MID TEST ASSIGNMENT

Media & Entertainment

”Rave Party Organizer”

Created by :
Group 5
Anggota Kelompok :

1. Cindy Setiawan (2007110082)

2. Marsela Giovani Suhardja (2007110556)
3. Olivia (2007110644)
4. Riska Anestia N. (2007110326)
5. Wa Ode Ruby Rachmi (2007110367)

(Class : MC11-1B)

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi

The London School of Public Relations
Jakarta

Rave Party Organizer

A. Konsep acara

 Tema : Street Rave Party

 Tempat : Pantai Carnival Ancol
 Waktu : 31 Desember 2009
 Jam : 21.00 pm – 05.00 am
 Host : PDouble & VJ Daniel
 DJ Internasional :
1. Tiesto
2. Sasha
3. Sander Van Doorn
4. Infected Mushroom
5. Maurizio Gubellini
6. David Morales
7. Aly & Fila
8. DJ Cosmo
9. Fedde Le Grand
10. Sasha
 DJ Local :
1. DJ Riri
2. DJ Adhe
3. DJ Romz
4. DJ Winky
5. Victoria ft Controller Keyboard Anita
6. DJ Shamp
7. DJ Winky
8. DJ Tiara eve
9. DJ Milinka
10.DJ Lady Moccha

 Sexy Dancer : Nets Dancer (USA)

 Special Guests :

2
 1. Uli Auliani
2. Melaney Ricardo
3. Agnes Monica
4. Julie Estelle
5. Laudya Chintya Bella
6. Chico Jerrico
7. Dimas Seto
8. Julia Peres
9. Ikhsan Akbar
10. Panji Pragiwaksono

Acara Rave Party yang akan diadakan memiliki tema “Street Rave Party”.
Lokasi rave pary ini bertempat di Pantai Carnival Ancol Jakarta yang
memiliki pemandangan area party yang berdekorasikan sebuah distrik
jalanan yang dilengkapi dengan lampu-lampu jalanan, lampu lalu lintas,
zebra cross serta mobil VW yang diletakkan di stage untuk mendukung
suasana “street” dari acara rave party ini.

Dekorasi panggung berbagai both untuk para sponsor yang berbentuk

kendaraan pribadi classic buatan seperti VW kodok serta mobil-mobil
klasik lainnya akan hadir memeriahkan rave street party kali ini serta
bentuk- bentuk unik lainnya yang berkaitan dengan tema.

Acara ini akan dimulai dengan kembang api sebagai pembuka acara dan
menghadirkan DJ internasional maupun DJ local sebagai hiburan
ditambah juga dengan sexy dancer yang menarik. Rave Party ini
menargetkan akan didatangi oleh sekitar 25.000 orang pengunjung
dengan HTM sebesar Rp 2.000.000 yang akan mendatangkan 10 DJ
international dan 10 DJ local.

Kesan unik yang akan di tampilkan pada street rave party ini adalah
tersedianya sebuah gas station, yang biasa identik dengan sebuah distrik
jalanan diletakkan di main street. Para clubbers yang datang dapat

3
 menukarkan ticket mereka dengan free beer yang akan langsung di
supply dari barel beer yang berbentuk gas station tersebut . Selain itu,
pada puncak acara (pukul 00.00 am), akan memunculkan ”hujan” di
tengah-tengah berlangsungnya acara rave party ini. Konsep hujan yang
dimaksudkan di sini adalah hujan buatan yang telah direncanakan oleh
panitia. Hujan buatan tersebut berasal dari semprotan beberapa unit
pemadam kebakaran yang secara khusus didatangkan untuk mendukung
berlangsungnya acara sreet rave party ini.

B. Fasilitas dan sarana

Fasilitas dan sarana yang akan tersedia pada acara Street Rave party ini
adalah sebagai berikut :

4
1. Toilet
2. Watch Tower & Lighting Engineer
3. Shuttle Bus dari tempat parkir menuju area party
4. Beach Guard and Medic
5. Locker
untuk menitipkan barang-barang para panitia serta pengunjung, seperti
tas selain itu juga digunakan untuk penyimpanan benda tajam saat
terjadi penggeledahan.
6. Main bar
7. Mini bar
8. Security & Medic
9. Gas beer station
Berisikan barel beer yang didesign seperti sebuah gas station.
10. Host & DJ waiting room
11. Dancer room
12. Dancer Party Stage
13. Audio system
14. Fog Machine
15. Glow Stick
16. Laser
17. Transportation untuk entertainer
18. Mobil pemadam kebakaran
19. Big Screen
20. Fireworks
21. Generator (Genset

5
C. Gantt chart (preparation)

“Rave Party”

Juli Agustus September Oktober November December PIC

No Things to do
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Preparation (team) Wa Ode Ruby
2. Venue Oliph
3. Entertainer (DJ, Riska
dancer, MC)
4. Decoration Wa Ode Ruby
5. Akomodasi Marsela
(pesawat,hotel,dsb)
6. Invitation Oliph
7. Sponsor Riska
8. Audio system Marsela
9. Food&beverage Cindy
10. Perizinan (security) Marsela
11. Lighting Wa Ode Ruby
12. Website Oliph
Juli Agustus September Oktober November December PIC

6
 Things to do 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
No

13. Equipment Oliph

14. Panggung Marsela
15. Fireman crew Riska
16. Promotion Wa Ode Ruby
17. Souvenir Cindy
18. Press conference Marsela
19. Advertisement Oliph
20. Media invitation Riska
21. Costume Cindy
22. Make up artist Wa Ode Ruby
23. Dokumentasi Oliph
24. Ticketing Marsela
25. Medical Riska
26. Perlengkapan Oliph
27. Maintenance Cindy
28. GR Oliph
29. Event Wa Ode Ruby
30 Evaluation Marsela

7
D. Time planning

TIME SPINNING Perform By

*20.00 - 24.00 *registration *Crew Registration
(goodybag&souvenir)
20.00 -20.15 Opening Host (diselingin Pdouble dan VJ Daniel +
DJ) DJ Pman
20.15 – 20.30 Perform DJ lokal DJ Pman
20.30 - 21.00 Perform DJ local DJ Adhe
21.00 – 21.30 Perform Duo DJ DJ David Morales and DJ
internasional +Sexy dancer Fedde Le Grand + lady
(entering fire stage) sexy dancer
21.30 – 22.00 Door prize VJ Daniel
22.00 -22.30 Perform dj international Dj Infected Mushroom
(entering artist host by host)
22.30 – 23.00 Perform battle dj inter vs dj DJ Cosmo vs. DJ Riri
Local (lighting and fire
stage)
23.00 – 23.30 GAMEZ + Door Prize Dj daniel+pdouble
23.30 – 24.00 Perform dj international with DJ Armin Van Buuren +
sexy dancer (entering artist Nets Dancer
by host)
23.30-24.00 Perform DJ international DJ Shasa + Nets Dancer
with sexy dancer (entering
artist by host)

24.00-01.00 Penghitungan waktu DJ tiesto+nets dancer

mundur tahun baru,the
biggest fire forks with rain.

01.00 -01.30 Perform Main Star DJ+sexy

dancer
01.30-01.45 Door prize
01.45-02.15 Perform DUO DJ DJ Sander Van Doorn
international and DJ Maurizio
(entering Host) Gubellini

02.45-03.45 perform DJ local (entering DJ winky

8
 artis by host)
03.45- 04.00 Grand doorprize VJ Daniel
04.00 – 04.30 Battle Lady DJ DJ Aly & Fila vs. DJ tiara
(fire stage) eve & milinka

DUO Perform DJ lokal DJ Romz and DJ Lady

Moccha
04.30 – 05.00 Clossing by host Perform VJ Daniel And Pdouble +
DJ local ( fire forks) DJ Shamp

E. Susunan budget

F. Strategi media

Strategi media yang kami gunakan untuk acara rave party ini adalah sebagai
berikut :
a. Media cetak
- Majalah Cosmopolitan

- Majalah FHM

- Majalah Rollingstone

- Majalah Trax

b. Media elektronik
- Radio Trax FM

9
 - Radio Hardrock FM

- Radio Mustang

- Radio Prambors

- O Channel

- Jak TV

- Global TV

c. Media lainnya

- Website : pembuatan website khusus yang membahas mengenai

acara rave party ini.
- Facebook : Membuat group invitation acara rave party ini melalui

10
 Facebook

.
- My space : Membuat group invitation acara rave party ini melalui
my space

* Sponsor lainnya

- Bank BCA

- indosat

- Blackberry

- Sony electronic

- Toyota

- Yamaha

11
- Randall

- trinity

- fiesta condom

F. Panitia dan job description

Sumber daya manusia (panitia) yang diperlukan untuk acara ini adalah
sebagai berikut :
1. Seksi sound system
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani urusan mengenai
sound system pada saat acara berlangsung (seperti volume suara).

2. Seksi food & beverage

Bertugas & bertanggung jawab menangani konsumsi untuk bintang
tamu, penyelenggara & petugas serta mengurusi minuman (bar) dan
makanan yang dijual pada acara.

3. Seksi lighting
Bertugas & bertanggung jawab tentang penerangan baik diatas stage
maupun area tempat acara berlangsung.

4. Seksi Registrasi & souvenir

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani pencatatan
pengunjung yang melakukan pendaftaran untuk masuk serta mencari
souvenir untuk pengunjung.

5. Seksi Ticketing
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian penjualan tiket.

6. Bendahara (finance)

12
 Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani segala keuangan
(budgeting) dalam penyelenggaraan acara ini serta mengurusi kontrak
artis.

7. Sekretaris
Bertugas & bertanggung jawab untuk mencatat segala rencana dan
rapat pertemuan para panitia dalam penyelenggaraan acara ini.

8. Seksi dokumentasi
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian dokumentasi,
baik foto maupun video selama acara ini berlangsung.

9. Seksi technical support

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani peralatan-peralatan
teknik yang di gunakan (seperti, big screen, listrik, dll) apabila terjadi
gangguan.

10. Seksi promotion

Bertugas & bertanggung jawab untuk mempromosikan acara ini, antara
lain membuat banner, flyer, billboard, mebuat web, dll.

11. Seksi decoration

Bertugas & bertanggung jawab untuk menghias panggung serta seluruh
area tempat acara agar sesuai dengan tema dari acara rave party ini.

12. Seksi for handling entertainer

Bertugas & bertanggung jawab untuk menghubungi dan bernegosiasi
semua bintang tamu (DJ, MC, dancer) yang akan tampil dan mengisi
acara.

13. Seksi akomodasi

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian transportasi
dan penginapan untuk para pengisi acara, panitia, dll.

14. Security

13
 Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian keamanan saat
berlangsugnya acara ini serta menghubungi para crew keamanan
seperti Polisi.

15. Seksi perlengkapan (property)

Bertugas untuk menangani perlengkapan-perlengkapan (seperti karpet
panggung, traffic light, beer station, dll) yang digunakan dalam acara.

16. Seksi Medical

Bertugas untuk menyediakan segala perlengkapan medis (seperti obat-
obatan).

17. Seksi sponsorship

Bertugas untuk mencari sponsor dan media partner yang bergabung
dalam acara ini

18. Public relation

Bertugas untuk membuat press release, dan menginformasikan serta
mempublikasikan acara kepada media.

19. Seksi acara

Bertugas untuk mengatur susunan acara yang akan ditampilkan dan
mebuat script untuk MC.

20. Seksi Kebersihan

Bertugas untuk menjaga kebersihan tempat acara selama
berlangsungnya acara.

21. Show Director (jabatan tertinggi)

Bertugas dalam perijinan untuk menyewa tempat serta mendirect
berlangsungnya acara/ sebagai sutradara saat acara berlangsung.
Show director juga mengawasi alur,lighting,multimedia, dll.

22. Client service

14
 Bertugas dalam menjembatani antara klien dan EO pra-event. Jadi apa
yang diinginkan klien disampaikan ke[ada client service

23. Liason officer

Bertugas sebagai assisten para pengisi acara (talents) dan mengatur
traffic di belakang panggung.

15
16
Information For Floor Plan

 Beach guard berfungsi sebagai penjaga pantai bila terjadi kecelakaan di

daerah pantai.

 Medic pertolongan pertama jika terjadi kecelakaan terhadap pengunjung

maupun pembawa acara.

 Watch tower pemantau keadaan daerah sekitar untuk menghindari

perkelahian, pengunjung yang pingsan, atau kejadian-kejadian yg tidak di
inginkan di saat berlangsungnya acara rave party ini.

 Lighting engineer (watch tower) memberikan effect cahaya di area

pantai & main bar untuk para tamu yang datang untuk menikmati musik
dan dance

 Main Bar bar utama yg menjual berbagai jenis minuman, dan juga tempat
dimana pengunjung dapat chill out sambil minum serta mendengarkan
musik dari para DJ

 Host & Receptionist tempat pemeriksaan ticket dan pemberian Event

souvenirs (glowstick. etc.) ke para tamu. dan di host & receptionist juga
merupakan tempat pengeledahan untuk menghindari pembawaan senjata
api dan senjata tajam.

 Locker tempat penitipan barang-barang milik pengunjung dan panitia

 Event sponsor tempat yg di sediakan untuk para sponsor untuk

mempromosikan perusahan mereka ataupun produk yang mereka jual.

 Big screen menampilkan pertunjukkan selama acara berlangsung

 Dancer stage stage yang di gunakan para dancer saat performance

 Dancer room ruang tunggu dan persiapan dancer.

 Ticket Exchange station tempat penukaran tiket masuk dengan ticket

“free” beer.

17
 Gas “beer” station fill up your glass with free beer here...! tempat
penukaran ticket “free” beer dengan beer!

 Lighting “dance or party stage” lighting yang mengatur setting lighting

dan laser sekitar panggung dan area dance .

 Dance or party stage tempat untuk para pengunjung mengumpul dan

dance di depan DJ stage.

 Mini bar menjual minuman

 Security & medic post tempat yang digunakan untuk mengantisipasi

apabila ada pengunjung yang mengalami kecelakaan, sakit, pingsan saat
berlagsungnya acara serta tempat pusat keamanan.

 Main stage tempat para performer, dimana banyak DJ set & other
equipment

 Host & dj waiting room ruang tunggu dan ruang persiapan para main
performer

 Back door pintu belakang . Pintu ini dikhususkan untuk para performer.

 Main street nama jalan utama

 Stage street salah satu nama jalan (sekitar main & dance stage).

 Beach avenue salah satu nama jalan (jalan tersebut dibuat di sekitar
pantai).

18