HPEQ WEBINAR (web seminar)

I. Latar Belakang
Sehubungan dengan surat edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 mengenai
publikasi ilmiah untuk mahasiswa lulusan S1, S2, dan S3, maka HPEQ students
berinisiatif memberikan pembekalan materi mengenai penulisan dan publikasi
artikel imiah kepada seluruh mahasiswa kesehatan di Indonesia. Mengingat
jumlah mahasiswa kesehatan di Indonesia begitu banyak, maka Pelatihan
Penulisan dan Publikasi Ilmiah tatap muka menjadi sulit dilaksanakan. Agar dapat
menjangkau seluruh mahasiswa ilmu kesehatan, HPEQ students berencana
menyelenggarakan pelatihan tersebut dengan metode vicon.
Vicon, atau video conference, adalah sebuah metode komunikasi tatap muka
maya dengan menggunakan internet, dan hanya internet. Metode ini sudah
biasa digunakan dalam rapat kerja lintas negara maupun rapat perusahaan
dimana peserta rapat cukup berada pada titik yang memiliki koneksi internet
baik.
Berbeda dengan videocall atau webcam biasa, vicon memang didesain untuk
seminar. Terdapat beberapa aplikasi menu yang dikhususkan untuk menunjang
presentasi, seperti :
1. Pemilihan Host, atau Moderator yang dapat mengontrol layar. Host dapat
memposisikan layar pembicara sebagai trendsetter, mengatur alur diskusi,
memfokuskan layar sewaktu-watu kepada penanya, dan lain-lain. Host
bertindak seperti kameramen yang dapat memindah-mindahkan fokus
diskusi.
2. Penayangan slide presentasi. Dalam Vicon, juga disediakan pointer dan
tombol-tombol standard tools seperti pen, eraser, text boxt, line, dan lainlain, sehingga pembicara maupun peserta diskusi dapat mencorat-coret
slide presentasi sesuai kebutuhan.
3. Chat box. Dibuat untuk menampung pertanyaan, komentar, dan lain-lain
yang dirasa tidak cukup esensial untuk dibahas dalam forum diskusi aktif.
4. Recording discussion. Segala aktivitas diskusi akan direkam dan peserta
dapat mengaksesnya kembali kapanpun dia mau.
Dalam pelatihan ini terdapat dua metode vicon yang dapat dilaksanakan.
(1) Person to Person
Dilakukan antara satu orang dengan orang lain. Kelebihannya adalah, baik
pembicara maupun peserta seminar dapat mengikuti jalannya event dimanapun.
Namun, metode ini membutuhkan koneksi internet pribadi yang cukup stabil,
yaitu:

Display minimal : 384 kbps

Interaktif minimal : 1 mbps

Artinya, untuk mengakses slide presentasi dengan baik dalam vicon, peserta
minimal harus memiliki koneksi 384 kbps dan untuk mengakses video interaktif
1 mbps. Tentu saja, koneksi ini harus selalu stabil.

(2) Person to community

Untuk mahasiswa kesehatan dengan koneksi internet terbatas, pilihan metode
kedua merupakan cara yang feasibel untuk dilaksanakan. Peserta pelatihan
dapat menghadiri Vicon di titik koneksi terbaik terdekat di tempat peserta.
Saat ini DIKTI telah membangun Pustekom (Pusat Teknologi Komunikasi) di tiaptiap Universitas di Indonesia yang merupakan titik koneksi terbaik. Peserta
pelatihan dapat mengikuti pelatihan penulisan dan publikasi ilmiah ini di masingmasing Pustekom di Universitas mereka.
Dalam teknis pelaksanaannya, HPEQ Students bekerja sama dengan Tim ICT
DIKTI dan Pustekom masing-masing Universitas untuk menjamin ketersediaannya
koneksi yang baik dan stabil. Tujuannya adalah memastikan keberhasilan
pelaksanaan Vicon ini agar tepat sasaran, tepat guna, dan dapat diakses dengan
metode apa saja oleh peserta, baik person to person, maupun person to
community.
II. Tujuan
1. Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa kesehatan mengenai
penulisan dan publikasi ilmiah
Bagaimana menulis ilmiah yang baik
Bagaimana mengubah sebuah penelitian menjadi bentuk artikel
yang layak dibaca
Bagaimana mempublikasikannya
2. Event pendahuluan untuk persiapan menuju web-based 3rd HPEQ
International Conference
3. Pengenalan kepada mahasiswa kesehatan mengenai teknologi media
komunikasi terbaru, yakni vicon
III. Uraian Job Describtion Kepanitiaan VICON
Rancangan susunan kepanitiaan VICON adalah sebagai berikut:

Penanggung
Jawab

Ketua Divisi
Acara

Sie Humas

PJ Ormawa

Sie
Kesekretaria
tan

PJ
Universitas

Penanggung Jawab dan Ketua Divisi Acara :Kiki Saputri -PSMKGI dan
Enggar Wardhani AMSA
Tugas:
1. Menghubungi pembicara
2. Berkoordinasi dengan tim ICT Dikti
3. Berkoordinasi dengan semua divisi termasuk PJ Ormawa maupun PJ
Universitas
Divisi Humas :Christopher Christian Halimkesuma- CIMSA dan Ahmad
Rais-AMSA
Tugas:
1. Berkoordinasi langsung dengan Tim ICT Dikti, karena itu diharapkan lebih
kurang mengerti tentang ICT Video Conference
2. Membuat desain Poster dll untuk mempromosikan kegiatan Vicon
3. Melakukan pendataan kepesertaan Vicon
4. Bertanggung jawab terhadap kinerja PJ Ormawa

Divisi Kesekretariatan: Amalia Rizqi-ISMAFARSI dan Hevi Eka TarsumISMKI

Tugas:
1. Mengurusi segala administrasi dalam proses penyelenggaraan kegiatan,
misalnya: membuat surat ke Dikti, ke Pustekkom, ke Universitas, ke
Ormawa
2. Mengurusi kelengkapan pendataan peserta Vicon
3. Mengurusi proses penerbitan sertifikat, sampai tahap pengiriman sertifikat
ke semua peserta Vicon
PJ Ormawa:
1. Hevi Eka Tarsum ISMKI - Jakarta
2. Yoanita Zahra Afifah PSMKGI - Surabaya
3. Amalia Rizqi ISMAFARSI - Jakarta
4. Christopher Christian Halimkesuma CIMSA - Jakarta
5. Nurmala Hanum ILMAGI - Yogyakarta
6. Farida Fitriana IKAMABI - Surabaya
7. Ahmad Rais AMSA - Makassar
8. Yadi Tri Aditya ILMIKI - Malang
9. Abdul Aziz ISMKMI Jakarta
Tugas:
1. Bertanggung jawab dalam segala hal publikasi
2. Berkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap PJ Universitas masingmasing anggota Ormawa dalam hal administrasi (perizinan, pendataan
peserta vicon, pembagian sertifikat)
3. Turut aktif memberikan feedback secara pribadi maupun sebagai
perwakilan Ormawa selama persiapan, pelaksanaan, maupun selesainya
kegiatan vicon demi keberhasilan kegiatan ini dan kegiatan yang akan
datang
4. Menentukan peserta wajib Vicon tiap Ormawanya, dan melakukan
pendataan serta follow up terhadap jumlah peserta vicon dalam
Ormawanya
5. Wajib mengikuti setiap OLM dan Direct meeting berkala yang
diselenggarakan HPEQ untuk kesuksesan acara dan memberikan laporan
berkala
PJ Institusi : Perwakilan dari IOMS tiap Institusi
Tugas:
1. Bekerja sama dengan PJ Institusi dari IOMS lain dalam satu Institusi
2. Menghubungi Pustekkom di institusi masing-masing dan menanyakan
apakah dapat melaksanan video conference.
Ketentuan untuk dapat melaksankan video conference adalah:
Punya Polikom (merek sebuah alat Video Conference)
Bandwidth min 1 Mbps
Ketentuan tambahan : Projector, Audio mixer, layar presentasi,
input suara external, dll (gak harus punya)

3. Memastikan tidak ada permasalahan teknis yang terjadi di Pustekkom

masing-masing universitas, sampai setelah vicon selesai
4. Bertanggung jawab mengurus perizinan pelaksanaan vicon dan segala
administrasinya di tingkat Universitas (surat yang dibuat oleh Divisi
Kesekretariatan dapat difollow-up atau diserahkan langsung ke yang
bersangkutan, misalnya Dekan, Kepala Pustekkom, dll)
5. Mempublikasikan kegiatan di tingkat Universitas
IV. Laporan Small Working Group (SWG) HPEQ 12-13 Mei
Pada tanggal 12 Mei 2012 telah dilaksanakan workshop Teknis Implementasi
Webinar bersama IT Expert I Gede Sudarsana dan Mas Syachrudin sebagai
Pengelola IT Proyek HPEQ. Kemudian dilanjutkan dengan small working group
antara PJ webinar, PJ Ormawa, dan Mas Syachrudin, yang menghasilkan
beberapa point berikut:

A. KENDALA & SOLUSI

1. Belum pahamnya PJ Institusi akan konsep VICON
SOLUSI : OLM (online meeting) bergiliran tiap Ormawa pada minggu ke-2,
dengan special guest Enggar, Kiki, selaku penanggung jawab webinar dan
Mas Syahruddin selaku pengelola IT HPEQ
(jadwal untuk online meeting ISMAFASI akan ditentukan kemudian)
2. KONEKSI bagus hanya terbatas ke Pustekkom saja
SOLUSI : PJ institusi mendata Universitasnya yang capable untuk
diselenggarakannya VICON,
3. Belum ada tanggal yang pasti penyelenggaraan Vicon

SOLUSI : Rapat konsolidasi via OLM, setelah mendapat hasil

survei kesiapan dari PJ Institusi
4. Siapa yang berhak menerima sertifikat?

SOLUSI : yang menghadiri Vicon sampai akhir, dibuktikan

dengan mengisi hasil post test online (akan dibahas mendetail
kemudian)
5. Apa indikator keberhasilan vicon?

KUANTITAS : terpenuhinya target (1000 orang)

KUALITAS : Post test terjawab 60% benar, feedback yang

diberikan memuaskan, laporan dari PJ institusi
6. Apakah ini pelatihan atau seminar?

Karena tidak ada bentuk interaksi yg menghasilkan

output bagi peserta (misalnya diminta membuat jurnal, dll) maka
kegiatan ini termasuk SEMINAR
B. TIMELINE
Pelaksanaan : 2 / 3 JUNI atau 9 / 10 JUNI

MILESTONE:
14-16 Mei
grup FB.

Nama-nama PJ Institusi beres. Database dikirim ke

17-20 Mei

OLM bergantian (paralel) PJ Institusi-PJ Ormawa-PJ Webinar

dan pengelola IT HPEQ

21-23 mei

PJ Institusi memastikan kondisi Pustekkom dan Menginfokan

kegiatan ke Dekan dan BEM, dan melaporkan progress report
ke PJ IOMS.
(PJ institusi di institusi yang sama dapat berkoordinasi)

24 Mei

OLM PJ webinar-PJ IOMS output: TANGGAL FIX

25 Mei

Desain Poster publikasi selesai, mulai publikasi.

26-27 Mei

Gladi Kotor. Rapat progress report PJ Institusi di Pustekkom /

koneksi internet masing2.

1 Juni

OLM PJ Institusi-PJ Ormawa-PJ webinar progress report

2 Juni (jam 10) Gladi Bersih (panitia + peserta undangan + peserta nonundangan)
3 Juni

VICON + penyebaran postest

6 Juni

Monitoring hasil postest, dan pembagian sertifikat

8 Juni

OLM Evaluasi

C. TARGET PESERTA
1. Peserta undangan :
Peserta undangan diundang oleh PJ Institusi untuk hadir Vicon di Pustekkom
Institusinya
2. Peserta wajib
Mahasiswa yg AKAN merasakan dampak Surat Edaran Dirjen Dikti dan
mahasiwa yg berpotensi akan menyebarkan ilmu yang dia dapat di vicon ini
(contoh: Senat bidang pendidikan)
3. Peserta non undangan :
Diluar 2 poin di atas atau peserta uang mengikuti vicon dengan koneksi
sendiri

D. MEKANISME REGISTRASI
Registrasi pesrta dilakukan via Online menggunakan web hpeq students.
Untuk peserta undangan, diisi oleh PJ institusi. Sisanya bisa mendaftar pribadi
via online.
Data yang harus diisikan:
Nama lengkap (untuk sertifikat)

Jurusan, Fakultas, Universitas

Angkatan
Alamat email
Ada sistem absensi, sebelum dan setelah pelaksanaan Vicon, unt memastikan
peserta mengikuti acara sampai selesai. Absen dipegang oleh PJ institusi.

E. PELAKSANAAN (masih belum fix)

Hari : MINGGU
Tanggal : 3 JUNI 2012
Pukul : 10.00 WIB 12.00 WIB
Susunan Acara :
09.30
10.00
10.15
11.00
11.45

10.00
10.15
11.00
11.45
13.00

Tes Koneksi
Pembukaan
Materi 1
Materi 2
Tanya Jawab + Post test