Sistem Seleksi Penerima Beasiswa di S1 Ilmu Komputer

Nama kelompok : Mirnawati (081401005) Heny muliana (081401009) Sadifa asrofa (081401081) Namira listya (081401093)

Scope Defintion 1. PIECES Framework Sistem Seleksi Penerima Beasiswa

Model Tampilan (Performance) Database dan interface tidak dapat menampilkan keseluruhan data mahasiswa. Model Penyimpanan Data (Information). Data mahasiswa kurang up-to-date karena data dimasukkan secara manual oleh admin oleh karena itu admin harus rajin mengupdate data.

Segi Ekonomi (Economic). Adanya biaya yang tidak diketahui dan biaya yang tidak terduga Model Pengontrolan Sistem (Control). Sering terjadi kesalahan pemasukan data yang dibutuhkan oleh admin, sebaiknya data yang dimasukan oleh admin harus dikontrol .

Model Efisiensi Sistem (Eficiency). Proses cross-checking data mahasiswa memerlukan waktu yang relatif lama, karena pada sistem output memerlukan proses membandingkan data mahasiswa dan data syarat penerima beasiswa.

Model Pelayanan Sistem (Service). Sistem tidak terkordinasi dengan system yang lain

2. Problem Statement Pernyataan singkat masalah/peluang Data tidak terintegritas Proses pengolahan data lambat ASAP Sedang 2 Tingkat kepentingan ASAP Visibilit Peringkat as Tinggi 3 Admin harus rajin dan teliti dalam meng-update data Menghapus data yang tidak Solusi

digunakan lagi dan melakukan upgrade RAM

3. Project Charter

a. Nama Projek Sistem Seleksi Penerima Beasiswa di S1 Ilmu Komputer b. Sasaran Projek Mempermudah panitia menyeleksi calon penerima beasiswa. Mempermudah mahasiswa menerima informasi tentang beasiswa.

c. Gambaran Projek Kegiatan yang pertama kali dilakukan dalam pelaksanaan projek ini adalah mengumpulkan semua informasi ataupun data yang berhubungan dengan system yang akan dikembangkan. Dilanjutkan dengan adanya studi literature tentang Sistem penyeleksi penerima beasiswa yang terkomputerisasi. Karena selama ini seleksi calon penerima beasiswa masih dilakukan secara manual yang menimbulkan banyak permasalahan, seperti kurang meratanya penerima beasiswa. Oleh karena itu, kami membuat sistem seleksi calon penerima beasiswa yang terkomputerisasi untuk memudahkan panitia dalam menyeleksi.

d. Ruang Lingkup Awal Projek Proyek ini mencakup system untuk membantu penyeleksian penerima beasiswa dan membantu mahasiswa mendapatkan informasi tentang beasiswa.

e. Visi Projek Beberapa visi yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek ini adalah Mempermudah penyeleksian calon penerima beasiswa pada Program Studi S-1 Ilmu Komputer USU. Menghasilkan laporan tepat waktu, dan terpercaya.

f. Batasan Sistem Prototype sistem harus sudah dapat diberikan kepada system owner pada sepuluh minggu pertama dengan minimal system requirement. Dalam arti prototipe sudah dapat berjalan dengan requirement awal yang diminta oleh system owner. Walaupun masih terdapat beberapa bug. Sistem tidak dapat menerima masukan-masukan yang diperlukan secara otomatis, sehingga harus dilakukan secara manual. Sistem harus memiliki antarmuka yang user friendly. Sistem harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi dengan adanya pembatasan akses.

g. Batasan Teknologi Sistem baru yang akan dikembangkan harus memenuhi kriteria teknologi sebagai berikut: 1. Database Management System menggunakan MySQL 2. Pengembangan antarmuka sistem menggunakan Borland Delphi7.

h.

Dokumentasi dan Komunikasi Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan

komunikasi proyek: 1. System Analyst, Lead Programmer dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung beberapa kali untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan analisa proyek. 2. System Analyst, Lead Programmer dan Business Process Analyst melakukan komunikasi secara langsung setiap seminggu sekali, untuk membahas mekanisme proses penyeleksian. 3. Project Manager, System Analyst, Lead Programmer, dan Business Process System Analyst melakukan pertemuan secara langsung setiap seminggu sekali untuk melakukan quality assurance management. 4. Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya untuk membahas mengenai arah perkembangan dari proyek yang telah dilaksanakan, hambatan yang dihadapi, resiko yang terjadi serta solusi yang ditawarkan.

5. Documentator membuat notulen untuk setiap pertemuan yang telah disebutkan pada butir 1 sampai dengan 4. 6. Project Team dapat menggunakan sarana e-mail dan telepon sebagai alat komunikasi untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.

i.

Struktur Organisasi

No. Jabatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. System Owner Project Manager

Nama Dr. Poltak Sihombing Henny Muliana

System Analyst, Lead Programmer Sadifa Asrofa Business Process System Analyst Documentator Programmer Database Administrator Namira Listya Mirnawati Sadifa Asrofa Namira Listya

Analisa Permasalahan

1. Ishikawa Diagram a. Ishikawa untuk permasalahan 1

Staf

Dokumen Data mahasiswa berubah-ubah Data tidak terintegritas

Kurang teliti memasukkan data

Metode tambah dan edit data secara manual Metode

Tidak ada jadwal tetap untuk pemrosesan data Prosedur

b. Ishikawa untuk permasalahan 2

Dokumen Terlalu banyak dokumen dalam satu data Proses pengolahan data lambat Sistem kurang sesuai dengan data yang besar Sistem Pemrosesan data belum efisien Prosedur

2. Cause-and-Effect Analysis

CAUSE-AND-EFFECT ANALYSIS Problem or Opportunity 1. Data tidak terintegritas Cause and Effects Perubahan dibutuhkan dalam data mahasiswa yang

penyeleksian

penerima

beasiswa misalnya gaji orang tua, informasi besiswa yang pernah diperoleh dan indeks prestasi mahasiswa dan kurangnya ketelitian pegawai dalam proses memasukkan data

menyebabkan data menjadi tidak akurat. 2. Proses pengolahan data lambat Begitu banyaknya data yang disimpan pada database menyebabkan system memerlukan memory penyimpanan yang besar. Hal tersebut menyebabkan akses ke sistem menjadi lambat.

Requirements Analysis Phase 1. Fungsional Sistem Proyek ini mencakup sistem informasi untuk menyeleksi penerima beasiswa. Sistem ini terdiri dari menambah database, menghapus database, dan modify database. Proses-proses dalam sistem ini adalah sebagai berikut : a. Penyimpanan Data Mahasiswa Semua data yang bersangkutan dengan mahasiswa akan dimasukkan kedalam sistem, sehingga mempermudah penyeleksian penerima beasiswa.

b. Informasi Beasiswa Pembaruan informasi berupa jadwal adanya beasiswa, batas akhir pengajuan permohonan, pengumuman penerima beasiswa dan tanggal pengiriman beasiswa.

c. Sistem Informasi yang Dapat Menampung Basis Data yang Mempunyai Tingkat Fleksibilitas yang Tinggi Basis data yang dibutuhkan dalam sistem ini adalah basis data yang dapat menampung semua data dari mahasiswa dan informasi tentang beasiswa. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat membantu penyeleksian basis data tersebut agar dapat menghemat waktu. Sistem ini menggunakan basis data yang dapat dimanipulasi ( menghapus, menambah dan meng-update ) dengan mudah dan mencakup data dari semua mahasiswa.

2. Nonfungsional Sistem

Jenis Kebutuhan Model Tampilan (Performance)

Penjelasan Database dan interface diperbaiki lagi agar database tersebut dapat menampilkan tabel dari keseluruhan data mahasiswa.

Model

Penyimpanan

Data

Admin harus rajin mengupdate data agar data mahasiswa up to date. Sistem owner harus menyiapkan dana khusus untuk biaya yang tidak terduga yang dibutuhkan oleh sistem.

(Information) Model Segi Ekonomi (Economic)

Model Pengontrolan Sistem (Control)

Melakukan pemantauan kerja admin agar data yang dimasukkan sesuai.

Model Efisiensi Sistem (Eficiency)

Sistem harus dapat menampilkan data sesuai yang diinginkan oleh admin.

Model Pelayanan Sistem (Service)

System harus menghasilkan hasil yang akurat, konsisten, dapat dipercaya sehingga dapat menjadi pertimbangan dalam proses penyeleksian.

Logical Design Phase 1. Model Data

Nama Pendapatan orang tua NIM

Username

Password Memberi data

Mahasiswa

1
Keterangan beasiswa

Admin
IPK

1
Mengajukan menginformasikan

jenis

periode

Beasiswa

keterangan

Keterangan: a. Admin harus memiliki username dan password yang telah dikenali oleh sistem. Hanya username dan password yang telah dikenali oleh sistem yang berhak mengakses sistem. b. Data Mahaiswa yang harus dimasukkan ke sistem adalah Nama, nim, pendapatan orang tua, IPK, dan keterangan beasiswa. c. Beasiswa memiliki jenis beasiswa, periode beasiswa, dan keterangan beasiswa.

Setiap data mahasiswa yang dibutuhkan dalam proses penyeleksian disimpan dalam entity acara. Data ini termasuk data NIM, IPK, pendapatan orang tua. Data ini dibagi menjadi beberapa atribut. NIM mahasiswa dijadikan sebagai primary key.

2.

DFD Sistem

DFD Level 0

Username Pasword

Admin

Data Informasi Hak pengaksesan data

Sistem

DFD Level 0 Sistem Penyeleksi mahasiswa penerima beasiswa

DFD Level 1

DFD Level 1 Sistem Penyeleksi mahasiswa penerima beasiswa

Diagram 1.0 Level 2

Username Dan Password 1.1* Pengecekan Username & password

Admin

Tidak ada

ada

Hak akses 1.2* Pemberian izin hak akses 1.3* Penolakan hak akses

Info penolakan

DFD Level 2 proses 1.0 Sistem Penyeleksi mahasiswa penerima beasiswa

Diagram 2.0 Level 2

Mahasiswa
Admin Data Mahasiswa 2.1* Penginputan data mahasiswa

Beasiswa
Data beasiswa 2.2* Penginputan data beasiswa

Data yang Telah diolah

2.3* Memanipulasi data

DFD Level 2 proses 2.0 Sistem Penyeleksi mahasiswa penerima beasiswa

Diagram 3.0 Level 2

mahasiswa
Admin Info beasiswa 3.1* Pencarian data mahasiswa

Informasi mahasiswa

Beasiswa

Data mahasiswa yang terpilih

3.2* Penyeleksian calon penerima beasiswa yang memenuhi syarat

DFD Level 2 proses 3.0 Sistem Penyeleksi mahasiswa penerima beasiswa

Decision Analysis Phase 1. Identifikasi Solusi yang Digunakan

Pada tahap yang telah kami lakukan sebelumnya kami melakukan hal hal yang berguna dalam mengembangkan sistem yang sudah ada ataupun akan kami buat. Dalam tahapan tahapan tersebut kami menghasilkan beberapa solusi yang tentunya sama sama bagus akan tetapi memiliki keunggulan dan kelemahan masing masing. Solusi yang kami tawarkan ini kami bedakan dengan cara mengklasifikasikannya dan menghasilkan beberapa candidate solutions. Setelah membandingkan candidate solutions yang ada maka kami di dalam tahap ini harus melakukan decision analysis, sehingga didapatlah candidate solutions terbaik yang sangat sesuai dengan keinginan user serta efisien. Setelah didapat candidate solutions terbaik maka solusi ini akan menjadi recommended solutions. Dalam melakukan perbandingan kami menggunakan Candidate System Matrix dan juga Feasibility Analysis Matrix sesuai dengan buku System Analysis and Methods, 6th

Edition. Kriteria pengambilan data pada perbandingan ini disesuaikan dengan kebutuhan sistem serta keefektifan dan keefisienannya.

2. Analisis dan Perbandingan Candidate Solution Solusi-solusi yang telah dihasilkan ini akan dianalisa lebih lanjut dan mendalam dengan menggunakan Candidate Systems Matrix. Dengan tabel ini kita bisa melihat gambaran yang konkrit tentang masing-masing solusi dan dapat menentukan perbedaan diantara solusi satu dengan yang lainnya. Kemudian setelah kita mendapatkan gambaram tersebut, masing-masing solusi dapat diperbandingkan dengan membuat Feasibility Analysis Matrix. Dengan feasibility matrix, kita dapat menilai masing-masing solusi, dengan melihat secara objektif dari berbagai sudut pandang (system owner dan user), yang dimaksudkan untuk melihat kelemahan serta kelebihan masing-masing solusi.

Berikut tabel dari perbandingan candidate solutions: Characteristic Data tidak terintegritas Candidate 1 Hanya mahasiswa yang merasa datanya perlu diperbarui yang memberikan data terbarunya kepada admin selain itu dilakukan Pemantauan rutin terhadap admin Candidate 2 Admin melakukan update data mahasiswa dengan mengumpulkan ulang data mahasiswa dan dilakukan penambahan jumlah admin

Memori untuk menyimpan data besar

Dilakukan penghapusan data Dilakukan upgrade RAM setiap semester

3. Analisa Kelayakan

Weight Feasibility Criteria Operational Feasibility 30%

Candidate 1

Candidate 2

Update data mahasiswa akan lebih mudah karena hanya mahasiswa yang datanya berubah saja yang melakukan update data. Memantau keefektifan admin. Skor: 85 kerja

Update data membutuhkan waktu yang lebih lama karena seluruh data yang ada diperbaru.

Skor: 50

Technical Feasibilty

40%

Pengumpulan data Pengumpulan data akan akan menjadi lebih terhambat apabila seluruh mudah. mahasiswa tidak mengumpulkan data tepat Skor : 90 waktu. Skor: 70

Economic feasibility

30%

Hampir tidak biaya tambahan Skor : 80

ada Perlu adanya penambahan biaya untuk pembelian memori eksternal dan penambahan gaji admin Skor : 50

Ranking

100%

85.5

58

Tabel 9. Feasibility Analysis Matrix 4. Rekomendasi Solusi Solusi yang sangat ideal untuk system yang akan dikembangkan ini adalah candidate solutions 1, karena semua kriteria yang nantinya akan meringankan penggunaanya ada pada solusi tersebut sehingga dapat tercapai sistem yang efektif dan efisien. Karena pengambilan keputusan ini didasarkan pada analisa kelebihan dan kelemahan dari kedua sousi yang ada.

Perancangan Sistem PDFD Admin

1.1 Admin Username & password 1.2 Tampilan menu Memilih Menu admin Admin Tampilan menu admin 1.3 Tampilan menu admin 1.5 Tampilan menu admin 1.4 1.8

Validasi username & pasword

Sistem delphi

Menampilkan data beasiswa Sistem delphi

Tampilan menu admin

Menambah data beasiswa admin

SQL server Tabel penerima beasiswa

1.7 data

Tampilan menu admin 1.10 1.9

Mengedit data mahasiswa

admin data 1.11

Menampilkan Tampilan menu data admin mahasiswa Sistem delphi

Tampilan menu admin 1.6

Menambah data mahasiswa admin

Data mahasiswa 1.12

1.17

Mengedit data beasiswa

admin data

Menghapus data beasiswa admin

Data beasiswa

Penyeleksiaan penerimaan beasiswa

sistem

Update data mahasiswa pada DB

Sistem delphi

Hapus

Menghapus data mahasiswa

Sistem delphi

hapus 1.15

1.14

Data mahasiswa masuk ke DB

Sistem delphi
Data mahasiswa

Update data beasiswa pada DB

Sistem delphi

Data beasiswa masuk ke DB

Sistem delphi
Data mahasiswa

Data yang sudah di update

SQL server Tabel mahasiswa

SQL server Tabel mahasiswa

Data mahasiswa yang sudah ada 1.13 Data yang sudah di update

SQL server Tabel beasiswa Data mahasiswa yang sudah ada

Data mahasiswa yang sudah ada

Query database beasiswa tabel mahasiswa

Mysql
SQL server

1.16

Query database beasiswa tabel beasiswa Mysql

Data beasiswa yang sudah ada

Tabel beasiswa

Ket: 1. Sistem ini hanya berlaku bagi admin 2. Admin dapat melihat, menghapus, mengedit, dan menambah data mahsiswa dan

data beasiswa.

PDFD Data Distribution

PHYSICAL DESIGN PHASE

Physical ERD Berikut adalah physical ERD untuk Sistem Seleksi Penerima Beasiswa.
Mahasiswa Admin Username char(15) Password varchar(20)

memberi data
NIM : char(9) Nama :varchar(20) IP : char(4) Pendapatan Orang Tua : char(40) Keterangan Mendapatkan Beasiswa:char (7)

mengajukan

menginformasikan Beasiswa Kode_Beasiswa Jenis Periode Syarat : char(3) :char(10) :year(4) : char(8)

Berikut adalah SQL DDL code untuk perancangan Sistem Seleksi Penerima Beasiswa.
CREATE TABLE `fotografi USU`.`user` ( `username` CHAR( 9 ) NOT NULL , `password` VARCHAR( 20 ) NOT NULL , `alamat` VARCHAR( 30 ) NOT NULL , `email` VARCHAR( 30 ) NOT NULL, no_tlp VARCHAR(15) NOT NULL, NIM VARCHAR(10), NOT NULL,

fakultas VARCHAR(20), NOT NULL, jurusan VARCHAR (30), NOT NULL, id VARCHAR (10), NOT NULL ) ENGINE = MYISAM ; ALTER TABLE `user` ADD PRIMARY KEY ( `username` ) CREATE TABLE `fotografi_USU`.`foto` ( `tgl_dibuat` CHAR( 10 ) NOT NULL , `kategori` ENUM( 'judul ) NOT NULL , `id_foto` VARCHAR( 10 ) NOT NULL , `penyusun` VARCHAR( 50 ) NOT NULL , `tgl_di_publish` CHAR( 10 ) NOT NULL, NIM INT(10) NOT NULL ) ENGINE = MYISAM ; ALTER TABLE `arsip` ADD PRIMARY KEY ( `id_foto` )
NIM : char(9) Nama :varchar(20) IP : char(4) Pendapatan Orang Tua : char(40) Keterangan Mendapatkan Beasiswa:char (7)

INPUT & OUTPUT Input Struktur Data Logikal untuk Input Requirements Login Pilih Menu Ikon Data Mahasiswa Ikon Data Beasiswa ID user Password

Data Mahasiswa Tampilan database mahasiswa

Update Data Mahasiswa Data Beasiswa Tampilan database beasiswa Tambah Data Mahasiswa Edit Data Mahasiswa Hapus Data Mahasiswa

Update Data Beasiswa

Tambah Data Beasiswa Edit Data Beasiswa Hapus Data Beasiswa

PROTOTYPE INPUT UNTUK LOGIN

Ini adalah form dimana admin dapat login dengan memasukan username dan password, button tutup aplikasi berguna untuk menutup aplikasi ini.

PROTOTYPE INPUT UNTUK PILIH MENU

Ketika admin login maka akan muncul form di atas dan dari form di atas admin dapat memilih data mahasiswa, data beasiswa atau keluar.

PROTOTYPE INPUT UNTUK DATA MAHASISWA

From di atas adalah tampilan jika memilih data mahasiswa. PROTOTYPE INPUT UNTUK DATA BEASISWA

Ini adalah form data beasiswa apabila admin memilih button data beasiswa.

PROTOTYPE INPUT UNTUK UPDATE DATA MAHASISWA -Tambah Data

Form di atas adalah form untuk tambah data mahasiswa. Edit Data

Form di atas adalah form untuk edit data mahasiswa. Hapus Data

Form di atas adalah form untuk tambah data mahasiswa.

Seleksi Data Mahasiswa IP > 2,75

Form di atas merupakan form yang muncul apabila admin memilih seleksi data mahasiswa dengan pilihan ip >2,75 Seleksi Data Mahasiswa IP > 3,00

Form di atas merupakan form yang muncul apabila admin memilih seleksi data mahasiswa dengan pilihan ip >3,00 Seleksi Data Mahasiswa pendapatan orang tua < Rp. 3.000.000

Form di atas merupakan form yang muncul apabila admin memilih seleksi data mahasiswa dengan pilihan pendapatan orang tua < Rp. 3.000.000

Seleksi Data Mahasiswa yang belum mendapatkan beasiswa

Form di atas merupakan form yang muncul apabila admin memilih seleksi data mahasiswa dengan pilihan mahasiswa yang belum mendapatkan beasiswa

Update data beasiswa ( tambah data)

Form di atas merupak form untuk update data beasiswa khususnya untuk menambah data. Update data beasiswa (edit data)

Form di atas merupak form untuk update data beasiswa khususnya untuk mengedit data. Update data beasiswa ( hapus data)

Form di atas merupak form untuk update data beasiswa khususnya untuk mehapus data. Output Data mahasiswa yang berhak mendapatkan beasiswa: NIM Nama Ip Penghasilan orang tua Keterangan mendapatkan beasiswa