AKUNTANSI HOTEL

Pertemuan 5

Kelompok : 5
Made Hardy Suardinatha

(1215351131)

Ni Luh Gede Krisna Dewi

(1215351169)

Nyoman Tri Nurasta Amerta Jaya

(1215351174)

Putu Delsi Nia Sarca

(1215351180)

I Gusti Putu Mira Wianti

(1215351190)

Vazria Ulfa Liandini

(1215351191)

Ni Nyoman Trysedewi Mahaputri

(1215351197)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana
2015

5.1 PENDAPATAN
Bagi organisasi usaha, penjualan satu aspek yang sangat penting dan menjadi urat nadi kehidupan
usaha tersebut. Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar
(Rooms Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), dimana
di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Penjualan pada usaha hotel mempunyai
keunikan tersendiri yaitu:

Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.

Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individual yang
relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail.

Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan
oleh perusahaan manufaktur.

Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual produk
berupa jasa.

Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (Tax and service).
Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit card),

akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government Tax), dan akun hutang
service (service charge). Hutang jasa pelayanan (service charge) timbul karena hotel memungut uang
jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Secara periodik, uang service yang
terkumpul dibagikan kepada karyawan, biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan
kerusakan).
Hutang PHR (Government Tax) timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh pemerintah
daerah untuk memungut PHR kepada konsumen hotel yang membeli dan menikmati barang dan jasa
yang dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai withholder, yaitu
pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk menyetorkan pungutannya kepada kas daerah.
Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh pemerintah daerah.
Dalam industri hotel akun piutang usaha biasanya dibedakan antara tamu yang masih aktif dan
tamu yang sudah keluar (check out), untuk tamu yang masih aktif akan dicatat dalam akun Guest
Ledger, dan setelah tamu keluar dari hotel tetapi tagihannya masih ada yang mana tagihan ini menjadi
beban dari pihak agen perjalanan, maka tagihan tersebut akan dipindahkan ke akun City Ledger.
Dalam industri perhotelan, khususnya pada penjualan makan dan minuman dikenal adanya suatu
sistem penjualan yang menggunakan teknologi komputer yang disebut dengan Point Of Sale Systems

(POSS). POSS berfokus pada 3 tujuan yaitu: ketepatan atas order, pencatatan penjualan, dan pemberian
kepuasan.
POSS menggunakan kombinasi terminal dan printer yang berfungsi sebagai input dan output.
Laporan yang dihasilkan POSS memberikan informasi tentang:
a. Analisa pendapatan, memberikan rincian per jenis penjualan dan per outlet, yang bisa digunakan sebagai
sumber data untuk daily of sales.
b. Produktivitas karyawan, memberikan informasi jumlah covers, rata-rata penjualan dan total penjualan, yang
bisa digunakan untuk mengevaluasi produktivitas karyawan secara individual.
c. Kontrol persediaan, dengan membandingkan antara jumlah porsi tercatat dengan jumlah porsi yang
dikonsumsi.

Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penjualan

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai berikut:
1. Penjualan Kamar
a. Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada front
office, Roomboy dan Housekeeping serta bagian kredit.
b. Front office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar.
e. Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f. Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan mencocokkan
penjualan pada penjualan hari tersebut.
g. Income Auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan yang
terjadi.
h. Bagian kredit, bertugas memcatat persetujuan kredit baik secara langsung ataupun tidak
langsung.
i. Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Waiter/Waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir.
b. Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
c. Kitchen, bertugas menyiapkan order.
d. Income Auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan.

e. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit.

f. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit & menyiapkan faktur tagihan.
Dokumen yang Digunakan
Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan
adalah sebagai berikut:
1. Penjualan kamar
a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjulan yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, terdiri dari:

Master bill, umtuk mencatat transaksi penjualan kamar.

Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti penjualan
makanan dan minuman, penjualan extra bed, dan lain-lain.

b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan
pada pihak kepolisisan, formulir ini biasanya juga digunakan sebagai registration form.
c. Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu.
d. Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
e. Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
f. Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restaurant and Bar Order, digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
b. Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan.
c. Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai
maupun kredit pada masing-masing shift.
d. Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.
Prosedur Penjualan
1. Prosedur Penjualan Kamar
a. Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun melalui agen
perjalanannya kebagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form (RF) dan

mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak
FO, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi
b. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salian RF,
kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A lalu memanggil bellboy
dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu.
c. Setelah tamu kekamar, FO akan membuatkan bill untuk tamu tersebut, kemudian memasukkannya pada rak untuk masing-masing kamar yang ada di FO.
d. FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada
bill, dan membuat room sales recapitulations (RSR), kemudian memasukkan hasil penjualan
dan RSR ke remittance of fund (ROF).
e. FO mengirim form A asli sebagai laporan kepihak kepolisian, dan mengarsip salinannya.
f. Pada tengah malam night audit akan mengecek kembali hasil kerja FO pada hari tersebut.
g. Keesokan harinya ROF akan dikirim ke back office dan diterima oleh income audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya diserahkan ke account receivable.
h. Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily of
sales sebagai informasi kepada pihak manjemen tentang tingkat penjualan kamar, makanan dan
minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian dan informasi lain dalam hari
kemarin.
i. Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen
perjalanan.
2. Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman
a. Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh waiter, yang selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar order (RBO), serta mencatat setiap order
tamu pada RBO.
b. RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta, dan ke kasir outlet untuk
menyiapkan restoran and bar bill (RBB).
c. Setelah selesai, tamu akan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak membayar tunai,
maka tamu akan diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar
diposting ke bill tamu.
d. Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of sales (RBSS) dan memasukkan
hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya pada safe deposit box yang ada di FO,
untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.

 Laporan yang Dihasilkan

Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan dari prosedur
penjualan kamar dan prosedur penjualan makanan dan minuman adalah:
1. Penjualan kamar, laporang yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulation.
2. Penjualan Makanan dan Minuman, laporan yang dihasilkan berupa restaurant and Bar Summay of
Sales.
3. Daily of sales, disiapkan oleh income auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara keseluruhan.

5.2 PENERIMAAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang
memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai
modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam
operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk
membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana
tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan
fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen
akan menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang
datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka
(deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan
yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agen.
Bagian yang Terlibat pada Prosedur Penjualan
Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah sebagai
berikut:
1. Penjualan kamar
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office, yang bertugas
menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai
kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan
mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar.
2. Penjualan makanan dan minuman
a. Cashier outlet tanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet (outlet restaurant).
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai
makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan
minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan makanan
dan minuman dalam satu hari.
3. Pengumpulan piutang dari travel agent
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang
melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.

c. General cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil penagihan piutang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
4. Penerimaan uang muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent.
b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka dalam
satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari
tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka dari
tamu dalam satu hari.
Dokumen yang Digunakan
Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan kamar
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
2. Penjualan makanan dan minuman
a. Restaurant and Bar Bill
b. Restaurant and Bar Summary of Sales
c. Remittance of Fund
3. Pengumpulan piutang dari travel agent
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
4. Penerimaan uang muka
a.

Cash Receipt

b.

Reservation Form

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan Outlet
Lainnya
1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan
laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan
di cek oleh night audit.

2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan
ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit,
bank note, traveler cheque pada general cashier.
3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti
penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
1. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh temponya, saat
tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dan lain-lain), dan
menyiapkan cash receipt.
2. Account receivable akan meminta persetujuan dari head departemen, kemudian memberikan
data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan menginformasikan pada account
receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang
muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan dokumen hasil penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas
hotel.
3. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai
penerimaan kas. Kemudian general cashier akan menginformasikan pada account receivable
akan adanya pembayaran uang muka tersebut.

Laporan yang Dihasilkan

General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general cashier pada akhir

periode yang berisi semua penerimaan kas.

DAFTAR PUSTAKA
Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009. Akuntansi
Hotel (Pendekatan Sistem Informasi).