MENGGUGAT STANDAR SISTEM MANA1EMEN MUTU ISO 9001 ???

Published by: Alamsyah Nurseha, S.Sy.

Ada beberapa orang yang berpandangan skeptis terhadap ISO-9001. menurut
mereka, ISO-9001 adalah sistem yang hanya bisa menyita banyak waktu tanpa manIaat
yang signiIikan.
ISO-9001 adalah tambahan birokrasi yang hanya berIungsi untuk membuat
karyawan 'kelihatan' lebih sibuk. Kalau ada manIaat, itu hanyalah selembar kertas sertiIikat
ukuran A4 yang digunakan oleh departemen marketing untuk menjaring pelanggan. Itupun
perlu bukti bahwa selembar kertas tersebut memang nyata-nyata membuat pelanggan datang,
atau benar-benar bisa membuat pelanggan lama tidak berpaling ke pesaing.
Benarkah demikian? Sayangnya, untuk beberapa kasus (mungkin malah banyak
kasus), itu benar adanya. Beberapa kali saya mendengar keluhan tentang hal tersebut.
standar sistem manajemen mutu ISO 9001 menjadi beban. Tapi benarkah? Kita pelajari hal
berikut:
Sebuah study dilakukan bersama oleh &3iversitas of Califor3ia dan Harvard
Busi3ess School untuk melihat perbedaan kinerja antara perusahaan yang menerapkan standar
sistem manajemen mutu ISO 9001 (adaptor) dan yang tidak menerapkan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001 (non-adaptor).
Studi melibatkan lebih dari 18.000 perusahaan sebagai sample. Perusahaan-
perusahaan tersebut dikelompokkan dalam line industri yang sama, lalu dibagi lagi menjadi
dua: adaptor (yang menerapkan) dan non-adaptor (yang tidak menerapkan).
Setiap pasang adaptor dan non-adaptor dipiliih dari perusahan-perusahaan yang
mempunyai jumlah karyawan, jumlah gaji, tingkat penjualan dan beberapa parameter lain
yang hampir sama. Data-data kinerja perusahaan diambil dari tahun 1993 sampai dengan
tahun 2005. Studi tersebut menghasilkan beberapa kesimpulan sebagai berikut:
O dari non adaptor tidak dapat survive sementara hanya 0,5 adaptor
yang tidak dapat survive. Perusahaan dinyatakan mati (tidak survive) bila
tidak lagi terdaItar dalam Worker`s Compensation (WCIRB) dan Dun &
Bradstreet (D&B). Perbedaan angka ini membuat dapat diambil kesimpulan
bahwa perusahaan yang menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO
9001 signiIikan lebih dapat bertahan daripada perusahaan sejenis dengan
ukuran yang sama yang tidak menerapkan ISO-9000.
O Tingkat penjualan perusahaan yang menerapkan standar sistem manajemen
mutu ISO 9001 naik 9 lebih tinggi dari pada pesaingnya yang tidak
menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO 9001.
O Pendapatan rata-rata karyawan pertahun perusahaan yang menerapkan
standar sistem manajemen mutu ISO 9001 naik ,5 lebih tinggi dari
perusahaan yang tidak menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO
9001.
O umlah perusahaan yang mengalami zero accident dalam setiap tahun 5
lebih tinggi pada perusahaan yang menerapkan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001 dibanding yang tidak menerapkan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001.

Laporan tersebut dibuat oleh David I. Levine Haas School of Business, University
of California, Berkeley, CA dan Michael W. Toffel Harvard Business School, Boston,
MA pada bulan Agustus 2008. Baca laporan selengkanya dari
situs http://hbswk.hbs.edu/item/6064.html.
1adi, baru sedikit terbukti bahwa penerapan standar sistem manajemen
mutu ISO 9001 membuat perusahaan cenderung 'lebih baik' dibandingkan perusahaan
yang tidak menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO 9001. Perusahaan menjadi
lebih dapat survive, lebih dapat meningkatkan penjualan dan yang penting buat
karyawan: memungkinkan ~kenaikan gaji yang lebih tinggi.
Lalu apa masalahnya sehingga terjadi pandangan negatiI terhadap standar sistem
manajemen mutu ISO 9001?
Beberapa kemungkinan mungkin dapat disebutkan disini, meskipun perlu pengujian
lebih lanjut:
1. WAKTU PENGAMATAN YANG KURANG
eluhan terhadap standar sistem manajemen mutu ISO 9001 datang tanpa
pengamatan tentang perubahan dalam perusahaan dalam waktu yang cukup
panjang. Pada awalnya tak dapat dapat dibantah bahwa beban kerja karyawan
akan meningkat. Mereka harus mengikuti pelatihan, melakukan evalausi terhadap
semua proses yang ada, menyusun prosedur dan sebagainya. Sementara itu,
manfaat dari penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 tidak dapat
dibuktikan dalam hitungan bulan. Dalam studi di atas didapatkan bahwa
keunggulan perusahaan yang menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO
9001 dalam hal peningkatan penjualan paling signiIikan terjadi dalam waktu 4
sampai 6 tahun setelah penerapan. Hal ini mungkin yang membuat beberapa
pucuk pimpinan perusahaan merasa, dalam tahun awal penerapan, bahwa
standar sistem manajemen mutu ISO 9001 hanya tambahan beban kerja
tanpa kompensasi yang cukup bagi perusahaan. >> Kata: (Pemimpin &
Pegawai yang memiliki Pola Pikir Pendek)
2. PEMAHAMAN tentang STANDAR SISTEM MANAEMEN MUTU ISO 9001
Bila kita amati dan pelajari persyaratan dalam standar sistem manajemen
mutu ISO 9001, kita akan mendapati bahwa semua persyaratan tersebut adalah
logis dan masuk akal untuk membawa kebaikan bagi setiap organisasi yang
menerapkannya. Sebagai contoh: standar sistem manajemen mutu ISO 9001
mensyaratkan organisasi untuk mengatur setiap proses yang ada;
menentukan metoda kerja, menentukan kriteria outpun yang dihasilkan dan
merencanakan sumber daya yang dibutuhkan.
Siapakah yang dapat membantah bahwa hal ini diperlukan untuk kelancaran
organisasi. Bila sekolah anda adalah organisasi konstruktiI, dapatkan anda
membuat sebuah bangunan bermutu tanpa perencanaan yang baik? Bila sekolah
anda adalah sekolah kejuruan (meningkatkan kompetensi siswa), dapatkah anda
membuat sebuah produk baru (lulusan) tanpa merencanakan bagaimana proses
produksi harus dilakukan? awabannya tentu tidak.
Maka bukankah logis bila standar sistem manajemen mutu ISO 9001
mensyaratkan organisasi untuk merencanakan proses? Hal yang sama misalnya
tentang pengendalian dokumen. Bukankah logis bila anda harus menjaga agar
dokumen yang digunakan oleh karyawan adalah dokumen yang 'benar'? Apa
jadinya bila seorang guru atau pelaksana pendidikan menggunakan drawing yang
sudah kadaluarsa sebagai acuan untuk membuat produk?
Artinya dari sekian banyak persyaratan yang terkandung dalam standar sistem
manajemen mutu ISO 9001, tidak ada persyaratan yang tidak logis. Semuanya
memang diperlukan bila organisasi ingin dapat menjamin mutu produk yang
dihasilkan, tanpa banyak kesalahan dan produk reject yang merugikan.
Lalu mengapa ada pandangan skeptis yang menyatakan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001 hanya tambahan pekerjaan dan birokrasi? Saya kira
salah satu penyebabnya adalah pemahaman. Bila paham, benar-benar
paham persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001, orang tidak
akan mengatakan bahwa penerapan setiap persyaratan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001 adalah suatu yang merepotkan belaka. Mungkin
'merepotkan, tapi memang diperlukan.
3. PENDEKATAN DALAM PENERAPAN
Ingat bahwa persyaratan dalam standar sistem manajemen mutu ISO 9001
adalah persyaratan 'generic', yang dibuat untuk berbagai jenis, berbagai bidang,
berbagai ukuran organisasi. Dalam memenuhi persyaratan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001, organsiasi harus memilih pendekatan yang
paling mudah diterapkan dan paling efektif sesuai dengan jenis, bidang dan
ukuran organisasi. Penerapan suatu persyaratan di organsasi yang bergerak
dalam bidang konstruksi tentu beda dengan di organisasi manuIaktur. Penerapan
suatu persyaratan di organsiasi dengan 1000 karyawan pasti beda dengan di
organsiasi yang hanya mempunyai 10 karyawan. Pendekatan yang dipilih harus
tepat guna. Pendekatan juga harus mempertimbangkan ketersediaan
teknologi, kemampuan sumber daya manusia yang dimiliki dan budaya
kerja.
Kesalahan yang paling sering ditemui dalam penerapan standar sistem
manajemen mutu ISO 9001 adalah memaksakan suatu aturan, atau suatu prosedur,
atau malah suatu kebijakan yang tidak tepat, yang mungkin sesuai bagi organisasi
lain tapi tidak bagi organisasi tersebut. Ini akan membuat suatu aturan bukan saja
tidak eIektiI, tapi sulit untuk diterapkan.
Kesalahan lain adalah membuat suatu aturan yang berlebihan. Sebagai contoh,
saya pernah membaca sebuah aturan yang mengharuskan setiap kepala
departemen memeriksa kelengkapan semua catatan paling tidak 1 tahun sekali.
('Nambah berat kerjaan)
awabannya; Standar sistem manajemen mutu ISO 9001 memang
mensyaratkan bahwa organsiasi harus mengendalikan catatan-catatan
supaya tidak rusak, tidak hilang dan mudah ditemukan. Karena memeriksa
kelengkapan semua catatan tentu sebuah pekerjaan yang melelahkan dan menyita
waktu. Disamping itu, pemeriksaan kelengkapan tidak dapat mencegah catatan
hilang.
Yang paling diperlukan agar tidak ('Nambah berat kerjaan) dikemudian
hari adalah membuat sebuah sistem yang dapat mencegah hal tersebut
terjadi. Sistem pengarsipan, pengarsipan dan disiplin dalam penyimpanan
yang baik, itulah sebetulnya yang diperlukan.
4. TUUAN DASAR PENERAPAN
Beberapa organisasi menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO
9001 dengan tujuan untuk mendapatkan sertifikat sistem manajemen mutu
ISO 9001 yang dibutuhkan untuk mendapatkan atau mempertahankan pelanggan.
Tentu tidak salah untuk mempunyai tujuan demikian tetapi tujuan tersebut
seharusnya bukan tujuan dasar apa lagi tujuan satu-satunya.
Kecuali bila organisasi sebelumnya sudah membentuk suatu sistem
manajemen mutu yang prima, mendapatkan sertiIikat seharusnya bukan tujuan
dasar atau tujuan satu-satunya. Tujuan dasar seharusnya adalah perbaikan di
internal organisasi. Dengan membaiknya kinerja internal, pelanggan baru akan
didapatkan sebagai kompensasi logis.
Menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 hanya untuk
mendapatkan sertifikat tak lain dari berpura-pura mempunyai sistem
manajemen mutu yang baik untuk memuaskan auditor - dan pelanggan. Ini
sama dengan berpura-pura senyum manis hanya supaya orang lain menilai
anda ramah untuk mendapat simpati.
Tetapi ingat, berpura-pura senyum itu mudah, berpura-pura mempunyai sistem
manajemen mutu itu luar biasa repotnya. Anda tetap saja harus mempunyai
prosedur-prosedur, kebijakan-kebijakan, aturan-aturan. Anda juga harus
melakukan audit mutu internal, membuat laporan-laporan dan melakukan tinjauan
manajemen. Semuanya dibuat dan dilakukan tanpa niat untuk memperbaiki
kinerja organisasi, dan semuanya membutuhkan pemahaman.
Hanya untuk memuaskan auditor. Maka yang ada hanyalah prosedur-prosedur
dokumen-dokumen mubazir, dokumen mubazir, waktu mubazir, dan pekerjaan
yang mubazir. Tak heran bila beberapa bulan kemudian pucuk pimpinan akan
mengeluh betapa penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 begitu
merepotkan tanpa hasil yang sepadan. Hanya selembar sertifikat dan potensi
mendapatkan pelanggan baru yang juga belum jelas.
Penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001 seharusnya
bertujuan utama untuk memperbaiki sistem di dalam organsiasi, bukan
mendapatkan sertifikat. Pendekatan makronya adalah 'inside out', seperti kata
Stephen R Covey di buku 7 habits oI highly eIIective MR (ups, people). 1angan
harapkan dulu pelanggan akan datang, tapi pikirkan apa yang bisa
dilakukan untuk pelanggan supaya pelanggan pantas membayar produk
yang kita jual.
Dan jangan sekali-sekali menerapkan suatu persyaratan hanya agar
auditor merasa senang. Terapkan suatu persyaratan hanya karena
organisasi anda memang perlu melakukan hal tersebut dan membawa
faedah bagi organisasi anda. Pahami alasannya, tentukan cara
penerapannya, terapkan !!

**Sekian**

Referensi :
O Stephen R Covey di buku 7 habits oI highly eIIective MR
O David I. Levine Haas School oI Business, University oI CaliIornia, Berkeley, CA dan
Michael W. ToIIel Harvard Business School, Boston, MA Risset.
O http://alamsyahnurseha.blogspot.com/
O http://hbswk.hbs.edu/item/6064.html.