KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/ TAHUN 2008

AGENSI ANTIDADAH KEBANGSAAN

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
TUGASAN KUMPULAN
KUMPULAN ENAM (6)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------BAHAGIAN B

(BAHAGIAN II)

PENGURUSAN ORGANISASI, KOMUNIKASI DAN KEPIMPINAN

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

SOALAN 6
Terangkan Peranan Kumpulan Kerja Dalam Suatu Organisasi

PENDAHULUAN
Organisasi merupakan satu sistem yang wujud dimana terdapat beberapa
bahagian dalamnya dan persekitarannya saling berkait antara satu sama lain. Robbins
(1999) mendefinisikan organisasi sebagai satu aktiviti kolektif yang dirancang oleh dua
orang atau lebih yang mengandungi pembahagian buruh dan autoriti berhierarki untuk
mencapai matlamat secara bersama. Walau apa definisi yang diberikan, organisasi
adalah satu sistem yang merangkumi pelbagai aktiviti bersama manusia seperti sumber
semulajadi, modal dan bahan. Pelbagai aktiviti ini akan dapat memenuhi matlamat
individu melalui interaksi dengan persekitaran. Organisasi juga dapat didefinisikan
sebagai satu kumpulan kerja yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan
saling bergantung antara satu dengan lain untuk mencapai matlamat individu, kumpulan
dan organisasi. Definisi ini menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah
organisasi sebagai satu kumpulan kerja, penyatuan usaha, dan hubungan antara
seorang individu dengan individu yang lain.
Apabila organisasi itu dianggap sebagai kumpulan kerja, ini bermakna ia
mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk
menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu
dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu.

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan

kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat
disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan
penentuan-penentuan lainnya.
Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka
supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di
kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan
berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang
haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi
bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan
dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan.
Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan
hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan
individu yang lain. Oleh itu, kumpulan kerja memainkan peranan dalam mencapai
matlamat sesebuah organisasi.
Manakala Robbins dan Coulter (2002) mentakrifkan kumpulan sebagai dua
orang atau lebih individu yang bebas berinteraksi secara bersama-sama untuk
mencapai matlamat tertentu. Kumpulan juga boleh didefinisikan sebagai dua atau lebih
individu yang berinteraksi antara satu sama lain., saling berkongsi tujuan dan juga
identiti.

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

PERANAN KUMPULAN KERJA KEPADA ORGANISASI

Banyak sebab mengapa sesuatu organisasi membentuk kumpulan kerja bagi
melengkapkan kerja-kerja dalam suatu organisasi yang begitu kompleks. Satu
daripadanya ialah saiz sesebuah organisasi semakin besar dan merumitkan
pentadbiran organisasi yang sedia ada. Hasil yang diperolehi daripada menggunakan
kumpulan-kumpulan kecil bagi melaksanakan fungsi-fungsi ini adalah berbeza di antara
jabatan-jabatan. Produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada banyak perkara
termasuklah kebolehan ahli-ahlinya, sifat proses yang digunakan, had kumpulan yang
dibenarkan menggunakan inisiatif dalam menyelesaikan masalah dan keutuhan pihak
pentadbiran dalam mengendalikan cadangan, keputusan dan saranan kumpulan.
Dalam setiap jabatan jika tidak ada kumpulan kerja yang bersatu dalam
membuat, melaksanakan sesuatu kerja, organisasi itu tidak mampu mencapai sesuatu
matlamat yang diharapkan. Satu pendekatan yang praktis untuk mendapatkan
kerjasama tenaga pekerja ialah dengan melibatkan mereka dalam pengendalian
urusan-urusan organisasi. Faedah-faedah lain yang boleh didapati untuk ahli-ahli
kumpulan termasuklah perkembangan kefahaman yang lebih baik tentang matlamat
organisasi, penyelesaian masalah yang lebih efektif, galakan untuk menjadi kreatif,
motivasi

dan

moral

yang

meningkat,

peluang

untuk

mengembangkan kepimpinan dan komunikasi yang lebih baik.

mengenal

pasti

dan

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

Satu daripada proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan

kakitangan yang mana ketua jabatan dapat menyelesaikan berbagai-bagai masalah
organisasi

dengan

bantuan

ahli

kumpulan

kerja.

Masalah-masalah

tersebut

termasuklah pengelasan objektif unit tertentu dan rancangan-rancangan mengelolakan

unit dan melaksanakan rancangan yang menyeluruh dalam sistem jabatan. Antara
peranan kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi ialah:
1.

MENDALAMKAN PENGETAHUAN DALAM SUATU BIDANG KERJA

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh lebih baik
daripada idea seorang individu. Apabila suatu aspek dibentangkan dalam suatu
kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam
pelbagai aspek. Ini akan membantu ketua kumpulan untuk membuat keputusan yang
lebih rasional. Kemungkinan juga individu tidak mahir atau pakar dalam pelbagai
bidang. Ini akan membuatkan keputusan yang diambil berkemungkinan besar adalah
tidak rasional. Contohnya, untuk mengeluarkan kereta PROTON SAGA, satu kumpulan
kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja dan melaksanakan projeknya. Ini
akhirnya telah membuahkan hasil yang lebih baik.
Kumpulan sentiasa mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli dalam kumpulan harus dipilih
dan diberi latihan supaya mereka dapat memberi sumbangan kepada kumpulan.
Kemahiran yang diperlukan oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau
fungsian, penyelesaian masalah, pembuatan keputusan dan kemahiran berkomunikasi.
Sesetengah pengurus dan kumpulan telah membuat kesilapan dengan menekankan
beberapa kemahiran tertentu sahaja dan mengabaikan yang lain.

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

Adalah amat penting kemahiran tersebut dikuasai dan dikembangkan dikalangan ahli
kumpulan. Contohnya, K Shoes Ltd melatih ahli-ahli kumpulannya untuk mengetahui
keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan ikatan pembekal dan pengurusan
peruncitan.
2.

MEWUJUDKAN PELBAGAI STRATEGI DALAM PENYELESAIAN MASALAH

Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini,
mereka akan menjadi lebih arif dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan
mempengaruhi ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka. Dalam
perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini
akan memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah. Contohnya, dalam
masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka
pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar
ekonomi yang tinggi.
3.

MEMBANTU MENINGKATKAN PRODUKTIVITI.

Seseorang dalam kumpulan yang telah mempegaruhi dalam pembuatan keputusan,

akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu
tersebut akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding
dengan ahli lain. Ia akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat
secara sukarela. Hasil kerja akan jauh lebih berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli
kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu perkerjaan.

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

4.

MEMBANTU UNTUK MENJIMATKAN MASA

Biasanya pengkhususan akan wujud dalam satu kumpulan kerja. Tugas-tugas akan
dibagikan kepada ahli-ahli kumpulan berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka
ini suda tentu menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana masingmasing sudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang
diperlihatkan akan menjadi lebih baik
5.

MENCAPAI MATLAMAT

Dalam setiap penubuhan organisasi perkhidmatan awam, kumpulan kerja adalah amat
perlu dalam melaksanakan segala aktiviti dan kerja untuk mencapai matlamat sesebuah
organisasi. Jika tidak ada kumpulan dalam sesuatu organisasi tersebut, adalah amat
sukar untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
6.

MENINGKATKAN PRODUKTIVITI

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan

dalam menambahkan kualiti dan mutu organisasi dalam mencapai matlamat. Jika
produktiviti sesebuah organisasi itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia
akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang
diharapkan.

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

7.

MENYELESAIKAN MASALAH ORGANISASI

Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan adalah orang yang terpenting dalam membuat
sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan jabatan. Walau bagaimanapun,
apabila terdapat apa-apa permasalahan ketua jabatan memainkan peranan samada
membuat mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi
masalah yang dihadapi. Dengan adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah mencapai
sesuatu jalan penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.
8.

MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN

Penambahbaikkan amat penting bagi semua organisasi dalam meningkatkan mutu

kerja dan kualiti. Teguran yang didapati daripada pelanggan atau ahli dalam kumpulan
kerja sendiri amat penting dalam menentukan apa penambahbaikkan yang perlu
dilakukan. Kumpulan kerja dalam sesuatu organisasi itu juga perlu peka dan mahir
dalam mengenalpasti kelemahan yang ada supaya penambahbaikkan yang sepatutnya
dapat dibuat.

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

KESIMPULAN
Bagi membina satu organisasi yang teratur, terarah, mempunyai matlamat dan
cemerlang, kumpulan kerja memainkan peranan yang penting dalam membantu
organisasi tersebut mencapai matlamat yang telah dirancangkan mengikut dasar-dasar
yang ditetapkan. Hasil penyatuan dan kerjasama kumpulan kerja ini, ia dapat
menghasilkan mutu dan kualiti organisasi. Jika kumpulan kerja dalam organisasi
tersebut tidak bersatu dalam mencapai matlamat, ia amat sukar untuk dicapai. Oleh itu,
perlunya peranan kumpulan kerja ini bersama-sama dalam menentukan serta
melaksanakan sesuatu yang boleh memberi kebaikan kepada organisasi.

Rujukan : PKPA Bil.7/91 Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)