Anda di halaman 1dari 58

DTPS-KIBBLA

Panduan Fasilitator
Orientasi Multipihak
Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak
dengan Pemecahan Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota
Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan RI
306.874 3
Ind Indonesia. Departemen Kesehatan RI Direktorat Jenderal
d Bina Kesehatan Masyarakat.
DTPS-KIBBLA: Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi
Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan Masalah melalui
Pendekatan Tim Kabupaten/Kota.– Jakarta: Departemen
Kesehatan RI, 2008.
Buku 1 - Pedoman Proses Perencanaan
Buku 2 - Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak
Buku 3 - Panduan Fasilitator Proses Perencanaan
Buku 4 - Referensi Advokasi Anggaran dan Kebijakan
Buku 5 - Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan

I. Judul I. MOTHER AND CHILD RELATIONS


II. PROBLEM SOLVING
DTPS-KIBBLA
PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK

Perencanaan Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak dengan Pemecahan
Masalah melalui Pendekatan Tim Kabupaten/Kota

ISBN 978-979-9254-19-1

Editor
Dr. Sri Hermiyanti, M. Sc
Dr. Lukman H.L., MBA
Dr. Muh. Ilhamy, Sp.OG
Doni A. Baruno
Benito Lopulalan
Dicky Lopulalan
Dyah Indrapati Maro

Kontributor
Dr. Reginald Gipson, MPH
Dr. Anhari Achadi, MPH SCD
Laurel MacLaren
Dr. Broto Wasisto, MPH
Dr. Budi Utomo, MPH
Dr. Astrid Sulistomo
Dr. Setyawati Budiningsih
Dr. Lukas C. Hermawan, M.Kes
Dr. Imran Pambudi
Dr. J. Prastowo N., MHA
Dr. Christina Manurung
Adriati Adnan, SKM
Drg. Wara Pertiwi, MA
Dr. Kirana Pritasari MQIH
Dr. Erna Mulati, M.Sc
Dr. Bagus Satria Budi, M.Kes
Dr. Nida Rohmawati
Dra. Fatimah Umar, Apt
Dra. Sri Kusminarti
Susri Rahayu, SKM
Bambang Wahyudianto, SSos
Khairul Abidin, SKM, M.Kes
Rusdin Pinem, SKM, MSi
Ridesman, SH, M.Kes
Dr. Naomi Yosiati
Yusuf R. Romli, SKM, M.Epid
Dr. Andah S
Dr. Reniati
Dr. M. Syah Sinar Rambey, M.Kes, DAN, AAK
Drg. Titien Irawati, M.Kes
Bambang Harianto, SKM, MSc
Dr. Frankie Hartanto
Dr. Witasari
Dr. Lies Zakaria
Dr. Wihardi Triman
Noor Alam Wirasendjaja, MBA, MSc
Funding and technical support for the development and printing of this material was provided by the United States
Agency for International Development (USAID) through its Health Services Program, Cooperative Agreement
No.497-A-00-05-00031-00.

This publication is made possible in part by the generous support of the American people through USAID. The
contents are the responsibility of the Republic of Indonesia Ministry of Health and do not necessarily reflect the
views of USAID of the United States Government.

iv – DTPS-KIBBLA
MENTERI KESEHATAN
REPUBLIK INDONESIA

Kata Sambutan

Sesuai dengan Strategi utama dan salah satu program prioritas Departemen
Kesehatan dalam mempercepat penurunan Angka Kematian Ibu, Bayi, dan Balita di
Indonesia perlu dilakukan upaya terfokus berdasarkan perencanaan yang berbasis
data melalui proses yang sistematis dan partisipatif.
Berbagai kajian menunjukkan bahwa Indonesia perlu memberikan prioritas utama
pada upaya peningkatan Kesehatan untuk Ibu, Bayi Baru Lahir dan Anak balita
(KIBBLA), karena angka kesakitan dan angka kematian kelompok umur penduduk
tersebut masih tinggi. Kematian dan kesakitan pada ibu, bayi baru lahir dan anak
balita sebenarnya dapat dicegah dan ditangani sedini mungkin.
Sesuai dengan nuansa desentralisasi di mana kewenangan untuk melaksanakan
program kesehatan telah diserahkan kepada daerah, maka pengelola program
diharapkan dapat menjawab tantangan dan mampu menerima tanggung jawab
dalam penyelenggaraan program KIBBLA dengan memanfaatkan potensi lokal
yang tersedia. Oleh karena itu, perlu diselenggarakan suatu perencanaan
program KIBBLA oleh para pemangku kepentingan di daerah berupa Lokakarya
Perencanaan oleh Tim Kabupaten/Kota (District Team Problem Solving/DTPS) yang
dapat menjangkau seluruh kelompok sasaran, melalui suatu proses perencanaan
tahunan yang partisipatif, sistematis dan berkesinambungan sesuai dengan
peraturan dan perundangan yang berlaku.
Saya menyambut baik diterbitkannya buku serial DTPS-KIBBLA, yang diharapkan
dapat digunakan sebagai panduan bagi tim kabupaten/kota dalam menyusun
perencanaan program KIBBLA.
Saya menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi
dalam penyusunan buku serial DTPS-KIBBLA melalui proses yang sistematis dan
partisipatif.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – i


Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rakhmat dan hidayah-Nya serta memberikan
petunjuk dan kekuatan bagi kita sekalian dalam melaksanakan pembangunan
kesehatan di Indonesia.

Jakarta, 27 Agustus 2008



Menteri Kesehatan Republik Indonesia

DR.Dr. Siti Fadilah Supari, SpJP(K)

ii – DTPS-KIBBLA
Kata Pengantar
Direktur Jenderal
Bina Kesehatan Masyarakat

Puji Syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat rahmat dan ridho-Nya buku serial
DTPS-KIBBLA (District Team Problem Solving–Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir, dan
Anak balita) ini berhasil disusun dengan baik.
Buku serial DTPS-KIBBLA terdiri dari 5 buku yaitu: 1) Pedoman Proses
Perencanaan, 2) Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak 3) Panduan Fasilitator
Proses Perencanaan, 4)Referensi Advokasi Anggaran dan Kebijakan, 5) Panduan
Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan.
Saya menyambut baik diterbitkannya buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak
bagi pengelola program KIBBLA di propinsi dan kabupaten/kota, yang dimaksudkan
untuk meningkatkan pemahaman pengambil kebijakan dan pemangku kepentingan
di tingkat propinsi dan kabupaten/kota tentang masalah dan strategi program
KIBBLA serta proses perencanaan lokakarya DTPS-KIBBLA.
Buku ini merupakan bagian awal dari buku Panduan Fasilitator Proses
Perencanaan DTPS-KIBBLA, yang menguraikan secara sistematis proses serta
tahapan penyelenggaraan orientasi DTPS-KIBBLA sejak persiapan, pembukaan,
membangun visi, membangun jejaring, pembentukan tim perencana dan tim
advokasi kabupaten/kota sampai pada proses penutupan.
Buku Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak ini disusun bersama, dengan
melibatkan Direktorat terkait di Departemen Kesehatan, bekerjasama dengan
Health Service Program (HSP/USAID) dengan bantuan dari Penala Hati dan IKK
FKUI. Proses uji coba dan revisi draft buku dilakukan dengan melibatkan staf dinas
kesehatan dari 6 propinsi dan 31 kabupaten/kota.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – iii


Kami menyampaikan penghargaan yang tinggi dan ucapan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu penyelenggaraan dalam penyusunan buku
serial ini.
Untuk penyempurnaan pedoman ini diharapkan kritik dan saran semua pihak guna
perbaikannya.

Jakarta, 8 Agustus 2008


Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat
Departemen Kesehatan RI



Dr. Budihardja DTM&H, MPH

iv – DTPS-KIBBLA
Daftar Isi

Hal

Kata Sambutan Menteri Kesehatan Republik Indonesia i


Kata Pengantar Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat iii
Daftar Isi v

Bab I
PENDAHULUAN 1
I.1. Latar Belakang 1
I.2. Tujuan 2

Bab II
PENYELENGGARAAN ORIENTASI DTPS-KIBBLA 5
II.1. Persiapan 5
II.2. Fasilitas dan Sarana 6

Bab III
FASILITASI PROSES ORIENTASI 11
III.1. Kriteria Fasilitator 11
III.2. Karakteristik Fasilitator 12
III.3. Keterampilan Dasar Fasilitator 12
III.4. Tugas Fasilitator 14

Bab IV
PELAKSANAAN ORIENTASI 15

Bab V
PENUTUP 47

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – v


vi – DTPS-KIBBLA
BAB I
PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang


Di era desentralisasi dan otonomi daerah, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
mendapatkan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pemerintah pusat untuk
menyelenggarakan pembangunan kesehatan daerah. Pendekatan Tim Kabupaten/
Kota atau District Team Problem Solving untuk memelihara dan memperbaiki status
kesehatan ibu, bayi baru lahir, bayi, dan anak balita (DTPS-KIBBLA), menyadari
peran otonom dari dinas kesehatan di era reformasi ini.

Sejak lama telah disadari, baik di Indonesia, maupun di belahan dunia lain, bahwa
kesehatan merupakan persoalan yang bersifat lintas sektoral (selain lintas wilayah).
Peningkatan derajat KIA, misalnya, bisa didekati melalui pemberdayaan ekonomi,
yang mungkin saja ditangani oleh Dinas Koperasi dan UKM atau dengan melibatkan
pula Dinas Pertanian. Secara konseptual dan praksis, pendekatan DTPS-KIBBLA
menyadari pula bahwa berbagai pihak di tingkat kabupaten/kota dapat proaktif
berperan dalam usaha-usaha memelihara dan memperbaiki status kesehatan ibu,
bayi baru lahir, bayi dan anak balita. Tidak saja petugas Dinas kesehatan dari
program KIA, Imunisasi, Gizi, Farmasi, serta Rumah sakit, tetapi juga eksponen
dari sektor lain seperti BKKBN, PMI, serta Bappeda dan kalangan parlemen (DPRD),
bahkan kalangan masyarakat sipil seperti organisasi profesi, LSM, dan Media.

Proses-proses dalam DTPS-KIBBLA merupakan proses yang sistematis, berdasarkan


bukti/data, dan implementasi proses DTPS-KIBBLA melibatkan tiga pilar proses
utama: proses pertama adalah proses Orientasi Multipihak, kedua adalah proses
Perencanaan dan proses ketiga adalah Advokasi Anggaran dan Kebijakan. Buku
Panduan Fasilitator Orientasi Multipihak adalah satu dari lima seri penerbitan buku
DTPS-KIBBLA, yang merupakan penguatan proses Orientasi.

Orientasi merupakan tahap awal dari proses perencanaan dan advokasi DTPS-
KIBBLA, untuk memberikan pemahaman Grand Strategy nasional dan strategi DTPS-
KIBBLA secara khusus. Proses Orientasi dalam DTPS-KIBBLA merupakan tahap
awal proses perencanaan multipihak di tingkat Kabupaten, untuk memberikan
penjelasan serta wawasan kepada pihak-pihak pemangku kepentingan dan
pengambil keputusan, tentang masalah KIBBLA dan bagaimana proses DTPS dapat
memberikan solusi efektif bagi KIBBLA. Melalui keterlibatan dalam tahap orientasi
ini, diharapkan tim DTPS-KIBBLA dan para pelaku advokasi kabupaten (advokator

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 1


multistakeholder) dari berbagai unsur masyarakat dapat memperoleh dukungan
optimal dari para pemangku kepentingan dan pengambil keputusan.

Pada Tahap orientasi diperlukan fasilitator yang dapat memotivasi berbagai pihak di
kabupaten/kota untuk membuka diri terhadap pentingnya membangun kolaborasi
dalam pemecahan masalah kesehatan, khususnya Kesehatan Ibu, Bayi Baru Lahir,
dan Anak balita.

Buku ini memberikan penjelasan mulai dari penentuan siapa yag hendak diundang,
persiapan orientasi, teknik melakukan fasilitasi, langkah setiap tahapan/sesi
dan tindak lanjut pasca orientasi. Walaupun memberikan wawasan secara detil,
panduan ini hanya memberikan garis besar fasilitasi yang perlu dilakukan, fasilitator
diharapkan mampu mengembangkan sendiri ketrampilan fasilitasi sesuai dengan
kebutuhan kelompok. Sebagai acuan, fasilitator dapat melihat ‘Acuan Fasilitator
Perencanaan DTPS-KIBBLA’ yang dilampirkan sebagai CD pada buku Pedoman
Proses Perencanaan ini DTPS-KIBBLA.

I.2. Tujuan

Tujuan Umum

1. Meningkatkan pemahaman pengambil kebijakan dan stakeholders (pemangku


kepentingan) ditingkat provinsi dan kabupaten/kota tentang masalah dan
strategi KIBBLA serta proses perencanaan melalui lokakarya DTPS-KIBBLA.
2. Memberikan pemahaman mengenai Grand Strategy nasional dan strategi MPS
secara khusus.
3. Menggalang pemahaman bersama antara tim perencanaan dan tim advokasi.
4. Melakukan advokasi awal untuk menggalang dukungan Pemerintah Daerah
(Pemda) dan semua sektor yang terkait dalam upaya pembangunan kesehatan
kabupaten/kota khususnya program KIBBLA.
5. Menjelaskan tentang “kebutuhan data dan informasi” dan memberikan
”Pengantar Analisis Situasi”.
6. Membentuk tim perencana kesehatan kabupaten/kota.
7. Memberikan pemahaman tentang keterkaitan proses DTPS dan Advokasi
serta pentingnya membangun jaringan dengan multipihak (multistakeholder
advokator).

Tujuan Khusus

Agar fasilitator dapat:


1. Membangun dinamika kelompok.
2. Mendorong seluruh anggota tim untuk bekerja terus menerus secara bersama-
sama.

2 – DTPS-KIBBLA
3. Membuat setiap anggota tim nyaman untuk mengemukakan pendapat.
4. Menjaga agar tidak ada anggota tim yang mendominasi proses.
5. Memandu kelompok dalam menyelesaikan tugas, tanpa menggurui.
6. Mengingatkan tim untuk memperhatikan waktu yang tersedia.
7. Memberikan informasi/rujukan yang dibutuhkan tim KIBBLA kabupaten/kota.

Luaran

1. Terbentuknya Tim DTPS-KIBBLA kabupaten/kota dan teridentifikasinya calon-


calon advokator kabupaten sebagai “embrio” pembentukan Tim Advokasi
KIBBLA.
2. Dokumen komitmen/dukungan dari multipihak.
3. Rencana pengumpulan data beserta penanggungjawabnya.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 3


4 – DTPS-KIBBLA
BAB II
PENYELENGGARAAN ORIENTASI
DTPS-KIBBLA

Perlu diperhatikan bahwa acara orientasi ini diselenggarakan sebagai bagian awal
dari proses perencanaan dan advokasi DTPS-KIBBLA. Fasilitator bukanlah penyelenggara
Orientasi. Proses Orientasi diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Propinsi
setempat dengan/tanpa bantuan dari pusat/institusi lain. Ketika penyelenggara
Orientasi DTPS-KIBBLA meminta kesediaan fasilitator untuk memfasilitasi proses
orientasi perencanaan tersebut, maka fasilitator harus berkoordinasi dengan pihak
penyelenggara untuk memastikan bahwa semua kebutuhan untuk penyelenggaraan
lokakarya akan tersedia dan sesuai dengan standar. Apabila lebih dari satu fasilitator
yang diminta oleh penyelenggara, maka segera tentukan siapa koordinator fasilitator.
Koordinasi dengan penyelenggara dilakukan untuk mempersiapkan penyelenggaraan
lokakarya agar berjalan lancar dan memenuhi tujuannya.

II.1. Persiapan
Pada tahap ini fasilitator perlu mempelajari Pedoman Proses Perencanaan dan Pedoman
Advokasi. Semua pihak yang terlibat dalam proses orientasi harus benar-benar
menyiapkan diri: penyelenggara, peserta, dan fasilitator. Ketiganya harus paham
benar tujuan orientasi. Jika semuanya siap, maka efektivitas pembelajaran pun
akan makin efektif.

Khusus fasilitator, perlu memahami empat hal berikut secara lebih seksama:
1. Tujuan proses orientasi diselenggarakan.
2. Peserta orientasi.
3. Lingkungan orientasi.
4. Faktor pendukung orientasi.

Dengan memahami empat hal itu, fasilitator harus menyusun Rancangan Sesi
Lokakarya Orientasi yang mencakup aspek:
1. Siapa saja yang akan diundang?
2. Materi apa saja yang akan disajikan?
3. Apa tujuan pembelajaran dari kegiatan ini?
4. Bagaimana alur proses?
5. Metoda apa yang akan digunakan?
6. Siapa fasilitator dan nara sumbernya?

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 5


7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap topik (materi)?
8. Kapan dan di mana pelatihan diselenggarakan?
9. Luaran apa yang akan dihasilkan dari orientasi ini?

Fasilitator (secara mandiri atau bersama pemrakarsa pelatihan) harus mengecek


ulang semua butir persiapan. Sebagai ilustrasi, pada tabel di bawah disajikan
checklist persiapan pelatihan. Pastikan semua butir persiapan sudah dipenuhi dan
dipersiapkan.

Hal-hal lain yang perlu disiapkan:

1. Membuat TOR Orientasi DTPS-KIBBLA.


2. Perlu dibahas siapa saja yang perlu untuk diundang dalam Orientasi.
3. Daftar undangan untuk peserta se- suai dengan tahapan proses Orientasi (lihat
Pedoman DTPS-KIBBLA).
4. Waktu penyelenggaraan Orientasi.
5. Bagi peserta dari kabupaten/kota yang jauh jaraknya dari ibukota propinsi,
sebaiknya diundang untuk hadir satu hari sebelum pelaksanaan tahapan
Orientasi.
6. Tempat penyelenggaraan orientasi.

II.2. Fasilitas dan sarana


Fasilitas tempat penyelenggaraan, hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Luas Ruangan cukup memadai untuk berbagai aktivitas sesuai jumlah peserta
yang hadir. Setengah hari pertama: ruangan untuk 50–70 orang, tergantung pada
jumlah kabupaten yang akan diundang (2–4 kabupaten/kota).
2. Atap tak terlalu rendah, penerangan dan tata udara ruang perlu dipertimbangkan
agar energi peserta dapat terjaga. Berdasar pengalaman, ruang dengan lantai
karpet sebaiknya dipertimbangkan ulang, karena aktivitas fisik saat icebreaking
atau permainan dapat terhambat oleh debu karpet yang beterbangan dan bisa
mengganggu peserta yang alergi debu.
3. Ruangan yang mempunyai fasilitas
penerangan dan ventilasi yang bisa
disesuaikan, sehingga nyaman untuk
bekerja bagi peserta.
4. Ruangan sekretariat dengan fasilitas
komputer dan printer.
5. Kamar-kamar penginapan dalam jumlah
yang cukup untuk jumlah peserta dan
fasilitator. Perlu diatur agar fasilitator
lebih dekat dengan ruangan lokakarya.
6. Hindari tempat penginapan/bungalow
yang jauh dari ruang sidang.

6 – DTPS-KIBBLA
Pertimbangan Penyelenggaraan
Kesuksesan proses Orientasi sebagai proses awal DTPS, akan mempermudah
proses selanjutnya. Penyelenggara lokakarya perlu melakukan persiapan dengan
sebaik-baiknya dan melakukan koordinasi untuk menetapkan beberapa hal:
1. Peserta yang akan diundang.
2. Waktu, tempat, dan undangan.
3. Materi presentasi yang berkaitan dengan Proses DTPS-KIBBLA, termasuk Pengantar
tentang Advokasi dan ’Membangun Jejaring’.
4. Jadwal acara, dan presentasi masing-masing materi.
5. Hasil dari pengumpulan data, baik dari laporan rutin program atau dari pengisian.
6. Formulir pengumpulan data DTPS-KIBBLA (Form 1-7 yang juga dilampirkan pada
CD).

Sehari sebelum penyelenggaraan, bahan-bahan sudah harus tersedia untuk


melengkapi pemaparan masalah KIBBLA setempat, seperti:
1. Laporan tahunan program/Profil Kesehatan Kabupaten/Kota.
2. Bahan Analisis Situasi Kesehatan Kabupaten/Kota yang terakhir.
3. Laporan kegiatan dan serta realisasi anggaran KIBBLA tahun sebelumnya.
4. Gambaran Kebijakan Daerah tentang Kesehatan dan Hasil Analisis Anggaran
Kesehatan dan anggaran KIBBLA tahun sebelumnya.

Orientasi dilengkapi dengan penjelasan tentang ’Pedoman Analisis data, diikuti


dengan pengantar sesi 1: Analisis situasi KIBBLA kabupaten/kota, serta penjelasan
pengisian tabel 1A, 1B, 1C, dan 1D, serta Pengantar tentang Advokasi Anggaran dan
Kebijakan KIBBLA.

Kesadaran serta kemampuan multipihak dalam konteks otonomi daerah di


Indonesia saat ini, merupakan hal yang sangat penting ketika koordinasi tidak
lagi sepenuhnya dilakukan oleh tingkat pusat (Undang-undang Nomor 32 tentang
Pemerintah Daerah tahun 2004 junto PP RI No. 38 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah
Daerah Kabupaten/Kota).

Sepanjang proses orientasi, kesediaan atau komitmen untuk menjalin relasi


multipihak merupakan hal yang penting untuk terus menerus dipupuk, karena
dengan keterlibatan multipihak dari berbagai elemen masyarakat maka pemecahan
masalah kesehatan, khususnya melalui DTPS-KIBBLA, di setiap daerah dapat
dilakukan secara lebih mendasar dan menyeluruh.

Proses pelaksanaan Orientasi, perlu memperhatikan proporsi dari pihak-pihak yang


diundang. Pertimbangan perencanaan dan advokasi menghendaki bahwa undangan
berasal dari kelompok birokrasi, anggota parlemen (DPRD), para pelaksana
program kesehatan, kalangan masyarakat sipil serta Media.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 7


Peserta

Peserta Orientasi berasal dari peserta dari tingkat provinsi dan peserta dari tingkat
kabupaten/kota, dengan fasilitator propinsi dan atau advokator dari kabupaten.
Peserta terdiri dari petugas kesehatan dan aparat instansi terkait serta perwakilan
masyarakat sipil (LSM) yang akan terlibat dalam proses perencanaan multipihak.

Jumlah Peserta

Jumlah peserta yang diundang adalah 45 orang namun perlu disesuaikan dengan
kebutuhan daerah.

Waktu dan Tempat

Waktu: Pelaksanaan 1 hari, dengan penjadwalan bisa dilihat di Bab berikut.


Tempat: Di salah satu kabupaten di setiap propinsi, atau di kota yang berdekatan
dengan dua kabupaten peserta. Satu lokakarya orientasi mencakup dua kabupaten/
kota berdampingan atau paling banyak empat kabupaten berdampingan.

Peserta Tingkat Propinsi:

1. Sekretaris Daerah/Asisten bidang Kesejahteraan Rakyat.


2. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Komisi yang membidangi Kesehatan
dan Anggaran.
3. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (Bappeda).
4. Kepala Dinas Kesehatan dan seluruh Pejabat Eselon III.
5. Rumah Sakit Umum.
6. Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN).
7. Palang Merah Indonesia (PMI).
8. Organisasi profesi (IDI, PPNI, IBI, IDAI, POGI, dan lain-lain).
9. Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK), Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM),
media/pers (tergantung pada situasi di propinsi).

Peserta Tingkat Kabupaten/Kota:

1. Sekretaris Daerah/Asisten bidang Kesejahteraan Rakyat.


2. DPRD komisi yang membidangi kesehatan dan Anggaran.
3. Bappeda.
4. Kepala Dinas Kesehatan dan seluruh Pejabat Eselon III.
5. Rumah Sakit Umum.
6. Unit Transfusi Darah/PMI.
7. Badan Pengelola KB Daerah.
8. Organisasi profesi (IDI, PPNI, IBI, IDAI, POGI).
9. PKK, LSM, media/pers (tergantung situasi di kabupaten/kota).

8 – DTPS-KIBBLA
Proses Komunikasi dalam Rangka Mengundang Peserta
Pihak pengundang atau penyeleggara sebaiknya memperhatikan hal berikut:

1. Undangan yang berasal dari kalangan birokrasi kesehatan dan kalangan


perencanaan: Pemilihan peserta dari kalangan ini biasanya tidak terlampau sulit,
karena melalui penunjukan atasan. Tetapi pertimbangan perlu diberikan bila
ternyata ada orang-orang tertentu yang memiliki prestasi khusus dalam bidang
KIBBLA, misalnya bila ada staf dinas kesehatan yang juga merupakan penulis
di media tertentu, maka perlu mengundang yang bersangkutan secara khusus,
dihubungi langsung agar bersedia hadir.
2. Undangan dari kalangan parlemen (DPRD) terdiri dari Komisi Kesehatan dan Komisi
Anggaran atau anggota dari komisi lain yang mempunyai perhatian pada isu KIBBLA.
Untuk mengundang DPRD memerlukan strategi serta teknik tersendiri. Kalangan
LSM/organisasi masyarakat sipil biasanya sangat paham dan mempunyai relasi
yang cukup luas di kalangan elit politik termasuk parlemen. Catatan mengenai
anggota parlemen yang memiliki perhatian pada isu KIBBLA (pemerhati
KIBBLA) juga sangat berguna. Peranan para anggota parlemen (DPRD) sangat
penting, terutama ketika dukungan mereka diperlukan dalam pembahasan dan
keputusan mengenai alokasi anggaran APBD untuk KIBBLA, sesuai dengan tiga
peran kunci DPRD yaitu; “legislasi”, “anggaran” dan “pengawasan”. Keterlibatan
DPRD untuk hadir dalam orientasi DTPS menjadi satu hal yang sangat penting
dalam memberikan dukungannya terhadap Tim Perencanaan.
3. Undangan dari organisasi profesi di lingkungan kesehatan, penting dalam
mengorganisasikan dan mengiformasikan kebutuhan dan hambatan profesional
serta situasi realitas lapangan. Informasi mengenai individu yang memiliki
perhatian pada KIBBLA, penting untuk dicari.
4. Undangan dari kalangan aktivis masyarakat sipil (LSM (NGO)/CSO, serta Media),
terutama yang berani bersuara dan memiliki perhatian pada isu-isu KIBBLA,
sangat penting, terutama dalam mempersiapkan tahap advokasi dan memberi
masukan pada perencanaan. Kehadiran pada saat orientasi menjadikan
mereka lebih dekat dengan kalangan kesehatan dan lebih memahami problema
perencanaan kesehatan maupun hambatan-hambatan yang ada.
5. Undangan dari kalangan media, dapat dilihat berdasarkan keaktifan dalam pemberitaan,
khususnya pemberitaan yang berkaitan dengan masalah kesehatan di media lokal
maupun nasional. Dapat pula dipertimbangkan masukan dari bagian Hubungan
Masyarakat (Humas) dari Dinas Kesehatan maupun Pemda. Selain itu dapat pula
mengundang peserta dari pengurus organisasi profesi kewartawanan/jurnalis
atau dari Forum Komunikasi Wartawan. Perlu pula diperhatikan, media apa yang
paling aktif dan efektif sebelum menentukan undangan dari kalangan koran,
radio, atau televisi.

Komposisi ideal dari undangan dapat disesuaikan dengan kondisi daerah.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 9


10 – DTPS-KIBBLA
BAB III
FASILITASI PROSES ORIENTASI

Lokakarya yang efektif dan dapat memenuhi harapan peserta memerlukan


persiapan yang matang, manajemen yang baik, dan fasilitator terlatih yaitu
fasilitator yang memenuhi kriteria tertentu dan memiliki keterampilan fasilitasi
untuk mendampingi tim kabupaten/kota selama proses lokakarya.

III.1. Kriteria Fasilitator


1. Menguasai proses perencanaan kabupaten seperti DTPS, Prospek, P2KT.
2. Mempunyai latar belakang pekerjaan di bidang kesehatan atau menguasai
program.
3. Menguasai keterampilan melatih.
4. Mengerti prinsip-prinsip belajar orang dewasa.
5. Memahami dinamika kelompok dan mempunyai keterampilan fasilitasi.
6. Dapat bekerja sama dan berkoordinasi dalam tim serta mempunyai waktu untuk
mengikuti lokakarya secara penuh, mulai dari Tahap Orientasi sampai Tahap
Advokasi.
7. Mampu melakukan evaluasi pencapaian tujuan para peserta.
8. Menguasai materi yang berkaitan dengan kebijakan nasional, analisis data,
rencana strategis, isu dan masalah perencanaan dan penganggaran KIBBLA
serta berpengalaman dalam membangun jaringan advokasi.

Berdasarkan kriteria di atas maka fasilitator dapat direkrut dari:

1. Depkes/Dinas Kesehatan Provinsi atau dari kabupaten/kota, pengelola program,


Balai Diklat, BPTKM, widyaiswara.
2. Institusi pendidikan dan/atau organisasi profesi: Staf pengajar Fakultas
Kesehatan Masyarakat, Akper, Akbid.
3. Intitusi pemerintah lain yang berkaitan dengan perencanaan kesehatan.
4. Institusi pemberi bantuan teknis atau penyandang dana seperti: WHO, UNICEF,
USAID, AUSAID, dan sebagainya.
5. Fasilitator Utama dan Fasilitator Nasional DTPS dan Advokasi yang telah ada dan
terlibat secara langsung dalam penyusunan buku ini.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 11


III.2. Karakteristik Fasilitator
Seorang fasilitator yang baik, tidak menunjukkan bahwa dirinya yang paling
mengetahui/berpengalaman, tapi ia harus selalu berupaya untuk dapat membangun
dan mempertahankan kredibilitas sebagai fasilitator, antara lain dengan:
1. Hadir di tempat lokakarya sebelum waktunya setiap hari, terutama pada hari
pertama.
2. Menyapa setiap peserta lokakarya dan mempelajari nama peserta secepatnya.
3. Berpakaian sesuai norma yang berlaku.
4. Menghargai semua pendapat orang lain/peserta, dan tidak memaksakan
kehendaknya.
5. Mendorong peserta untuk mengemukakan pendapat dan berperan aktif dalam
proses lokakarya.

III.3. Keterampilan Dasar Fasilitator


1. Mampu memberi respons dan bekerja sama dengan peserta
a.. Sensitif terhadap kebutuhan peserta.
b. Berinteraksi dengan peserta: mengajukan pertanyaan yang efektif, memberi
kesempatan kepada peserta untuk berpartisipasi dan menghindari kendala
pada waktu memfasilitasi peserta.

2. Mampu menciptakan suasana belajar dan bekerja efektif


a. Memberi respons positif terhadap pertanyaan peserta.
b. Menggunakan berbagai teknik fasilitasi.
c. Menangani sikap negatif individu.
d. Menggunakan humor, pemanasan yang sesuai (icebreaker).
e. Membantu setiap peserta untuk merasa nyaman.
f. Mendorong dan bersifat kondusif untuk belajar.
g. Menciptakan suasana yang aman bagi peserta untuk bertanya.
h. Memberikan tanggung jawab pencapaian tujuan lokakarya kepada
semua peserta, tidak hanya tanggung jawab fasilitator.

3. Memiliki keterampilan komunikasi dan presentasi


a. Menyesuaikan komunikasi
verbal dan non-verbal
dengan kebutuhan dan
budaya peserta.
b. Memberi instruksi yang jelas
dan singkat.
c. Menggunakan contoh nyata
dan mudah diingat untuk
menjelaskan beberapa hal
kunci.

12 – DTPS-KIBBLA
d. Memberikan penekanan pada pesan esensial/kritis.
e. Menggunakan suara dan intonasi yang jelas.
f. Menggunakan alat bantu audio-visual yang efektif.

4. Menggunakan teknik-teknik fasilitasi


a. Melakukan klarifikasi.
b. Melakukan paraphrasing.
c. Mengajukan pertanyaan yang sesuai pada saat yang tepat.
d. Mengakui kontribusi individu peserta terhadap proses kerja bagi peserta
lainnya.
e. Membuat kesimpulan singkat pada akhir diskusi.

5. Mampu memberikan umpan balik


a. Memberikan umpan balik positif segera bila peserta menunjukkan kinerja
baik.
b. Memberikan umpan balik suportif bila kinerja masih kurang baik, hindari
melukai perasaan (harga diri).

6. Memberi kesempatan peserta untuk aplikasi/praktek


a. Memberi kesempatan kepada peserta untuk mengaplikasikan pengetahuan/
keterampilan yang didapat pada ruang lingkup peserta.
b. Membantu peserta untuk mengaplikasikan hasil pelatihan di lingkungan
peserta.
c. Melakukan demonstrasi atau memberikan contoh yang nyata.

7. Mampu memonitor proses dan melakukan penyesuaian bila diperlukan


a. Mengidentifikasi kebutuhan kelompok.
b. Memonitor kemajuan pencapaian tujuan.
c. Meminta umpan balik atas proses belajar.
d. Melakukan penyesuaian bila dibutuhkan dengan tetap memperhatikan
tujuan lokakarya.
e. Menjelaskan ruang lingkup dan keterbatasan bila perlu.
f. Mengelola waktu dengan baik.

8. Mampu memonitor aspek dinamika kelompok


Fasilitator perlu memantau dinamika kelompok dan melakukan intervensi bila
perlu, pada berbagai aspek dinamika kelompok seperti:
a. Komunikasi
b. Partisipasi
c. Ikatan kelompok
d. Suasana
e. Norma kelompok
f. Kepemimpinan

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 13


III.4. Tugas Fasilitator:
1. Sebelum proses perencanaan dimulai, fasilitator memastikan bahwa data (tabel
1A,1B,1C,1D) yang diperlukan untuk proses perencanaan sudah tersedia dan
sudah divalidasi.
2. Fasilitator menyediakan referensi, buku pedoman dan bahan-bahan yang
diperlukan untuk proses perencanaan (lihat daftar referensi).
3. Fasilitator berada di lokasi paling sedikit 15 menit sebelum acara dimulai.
4. Fasilitator harus memastikan fasilitas yang diperlukan selama lokakarya sudah
tersedia (flipchart, LCD, komputer, spidol, kertas warna, dan lain-lain).
5. Fasilitator memeriksa apakah ruangan cukup nyaman, meja, dan kursi peserta
sudah tersedia.
6. Fasilitator harus memberikan pengantar pada setiap sesi agar peserta
memahami cara pengisian format yang ada.
7. Setiap fasilitator bertanggung jawab untuk mendampingi 1 kelompok diskusi
dan harus dapat membuat peserta menjadi bersemangat/bergairah dan
mendorong peserta agar tugas dapat diselesaikan tepat waktu.
8. Fasilitator perlu menggali pendapat dari semua peserta sehingga diskusi tidak
didominasi oleh orang tertentu saja.
9. Fasilitator sebaiknya tidak memberikan saran pribadi dan tidak melakukan
intervensi selama tim bekerja.
10. Fasilitator dapat memberi informasi/fakta ilmiah untuk memperluas wawasan
dan membuat pertanyaan untuk menggali pendapat peserta atau memberikan
informasi dari buku, pedoman, dan referensi yang sudah dipersiapkan.
11. Fasilitator harus memandu dan mengarahkan jalannya diskusi dan menghindari
polemik yang berkepanjangan.
12. Fasilitator menganalisis dan menayangkan hasil evaluasi (format tersedia)
pada akhir sesi.

Fasilitator menyediakan buku/referensi yang diperlukan seperti: Kebijakan dan


Strategi Departemen Kesehatan, Strategi MPS, Kebijakan dari Ditjen: Ibu, Anak, Gizi,
Kefarmasian dan alat kesehatan yang terkini, Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran
dan Kebijakan serta referensi-referensi lain tentang Advokasi Kesehatan.

14 – DTPS-KIBBLA
BAB IV
PELAKSANAAN ORIENTASI

Pelaksanaan Orientasi di tempat penyelenggaraan melibatkan pula Persiapan Akhir


mengenai berbagai konfirmasi aspek-askpek pelaksanaan proses orientasi, baik
mengenai lingkungan fisik berupa ruang dan kamar peserta, kesiapan personel
fasilitator dan panitia pendukung, maupun konsepsi sesi per sesi. Yang ditampilkan
dalam sesi per sesi pada Bab ini bukan merupakan petunjuk tertulis, tetapi contoh,
yang perlu dikembangkan dan sebaiknya ditanggapi secara kreatif.

Persiapan Akhir
Mempersiapkan Ruang
PENGATURAN KURSI dan MEJA disesuaikan dengan jumlah peserta yang ada. Teknik
pengaturan kursi dapat dipilih dengan memperhitungkan jumlah kabupaten yang
ikut serta dalam lokakarya, karena akan ada diskusi-diskusi yang intensif dalam
kabupaten maka pembagian “wilayah kabupaten” perlu diperhitungkan agar tidak
terjadi kegamangan dalam sirkulasi orang saat acara berlangsung.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 15


Pengaturan meja kursi seperti dalam restoran, dengan meja bundar dan peserta
di sekeliling meja, dianjurkan. Bila tidak ada meja bundar, maka meja berbentuk
bujur sangkar dapat digunakan atau disusun. Sebaiknya panggung seminar
dihindari, agar suasana keakraban antar instansi/unit kerja dapat terbangun, tanpa
satu pihak merasa diperlakukan sebagai ‘bawahan’.

HIASAN DALAM RUANGAN sebaiknya menggunakan warna-warna yang cerah untuk


merangsang kreativitas peserta. Balon warna-warni bisa digunakan, demikian pula
kertas warna-warni. Rasa artistik diperlukan dalam hal ini, namun penting pula
menjaga agar suasana ‘informal’ tampak dalam pengaturan ruang.

KETERLIBATAN FASILITATOR dalam pengaturan tata ruang dan hiasan amat


penting. Pengaturan Sirkulasi manusia dalam ruangan berkaitan erat dengan
strategi fasilitasi dan presentasi setiap sesi. Dengan mendiskusikan dan mengatur
tata letak para fasilitator dapat menentukan bagian mana dari ruangan yang perlu
dibuka dan untuk keperluan apa, dimana mengadakan icebreaker dan dimana
nara sumber ditempatkan.

16 – DTPS-KIBBLA
Rapat Fasilitator
Penyiapan Session-Plan
Orientasi hanya berlangsung satu hari, maka penting sekali merencanakan ‘irama
pelaksanaan’. Bila rapat-rapat sebelumnya belum mengatur perhitungan detil setiap
acara, maka kini saatnya. Gambaran terencana dan detil tentang bagaimana harus
berbuat akan memperkuat rasa percaya dan keyakinan fasilitator. Kepercayaan
diri fasilitator meningkatkan rasa percaya peserta terhadap profesionalitas
penyelenggara. Hal-hal yang bisa direncanakan penting untuk dibahas detil,
sehingga hal-hal darurat yang datang mendadak lebih bisa ditanggulangi. Rapat
diadakan sehari menjelang penyelenggaraan.

Rapat Membutuhkan:

1. Seorang pemimpin rapat yang dapat pula berfungsi sebagai ’koordinator’ atau
’pengatur irama’ fasilitasi dalam lokakarya esok.
2. Seorang pengundang yang mengundang semua peserta.
3. Notulis.
4. Kehadiran semua fasilitator yang siap berkomitmen.
5. Lembar daftar hadir.
6. Buku panduan dan buku pedoman.
7. Flipchart.
8. Spidol marker.
9. Alat tulis.

Persiapan Rapat:

1. Agenda Rapat.
2. Pemberitahuan Waktu dan Tempat kepada semua yang diharapkan hadir.
3. Penyiapan tempat (sebaiknya di lokasi yang sama dengan pelaksanaan acara
lokakarya).
4. Checking jumlah dan ketersediaan peralatan (metacard, sticky-note, dan lain-
lain).

Aktivitas Rapat:

1. Rapat dibuka dengan toss fasilitator untuk penyemangat, setiap yang hadir
saling menepuk tangan.
2. Memeriksa kembali jumlah peserta lokakarya yang akan hadir. Dituliskan di
flipchart.
3. Para fasilitator, satu demi satu, ditanya kembali komitmennya, apakah dapat
sepanjang hari di tempat, ataukah hanya bisa bertugas setengah hari, dari jam
berapa hingga jam berapa. Kesediaan dan waktu dituliskan di flipchart.
4. Hasil checking peralatan dilaporkan, hingga semua tahu berapa yang
tersedia. Bila ternyata karena satu dan lain hal jumlahnya kurang, maka dapat

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 17


dipertimbangan apakah perlu modifikasi acara, atau bisakah dicari pengganti/
perlu dibeli lagi.
5. Sesi demi sesi kemudian dibicarakan dengan detil mengenai apa saja
kebutuhannya, siapa saja yang bertugas dan dibicarakan pula apakah ada
modifikasi dari buku panduan sesuai dengan selera kreatif tim fasilitator
(08.00-08.30).
6. Rapat ditutup dengan semua fasilitator berkumpul dalam lingkaran, saling
menumpangkan tangan di tengah lingkaran lalu menyerukan “KIBBLA!”

Agenda Orientasi
DTPS-KIBBLA
WAKTU KEGIATAN KETERANGAN
08.30 - 08.30 PENDAFTARAN PESERTA Panitia
PEMBUKAAN
Dinkes Provinsi,
Tujuan
dan/atau
08.30 - 10.00 Perkenalan
kabupaten/kota
Norma
Fasilitator
Envisioning
10.00 - 10.15 Rehat Sehat
STANDARISASI INPUT
• Masalah KIBBLA Multipihak
Narasumber
• Strategi Kesehatan Nasional (MPS dan Anak)
• Gambaran Anggaran Kesehatan dan KIBBLA
• Advokasi Membangun Jejaring
10.15 - 12.30
PENJELASAN LOKAKARYA DTPS-KIBBLA
IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Fasilitator
PEMBENTUKAN TIM DTPS-KIBBLA
(Tim DTPS dan Calon advokator kabupaten)
12.30 - 13.30 ISHOMA
ANALISIS DATA Fasilitator
13.30 - 15.00
PENJELASAN PENGISIAN TABEL Narasumber
15.00 - 15.30 Rehat
Lanjutan
15.30 - 17.00
PENUTUP

Catatan: Agenda dapat berubah sesuai keadaan.

18 – DTPS-KIBBLA
Penyambutan dan Pendaftaran Peserta
Sejak pendaftaran akan dimulai dan para peserta berdatangan di lokasi
penyelenggaraan, berbagai kelengkapan yang terkait pendaftaran, termasuk
dokumen yang diperlukan, penting untuk diperiksa kembali.

1. Apakah semua formulir lengkap, dan apakah jumlahnya sesuai dengan undangan
yang akan datang.
2. Checklist mengenai kelengkapan yang harus dibawa peserta juga penting.
Apakah peserta membawa surat tugas atau undangan yang dibutuhkan sebagai
kelengkapan administrasi?
3. Apakah data pendukung atau makalah yang penting untuk pembicaraan dalam
sesi lokakarya sudah dibawa peserta? Bila ada data penting yang tertinggal,
panitia dapat memberikan nomor fax dari hotel tempat penyelenggaraan, atau
alamat email yang dapat dihubungi.

Dimulai pada saat pendaftaran, suasana pertemuan dapat dibangun dengan


berbagai cara, antara lain:

1. Penyediaan informasi arah. Pihak penyelenggara memasang tanda arah yang


jelas menuju ruang pendaftaran ulang dan penyelenggaraan.
2. Koordinasi dengan Manajemen Tempat. Terutama bila diselenggarakan di
hotel, para resepsionis dapat membantu menjelaskan mengenai fasilitas yang
disediakan. Hal ini penting terutama bila ada makan pagi/siang yang disediakan
sebelum acara dibuka.
3. Sikap ramah saat penerimaan. Bagi peserta yang mendaftar ulang di lokasi,
keramahan penting untuk mengakrabkan diri dengan suasana pertemuan.
4. Sapaan Ramah dan Informatif. Sapaan ’standar’ yang sekaligus ramah dan
informatif dapat dipilih. Begitu seseorang terlihat di pintu pendaftaran, petugas
dapat langsung menyapa dengan “Selamat Pagi, pak/bu, peserta orientasi DTPS-
KIBBLA?” Begitu mendapat jawaban “Ya”, peserta dapat langsung dipersilakan
duduk di kursi antrian.
5. Welcome Note. Dalam beberapa sesi orientasi, dapat digunakan Newsletter
sebagai penguat informasi dan keramahan penyambutan.
6. Kado Penyambut. Welcome Item merupakan benda yang dipakai untuk
menguatkan efek keramahan, informasi dan pencairan suasana sejak awal. Item
dapat berupa bunga, sebuah balon kecil, atau kartu yang diberikan bersama
welcome drink, atau hal kecil lain yang menyentuh. Pemberian item disertai
pesan informatif singkat.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 19


Kado Penyambut
Sekuntum Informasi di Resepsionis
Memperkuat keramahan terhadap peserta, bermanfaat untuk meningkatkan rasa
percaya dari peserta terhadap profesionalitas penyelenggara, dan memberikan
informasi awal. Sebagai bagian dari usaha melancarkan koordinasi dengan venue/
lokasi.

Yang Diperlukan:

1. Bunga sesuai jumlah peserta.


2. Jambangan bunga.
3. Sebuah kertas bertuliskan: “Selamat datang di Lokakarya DTPS-KIBBLA, kami
senang dan menyambut kehadiran anda di Hotel ...... Silakan datang ke Ruang
……. di lantai dua untuk mendaftar ulang pada panitia. Makan pagi sudah kami
sediakan di restoran ....... lantai satu hotel ini, tepat di sebelah resepsionis.
Salam KIBBLA!”.
4. Koordinasi dengan pihak hotel, khususnya Front Office Manager.

Persiapan:

Kertas penyambut dilekatkan pada bunga. Bunga diletakkan pada jambangan yang
kemudian ditaruh di meja resepsionis. Memberikan informasi kepada resepsionis
untuk memberikan satu kuntum pada setiap tamu yang check-in sebagai peserta
lokakarya.

Aktivitas:

1. Persis ketika datang ke meja resepsionis, para peserta yang baru turun dari
kendaraannya diberi sekuntum bunga.
2. Para peserta dipersilakan membaca kertas informasi yang tertulis pada setiap
kuntum bunga.
3. Peserta diminta membawa bunga tersebut, yang akan menjadi penanda peserta
sebelum acara dibuka. Penanda ini diharap akan membuat para peserta mulai
saling berkenalan.

Seperti sudah diungkapkan, bunga bukanlah satu-satunya pilihan, ada banyak cara
lain yang bisa digunakan secara kreatif dan bisa diperoleh dengan harga murah.
Yang penting adalah bahwa Welcome Item diharapkan dapat menyentuh rasa dari
setiap peserta dan membuat mereka mulai menggulirkan perkenalan satu dengan
yang lain. Percayalah, hal ini juga akan berfungsi untuk meningkatkan rasa ingin
tahu peserta terhadap lokakarya yang akan berlangsung.

20 – DTPS-KIBBLA
Sesi Pembukaan Orientasi
Pembangun Suasana dan Pemahaman Awal
Sesi pembukaan berfungsi sebagai pintu pengkondisian suasana pertemuan
orientasi. Inilah saat untuk membangun kehangatan antar peserta, serta kehangatan
antara peserta dengan fasilitator. Inilah saat tepat untuk mulai mengakrabkan
berbagai pihak yang terlibat dan diundang, terhadap issue KIBBLA.

Tujuan Umum:

1. Mendukung suasana positif.


2. Membangun perkenalan dengan para peserta
lainnya.
3. Menghancurkan tembok sosial.
4. Menyajikan content utama dari lokakarya.
5. Menaikkan energi dan memotivasi.
6. Mendorong peserta untuk berpikir di luar
kotak.
7. Membangun orientasi para peserta melalui
pengenalan proses.
8. Memberikan pemahaman tentang sikap dasar
pertemuan.

Marilah Menyadari:

1. Walaupun para peserta berasal dari kantor yang sama atau wilayah kerja
yang sama, tidak ada jaminan bahwa mereka saling mengenal dengan akrab
satu sama lain. Menghilangkan keraguan untuk lebih akrab mengenal harus
diusahakan sejak awal.
2. Peserta dalam pertemuan multipihak berasal dari berbagai kalangan, maka
kehangatan perlu dibangun untuk membuat para eksponen mengakrabi
pertemuan.
3. Penjelasan mengenai problema yang terkait dengan DTPS-KIBBLA, dimulai
sejak saat pembukaan agar para peserta/undangan perlu merasa terlibat dalam
pembenahan DTPS-KIBBLA.

Tahapan Sesi Pembukaan:

1. Tahap I Pembukaan Formal.


2. Tahap II Perkenalan.
3. Tahap III Norma Pertemuan.
4. Tahap IV Membangun Visi.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 21


Sesi Pembukaan Orientasi
Tahap I: Pembukaan Formal
Pembukaan Formal merupakan tahap protokoler formal penyambutan dari
Dinas Kesehatan sebagai penyelenggara acara. Walau bernuansa formal, tahap
pertama dari sesi pembukaan ini adalah pintu pengkondisian suasana pertemuan
orientasi. Inilah saat untuk membangun kehangatan antara Dinas Kesehatan
dengan komponen multi-stakeholder yang terkait, kehangatan antar peserta, serta
antara peserta dengan fasilitator. Inilah saat tepat untuk mulai mengakrabkan para
eksponen multipihak dengan issue DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Pejabat Dinas Kesehatan untuk berpidato dan membuka acara.


2. 1 (satu) fasilitator sebagai pembawa acara (MC).
3. 3 (tiga) fasilitator sebagai asisten pembangun suasana.
4. 3 (tiga) balon yang sudah ditiup untuk penanda pembukaan.
5. Tusuk gigi atau peniti.
6. Pemutar musik (Music Player).
7. Musik drum-roll.
8. Mikrofon dan pengeras suara

Persiapan:

1. Persilakan para peserta untuk duduk pada tempat masing-masing.


2. MC siap di depan para peserta dengan mikrofon.
3. Tiga fasilitator membawa masing-masing satu balon dan satu tusuk gigi, satu
orang fasilitator berdiri dekat pembawa acara, sedang sisanya berdiri di bagian
belakang.
4. Satu orang fasilitator mempersiapkan musik drum roll.

Aktivitas:

1. MC mengucapkan selamat datang dan terima kasih kepada seluruh undangan,


secara spesifik menyebutkan Kabupaten/Kota, serta kalangan pemangku
kebijakan/stakeholder yang hadir. MC menyapa dengan, “Apa kabar bapak-
bapak, ibu-ibu?” Setelah peserta menjawab (biasanya tidak serempak), MC
mengajukan pertanyaan yang sama dengan terlebih dahulu meminta peserta
menjawab serempak. MC memperkenalkan satu Salam Magis: Luar Biasa!!.
2. Setelah kata pembuka MC, Pejabat Pembuka Acara dipersilakan maju,
mengucapkan pidato pembukaan. Seluruh peserta diajak memberikan tepuk
tangan.

22 – DTPS-KIBBLA
3. Pidato pembukaan sebaiknya menguraikan problema Kesehatan Ibu, Bayi Baru
Lahir dan Anak Balita; serta mengungkapkan kebutuhan untuk berjuang bersama
secara multisektoral atau multipihak. Penting untuk dijelaskan bahwa orientasi
diselenggarakan sebagai bagian penting dari perencanaan dan advokasi.
4. Segera pidato pembukaan selesai, yang bersangkutan membuka acara secara
resmi. Balon dan tusuk gigi yang dipegang oleh salah satu asisten diberikan
kepada Pejabat Pembuka Acara. Balon ditusuk dengan tusuk gigi, dan begitu
meletus diikuti oleh dua letusan balon dan suara drum roll dari pengeras suara.
MC mengajak seluruh ruangan bertepuk tangan.

Pejabat Pembuka Acara dipersilakan duduk dan MC menyerahkan tugas kepada


Fasilitator tahap berikutnya yang menjelaskan Tujuan Lokakarya, dimulai dengan
penjelasan alur.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 23


Sesi Pembukaan Orientasi
Tahap II: Perkenalan

Memperkenalkan Fasilitator dan Pemakaian Badge


Nama
Memperkenalkan para fasilitator dan membuat para peserta mulai tergerak untuk
berkenalan dengan peserta lain.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Semua fasilitator yang akan bertugas.
3. Label tempel sesuai jumlah peserta.
4. Spidol warna

Persiapan:

1. Semua fasilitator yang akan bertugas bersiap di ruangan dan telah menuliskan
nama masing-masing di label nama yang dipegang, belum ditempelkan.
2. Alat tulis (spidol) dan label tempel dibagikan ke setiap meja peserta.

Aktivitas:

1. Fasilitator secara spesifik menyebutkan pentingnya berkenalan. “Tak kenal


maka tak bisa berjuang bersama untuk KIBBLA”.
2. Fasilitator memperkenalkan Salam-salam Magis yang digunakan, bila perlu
dengan melibatkan peserta, dalam menentukan jawabannya.
3. Fasilitator mempersilakan setiap peserta menuliskan nama masing-masing,
lalu menempelkan label nama masing-masing.
4. Fasilitator memperkenalkan semua fasilitator yang ada, setiap kali satu nama
fasilitator disebutkan, maka yang bersangkutan menempelkan Label nama
sambil menyebutkan satu Salam Magis, agar dijawab peserta dan semua yang
hadir. Salam Magis antara fasilitator yang satu dan lain sebaiknya ditata agar
tidak mengulang-ulang salam yang sama, supaya peserta terbiasa dengan
berbagai salam tersebut.
5. Segera penempelan badge nama selesai, fasilitator selanjutnya bersiap.

24 – DTPS-KIBBLA
Contoh (bisa diganti yang lain)
Salam Magis
SERUAN JAWABAN
Selamat Pagi Luar biasa
Selamat Siang Segar ah ah
Selamat Sore Gak ada matinya
Perencanaan! Berjuang untuk KIBBLA
Advokasi Berjuang untuk KIBBLA
DTPS-KIBBLA Pelopor, pengawal perubahan

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 25


Perkenalan Antar Peserta
Gambar Diri
Membuat para peserta lebih akrab berkenalan dan tak segan berbincang dengan
peserta lain dan mengajak para peserta mengungkapkan kekuatan dirinya.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Semua fasilitator yang akan bertugas
3. Metacard dalam lima warna berbeda, total jumlah yang disediakan sesuai total
jumlah peserta
4. Spidol

Persiapan:

Metacard berwarna, diletakkan di atas meja terpisah. Pilihan warna dari peserta
akan menjadi sarana pembagian kelompok.

Aktivitas:

1. Ajaklah peserta memandang keluar ruangan untuk menemukan apa saja yang
ada di halaman sekitar ruang pertemuan. Minta peserta untuk memilih satu hal
yang paling menarik perhatiannya.
2. Minta peserta menggambar ulang hal yang menarik perhatiannya, dan bisa
mewakili pengalaman terindah dalam dunia kerja yang pernah dialaminya.
Gambar pada kertas metacard yang diletakkan di atas meja. (ada lima warna
berbeda)
3. Minta peserta bergerak mencari teman yang memiliki metacard berwarna
sama.
4. Persilakan setiap kelompok yang tercipta dari warna kertas diminta untuk duduk
di meja yang sama. Berikan tugas kepada kelompok, yakni:
a. Masing-masing peserta menceritakan kekuatan dirinya dikaitkan dengan
gambar yang telah dibuatnya.
b. Kelompok membuat satu gambar utuh hasil rangkaian gambar-gambar yang
dibuat anggota kelompok. Kelompok menciptakan kalimat slogan indah yang
menggambarkan kekuatan kelompok.
c. Setiap kelompok diminta presentasi dengan cara semenarik mungkin.

Framing:

Dalam menghadapi AKI, AKA, AKABA, atau menghadapi masalah yang berat kita
sering lupa bahwa kita memiliki kekuatan. Melalui perkenalan ini kita tahu bahwa
kita punya pengalaman luar biasa, dan hal itu bisa menjadi sumber kekuatan dalam
menghadapi berbagai masalah berat. Lebih dari itu, kekuatan itu bisa dipadukan
bersama menjadi suatu yang indah.

26 – DTPS-KIBBLA
Sesi Pembukaan Orientasi
Tahap III: Memahami Tujuan

Alur Proses Orientasi DTPS–KIBBLA


Mengajak para peserta memahami keseluruhan alur proses Orientasi DTPS-
KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Piktogram yang menggambarkan Alur Proses Orientasi DTPS-KIBBLA.
3. Metacard yang bertuliskan setiap rangkaian sesi dalam proses

Persiapan:

1. Piktogram telah ditempelkan di dinding sebelum acara dimulai.


2. Fasilitator membawa metacard bertulis yang telah disiapkan lengkap dengan
perekat dibagian yang tak tertulis.

METACARD NO. BERTULISKAN


1 Sesi 1 : PEMBUKAAN
Tujuan, Perkenalan, Norma, Envisioning
2 Sesi 2 : STANDARISASI INPUT
3 Sesi 3 : PENJELASAN LOKAKARYA DTPS
4 Sesi 4 : PENGANTAR ADVOKASI DAN MEMBANGUN JARINGAN
5 Sesi 5 : ANALISIS DATA
6 Sesi 6 : PENGISIAN TABEL
7 Sesi 7 : PENUTUP

Aktivitas:

1. Fasilitator membuka dengan beberapa Salam Magis, jika perlu mengulang


beberapa kali hingga terasa bahwa para peserta menjawab dengan bersemangat.
Artinya, mereka siap mengarahkan perhatian pada penjelasan.
2. Pilihan pertama bagi fasilitator adalah melakukan presentasi lisan seperti
umumnya.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 27


3. Pilihan kedua adalah menggunakan cara kreatif: Melagukan beberapa bagian,
mengombinasikan dengan gaya bersajak, atau sambil menari. Bisa diberitahukan
terlebih dahulu bahwa fasilitator akan mengadakan show informasi kreatif,
penuh ekspresi seni.
4. Para peserta dihantar ke dalam penjelasan dengan menyebutkan satu demi
satu proses sesi demi sesi.
5. Setiap menyebutkan satu sesi, fasilitator menempelkan pada tempat yang sesuai,
baru kemudian menjelaskan perincian penjelasan proses dan hal penting apa
yang sebaiknya dilakukan para peserta.
6. Seusai menempelkan semua metacard, kembali Salam Magis diberikan.
7. Hasil dari Proses diletakkan di dinding selama proses lokakarya agar bisa dilihat
semua orang selama proses.

Framing:

Pangkal dari alur adalah kesediaan untuk bekerja sama, yang selama proses
masing-masing akan mengetahui kekuatan dan bagaimana implementasinya.

28 – DTPS-KIBBLA
Norma Pertemuan
Untuk memberikan peserta pemahaman tentang tujuan lokakarya. Untuk
membangun nuansa keterbukaan dan rasa saling menghargai selama lokakarya.

Yang Diperlukan:

1. Seorang pasilitator pemandu.


2. Flipchart.
3. Spidol marker berwarna.

Persiapan:

1. Kertas plano telah ditempelkan di dinding.


2. Tujuan lokakarya dituliskan dan ditempelkan di dinding.
3. Gambaran aturan yang tergambarkan oleh fasilitator dari lokakarya
sebelumnya.

Aktivitas:

1. Fasilitator mengungkapkan tujuan lokakarya kepada para peserta dan


menjelaskan bahwa untuk bisa produktif sepanjang lokakarya dibutuhkan
‘Norma’ bersama yang disetujui bersama.
2. Baik peserta maupun fasilitator bisa mengusulkan norma atau aturan.
3. Fasilitator menuliskan ‘Norma Lokakarya Kita’ sebagai judul pada flipchart.
4. Untuk setiap norma harus ada kesepakatan bersama, sebelum norma tersebut
ditulis pada daftar aturan.
5. Bila tak ada yang mengusulkan apapun, fasilitator dapat memberikan usulan
seperti kesediaan mendengar, memulai acara tepat waktu, tidak mengeluarkan
komentar kasar dan semacamnya, menjaga agar HP silent dan sebagainya.
6. Ketika norma sudah dianggap lengkap, kertas flipchart diletakkan di dinding,
untuk dilihat selama lokakarya.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 29


Harapan dan Kekhawatiran
Nota Hijau dan Nota Merah
Begitu memasuki sebuah proses yang baru, setiap orang menghadapi perasaan
khawatir. Perasaan khawatir sebetulnya muncul karena adanya harapan dalam diri
orang tersebut. Peserta diajak menyadari kekhawatiran dan memperkuat harapan.
Karena harapan selalu ada, maka kekhawatiran menjadi pelengkap untuk memacu
harapan.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Seorang fasilitator pendukung.
3. Sticky note hijau dan merah, masing-masing sebanyak jumlah peserta.
4. Spidol marker untuk setiap peserta.
5. 2 (dua) kertas plano.

Persiapan:

1. Dua kertas plano telah ditempelkan di dinding sebelum acara dimulai.


2. Sticky note hijau dan merah dibagikan pada peserta

Aktivitas:

1. Fasilitator membuka dengan Salam Magis, diulang, kemudian bertanya, “Saya


ingin bertanya kepada seorang peserta apakah yang diharapkan ketika datang
pada acara ini?”
2. Fasilitator bertanya kepada seorang peserta lain apakah memiliki kekhawatiran
ketika datang pada acara ini.
3. Fasilitator kemudian menjelaskan bahwa setiap orang memiliki harapan
dan kekhawatiran, bahkan Depkes/Dinkes pun memiliki harapan dan
kekhawatiran.
4. Peserta lalu diminta menuliskan kekhawatirannya pada sticky note warna
merah.
5. Selanjutnya peserta diminta menuliskan harapannya pada sticky-note warna
hijau.
6. Fasilitator menuliskan kata KEKHAWATIRAN pada plano pertama, kemudian
menuliskan kata HARAPAN pada plano kedua.
7. Fasilitator meminta peserta mengirimkan kekhawatiran dan harapannya pada
plano yang sesuai.
8. Harapan dan Kekhawatiran kemudian dikelompokkan berdasarkan kategori/
cluster oleh fasilitator pendukung.

30 – DTPS-KIBBLA
9. Fasilitator kemudian membacakan harapan dan kekhawatiran yang sudah
ditempelkan, lalu menanyakan pada para peserta perasaan mereka setelah
menempelkan kertas.
10. Setelah Framing, Fasilitator menyerahkan tugas pada fasilitator selanjutnya.

Framing:

Orang bijak berkata “Harapan adalah penyegar kehidupan”, pepatah Inggris


mengatakan Hope is life, life is hope (harapan adalah kehidupan, kehidupan adalah
harapan). Worrying over something can make the task seem to take longer than
it should (Khawatir akan sesuatu hal dapat membuat tugas menjadi terasa lebih
lama dari seharusnya). Kita letakkan dahulu kekhawatiran dan harapan, nanti pada
akhir acara kita akan bersama-sama melihat apakah harapan kita sudah tercapai
dan kita akan refleksikan pula, apakah kekhawatiran kita telah hilang.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 31


Membangun Visi DTPS–KIBBLA
Poster/Bendera KIBBLA
Membuat para peserta lebih spontan dalam mengungkapkan diri dan bahwa
kerjasama yang kreatif bisa dilakukan walau peserta datang dari latar belakang
yang berbeda. Juga menyadari peranan orientasi bagi perencanaan dan advokasi
kesehatan.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Kain berwarna sepanjang 1,5 m.
3. Kertas asturo.
4. Gunting.
5. Lem.
6. Double-tape.
7. Metacard.
8. Spidol.

Persiapan:

Semua sarana membuat poster/bendera diletakkan di atas meja masing-masing


kelompok kabupaten.

Aktivitas:

1. Ajaklah peserta dari masing-masing kabupaten untuk membuat sebuah poster/


bendera KIBBLA kabupaten.
2. Poster/bendera tersebut terdiri dari simbol-simbol harapan akan kesuksesan
KIBBLA di daerah masing-masing.
3. Poster/bendera menggambarkan pula simbol-simbol perjuangan advokasi
KIBBLA.
4. Poster/bendera menggambarkan kekuatan kerjasama masing-masing kabupaten.
Semua anggota kelompok dari kabupaten/kota yang bersangkutan harus terwakili
dalam poster/bendera tersebut. Poster/bendera tidak boleh menggunakan
tulisan, hanya gambar dan simbol. Bisa dikerjakan di meja atau di lantai.

Framing:

Dalam menghadapi AKI, AKB, AKABA, atau menghadapi masalah yang berat kita
sering lupa bahwa kita memiliki kekuatan yakni energi kekompakan di daerah masing-
masing. Kita telah tahu bahwa kita punya kekuatan serta kekompakan. Melalui proses
pembuatan poster/bendera, kita diajak menyadari bahwa kita memiliki kreativitas
untuk menjadikan kekuatan itu menghasilkan sesuatu yang bermutu. Kekuatan itu
bisa dipadukan bersama menjadi suatu yang indah, melalui kreativitas.

32 – DTPS-KIBBLA
Standarisasi Input
Talk Show DTPS di Studio KIBBLA
Acara ini akan membantu peserta memahami permasalahan KIBBLA baik di tingkat
Nasional atau Propinsi maupun Kabupaten/Kota. Peserta dibantu untuk memahami
Grand Strategy Departemen Kesehatan untuk mencapai target “Millenium
Development Goals (MDGs)” serta tentang Strategy MPS (Making Pregnancy Safer),
tentang Membangun Jaringan serta mendapat penjelasan tentang tujuan dan
tahapan DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Seorang fasilitator untuk operator slide.
3. Narasumber: Dari Dinas Kesehatan (penjelasan kebijakan), dari Bappeda
(tentang perencanaan anggaran) dan dari kalangan advokasi dari Lembaga
Swadaya Masyarakat dan dari kalangan akademisi yang bergerak dibidang
Advokasi Anggaran dan Kebijakan tentang Pentingnya Membangun Jejaring
dalam Advokasi.
4. Slide presentasi.
5. Layar presentasi.
6. Komputer/Laptop.
7. LCD Proyektor.
8. Meja dan kursi yang sesuai untuk talk show.

Persiapan:

1. Setting dilakukan sebelum pembukaan.


2. Peletakkan kursi menjelang sesi harus cepat dan rapi.
3. Memasukkan data presentasi ke komputer peraga.
4. Menyusun daftar pertanyaan dan jawaban berdasarkan slide presentasi dan
mengkonsultasikan dengan narasumber.
5. Membagi slide berdasarkan pertanyaan. Misalnya: Slide 1-4 menjawab pertanyaan
pertama, slide 5 menjawab pertanyaan ke-dua, dan seterusnya.
6. Jeda antar pertanyaan diberi satu halaman presentasi bertuliskan “Talk Show
DTPS di Studio KIBBLA”.
7. Mengkoordinasikan waktu, sistem presentasi dan pertanyaan dengan
narasumber.
8. Menghubungi pihak hotel (biasanya bagian banquet adalah pengatur ruang
konferensi) untuk menyediakan kursi dan meja yang diinginkan.
9. Meletakkan layar presentasi dan proyektor pada tempat yang tepat.
10. Menambahkan dekorasi, seperti pot dan lain-lain pada tempat.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 33


Aktivitas: (60 menit)

1. Fasilitator membuka dengan Salam Magis, diulang, kemudian mengucapkan


selamat datang di Studio KIBBLA.
2. Sambil sapaan diberikan kepada peserta, pengaturan tempat dilakukan.
3. Persilakan Narasumber duduk di tempat yang telah disediakan. Mintalah seluruh
peserta bertepuk tangan hingga narasumber duduk.
4. Fasilitator memberi pertanyaan sesuai skenario, atau dapat pula memberi
pertanyaan kepada peserta untuk kemudian dikonfirmasi atau dikoreksi oleh
narasumber.
5. Bangun suasana dengan memberikan kuis sebagai energizer.
6. Di akhir talk show, fasilitator bisa menyimpulkan butir-butir penting dari
pembicaraan, atau meminta narasumber untuk mengungkapkan ’closing
statement’ (pernyataan penutup) yang membingkai seluruh keterangan.

Marilah mengingat:

TALK SHOW ORIENTASI menekankan pada PROGRAM MULTIPIHAK, hadirin tidak


hanya berasal dari aparat kesehatan atau kalangan yang terkait dunia kesehatan
namun juga dari perwakilan masyarakat sipil (LSM). Maka pertanyaan dan
presentasi sebaiknya mengarah pada kesadaran multipihak tersebut. Pertanyaan
dapat disusun bersama fasilitator lain.

Framing:

Sebuah pertemuan multipihak membutuhkan penyamaan pijakan sebelum


memulai diskusi. Pijakan itu akan menempatkan semua peserta pada tingkatan
berpikir yang setara. Melalui talk show Orientasi Perencanaan DTPS-KIBBLA,
kita mendapatkan gambaran besar atau “big picture”, seputar kondisi KIBBLA
termuktahir, dan kebijakan kesehatan nasional. Semua pihak diajak semakin
menyadari betapa pentingnya kerjasama multipihak untuk menyelamatkan jiwa
ibu melahirkan, bayi baru lahir dan anak balita.

34 – DTPS-KIBBLA
Probing

Apa itu Probing?


Probing adalah teknik bertanya untuk menggali lebih dalam suatu hal untuk dapat
lebih memahaminya. Misalnya seperti ini:
Dapatkah Anda menjelaskan lebih jauh?
Dapatkah Anda melihatnya dari cara lain?
Tapi kenapa, bagaimana, siapa, kapan, dimana?
Ada lagi?
Probing seperti menguliti lapisan-lapisan kulit bawang merah. Tujuannya masuk ke
bagian tengah bawang. Ini artinya, dengan probing fasilitator mendekatkan dirinya
pada alasan di balik sesuatu atau mendapatkan pemahaman sebanyak mungkin.
Sangat penting mengenal KAPAN saatnya melakukan probing.

Kegunaan Probing:
1. Mengeluarkan orang dari situasi sulit
2. Mengklarifikasi pertanyaan, input dan atau opini
3. Menciptakan dialog agar peserta bicara lebih banyak
4. Menyelesaikan masalah

Probing dapat membantu kelompok belajar untuk mencari akar masalah, membantu
orang lain memahami permasalahan lebih jauh dan mendorong peserta berpikir
lebih dalam.

Contoh cara-cara probing:


• Cara non-verbal: mengangguk, kontak mata, atau diam.
• Cara verbal: ”Hmmm..., Oh ya?” Bisa Anda ceritakan lebih lanjut?” Tolong jelaskan
lebih jauh...”, Bisa memberi contoh?” Lalu apa yang terjadi?”

Hati-hati!! Melakukan probing jangan berlebihan karena bisa membuat peserta


merasa diinterogasi, atau membuat peserta lain merasa diabaikan, atau Anda
kelihatan tidak netral dan arah diskusi malah jadi tidak jelas.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 35


Membangun Jejaring
Para peserta secara mandiri melakukan identifikasi jejaring yang akan menjadi
mitra kerja di bidang kesehatan/KIBBLA dan mendiskusikan peran dan tanggung
jawabnya masing-masing, baik dalam Proses Perencanaan maupun dalam
Advokasi. Peserta diajak memahami bahwa pembangunan kesehatan bisa dan
perlu dilakukan secara bersama dengan melibatkan berbagai pihak termasuk
masyarakat sipil. Inilah dasar bagi pembentukan kerangka Tim Perencanaan dan
Tim Advokasi KIBBLA untuk melayani tantangan kerja di daerah. Peserta akan
mendapatkan gambaran mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing
pihak yang akan terlibat dalam lokakarya DTPS-KIBBLA serta memahami peran dan
tanggung jawab para pemangku kepentingan serta dukungan yang diharapkan.

Membangun Jejaring dapat dimulai dengan mengidentifikasi siapa-siapa saja yang


berminat dan mempunyai motivasi untuk menjadi calon advokator kabupaten dan
menjadi “embrio” Tim Advokasi KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu dan narasumber (perencanaan dan advokator


KIBBLA).
2. Fasilitator pendamping, sesuai jumlah kelompok.
3. Flipchart.
4. Metacard warna-warni.
5. Kartu-kartu bertuliskan AKI, AKB, AKABA.
6. Kartu-kartu stakeholder.
7. Spidol marker beragam warna.
8. Label tiga warna.

Persiapan:

1. Daftar pertanyaan dibuat untuk mengarahkan peserta agar menyadari peran


masing-masing institusi (untuk lembaga non-dinas kesehatan) atau unit kerja
(di lingkungan kesehatan), serta meyadari peran berbagai pihak lainnya di luar
dinas dan pemerhati bidang kesehatan seperti kalangan masyarakat sipil dan
LSM.
2. Setiap kelompok kabupaten dibagi, dengan masing-masing terdiri dari maksimum
8 (delapan) anggota.
3. Perlengkapan tulis, metacard seluruhnya diletakan di atas meja kelompok,
begitu sesi dimulai.

36 – DTPS-KIBBLA
No. Pertanyaan/Tugas
1 Gambarkan peran institusi/unit kerja anda dalam KIBBLA, tuliskan pada metacard.
2 Untuk mendukung peran anda, institusi/unit kerja apa saja yang berkaitan
langsung? Tuliskan pada metacard anda.
3 Bila anda menempatkan institusi/unit kerja anda pada peta KIBBLA, apakah
anda termasuk kelompok pelaksana langsung (kp), pendukung langsung (pl),
ataukah pendukung strategis (ps)? Silakan berdiskusi dalam kelompok.
4 Bekerjasamalah dengan kelompok anda untuk membuat sebuah peta keterkaitan
institusi/unit kerja dengan isu KIBBLA (AKI, AKB, AKABA) beri label warna untuk
masing-masing kp,pl dan ps.
5 Bekerjasamalah dengan kelompok anda untuk melihat peran-peran apa saja
yang penting dalam advokasi KIBBLA dan apa saja tanggung jawab dari para
pemeran yang tergabung dalam jejaring untuk melakukan kegiatan advokasi
tapi belum dicantumkan pada peta KIBBLA.
6 Mulailah mengidentifikasi siapa-siapa dalam kelompok anda yang nantinya akan
menjadi anggota Tim Advokasi KIBBLA baik dari Dinas Kesehatan maupun dari
kalangan masyarakat sipil.

Aktivitas: (30 menit)

1. Mintalah masing-masing orang untuk menuliskan peran institusi atau unit kerja
masing-masing di atas metacard (lihat pertanyaan/tugas dalam tabel di atas).
2. Lanjutkanlah hingga tugas/pertanyaan pada tabel dapat diselesaikan.
3. Bagikan kartu ke kelompok dan minta mereka menggambar simbol AKI, AKB,
AKABA.
4. Petakan pihak mana saja yang memiliki pengaruh pada AKI, AKB, AKABA.
5. Minta kelompok untuk memetakan institusi dan pihak-pihak yang berperan dan
berpotensi untuk menurunkan AKI, AKB, AKABA. Dengan kartu-kartu yang telah
dibuat minta kelompok melengkapi gambar sistem kesehatan.
6. Agar dapat dipahami, kelompok perlu memberi keterangan pada peta mengenai
peran masing-masing pihak.
7. Persilakan kelompok untuk mempresentasikan gambar mereka.
8. Bandingkanlah hasil dari kelompok-kelompok yang berasal dari satu
kabupaten.
9. Diskusikan perbedaan yang ada. Apakah ada institusi yang dianggap ps oleh
satu kelompok dan pl oleh kelompok lain.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 37


Marilah Mengingat

Peran fasilitator penting untuk membantu peserta supaya bisa membayangkan


situasi lapangan dan bagaimana selama ini peran institusi mereka masing-masing,
dalam dinamika daerah masing-masing, dengan lebih bebas. Anda bisa menyentuh
perasaan mereka dengan meminta mereka berbagi pengalaman tentang kasus-
kasus AKI, AKB dan AKABA yang mereka alami atau temui dilapangan serta
mendiskusikannya dengan kelompok apakah upaya-upaya yang dilakukan selama
ini sudah optimal?

Framing

Kesadaran untuk berperan dalam suatu isu, pertama-tama perlu dibangun


pemahaman bersama tentang isu tersebut, membahas serta didiskusikan tentang
keterlibatan dan kontribusinya dalam menangani isu sehingga mereka mau terlibat,
mau mendukung, serta bersedia melakukan perannya masing-masing.

Apalagi dalam masa otonomi daerah seperti sekarang ini, kesediaan untuk berperan
akan menentukan aturan-aturan yang akan dibuat.

38 – DTPS-KIBBLA
Pembentukan Tim Perencana

Komitmen Kongkrit
Para peserta telah secara mandiri melakukan identifikasi stakeholder dan mendaftar
peran dan tanggung jawab masing-masing. Kini saatnya membangun komitmen
konkrit dalam pembentukan Tim Perencana yang akan bekerjasama dengan Tim
Advokasi untuk mendapatkan dukungan politis dari para pemangku kepentingan
di kabupaten/kota.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Fasilitator pendamping, sesuai jumlah kelompok.
3. Hasil dari pemetaan ’membangun jejaring’ yang telah disusun.
4. Spidol marker beragam warna.
5. Label tiga warna.
6. Sticky note.

Persiapan:
1. Membuat pertanyaan untuk peserta agar mengambil peran dalam pembentukan
tim DTPS-KIBBLA sesuai institusi atau unit kerja asal masing-masing. Pertanyaan:
Peta pemecahan masalah KIBBLA telah dilakukan. Bagaimanakah komposisi
ideal tim DTPS-KIBBLA menurut kabupaten anda? Berapakah kp, ps dan pl
dalam tim yang beranggota maksimum 12 orang tersebut?
2. Menyediakan tempat untuk display peta masalah agar dapat dilihat oleh semua
anggota kelompok kabupaten/kota.

Aktivitas: (30 menit)


1. Fasilitator membuka dengan menyapa setiap kabupaten dengan Salam Magis.
2. Mintalah peserta untuk berkelompok berdasarkan asal daerah. Jelaskan bahwa
langkah lanjut dari orientasi ini adalah pembentukan tim perencana DTPS-
KIBBLA. Minta masing-masing kelompok daerah berdiskusi dan membentuk tim
perencana di kabupaten/kota masing-masing.
3. Persilahkan setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi mereka kepada
daerah lain menggunakan ”WORLD CAFE”.
a. Setelah menyelesaikan diskusi kelompok, maka sebagian kelompok (2 orang)
menjadi penjaga cafe dan yang lain menjadi pengunjung untuk melakukan
”belanja ide” atau”penyerbukan” ke kelompok lain.
b. Penjaga cafe menjelaskan kepada pengunjung mengenai komposisi tim
perencana dan alasannya.
c. Pengunjung ke kelompok lain memberikan penyerbukan ide sesuai dengan
latar belakang hasil diskusi mereka.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 39


4. Masing-masing kelompok mempertimbangkan hasil penyerbukan yang diterima
dan memutuskan komposisi tim sehingga dengan ini TIM PERENCANA DTPS-
KIBBLA kabupaten/kota pun terbentuklah.
5. Bilamana perlu, maka tim diminta membuat komitmen yang ditulis di atas
selembar flipchart. Komitmen ini kemudian ditandatangani oleh seluruh anggota
tim.

Marilah Mengingat

Sesi ini sangat penting, fasilitator harus mampu mendorong agar peserta
memberikan kontribusi terbaiknya dan tidak sekadar mengungkapkan komitmen
asal-asalan saja. Sentuh perasaan mereka dengan menyatakan bahwa tim DTPS-
KIBBLA baik yang akan menjadi tim perencana maupun yang akan menjadi tim
advokasi adalah penyelamat jiwa bayi dan ibu hamil serta Balita!

Framing

Mengapresiasi tim yang telah terbentuk dan memberikan semangat, bahwa apa
yang dilakukan para pemangku kepentingan ini sesuatu yang sangat penting untuk
kemajuan bangsa. Sejarah akan mencatat orang-orang yang mau berkontribusi.
Ini sebuah peluang bagi para pemangku kepentingan menjadi pelopor perubahan
dengan cara memberikan dukungan pada proses implementasi Perencanaan
DTPS-KIBBLA dan diteruskan oleh tim advokasi. Selain itu bisa ditambahkan
bahwa kerjasama mutipihak dan saling mendukung antar daerah yang telah terjadi
melalui proses penyerbukan dapat menjadi proses yang berguna. Apa yang terjadi
di satu daerah dapat menjadi pelajaran bagi daerah lain.

Dapat pula dijelaskan bahwa proses selanjutnya akan difokuskan pada pemberian
bekal bagi Tim Perencana DTPS-KIBBLA Kabupaten/Kota yang telah terbentuk.
Ini berkaitan dengan persoalan-persoalan teknis, seperti data-data dan cara-cara
pengisian tabel. Peserta yang tidak tergabung sebagai anggota Tim Perencana
dapat meninggalkan pertemuan, namun bila berkenan mereka dapat pula tetap
mengikuti acara sampai selesai.

40 – DTPS-KIBBLA
Ice Breaker

Kitu Kiye Bleh

Untuk membangkitkan energi peserta dan membantu mereka saling nyaman satu
sama lain.

Yang Diperlukan:

Seorang fasilitator pemandu

Persiapan:

Tak ada

Aktivitas:

1. Fasilitator meminta peserta diminta berdiri melingkar, lalu memberikan kata-


kata yang harus direspons oleh peserta dengan jawaban yang khusus, dengan
nada yang meniru nada bicara dan volume suara fasilitator.
2. Fasilitator: Kalau saya berkata: Kiye! anda menjawab Kitu! Kalau saya berkata
Kituu anda semua menjawab Kiyee, bolak-balik. Nadanya harus pas sama. Kalau
saya bilang Duut anda menjawab Daang, begitu sebaliknya juga. Fasilitator:
Kiyee Kitu (Peserta: kituu kiyee) lalu fasilitator mencoba berbagai kombinasi
kiyedut, kitu-piiye-dang, dengan nada rendah nada tinggi. Ini dimainkan kepada
para peserta.
3. Fasilitator kemudian menambahkan instruksi: Kalau saya bilang ”I Love You”
maka anda memelototkan mata, menjulurkan lidah, sambil berkata kearah
saya “Bleweh-bleweh”. Tetapi kalau saya bilang ”I love you Joko” maka anda
memelototkan mata, menjulurkan lidah, sambil berkata ke arah Joko “Bleweh-
bleweh”, lalu kemudian giliran Joko berdiri di tengah, menggantikan saya.
Tapi kalau ternyata Joko tahu ada peserta, misalnya Marni, tidak membleweh-
bleweh ke arah Joko (mungkin karena belum kenal), maka Joko bisa menunjuk
Marni, mendekatinya sambil berkata ’sir-sir-siir’, lalu menggantikan tempat bu
Marni. Marni sendiri menuju ke pusat lingkaran sambil berkata ”Saya Marni”,
berulang-ulang, setiba di tengah, Marni menggantikan peran fasilitator. Dia harus
menyebut rangkaian Kiye dang kitu minimal dua kali. Lalu mengucapkan “I
Love You” untuk seorang peserta, boleh manapun kecuali Joko dan fasilitator.
4. Putaran Bleweh peserta ini kemudian diakhiri dengan seruan “I Love You” dari
fasilitator. Ketika peserta merespon, fasilitator mengucapkan “I love you” lagi,
kemudian mengajak semua peserta kembali ke meja masing-masing. Sesi baru
dimulai.
5. “I love you” kemudian dapat menjadi satu kata yang berarti ice breaker karena
aksi wajah bleweh-bleweh.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 41


Penjelasan Pengisian Tabel
Salah satu INTI keberhasilan dari Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA adalah
ketersediaan data dan angka yang akurat, cara pengisian tabel yang tepat. Sesi
ini dirancang untuk membantu peserta mendaftar data dan referensi apa saja
yang penting untuk dikumpulkan (dan dibawa saat Lokakarya) dan bagaimana
cara menggunakan data dan angka tersebut.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Seorang narasumber.
3. Fasilitator pendamping, sesuai jumlah kelompok.
4. Contoh Tabel 1A, 1B, 1C,1D dalam ukuran besar.
5. Lembar contoh formulir pengumpulan data yang telah terisi.
6. Buku Pedoman Perencanaan.

Persiapan:

1. Membuat presentasi contoh tabel isian.


2. Membuat presentasi sumber data.

Aktivitas: (60 menit)

1. Buka pertanyaan yang terstruktur untuk mendorong kelompok mendesain


pengumpulan data sesuai kebutuhan.
2. Formulasikan hasil kelompok untuk mendekati kebutuhan.
3. Tawarkan template yang telah tersedia.
4. Angkatlah sebuah cerita kasus dan minta kelompok mengisi template.
5. Persilakan kelompok mempresentasikan hasil kerjanya dan buka tanya jawab.
6. Narasumber memberikan framing dengan penekanan pada hal-hal yang penting
tapi belum mengemuka (peran narasumber sangat sentral untuk mendorong
pemahaman).
7. Lakukan refleksi untuk mengantar ke persiapan Lokakarya Perencanaan DTPS-
KIBBLA.
8. Sesi ini bisa langsung dilanjutkan dengan persiapan penutupan. Minta peserta
untuk membangun rencana tindak lanjut, sebagai persiapan menuju Lokakarya
perencanaan.
9. Ajak peserta untuk menyatakan semangat dan optimisme mereka dalam
sebentuk resolusi.

42 – DTPS-KIBBLA
Rencana Tindak Lanjut
Untuk menjamin kelancaran komunikasi perlu dibahas dan didiskusikan tentang
Rencana Tindak Lanjut, baik untuk tim perencana maupun tim advokasi, misalnya
menyusun rencana untuk Lokakarya Perencanaan DTPS-KIBBLA dan Lokakarya
Advokasi KIBBLA.

Para calon advokator kabupaten/kota setelah mengikuti orientasi akan menjadi


inisiator dalam mengkoordinasikan pembentukan Tim Advokasi yang lebih
komprehensif yang terdiri dari perwakilan masyarakat sipil di wilayah masing-
masing. Keanggotaan dari Tim Advokasi yang efektif perlu lebih proporsional
dengan melibatkan LSM-LSM, Organisasi Masyarakat dan Organisasi Profesi serta
Media.

Tim Perencana dan Tim Advokasi secara bersama-sama akan bertanggung jawab
dalam melakukan pengawalan serta melakukan upaya-upaya lanjutan advokasi.
Tim Perencana bertanggung jawab dalam melakukan advokasi internal Dinas
Kesehatan sedangkan Tim Advokasi akan melakukan upaya-upaya advokasi
eksternal kepada legislatif dan eksekutif.

Yang Diperlukan:

1. Seorang fasilitator pemandu.


2. Flipchart.

Persiapan:

Daftar nama kontak

Aktivitas:

1. Buka pertanyaan yang terstruktur untuk mendorong peserta kelompok


memikirkan pola komunikasi menjelang lokakarya perencanaan.
2. Formulasikan hasil kelompok untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan
lokakarya perencanaan.
3. Ajak peserta untuk menyatakan semangat dan optimisme mereka.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 43


Sesi Penutupan Orientasi
Penutupan Formal merupakan tahap protokoler formal, untuk membangun
kehangatan dan komitmen sebagai bagian penting menjelang lokakarya. Inilah
saat tepat untuk mulai mengakrabkan para eksponen multi-pihak dengan issue
DTPS-KIBBLA.

Yang Diperlukan:

1. Pejabat Dinas Kesehatan untuk berpidato dan menutup acara.


2. 1 (satu) Fasilitator sebagai pembawa acara (MC).
3. 10 (sepuluh) balon yang sudah ditiup untuk Penanda Penutup.
4. Tusuk gigi atau peniti.

Persiapan:
1. Persilakan para peserta untuk duduk pada tempat masing-masing.
2. MC siap di depan para peserta dengan mikrofon.
3. Satu fasilitator membawa masing-masing satu balon dan sembilan sisanya
dibawa peserta, masing-masing memegang satu tusuk gigi.

Aktivitas:

1. MC mengucapkan terimakasih kepada seluruh undangan, secara spesifik


menyebutkan kabupaten/kota, serta kalangan pemangku kebijakan/ stakeholder
yang hadir.
2. Setelah kata pembuka MC, Pejabat Penutup Acara dipersilakan maju,
mengucapkan pidato penutupan. Seluruh peserta diajak memberikan tepuk
tangan.
3. Pidato penutupan sebaiknya mengungkapkan kebutuhan untuk berjuang
bersama secara multisektoral atau multipihak dan pentingnya untuk segera
melakukan persiapan lokakarya.
4. Setelah pidato penutupan selesai, balon dan tusuk gigi yang dipegang oleh
salah satu asisten diberikan, ditusuk dengan tusuk gigi, dan begitu meletus
diikuti oleh dua letusan balon dari berbagai sudut ruang. MC mengajak seluruh
ruangan bertepuk tangan.

44 – DTPS-KIBBLA
Evaluasi
Evaluasi mengisi sesi terakhir sebuah lokakarya untuk mengetahui sejauh mana
harapan peserta telah tercapai. Evaluasi dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Framing
Framing dalam pengakhiran sebuah lokakarya bukan sekedar menyajikan sebuah
kesimpulan akhir; melainkan sebuah reinforcement untuk penyampaian pesan.
Framing mirip sebuah ‘paraphrasing’ seluruh proses orientasi ditambah dengan
penegasan tentang ‘moral pelatihan’ apa yang harus diperhatikan oleh peserta.

Kata kunci dalam setiap lokakarya perlu dikemukakan kembali sebelum penutupan
secara resmi. Misalnya:

1. Peran Fasilitator Utama sebagai pelopor dan pengawal sebuah perubahan.


Sehingga dengan demikian, tugas utama utama Fasilitator Utama bukan hanya
memfasilitasi lokakarya DTPS-KIBBLA, melainkan melakukan pengarus-utamaan
DTPS-KIBBLA sebagai proses perencanaan dan proses advokasi multipihak yang
efektif. Fasilitator Utama harus meyakinkan semua pihak, bahwa peningkatan
derajat kesehatan ibu dan anak akan dapat dicapai melalui DTPS-KIBBLA.
2. Peran Fasilitator Nasional adalah sebagai fasilitator dalam proses lokakarya
bagi Fasilitator Propinsi. Bersama-sama dengan Fasilitator Propinsi, ia bertugas
untuk mensosialisasikan gagasan Proses perencanaan dan Advokasi DTPS-
KIBBLA kepada seluruh pihak terkait di kabupaten dalam forum atau Lokakarya
Orientasi.
3. Fasilitator Provinsi bertugas untuk memandu proses perencanaan multipihak
dengan pendekatan DTPS-KIBBLA, dalam Lokakarya perencanaan atau Lokakarya
Advokasi bagi kabupaten/kota.

Framing juga perlu mendorong langkah kreatif fasilitator dan berbagai pihak
lainnya agar mereka mampu merancang proses komunikasi dengan pemerintah
kabupaten/kota, propinsi, pusat, dan korporat. Fasilitator harus menyadarkan
berbagai pihak bahwa langkah-langkah strategik yang berhasil mereka bangun
itu bukan hanya bisa ‘dijual’ kepada pemerintah kabupaten/kota, melainkan bisa
ditawarkan juga kepada pemerintah propinsi, pusat, dan korporat.

Evaluasi Reflektif

Sebagai agenda pengakhiran lokakarya orientasi, lazim dilakukan evaluasi reflektif,


yaitu umpan-balik secara partisipatif menyangkut hal yang relatif bersifat umum,
misalnya dengan pertanyaan “Apakah proses lokakarya ini mampu menjawab
harapan Anda?” atau menjawab “Apa yang Anda rasakan setelah mengikuti
pelatihan hari ini?”.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 45


Peserta dapat pula merefleksikan kesan mereka tentang lokakarya yang telah
mereka ikuti, misalnya dengan cara “Gambarkan kesan anda untuk lokakarya
yang telah diikuti dengan 4 kata!”. Semua peserta dapat memperoleh giliran
berefleksi.

Evaluasi juga dapat dipandu dengan lebih dari satu pertanyaan, yang diungkapkan
satu per satu secara bergiliran. Evaluasi bentuk lain, dapat dilakukan juga dengan
metoda fish bowl, atau dengan menggunakan tabel evaluasi reflektif.

Tabel telah disiapkan pada sebuah papan flipchart atau ditempelkan di dinding.
Tiap peserta menempelkan post-it pada kolom yang tersedia sesuai dengan pilihan
mereka.

Tabel Evaluasi Reflektif

Sangat Baik Baik Cukup baik Kurang Baik Tidak baik


Materi
Fasilitasi
Partisipasi
Kesesuaian
dengan harapan

46 – DTPS-KIBBLA
BAB V
PENUTUP

Buku Panduan Orientasi Multipihak ini merupakan Buku 2 dari seri buku DTPS-
KIBBLA, dimana dengan penggunaan buku ini diharapkan para pemangku
kepentingan dan pengambil kebijakan memahami masalah kesehatan Ibu Bayi
Baru Lahir dan Anak balita di wilayah kerja masing masing sehingga dapat terlibat
langsung dalam proses penyelenggaraan lokakarya DTPS-KIBBLA selanjutnya
yaitu Lokakarya Perencanaan KIBBLA serta Lokakarya Advokasi Anggaran dan
Kebijakan.

Buku ini merupakan panduan awal untuk fasilitator DTPS-KIBBLA, yang dilanjutkan
dengan penggunaan Buku seri lanjutan yaitu Panduan Fasilitator Proses Perencanaan
(Buku 3) dan Panduan Fasilitator Advokasi Anggaran dan Kebijakan (Buku 5),
melalui proses lokakarya masing-masing.

Dukungan berbagai pihak di kabupaten/kota dan provinsi akan memperkuat


hasil lokakarya sampai pada tahapan advokasi Anggaran dan Kebijakan untuk
mendapatkan dukungan anggaran yang dibutuhkan yang dikuatkan melalui suatu
Peraturan Daerah Kabupaten/Kota masing-masing.

PANDUAN FASILITATOR ORIENTASI MULTIPIHAK – 47