Manajemen Pengadaan

Suatu proyek bangunan highrise seperti Proyek Apartemen Mentek Park ini
tentunya membutuhkan material dan peralatan konstruksi dalam jumlah
yang tak sedikit. Sehingga diperlukan adanya manajemen untuk mengatur
keluar masuknya barang yang disebut dengan manajemen pengadaan.
Manajemen pengadaan ini selain mempermudah pembukuan keluar dan
masuknya barang juga untuk mencegah terjadinya kecurangan yang dapat
dilakukan oleh oknum tertentu. Pada Proyek Apartemen Menteng Park ini,
manajemen

pengadaan

dilakukan

oleh

bagian

administrasi

gudang.

Administrasi gudang dalam hal manajemen pengadaan mempunyai tugas

sebagai berikut,
1.
2.
3.
4.

Malakukan penomoran pada Surat Permintaan Barang (SPB).

Membuat Surat Penerimaan Material (SPM).
Membuat Bon Material.
Membuat Bon Permintaan untuk keperluan mendesak.

Pengadaan barang dibagi menjadi dua, yaitu pengadaan material konstruksi

dan pengadaan peralatan konstruksi.
Pengadaan Material Konstruksi
Material konstruksi tidaklah serta merta didatangkan semuanya sekaligus,
selain

keterbatasan

ruang

penyimpanan,

juga

untuk

meminimalisasi

kerusakan barang akibat terlalu lama di gudang. Oleh karena itu, apabila
pelaksana membutuhkan material konstruksi harus melakukan permintaan
barang melalui administrasi gudang. Pada dasarnya, setiap permintaan
barang harus

melalui persetujuan Kantor Pusat, akan tetapi proses

pengiriman oleh supplier paling cepat dilakukan 3 hari kerja setelah SPB
dikirimkan. Sehingga, untuk keperluan barang yang bersifat mendesak bias
cukup melalui persetujuan PM. Adapun mekanisme permintaan barang
dalam proyek ini sebagai berikut,

Untuk permintaan barang melalui pusat

Pelaksana
membuat SPB

Gudang
mengirim SPB
ke kantor pusat

Kantor Pusat
membuat PO
untuk Suplier

Suplier kirim
barang beserta
surat jalan

Penandatangan
surat jalan oleh
pihak penerima
dari gudang

Gudang
membuat SPM

Pelaksana
mengambil
barang di
gudang

Gudang
membuat Bon
Keluar Material

Permintaan barang yang bersifat mendesak (oleh subkon)

Pengajuan SPB

Cost Control
menerbitkan
SPK dengan
persetujuan PM

Pembelian
dilakukan oleh
pihak peminta
(Subkon)

Surat jalan
diberikan oleh
pihak gudang

Gudang
membuat SPM

Gudang
membuat Bon
Keluar Material

Permintaan barang yang bersifat mendesak (oleh gudang)

Pengajuan
SPB

Pengajuan
Bon
Permintaan
Dana

Gudang
membeli
barang

Surat jalan
diberikan
oleh pihak
gudang

Gudang
membuat
SPM

Gudang
membuat
Bon Keluar
Material

Untuk pembelian material yang dilakukan oleh Kantor Pusat, Supplier baru
bias

menagihkan

tagihannya

setelah

SPM

diterbitkan

oleh

gudang.

Sedangkan untuk keperluan mendesak yang tidak memerlukan persetujuan

Kantor Pusat, biasanya pembayaran dilakukan secara kontan menggunakan
peti cash yang dikirim oleh pusat kepada proyek setiap bulannya.
Permintaan barang mendesak hanya dapat diperbolehkan maksimal Rp 8
juta dalam sehari.

Pengadaan Alat Konstruksi

Peralatan konstruksi merupakan tanggung jawab Bagian Mekanik, akan
tetapi untuk melakukan penngadaan tetap melalui administrasi gudang.
Pengadaan peralatan konstruksi dibagi menjadi dua, yaitu pengadaan dari
workshop

kontraktor

dan

pengadaan

pengadaannya sebagai berikut,

Pengadaan dari penyewaan

dengan

sewa.

Mekanisme

Mekanik
mengajukan
SPB pada
Gudang

Gudang
mengirimkan
SPB pada
Kantor Pusat

Mekanik
menerima alat

Gudang
membuat SPM

Kantor Pusat
mengirimkan
alat

Pengadaan dengan sewa

Mekanik
membuat
Surat Jalan

Workshop
menandatang
ani Surat
Jalan

Alat dikirim

Gudang
membuat
SPM