JOBDESC STRATEGY & WORKLOAD ANALYSIS for STAFF

Oleh :

Nana Ryanti Lestari Rahmat Taufiq Sigit

PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Pentingnya Job Description bagi sebuah entitas guna efisiensi dan efektifitas kinerja pegawai Pada kenyataannya hingga saat ini Perumnas masih belum memiliki Job Description Staff

RUMUSAN MASALAH
Bagaimana Job Analysis Procedure yang efektif hingga akhirnya dapat menghasilkan Job Description ? Berapa Timeline project sejak dilakukannya Job Analysis hingga menghasilkan Job Description ? Bagaimana Workload Analysis yang efektif untuk mengetahui apakah setiap staff departemen telah memiliki beban kerja yang sesuai

MAKSUD DAN TUJUAN

Memberi sebuah rumusan yang diharapkan dapat membantu Divisi PSDM dalam meningkatkan peranannya, menghasilkan sebuah produk yang dapat mengoptimalisasi kinerja employee, khususnya staff, yaitu Job Description Mengetahui beban kerja dan jumlah pegawai Perum Perumnas pada setiap departemen, khususnya pada tingkat staff, apakah sudah tepat, kurang atau bahkan terlalu banyak

PENGERTIAN & PERBEDAAN

JOB ANALYSIS merupakan kegiatan penting yang harus dilakukan oleh sebuah organisasi guna menghasilkan sebuah dokumen yang sering dikenal sebagai job description JOB DESC suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggungjawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada JOB SPEC suatu daftar tuntutan manusiawi atas suatu jabatan, yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lainlain yang sesuai dengan analisis jabatan

WORKLOAD ANALYSIS
Sebuah analisa tenaga kerja yang detail dapat menghasilkan ukuran tenaga kerja yang seimbang dengan beban kerjanya sehingga tidak melebihi beban kerja yang mereka mampu, mengurangi biaya pegawai dan mengurangi kesalahan-kesalahan, buang waktu dan kecelakaan

METODE JOB ANALYSIS

TUPOKSI
SIPOC DIAGRAM WAWANCARA

METODE WORKLOAD ANALYSIS

melihat berapa jam kerja efektif staff dan kemudian diperbandingkan dengan jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua job description departemennya

ALUR PROSES JOB ANALYSIS HINGGA JOB DESC & JOB SPEC
Step 1

Membentuk Job Analysis Team

Step 2

Seleksi individu yang layak di wawancara

Step 3

Kumpulkan data dengan menggunakan teknik wawancara

Step 4

Analisis oleh Job Analysis Team

Step 5

Job Description & Job Specification

PROSES PEMBUATAN JOB DESC

TUPOKSI
Wawancara (Analisa What, When, Why, Where & How)

SIPOC Diagram
Job Description & Job Specification
Workload Analysis

IMPLEMENTASI

TUPOKSI TU KEPEGAWAIAN
Menyusun Usulan, Sasaran, Rencana Kerja, dan Anggaran Dept. TU Kepegawaian Melaksanakan penyelenggaraan administrasi kepegawaian Melakukan evaluasi terhadap standar-standar peraturan yg diperlukan Melakukan sosialisasi terhadap standar-standar peraturan yang diperlukan Memimpin penyelenggaraan kegiatan pengelolaan data dan informasi kepegawaian

BREAKDOWN TUPOKSI DEPT. TU KEPEGAWAIAN

TUPOKSI Menyusun Usulan, Sasaran, Rencana Kerja, dan Anggaran Dept. TU Kepegawaian Melaksanakan penyelenggaraan administrasi kepegawaian PPRA (Kesehatan, Cuti Besar, Uang Pindah, Dana Pensiun-LK) SK & Petikan Gol SK & Petikan Gaji Berkala SK MPP SK Pensiun Pemberitahuan Pensiun Usulan Ujian Dinas BREAKDOWN OPERATOR MD TU Kepegawaian Staff PIC GMD PSDM

MD TU Kepegawaian

Melakukan evaluasi terhadap standar-standar peraturan yg diperlukan Melakukan sosialisasi terhadap standar-standar peraturan yang diperlukan Memimpin penyelenggaraan kegiatan pengelolaan data dan informasi kepegawaian Pengelolaan Database Kepegawaian

MD TU Kepegawaian MD TU Kepegawaian Staff

GMD PSDM

GMD PSDM

MD TU Kepegawaian

OUTPUT : MELAKSANAKAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

WAWANCARA
Who
What
Siapa yang mengerjakan Apa yang Anda kerjakan
Kenapa itu perlu dikerjakan Kapan Anda mengerjakan
Bagaimana Anda mengerjakan

Why
When How

4W + 1H

CONTOH WAWANCARA
Siapa yang mengerjakan ? Jawab : Nama : Anglir Andhini Jabatan : Staff TU Kepegawaian Dept : Tata Usaha Kepegawaian Divisi : Pengembangan SDM Apa yang anda kerjakan? Jawab : Membuat PPRA Kesehatan Membuat PPRA Cuti Besar Membuat PPRA Uang Pindah Membuat PPRA Uang Duka

Identifkasi Pekerjaan

List Tugas

Kenapa itu perlu dikerjakan?

Jawab: Membantu Regional/Cabang dalam percepatan pencairan dana kesehatan. Kapan anda mengerjakan? Jawab: Apabila ada permohonan sudah saya terima. Bagaimana cara mengerjakan PPRA Kesehatan? Jawab: - Langkah-langkah (Terlampir) - Alat yang digunakan Komputer Alat Tulis Kalkulator Pelubahang Kertas Strapless Penjepit Kertas - Skill yang dibutuhkan Microsoft Office Ketelitian yang tinggi Menguasai PKB Komunikatif

Tujuan Tugas

Waktu Pengerjaan

Alat Bantu Tugas

Soft Skill & Hard Skill Jabatan

SIPOC DIAGRAM
KITA PERLU UNTUK SEPAKAT APA YANG HARUS KITA KERJAKAN, DAN APA YANG TIDAK HARUS KITA KERJAKAN

Supplier Regional RTKP

Input Surat Permohonan Lampiran Berkas

Proses Verivikasi Berkas Pencetakan PPRA

Output PPRA Rekap Lampiran

Customer Divisi Keuangan

Pastikan bahwa semua Input sesuai dengan kebutuhan PROSES

Pastikan bahwa semua Output sesuai dengan kebutuhan PELANGGAN

DETAIL PROSES PEMBUATAN PPRA KESEHATAN

START
Dasar Pengerjaan Tugas

Wewenang

2
CETAK PPRA

CEK PERMOHONAN & BERKAS PENDUKUNG

Bahan Pertimbangan LENGKAP ?

MEMINTA KELENGKAPAN DATA

N
GM SETUJU?

S.I.K

P.K.B

VERIFIKASI TERHADAP PEMOHONAN AJUAN BENTUAN KESEHATAN

CETAK PPRA KESEHATAN 3 RANGKAP

Pelanggan Internal

DUA RANGKAP KIRIM KE DIV. KEUANGAN

BUAT KONSEP SURAT PPRA

SATU RANGKAP ARSIP SDM

1 CETAK KONSEP PPRA FINISH

N
MD SETUJU?

TEMPLATE JOB DESCRIPTION

IDENTITAS JABATAN

TUJUAN JABATAN TANGGUNGJAWAB UTAMA

INDIKATOR PRESTASI WEWENANG KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI HUBUNGAN KERJA PERSYARATAN JABATAN

RUMUSAN KALIMAT EFEKTIF

KATA KERJA
OUTPUT

INPUT

SUPPLIER

WEWE NANG

DSR PERTIMBA NGAN

CUSTOMER

JOB DESC

CONTOH :

KATA KERJA

OUTPUT

INPUT

SUPPLIER

Membuat Surat PPRA Kesehatan yang berdasarkan pada surat permohonan & Lampiran Berkas Kesehatan dari Kantor Regional ataupun berdasarkan pada Surat tagihan dari Rumah Sakit Kerjasama yang kemudian dikoreksi sesuai platform kesehatan karyawan dalam Database Kepegawaian dan PKB, disetujui oleh GMD PSDM kemudian diajukan kepada Divisi Keuangan.
DASAR PERTIMBANGAN CUSTOMER WEWENANG

KATA KERJA UNTUK MERUMUSKAN TUGAS TEKNIK ATAU TUGAS NON MANAJERIAL

MENGAJAR MEMBUAT MEMINDAHKAN MENYUSUN MEMASANG MENGEMUDIKAN MENGHITUNG MENYALIN MENGETIK MELAYANI MENGANALISIS MENGOLAH

MENABULASIKAN MENYORTIR MENYIMPAN MENDATA MERAPIKAN MENGAGENDAKAN MEMASUKKAN MENCATAT MENGELUARKAN MENGUMPULKAN MEMBUBUHKAN MENGOMPILASIKAN

MENGGOLONGKAN MEMASANG MEWAWANCARAI MENEGOR MENYARANKAN MENYAMPAIKAN MEMBERSIHKAN MEMERIKSA MENGIRIMKAN dll

KEY
Lakukan langkah-langkah yang sama dalam menyusun kalimat bagi setiap tugas (Pembuatan PPRA Cuti, By. Pindah, Uang Duka) yang dikerjakan dalam Dept. TU Kepegawaian sesuai dengan hasil wawancara.

Setelah anda membuat struktur kalimat dalam Jobdesc dengan menggunakan analisa SIPOC Diagram, Maka langkah selanjutnya adalah menghitung Beban Kerja dari Jobdesc tersebut.

WORKLOAD ANALYSIS

NO 1 2 3 4 5

RINCIAN TUGAS / KEGIATAN / JOB DESC

Membuat Surat PPRA Kesehatan Membuat Surat PPRA Cuti Besar Membuat Surat PPRA Biaya Pindah Membuat Surat PPRA Belanja Pegawai Membuat Surat PPRA Uang Duka Surat PPRA Pembayaran Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK) Membuat Surat Keputusan (SK) Kenaikan Gaji Berkala Membuat Surat Petikan Kenaikan Gaji Berkala Membuat SK Kenaikan Golongan Membuat Golongan Surat Petikan Kenaikan

SATUAN 9 kali dalam 1 Bulan 9 kali dalam 1 Bulan 2 kali dalam 1 Tahun 9 kali dalam 1 Bulan 5 kali dalam 1 tahun

JUMLAH VOLUME NORMA WAKTU (Menit) KERJA

108 108 24 108 60 90 60 45 60 30

PERALATAN Komputer, Printer, PKB Komputer, Printer, PKB Komputer, Printer, PKB Komputer, Printer, PKB Komputer, Printer, PKB Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK

BEBAN KERJA 9720 6480 1080 6480 1800

6
7 8 9 10 11 12 13

12 kali dalam 1 tahun

1 kali dalam 1 Bulan 12 kali dalam 1 tahun 2 kali dalam 1 tahun 2 kali dalam 1 tahun 11 kali dalam 1 Bulan 11 kali dalam 1 Bulan 11 kali dalam 1 Bulan

12
12 12 2 2 132 132 132

180
2250 150 2250 150 45 60 60

2160
27000 1800 4500 300 5940 7920 7920

Membuat Surat Pemberitahuan Persiapan Pensiun Membuat SK MPP Membuat SK Pensiun Mengelola (Memasukkan, Mengubah, Menghapus) data pada Sistem Informasi Kepegawaian serta menjaga kerahasiaan data karyawan Mengelola Arsip karyawan

14

2 kali dalam 1 Bulan

24

90

Komputer, Printer, SIK Komputer, Printer, SIK

2160

15

2 kali dalam 1 Bulan

24

60

1440

Total Menit/Tahun Total Jam/Tahun

86700 1445

KETERANGAN
Hari Kerja / Tahun Jam Kerja / Minggu Jam Kerja Efektif / Minggu .(Dikurangi Waktu Luang) Jam Kerja Efektif/Hari Jam Kerja Efektif/Tahun

WAKTU
231 37.5 28 5.6

DETAIL
Hari 37 Jam 30 Menit 28 Jam 5 Jam 36 Menit
ASUMSI 25% WAKTU LUANG

1294
JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN

Jam

NO NAMA JABATAN

JML KEBUTUHAN PEGAWAI

JUMLAH PEGAWAI

+/-

EJ/EU

PJ/PU

PRESTASI KEBUTUHAN

(JBK) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Staff Dept. TU Kepegawaian

1445

1.12

-2.88

0.28

SANGAT KURANG

SANGAT BANYAK

2 ORG
+/Kebutuhan Peg awai EJ/EU

RUMUS
: Jml Peg Jlm Kebutuhan Peg. : JBK / Jam Kerja/Thn : JBK / (Jml Peg * Jam Kerja/Thn)

KESIMPULAN WORKLOAD ANALYSIS

RATIO WORKLOAD ANALYSIS
NILAI A B C D E EJ/EU >1 0.90 1.00 0.70 0.89 0.50 0.69 < 0.50 PRESTASI KERJA SANGAT BAIK BAIK CUKUP KURANG KEBUTUHAN KARYAWAN SANGAT KURANG KURANG CUKUP BANYAK

SANGAT KURANG SANGAT BANYAK

KESIMPULAN

Jumlah kebutuhan pegawai = 2 org, sedangkan jumlah pegawai saat ini = 4 org. hal ini memberi nilai ratio 0.28 (E), yang artinya prestasi kerja staff saat ini SANGAT KURANG, dan jumlah staff saat ini SUDAH SANGAT BANYAK. Jumlah staff ideal saat ini adalah 2 org, Sehingga ratio EJ/EU adalah 0.56, dan nilai +/- adalah (-0.88). Tetapi nilai ini masih menunjukkan angka negative, artinya pekerjaan atau Job Description di Departemen Tata Usaha Kepegawaian, Divisi PSDM ini masih bisa ditambah, tentunya dengan memperhatikan adanya pekerjaan yang terkadang dikerjakan oleh staff tetapi tidak tertulis sebagai Jobdesc

SWOT ANALYSIS

Internal
1. 2.

Strength
Adanya Tupoksi masing-masing Divisi sebagai bahan penyusunan uraian pekerjaan Template uraian pekerjaan yang sudah ditentukan dan jelas 1. 2. 3.

Weakness
Blm ada KPI Individu atau sampai Level Staff Instruksi Kerja (work instructions) dalam SOP belum terbentuk Belum ada konsep yang jelas dalam penyusunan Jobdesc

External Opportunity
1. Pengembangan secara terus-menerus konsep Manajemen Sumber Daya Manusia yang mengedepankan produktifitas karyawan dan efisiensi proses 1. Penyusunan uraian pekerjaan sebagai hasil dari Analisa Jabatan berdasarkan data-data yang telah terkumpul 1. Pembuatan draft penyusunan KPI sampai level staf berintegrasi pada tujuan dan sasaran perusahaan

2. 3.

Rencana Perum Perumnas dalam restrukturisasi organisasi

Penyempurnaan Sistem Informasi Kepegawaian (SIK) Rencana Perum Perumnas meraih IQA Kategori Good Performance Perum Perumnas dalam mempertahankan ISO 9001:2008 dimana ISO menitikberatkan pada SDM

2. 3.

Penyusunan Analisa Beban Kerja secara menyeluruh

Pembuatan draft penyusunan KPI sampai level staf Melakukan penyusunan jobdesc staf dengan bertujuan untuk meningkatkan produktifitas karyawan dan peningkatan efisiensi

2. 3.

Penyusunan uraian pekerjaan secara menyeluruh berbasis SOP

SIK yang dapat menyajikan penilaian KPI secara individu sebagai bahan penilaian dan pengembangan karyawan

4.

4.

5.

Threat
1 Tingkat Retensi Karyawan yang tinggi 1 Dibuatnya peraturan yang mengikat karyawan untuk penilaian pekerjaan dan tugasnya berasal dari KPI yang tertera dalam uraian pekerjaan 1 Membuat konsep penyusunan Jobdesc yang mudah dipahami dan dieksekusi

KESIMPULAN

Job Description sebagai hasil dari Job Analysis merupakan modal utama terimplementasinya fungsi manajemen sumber daya manusia. Job Analysis terkait dengan fungsi MSDM lainnya dapat dikembangkan. Pengembangan dari Job Description terkait pada semua lini sumber daya manusia,seperti contoh pada pendidikan dan pelatihan dalam pelatihan berbasis kompetensi dimana kompetensi berhubungan erat dengan job description dan penilaian prestasi kerja (KPI) yang dapat dirasakan langsung oleh para manajemen. Guna memperoleh informasi tentang sejauh mana efisiensi dan efektifitas kerja suatu unit organisasi atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis,maka Workload Analysis sangat diperlukan

REKOMENDASI

Penulis telah memberi satu simulasi beserta implementasinya, yaitu Departemen Tata Usaha Kepegawaian, Divisi PSDM dari keseluruhan 26 Departemen yang ada di Kantor Pusat Perum Perumnas. Maka Sebaiknya project dan strategi ini benar dilaksanakan guna perkembangan perusahaan di masa depan. Perlunya panduan dalam menyusun sebuah Job Description yang mudah dipahami dan sesuai dengan kebutuhan sebuah unit kerja. Pastikan agar Job Description yang dibuat sesuai dengan proses bisnis yang ada dan tidak ada pekerjaan yang dilakukan sia-sia dalam sebuah Job Description.

TERIMA KASIH