BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1

Riwayat Perusahaan
3.1.1

Tahun berdiri perusahaan, Alamat, Bidang usaha

PT. Sadhana Ekapraya Amitra didirikan pada tanggal 21 Agustus 1991 oleh Bpk
Ir. Lalu Marzuki, Bpk Ir. John Mohar, Bpk Ir. FX Yopi Purwadi, dan Bpk Januar
Tjahjadi. Perusahaan ini bergerak di bidang penjualan electric cooler. PT. Sadhana
Ekapraya Amitra pertama kali memiliki kantor di Kelapa Gading Boulevard Raya,
kemudian pada tahun 1995 dengan pertimbangan tempat usaha yang lebih strategis,
perusahaan ini pindah ke Jl. Puri Indah Raya I No.5 Jakarta 11610, Indonesia.
Selain memiliki kantor di Jl. Puri Indah Raya I No 5, perusahaan ini juga
memiliki gudang sebagai tempat produksi dan penyimpanan bahan baku di daerah
Tambun Bekasi. Perusahaan ini memiliki karyawan yang berjumlah 60 sampai 90 orang.
Perusahaan ini memasarkan produknya tidak hanya di kota Jakarta tetapi juga di luar
kota. Dalam perkembangannya, PT. Sadhana Ekapraya Amitra telah menjadi distributor
di 17 daerah di Indonesia.
Khusus untuk konsumen di wilayah Jakarta produk dapat diorder secara retail
maupun grosir. Sedangkan untuk konsumen di luar Jakarta, mereka dapat menghubungi
distributor yang memasarkan produk dari perusahaan ini, di daerah masing-masing. PT.
Sadhana Ekapraya Amitra memiliki cabang di Bandung, Malang, Palembang,
Pekanbaru, Bandar Lampung, dll.
PT. Sadhana Ekapraya Amitra dalam menjalankan bisnisnya berdasarkan pada
visi dan misi, yaitu :

PT. Sadhana Ekapraya Amitra selalu berorientasi kepada kepuasan

pelanggan.

PT. Sadhana Ekapraya Amitra berorientasi pada pengembangan sumber daya

karyawannya.

PT. Sadhana Ekapraya Amitra meyakini dalam mengembangkan usaha

didasarkan pada kebersamaan dalam tugas dan kesamaan dalam cita.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan, Tanggung Jawab dan Wewenang

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu bagan yang menggambarkan
fungsi-fungsi yang ada di dalam perusahaan tersebut, serta menunjukkan adanya
pemisahan wewenang dan tanggung jawab secara jelas, sehingga setiap karyawan
dapat mengetahui dengan jelas dimana kedudukannya dan kepada siapa dia harus
bertanggungjawab.
Keterangan:
MAD = Marketing Administration
WAD = Warehouse Administration
RDP = Resources and Development
PAD = Production Administration
IT = Information Technology
HRD = Human Resources and Development

42

PT. Sadhana Ekapraya Amitra

Board of
Commissioner

Board of
Director

President
Director

Marketing
Director

MAD
Manager
Administration
Sales
Stock
Production

Finance
Director

Production
Director

Sales
Manager

Salesman

Corporate
Secretary

RDP
Manager

Research

Salesman
Development

PAD
Manager

Kas kecil

Gudang
Product

Production
Manager

Production
Staff

Service
Manager

HRD
Manager

IT Manager

Finance
Manager
Kasir

Repair &
Maintenance

Kepegawaian
IT Staff

Jurnal
Pajak

Payroll
Asuransi

Salesman
Delivery

Promotion

Acct.
Manager

Gudang
Bahan
Kredit
Penerimaan
Angkutan

Pembelian

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Anggaran

Penagihan

Buku
Besar
Persediaan
dan
aktiva

3.2.2

Tanggung Jawab dan Wewenang

Setiap Departemen memiliki fungsi yang berbeda-beda, sesuai dengan

Tanggung jawab dan Wewenang yang diberikan, yaitu :

1. Board of Commissioner

Memiliki tanggungjawab antara lain mengadakan evaluasi terhadap kinerja

direktur utama setiap tahun atau pada saat waktu yang ditentukan untuk
mendengar pertangungjawaban dewan direktur maupun pembagian deviden.

Memiliki wewenang antara lain mengangkat dan memberhentikan direktur

utama dan bertanggungjawab memberikan kritik dan saran atas kinerja direktur.

2. Board Of Director

Memiliki wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan manajer serta

Memberikan wewenang kepada manajer maupun pihak terkait yang berada di

bawahnya

untuk

melaksanakan

tugas

dan

bertanggungjawab

untuk

menjalankan perusahaan dan

Memberikan pertanggungjawaban kepada board of commissioner.

3. President Director

Memegang tanggungjawab untuk membawahi direktur-direktur di dalam

perusahaan.

Memberikan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan.

Memiliki wewenang untuk menilai kinerja semua manajer atau direktur yang
ada dibawahnya dan

Menerima pertanggungjawaban dari manajer dan direktur tentang aktivitas

perusahaan.

45

4. Corporate Secretary

Memiliki wewenang untuk mengatur semua aktivitas direktur yang berkaitan

dengan aktivitas perusahaan dan

Bertanggungjawab untuk menghubungkan klien maupun karyawan di

perusahaan dengan direktur.

Mengatur aktivitas direktur.

5. Marketing Director

Merupakan salah satu direktur yang dibawahi oleh presiden direktur dan
memiliki wewenang untuk mengatur aktivitas perusahaan yang berkaitan
dengan marketing yang akan dijalani oleh manajer yang berada dibawahnya,
antara lain MAD Manager, Sales Manager, RDP Manager serta

Bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan atau menolak serta

menganalisa semua keputusan yang dibuat oleh para manajer yang ada
dibawahnya.

6. Marketing Administration (MAD) Manager

Manager yang berada dibawah wewenang marketing director. MAD Manager
memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam mengatur dan menganalisa
semua aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan ADM Sales, import, export,
stock production, pengiriman.
7. Sales Manager
Manager yang berada dibawah wewenang marketing director. Sales Manager
memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan menganalisa semua
aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan salesman.

46

8. Resource and Development (RDP) Manager

Manager yang berada dibawah wewenang marketing director. RDP Manager
memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan menganalisa semua
aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan research, development, dan director.
9. Production Director

Merupakan salah satu direktur yang dibawahi oleh presiden direktur yang
memiliki wewenang untuk mengatur aktivitas perusahaan yang berhubungan
dengan produksi yang dijalani oleh manager dibawahnya. Antara lain PAD
manager, prod manager, service manager, serta

Bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan atau menolak serta

menganalisa semua keputusan yang dibuat oleh manager yang ada
dibawahnya.

10.

Production and Administration (PAD) Manager

Manager yang berada dibawah wewenang production director. PAD
Manager memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan
menganalisa aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan gudang produksi,
gudang bahan, penerimaan, angkutan, pembelian.

11.

Production Manager
Manager yang berada dibawah wewenang production manager. Production
Manager memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan
menganalisa aktivitas peursahaan yang berkaitan dengan persiapan, perakitan,
pengelasan, pengisian, penyelesaian, pengetesan dan painting.

47

12.

Service Manager
Memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan menganalisa
aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan survey, workshop, repair dan
maintanance, kebersihan dan keselamatan.

13.

Finance Director

Memiliki wewenang untuk mengatur aktivitas perusahaan yang berhubungan

dengan produksi yang dijalani oleh manager dibawahnya. Antara lain, IT
manager, HRD manager, finance manager, accounting manager.

Bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan atau menolak serta

menganalisa semua keputusan yang dibuat oleh manager yang ada
dibawahnya.

14. IT Manager
Memiliki wewenang untuk mengatasi permasalahan teknis yang timbul
pada komputer baik yang berkaitan dengan hardware maupun software.Seorang
IT manager berhak melakukan modifikasi terhadap hardware maupun software
yang ada di perusahaan untuk mengoptimalkan kinerja komputer.
15.

Human Resource Development (HRD) Manager

Memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan menganalisa
aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan kepegawaian, penggajian.

16.

Finance Manager
Memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan menganalisa
aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan kasir, pajak, asuransi, kredit,
anggaran, penagihan.

48

a. Kasir :
Merupakan bagian dari departemen Finance yang bertanggungjawab
menginput semua data transaksi yang terjadi kedalam database. Khususnya
untuk transaksi penjualan kredit, kasir bertanggungjawab membuat faktur
tagihan berdasarkan surat jalan. Dan pada saat penagihan kasir bertugas
untuk membuat kuitansi sebagai bukti pembayaran customer.
Kasir memiliki wewenang untuk mengakses dalam database laporan
piutang dan mengecek piutang yang telah jatuh tempo. Kasir juga dapat
mengubah database yang salah berdasarkan perintah dari Finance Director.
b. Bagian Penagihan :
Merupakan bagian dari departemen Finance yang bertanggungjawab
melakukan penagihan berdasarkan instruksi dari kasir. Setelah penagihan
collector menyerahkan bukti bayar ke bagian kasir.
17.

Accounting Manager
Manager yang berada dibawah wewenang finance director. Accounting
Manager memiliki wewenang dan tanggungjawab untuk mengatur dan
menganalisa aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan jurnal, buku besar,
persediaan dan aktiva.
Bagian Piutang :
Merupakan

bagian

dari

departemen

Accounting

yang

bertanggungjawab mencatat semua data transaksi yang berhubungan dengan

penjualan kredit berdasarkan dokumen yang diterima ke dalam kartu piutang.
Hasil akhir pencatatan digunakan sebagai perbandingan dengan saldo pada
database yang diinput kasir.
49

3.3 Aturan,Standar atau Kebijakan

-

Dalam PT. Sadhana Ekapraya Amitra proses persetujuan penjualan secara kredit
yang menimbulkan piutang tidak berdasarkan ketentuan tertentu melainkan hanya
berdasarkan kepercayaan terhadap customer tetap.

Untuk customer baru pembayaran diutamakan secara tunai tetapi jika secara
kredit maka harus menyertakan DP sebagai jaminan piutang dan jangka waktu
pembayaran piutang tidak diperbolehkan dalam jangka waktu yang lama.

Namun, bila customer baru dengan order khusus(jumlah besar) maka jangka
waktu pembayaran piutang menjadi 45 hari.

Collector menyetorkan langsung hasil tagihan dalam bentuk tunai ke bank,

collector membawa serta slip setoran. Hasil tagihan dalam bentuk cek/giro
diserahkan kepada kasir.

Kebijakan dalam pemberian DP ditetapkan sebesar 25%.

Pembayaran DP harus dilakukan ketika customer menerima barang dari

perusahaan.

Jika customer belum melunasinya piutang pada saat jatuh tempo maka akan
dikonfirmasi dan diberi waktu tambahan selama 7 hari.

Suatu piutang dinyatakan tidak dapat ditagih bila piutang itu tidak dapat dilunasi
dalam jangka waktu 1-2 tahun dan ada perintah langsung dari atasan untuk
melakukan penghapusan piutng tersebut.

3.4 Prosedur Yang Sedang Berjalan

Proses bisnis penjualan pada PT. Sadhana Ekapraya Amitra dimulai pada saat
customer membuat PO (Purchase Order) yang diserahkan ke bagian Sales. Oleh bagian
50

Sales, POC (Purchase Order Customer) digandakan dan diserahkan ke bagian MAD
(Marketing Administration) dan bagian Finance. Jika barang ada dan siap dikirim
MAD membuat SPPB (Surat Perintah Pengiriman Barang) rangkap 2 yang diserahkan
ke bagian WAD dan Delivery. Berdasarkan SPPB (Lampiran 2), bagian WAD membuat
memo serah terima barang yang diserahkan ke bagian delivery beserta barang.
Selanjutnya bagian Delivery membuat Surat Jalan (Lampiran 3) rangkap 6
berdasarkan SPPB dan memo serah terima barang. Rangkap 1 untuk bagian MAD,
rangkap 2 untuk bagian Finance, Rangkap 3 untuk Accounting, rangkap 3 dan 4 untuk
angkutan, dan rangkap 6 beserta SPPB diarsip.
Berdasarkan POC (Lampiran 1) dan Surat Jalan, Bagian Finance mengentri data
transaksi ke file Piutang, selanjutnya membuat faktur (Lampiran 4) rangkap 4. Rangkap
1 untuk customer , rangkap 2 untuk bagian MAD, rangkap 3 untuk Accounting, rangkap
4 diarsip.
Bila Customer melakukan retur maka memo kredit diserahkan ke bagian sales
dan kemudian di serahkan ke bagian Finance untuk diinput dalam File Retur Penjualan.
Kemudian Finance akan melakukan pengurangan piutang pada file piutang.
Setiap harinya Finance melakukan pengecekan piutang yang akan jatuh tempo.
Kemudian menghubungi customer untuk memberitahukan waktu penagihan. Finance
membuat kwitansi pembayaran (Lampiran 5)

yang diserahkan ke Collector untuk

melakukan penagihan.
Jika pembayaran telah diterima selanjutnya Finance membuat bukti penerimaan
bank sekaligus mencatat pengurangan piutang. Selanjutnya dibuat laporan bank harian
rangkap 2, yang diserahkan ke bagian accounting dan sisanya diarsip sementara. Pada
saat membuat bukti penerimaan bank, Finance juga menginput pengurangan piutang.
51

Pada setiap akhir bulan dicetak laporan piutang (Lampiran 6), laporan nilai retur
penjualan, laporan umur piutang (Lampiran 7) yang diserahkan ke bagian direksi.

3.5 Diagram Aliran Data

3.5.1 Diagram Konteks

K w ita n s i P e m b a y a r a n
d ita n d a ta n g a n i

C o lle c to r

C u s to m e r

F a k tu r T a g ih a n

POC

S is te m In fo r m a s i P iu ta n g
d a n P e n e rim a a n K a s p a d a
P T . S a d h a n a E k a p ra y a
A m itr a

K w ita n s i
P e m b a y a ra n

S a le s

M e m o K re d it
S u r a t J a la n

L a p o ra n U m u r P iu ta n g

D e liv e r y

A c c o u n tin g

L a p o r a n B a n k H a ria n

L a p o ra n P iu ta n g

L a p o r a n N ila i R e tu r P e n ju a la n

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang berjalan

52

D ire k s i

3.5.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol sistem yang berjalan

53