P embuatan Dokumen Arsi

Status dokumen arsip Kode dokumen arsip Status dokumen arsip

P emindahan Dokumen Arsi

Status dokumen arsip

la ifika i r,t ggal

Gambar 4.2. DFD level 2 Proses Pembuatan Dokumen Arsip

P e gkateg ria F ile r ip

gfy a br `ce a arc Wfgf e pa dc uWa dpy U WV T t R R

frg Y `ce a arc Wfgf e d h Wa dpy WV T R R

gfy a br `ce a arc Wfgf e pcd Y f Wa dpy X WV T R R R

5 298 27 4 32)654 3210)

c `fy pr Wfgf e c `fy pr Wa dpy S w s WV T R R R

4 4 HFQFH PEIHF G GFED

ec e ay a b Wfgf e ec eay a b Wa dpy v vU wUV WV UT w R

ag f e Wr a uar dc Wr a uar sU U s WVUT S t R

`ce a arc Wfgf e a fgc Wa dpy WV T R R

Gambar 4.3. ER Diagram

4.3 DESAIN TAMPILAN (USER INTERFACE)

Gambar 4.4. Form Login

Gambar 4.5. Form Halaman Beranda Pengolah

Anda mungkin juga menyukai