MATERI MENGELOLA PERTEMUAN

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
MODUL 1 K0MUNIKASI BISNIS
A.
Pengertian Komunikasi Bisnis
B.
Etika Komunikasi Dan Etika Bisnis
C.
Proses Negosiasi Dan Kerja Sama (Contact)
D.
Jenis-Jenis Pertemuan Bisnis
MODUL 2 MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
A.
Pengertian Rapat
B.
Tujuan Rapat
C.
Jenis-Jenis Rapat Dan Syaratsyaratnya
D.
Unsur-Unsur Rapat
E.
Teknik Penyelenggaraan Rapat
F. Identifikasi Keperluan Rapat
G.
Macam-Macam Tata Ruang Rapat
H.
Teknik Menyusun Undangan Ra Pat
I. Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat
MODUL 3 MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN
A.
Prosedur Pertemuan
B.
Etika Pertemuan Dan Gaya Komunikasi
C.
Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
D.
Teknik Memimpin Rapat
E.
Teknik Mengajukan Pendapat Dan Bertanya Dalam Rapat
F. Tata Tertib Rapat
G.
Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat
MODUL 4 MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN
A.
Alat Dan Mesin Pengganda
B.
Cara Penggandaan Hasil Pertemuan
C.
Cara Pengiriman/Pendistribusian Hasil Pertemuan
DAFTAR PUSTAKA

MODUL 1
K0MUNIKASI BISNIS

1.
2.

1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.

1.
2.
3.

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia komunikasi adalah:
pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang
dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak.
perhubungan.
Pengertian Bisnis dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ialah: usaha dagang; usaha komersial
dalam dunia perdagangan. Dalam buku yang berjudul Komunikasi Bisnis, karangan Djoko
Purwanto diuraikan bahwa "komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam bisnis,
mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
B. Etika Komunikasi Dan Etika Bisnis
Menurut KBBI etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan
kewajiban moral (akhlak).
Etika bisnis kegiatannya mencakup tentang:
Perdagangan, yaitu kegiatan jual beli dengan tujuan memperoleh suatu keuntungan.
Perdagangan bisa dilakukan untuk dalam negeri dan bisa untuk luar negeri.
Industri, yaitu kegiatan memproduksi atau menghasilkan barang-barang yang nilainya bisa
berguna dari asalnya, sehingga bermanfaat untuk kebutuhan manusia.
Jasa jasa, yaitu adalah kegiatan menyediakan jasa-jasa, seperti perhotelan, konsultan akuntansi,
asuransi dan lain sebagainya.
Etika bisnis adalah prinsip atau pandangan kegiatan usaha dengan segala persoalannya dalam
kegiatan usaha.
Etika bisnis adalah norma atau kaidah yang mengatur perhubungan manusia di dalam kegiatan
usaha.
Hukum bisnis adalah peraturan-peraturan yang men gatur masalah-masalah perdagangan/
perniagaan atau soal-soal yang timbul karena tingkah laku manusia dalam bisnis.
C. Proses Negosiasi Dan Kerja Sama (Contact)
Proses negosiasi dalam bisnis maksudnya ialah proses tawar menawar dengan jalan berunding
untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak(kelompok
atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain. Selain itu, negosiasi juga dapat
diartikan sebagai penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak
yang bersengketa.
Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis yang harus diketahui, yaitu:
Informasi atau keterangan
Pelaku bisnis harus berusaha memberi dan mencari keterangan mengenai segala sesuatu yang
berkaitan dengan materi bisnis.
Persuasi atau membujuk
Pelaku bisnis harus mampu membujuk rekan bisnis dengan bahasa yang baik dan tepat.
Kolaborasi atau kerja sama
Pada saat melakukan kerja sama, pelak~ bisnis harus mampu mewujudkan bentu:: kerja sama
secara jelas.
Tujuan khusus dalam komunikasi bisnis atau menuju proses negosiasi merupakan penjabarai atau
perincian dari tujuan umum. Cara menentukan tujuan khusus yaitu:

1.
2.
3.
4.

1.
2.

a.
b.
c.
3.

4.
a.
b.
c.
d.
e.
1.

tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistik maksudnya ide atau gagasan yang akan
disampaikan dapat dilakukan sesuai dengan kemampuan yang ada.
pada saat menyampaikan ide atau gagasan masalah ketepatan waktu perlu diperhitungkan.
orang yang ditunjuk untuk melakukan negosiasi harus tepat. Pesan atau ide yang dikemukakan
oleh orang memiliki kedudukan atau jabatan yang tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada
kita disampaikan oleh orang yang jabatannya rendah.
tujuan penyampaian suatu pesan atau negosiasi hendaknya mengacu kepada tujuan, kebijakan.
dan aturan organisasi atau perusahaan.
Contoh:
Tujuan umum
Tujuan khusus
Memberi informasi
Memberitahu omzet penjualan bulan
ini
Membujuk
Meyakinkan
konsumen
untuk
membeli produk yang ditawarkan
Kerjasama
Membuka cabang baru
Setelah menentukan tujuan, langkah selanjutnya dalam proses negosiasi dan kerja sama ialah
menyusun pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesanpesan bisnis meliputi empat tahap, yaitu sebagai
berikut:
Perencanaan
Rencanakan dengan matang hal-hal pokok yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan.
Komposisi bahasa dan isi
Susunan pokok yang akan disampaikan diungkapkan dengan kalimat yang jelas, sederhana,
santun, mudah dipahami, dimengerti, dan direncanakan oleh lawan bicara. Isi komposisi sesuai
iebutuhan konsumen, dengan memperhatikan:
mencari apa yang diinginkan mengantisipasihal yang tak terduga memberi informasi yang
lengkap
memberi informasi yang akurat (teliti atau cermat)
memberikan tekanan pada ide/gagasan yang menarik.
Revisi
Setelah ide dituangkan ke dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikanlah apakah
semuanya telah benar dan tepat. Seluruh maksud dan isi pecan harus ditelaah kembali. Diperiksa
yang seluruh kelengkapan dan memperbaikinya _a ada kekurangan atau kesalahan.
Kerja sama
Kesimpulan dari urutan di atas, bila pelaku bisnis akan melakukan negosiasi dan kerja sama
_arus mengikuti tahap, berikut:
penentuan tujuan tepat waktu
orang yang ditunjuk untuk negosiasi harus berkualitas
tujuan sesuai kebijakan perusahaan perencanaan hams tepat
komposisi/susunan bahasa dan isi materi revisi/perbaikan atau cek ulang
kerja sama
D. Jenis-Jenis Pertemuan Bisnis
Jenis-jenis pertemuan bisnis, yaitu:
Pertemuan informal

2.

a.
1)

2)
3)

b.
c.

d.
e.
f.

Pertemuan informal ialah pertemuan yang bersifat tidak resmi. Sebagai contoh pertemuan
keluarga, arisan (kadang-kadang pertemuan keluarga dan arisan sering dijadikan lahan bisnis),
pertemuan bisnis yang dilakukan tanpa sengaja/ tidak terencana.
Pertemuan formal
Pertemuan formal ialah pertemuan yang bersifat resmi yang direncanakan terlebih dahulu dengan
mengikuti prosedur pertemuan (prosedur pertemuan akan dibahas lebih lanjut pada bab 3 bagian
A).
Macam-macam pertemuan formal, antara lain sebagai berikut.
Diskusi
Diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah.
Beberapa macam diskusi, yaitu:
Diskusi kelompok
Diskusi kelompok biasanya mengacu pada terbatasnya jumlah peserta. Kelompok dapat terjadi
atas kesamaan profesi, status, usia, jenis kelamin, atau latar belakang sosial budaya. Misalnya,
diskusi kelompok yang diselenggarakan disekolah atau di kelas, dalam rapat.
Diskusi pleno
Diskusi pleno merupakan diskusi lengkap yang diikuti oleh segenap kelompok-kelompok yang
ada.
Diskusi panel
diskusi panel adalah 'bentuk diskusi yang didahului dengan penyampaian uraian atau pembahasan masalah oleh beberapa ahli dihadapan khalayak, pendengar (siaran radio), atau penonton
( televisi).
Debat
Debat adalah suatu pembahasan atau pertukaran pendapat mengenai suatu pokok masalah,
masing-masing peserta saling memberikan alasan untuk mempertahankan pendapatnya.
Kongres
Kongres ialah pertemuan para wakil organisasi (politik, sosial, profesi) untuk berpikir bersama
dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah. Kongres sering juga disebut muktamar atau
rapat besar.
Simposium
Simposium ialah suatu pertemuan untuk mendiskusikan uraian singkat mengenai suatu masalah
dengan sudut pandang tertentu atau sederajat pidato-pidato dari beberapa pakar.
Seminar
Seminar merupakan pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah
pimpinan ketua sidang (guru besar, ahli sebagainya).
Konferensi
Konferensi adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok dengan tujuan berpikir bersama
sehingga mencapai suatu keputusan bersama.

g. Lokakarya
Lokakarya adalah pertemuan para ahli untuk membahas suatu masalah sesuai bidang
keahliannya.
h. Rapat
Rapat sebagai salah satu bentuk proses berpikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan
untuk membicarakan masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Beberapa jenis rapat, yaitu:

1) Rapat akbar yaitu rapat raksasa.
2) Rapat anggota yaitu sidang diadakan untuk anggota perserikatan, partai, dan sebagainya.
3) Rapat desa yaitu rapat majelis menurut hukum adat terdiri atas berbagai golongan penduduk,
yang berhak hadir dan berhak memberikan suara dalam rapat desa.
4) Rapat kerja mempunyai arti:
a) sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi.
b) pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
5) Rapat kilat mempunyai arti:
a) sidang yang berlangsung dengan mendadak
b) sidang yang berlangsung dalam waktu singkat
6) Rapat lengkap adalah rapat yang dihadiri oleh segenap anggota,seksi, dan pengurus; rapat pleno.
7) Rapat paripurna adalah rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan forum tertinggi
dalam melaksanakan wewenang dan tugas.
8) Rapat paripurna luar biasa ialah rapat paripurna yang diadakan dalam masa reses. Reses adalah
masa perhentian sidang (parlemen); masa istirahat dari kegiatan bersidang.
9) Rapat pleno adalah rapat lengkap.
10) Rapat raksasa ialah rapat besar untuk umum, biasanya diadakan di lapangan terbuka yang luas;
rapat samudera.
11) Rapat samudera adalah rapat raksasa.
12) Rapat terbuka ialah rapat yang boleh dihadiri oleh semua orang; rapat umum.
13) Rapat umum ialah rapat untuk semua orang; rapat terbuka.
3. Pertemuan individu
Pertemuan individu ialah pertemuan bisnis yang dilakukan secara perorangan, tidak mewakili
:rganisasi atau perusahaan.
4. Pertemuan rutin
Pertemuan rutin ialah pertemuan yang dilakukan dengan prosedur yang teratur dan tidak
ber-::bah-ubah.
5. Pertemuan kepanitiaan
Pertemuan kepanitiaan adalah pertemuan yang lakukan oleh kelompok orang yang ditunjuk atau
pilih untuk mempertimbangkan atau mengurus gal-hal yang ditugaskan kepadanya.

MODUL 2
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN
1.
2.

3.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
f.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.

A. Pengertian Rapat
Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang,
majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu
masalah.
Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang
atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk
memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan
demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.
Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan
antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:
Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para
pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
dan lain-lain.
Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan
sebagai berikut.
Apakah tujuan tersebut realistik?
Apakah waktunya tepat?
Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?
Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga)
organisasi atau perusahaan.

1.
a.
1)

2)
3)
b.
1)
2)

3)
4)

c.
1)
2)
3)
4)
d.
1)
2)
e.

C. Jenis-Jenis Rapat Dan Syaratsyaratnya

Jenis-jenis rapat
Berdasarkan tujuan
Rapat penjelasan
Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan
kepada para peserta rapat dari pimpinan.
Sebagai contoh:
Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan
magang bagi peserta diklat di SMK.
Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara
umum.
Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok mulai
melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.
Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah
yang sedang terjadi atau dihadapi.
Rapat perundingan
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
Berdasarkan sifat
Rapat formal (formal meeting)
Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai
dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
Rapat informal (informal meeting)
Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu
rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja,
kapan saja.
Rapat terbuka
Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang
dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
Rapat tertutup
Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi,
biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum
boleh diketahui oleh umum).
Berdasarkan jangka waktu
Rapat mingguan
Rapat bulanan
Rapat semester
Rapat tahunan
Berdasarkan frekuensi
Rapat rutin
Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.
Rapat incidental
Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
Berdasarkan nama

1) Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas hal-hal
yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
2) Rapat dinas
Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya
dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
3) Musyawarah kerja
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
2. Syarat-syarat rapat
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat hams mengetahui syaratsyarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain:
a. Persiapan rapat
Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:
1) penentuan tujuan rapat dan acara rapat
2) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3) penentuan tempat.
4) Akomodasi
5) Konsumsi
6) media/peralatan
Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya.
b. Pelaksanaan rapat
1) Suasana rapat berlangsung terbuka
2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif
3) Adanya kendali dari ketua rapat
4) Hindarkan debat kusir
5) Bahasa harus komunikatif
6) Hindarkan monopoli ketika berbicara
7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
8) Adanya notulen
9) Acara rapat
10) Media rapat
11) Waktu

D. Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya:
1. tujuan rapat

2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
a.

b.

c.

a.
1)
2)

masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

peserta rapat
media rapat
notulis atau sekretaris
Tujuan rapat
Masalah yang dirapatkan
Pemimpin rapat
Tipe-tipe pemimpin rapat:
Tipe otoriter
Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang
yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya
ditentukan dirinya.
Tipe demokratis
Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan
kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau
saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk
membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada
para peserta kelompok.
Tipe laissez faire
Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada
para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan
masalah. Peserta rapat
Sifat atau karakter peserta rapci
Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:
Tipe pemersatu
penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.
Tipe perantara
Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik
perorangan maupun kelompok.

3) Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta
secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang
berbicara).
4) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan
kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca
situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri
maupun di luar kelompok.
5) Tipe inisiatif
Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang
baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.
6) Tipe pemberi informasi
Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi
karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat
dipercaya.

7) Tipe penyerang
Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas,
pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima basil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
4. Media rapat
Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat dengan
peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak. Beberapa contoh media rapat,
antara lain:
a. ruangan, meja, dan kursi;
b. lampu penerangan;
c. papan tulis/white board;
d. flip chart;
e. sound system;
f. ballpoint;
g. buku;
h. kertas;
i. pensil;
j. OHP (over head projector);
k. komputer;
l. dan lain-lain
5. Notulis atau sekretaris
Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris. Perihal notulis ini
dibahas lebih terperinci dalam bab 3 bagian
E. Teknik Penyelenggaraan Rapat
Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.
1. Persiapan rapat
a. Why (Mengapa?)
Latar belakang diadakannya rapat. Para peserta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu
diselenggarakan.
b. What (Apa?)
Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai permasalahan dirumuskan
terlalu luas.
c. Who (Siapa?)
Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar
belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan.
d. Where (Dimana)
Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaikbaiknya.
e. When (kapan)
Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atau situasi
perkembangan organisasi atau perusahaan.
f. How (bagaimana)

yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).

hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Persiapan administrasi
Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut:
1) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat.
2) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya.
3) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat.
4) memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.
5) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya.
6) menyusun secara sistematis setiap acara.
7) menentukan peserta rapat.
8) membuat surat undangan rapat atau konvokasi.
9) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.
10) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat duduk,
bentuk tempat rapat, pengeras suara, OHP, lampu penerangan, penempatan tempat duduk peserta
rapat, LCD projector, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku, pensil, tip ex,
komputer.
11) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.
12) menyiapkan notulen.
b. Persiapan ruangan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain:
1) cahaya penerangan
2) ventilasi udara
3) pengaturan tempat duduk
4) penempatan peralatan.
c. Persiapan akomodasi konsumsi
d. Kesehatan dan keamanan
e. Penyusunan proposal
Kegiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain:
1) Hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. urusan dinas, organisasi, perusahaan.
2) Hal-hal yang berkaitan dengan hiburan. Misal, pentas seni, pasar amal, bazar, dan lain-lain.
3) Perayaan hari besar nasional dan keagamaan. Misal, hari kemerdekaan, hari pendidikan, Isra
Miraj, dan lain-lain.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Adapun cara menyusun proposal, yaitu sebagai berikut:

Kata pengantar; isinya mengemukakan intisari proposal, -antara lain berisi alasan dibuatnya
proposal.
Pendahuluan; berisi dasar pemikiran diaclakannya kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, secara
singkat.
Maksud clan tujuan kegiatan secara jelas.
Jenis kegiatan; contoh perlbmbaan, pembangunan, pentas, amal.
Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai.
Lokasi atau tempat kegiatan.
Waktu kegiatan.
Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana kegiatan.
Dana; dituliskan secara terperinci danalbiaya untuk pengeluaran dan pemasukan;

10) Harapan; ditulis dalam bagian kalimat penutup, misal memohon agar orang yang menyetujui
proposal turut aktif atau terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
11) Lampiran-lampiran; daftar panitia, foto/denah yang berkaitan dengan kegiatan.
2. Penyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat
a. Pembukaan rapat
b. Pembagian tugas
Pada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara
Orang-orang yang harus mempromosikan barang
Cara mempromosikan barang, media cetak/elektronik
Pmebagian wilayah pemasaran
Peningkatan kualitas barang
Dan lain-lain
c. Rapat kelompok
Topik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok. Apabila
dipandang perlu setiap topik dapat dibahas lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang telah
dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok).
d. Rapat pleno
Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan.
e. Perumusan
Perumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus rapat telah
ditentukan sebelum rapat dimulai).
f. Reproduksi
Hasil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat. Naskah basil
rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat. Setelah hasil
rapat disetujui dan disahkan.
g. Selingan atau istirahat
Acara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat. Penyusun acara rapat harus menyelipkan
waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat
serta waktu untuk sembahyang (salat).
3. Pelaporan
a. Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, ialah suatu dokumen sebagai hasil
serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
b. Buku Bahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Zaenal Arifin, adalah bentuk penyajian
fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan.
c. Dalam KBBI, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita. Sedangkanpelaporan ialah proses,
cara, perbuatan melaporkan.
Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan
laporan bukan hasil penelitian ilmiah.
Unsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu:
a. Pelapor
b. Penerima laporan
c. Bahan yang dilaporkan
4. Sarana komunikasi (bahasa)
Ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana
dan lugas agar mudah dipahami. Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang

a.
b.

1)
2)
3)

4)
5)
6)

1.
2.
3.
1.
a.
b.
c.
d.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Bahasa
yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal:
Paragraf yang runtut
Paragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan
dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu.
Kalimat yang efektif
Kalimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai
dengan kaidah bahasa yang berlaku.
Agar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut ini.
Gunakanlah kalimat-kalimat pendek.
Gunakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain.
Gunakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat
luas).
Contoh:
Saya pergi = kalimat tunggal.
Saya pergi ke Bandung = kalimat luas
Gunakan kalimat aktif.
?ilihlah kata-kata yang tepat (jangan ber~uakna _anda).
Gunakan buku pedoman umum Ejaan yang Disempurnakan.
Selain keempat macam teknik penyelenggara-at tersebut di atas, masih diperlukan langkahah
selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara :nstribusian atau pengiriman. Mengenai hal ini
dibahas secara khusus dalam bab 4.
F. Identifikasi Keperluan Rapat
Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu:
Bahan
Alat
akomodasi
Berikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut.
Bahan
Yang dimaksud bahan di sini ialah materi atau zk masalah yang akan dibahas dalam
rapat.Beberapa bahan yang harus dipersiapkan, yaitu:
Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnya.
Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat.
Beberapa peraturan yang dibutuhkan.
Bahan-bahan acuan berupa buku, majalahl media cetak atau elektronik yang sesuai dengan
materi rapat.
Alat
Alat atau peralatan dan perlengkapan rapat yang harus diidentifikasi antara lain sebagai berikut:
flip chart dan spidol.
white board, alat tulis, dan penghapusnya.
Over Head Projector (OHP) atau LCD Projector dan layarnya.
Sound system dan mike.
Video shooting atau handy carp.
Kamera dan isi kamera.
Tape recorder dan kaset.
Map atau tas untuk bahan-bahan rapat.

i. Block note dengan ballpoint

j. Name tag untuk peserta rapat.
k. Peralatan menulis dimasukkan ke dalam map atau tas (buku, pensil, penghapus, penggaris, dan
lain-lain.
l. Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris), stopmap, melhekter, ordner.
m. Terminal data atau komputer, internet.
n. Kalkulator mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda/stensil, fotokopi, risograf, dan lain-lain).
o. Dan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat.
3. Akomodasi
G. Macam-Macam Tata Ruang Rapat
Pengertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut.
1. The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern dikemukakan
bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran".
2. Menurut Litlefield & Petterson, dalam bukunya "Modern Office Management", mengatakan:
"Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within availeble
flour space" (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).
Adapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2. memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja para
karyawan.
3. memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4. memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan
karyawan yang lainnya.
6. mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau -engah
ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor.
7. memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8. terciptanya kesan yang baik tentang organi-E:asi tersebut dari para relasi dan tamu yang ;atang.
9. pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek.
Menurut Drs. The Gie mengatakan bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, di antaranya:
1. mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang
seharusnya tidak perlu;
2. menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;
3. mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian
tertentu;
4. memungkinkan pemakaian ruangan secara _fisien;
5. pengawasan mudah dilaksanakan;
6. _erciptanya suasana kerja yang menyenang-_ian.
Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tata sana Kantor, mengatakan tata ruang yang baik
memberikan manfaat sebagai berikut.
1. merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan
2. penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat
3. pengawasan dapat dipermudah

4.
5.
6.
7.

1.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
a.
b.
c.
d.

hubungan dapat dipercaya

perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik
jalannya pekerjaan lebih lancer
menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan
faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya:
pengembangan kantor pada masa yang akan datang;
gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang;
sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor;
udara yang bersih dan segar;
ongkos pemeliharaan yang rendah;
fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu Anda perhatikan juga faktor-faktor lain
yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara, dan
suara.
Perencanaan cahaya
Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:
hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
kualitas pekerjaan lebih baik
kesalahan-kesalahan berkurang
semangat kerja pegawai lebih baik
mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
prestise lebih baik untuk perusahaan
Ada empat cahaya buatan manusia, yaitu:
Cahaya langsung
Cahaya setengah langsung
Cahaya tidak langsung
Cahaya setengah tidak langsung
Dibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam
menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di Amerika Serikat.
Macam Pekerjaan

Saran-saran besarnya
cahaya
(menurut
perhitungan
dengan
FootCandle*)
1.
Pekerjaan yang membutuhkan 50 watt
penglihatan
tajam...ini
meliputi
pekerjaan mengenai huru-uruf atau
angka-angka yang lembut, perbedaan
warna yang samat atau untuk jangka
waktu lama secara terus menerus.
Contoh: memeriksa perhitungan,
melakukan
pembukuan
dan
menggambar
2.
Pekerjaan yang membutuhkan 30 watt

2.

a.
b.
c.
d.
e.

pengliahatan biasa
Contoh: membuat surat, mengurus
arsip, melakukan rapat, bagian
pembukuan dan menggambar
3.
Pekerjaan yang membutuhkan 10 watt
penglihatan sepintas lalu
Contoh: ruang aktivitas, resepsi,
tangga gedung atau kamar mandi
4.
Pekerjaan yang membutuhkan 5 watt
penglihatan sederhana
Contoh: lorong atau jalan lalu lintas
dalam gedung
Perencanaan warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja,
diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang
memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
Warna primer: merah, biru, kuning
Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
Merah:berani, sensual, merah
Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah
Hijau: alami
Biru: harmonis, tenang, lapang
Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang
Merah muda: ceria, romantis
Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
Ukuran ruang
Lokasi bangunan
Lokasi ruangan
Tipe ruang
Bentuk ruang
Tinggi ruang
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranya
kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan.
mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai.
mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration"
mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang
yang harus dilayani, di antaranya:

a.
b.
c.
3.

a.
b.
c.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
4.
a.
b.
c.
d.

a.
b.
c.
d.

1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.

Kepercayaan terhadap kantor

Efisiensi atau produktivitas
Moral
Perencanaan udara
Menurut Prof. Soetarman, bahwa "beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi
kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut:
mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning).
membuat lubang-lubang udara (ventilasi).
mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan, di
antaranya:
kenyamanan bekerja pegawai terjamin
produktivitas kerja yang lebih tinggi
kualitas pekerjaan yang lebih baik
semangat kerja yang lebih tinggi
kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
kesan yang lebih baik dari para tamu
Penataan suara
Kebisingan/gaduh berakibat pada:
gangguan mental dan saraf bagi pegawai
Kesulitan mengadakan konsentrasi
Kesalahan yang lebih banyakahan yang bertambah
Semangat kerja pegawai berkurang
Banyak suara terdapat dalam kantor yaitu: Haan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan
suara di luar kantor.
Untuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendak-memperhatikan berikut:
Langit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara.
Mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet r_ a tipis.
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat
Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas -=-~et atau semacam tegel dari bahan yang tidak _a
v ak meneruskan suara.
H. Teknik Menyusun Undangan Rapat
Surat tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan:
Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima;
Terjadi pemahaman yang salah (salah tafsir) pada isi surat;
Tidak mendapat tanggapan atau jawaban segaimana diharapkan;
tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan.
Dalam hal menulis surat, seseorang harus menguasai hal-hal berikut:
Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/ tata bahasa yang baik.
Mengetahui permasalahan dan latar belakangn ya.
Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya.
Mengetahui dan memahami kepada siapa is membuat atau menulis surat.
Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.
Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu sebagai berikut:

1.
a)
b)
c)
2.
3.
4.
a.
b.
c.
5.
a)
b)
c)
d)
e)
f)

a.
b.
c.
d.
e.
a.
b.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Nada bahasa surat harus tepat

hindari kata-kata atau kalimat majemuk,
perhatikan aturan tata bahasa, dan
terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.
Penggunaan bahasa kalimat-kalimat yang sederhana
Kalimat adalah susunan kata yang teratur, yang menyatakan suatu pengertian.
Rumusan isi surat
Isi surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan "HAL atau PERIHAL".
Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.
Agar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka
dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu:
hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelitbelit serta panjang;
pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang teratur serta tulisan/ ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi surat;
penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam menggunakan singkatan hanya yang
sudah biasa/umum dipakai.
Pengaturan alinea
Tiap-tiap bagian surat mempunyai kegunaankegunaan tertentu, di antaranya:
untuk mengetahui dari instansi atau perusahaan mana surat tersebut dikirimkan;
untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan;
untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan;
untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim;
untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat;
untuk mengetahui mungkin ada dokumendokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi
surat
Dari bagian-bagian surat inilah akan terbentuk sebuah surat.
Letak atau penempatan bagian-bagian surat dinas terdiri dari empat bagian utama, yaitu sebagai
berikut.
Kepala surat
Pembukaan
Isi surat
Penutup
Kepala surat
Kepala Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga, nomor
telepon, lambang instansi, dan lain-lain.
Pembukaan
Pada bagian ini terdapat:
Tanggal surat,
Nomor surat,
Lampiran,
Hal atau perihal,
Nama dan alamat surat,
Salam pembuka,
Isi surat atau tubuh surat

c.

1.
a.
b.
c.
2.
a.
b.
3.
a.
b.
c.
4.
a.
b.
c.

1.
2.
3.
a.
b.
c.
d.
4.
5.
6.
7.

Penutup
Bagian penutup berisikan hal-hal sebagai berikut:
1) Salam penutup
2) Pejabat penandatangan
I. Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan:
Teknik adalah:
pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri (bangunan,
mesin, dan sebagainya)
cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berhubungan
dengan seni
cara sistematis mengerjakan sesuatu
Agenda ialah:
buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun;
acara (yang akan dibicarakan dalam rapat)
Acara ialah:
hal atau pokok yang akan dibicarakar. (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya); agenda;
hal atau pokok isi karangan;
perkara pemeriksaan dalam pengadilan.
Rapat adalah
pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis;
sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi;
pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
Berdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama.
namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat. Dalam hal
rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topiktopik dalam agenda rapat.
Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah yang
akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.
Adapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu:
mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
mengetahui tema dan tujuan rapat
mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:
peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)
mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
mengetahui peralatan yang akan digunakan
mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
mengetahui keadaan ruang rapat

8. mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat
9. mengetahui tata tertib rapat.
Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda
rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan:
1. acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
2. secara umum urutan acara rapat terdiri atas:
a. pembukaan
b. pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan pengarahan
c. pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh:
1) penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat
2) pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rap at
3) setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
4) mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok
5) mengkaji permasalahan yang timbul
6) melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
7) tahap mengambil keputusan
8) tahap menyimpulkan
d. pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan diakhiri
dengan penutupan.
3. Pada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan waktu. Waktu untuk
pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat 10 menit untuk snack/kudapan dan minum
(coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila acara
berlangsung sampai sore. Bila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan makan
malam.

MODUL 3
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN

1.
2.
1.
2.
3.
4.

A. Prosedur Pertemuan
Dalam buku Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka diuraikan bahwa prosedur
adalah:
tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum yang dilakukan oleh panitia penyelenggara,
yaitu sebagai berikut:
Melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah; tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan
peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
Menentukan acara rapat dan, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan
keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun
konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya
peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama.
Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang
dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.

5. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis
oleh notulis atau sekretaris.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur pertemuan atau rapat terdiri atas empat
unsur, yaitu:
1. prapersiapan;
2. persiapan;
3. pelaksanaan;
4. penggandaan dan pendistribusian.
B. Etika Pertemuan Dan Gaya Komunikasi
1. Etika pertemuan
Etika merupakan norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik yang sesuai dengan
agama, tradisi dan hukum setempat.
Ketika melakukan pertemuan/ rapat setiap orang harus mempunyai etika seperti:
kesusilaan, dan atau budi pekerti yang baik
kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Etika menjadi dasar atau pedoman
ketika melakukan pertemuan/rapat.
Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu sebagai
berikut:
a. pihak panitia penyelenggara rapat:
1) menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur yang berlaku, setiap acara tepat waktu.
2) menata ruangan dengan baik.
3) menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan atau jabatan orang yang
bersangkutan.
4) mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3 sampai 7 hari sebelum
pelaksanaan rapat)
5) menghargai seluruh peserta rapat
6) membagikan makalah dengan sopan dan tertib menggunakan bahasa yang baik, santun, dan
dapat dipahami.
b. pihak peserta rapat
1) hadir tepat waktu
2) mengikuti aturan atau tata tertib rapat
3) mematikan telepon selularnya (ponsel)
4) tidak merokok ketika rapat berlangsung
5) apalagi ruangan rapat ber-AC
6) bersikap menghargai orang yang sedang berbicara
7) tidak bersikap emosional/marah
8) tidak bersikap egois (mementingkan diri sendiri)
9) bersikap sopan, santun, dan bijaksana
10) menggunakan bahasa yang santun.
2. Gaya komunikasi
Gaya berkomunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika pertemuan.Komunikasi yang
efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara
lain sebagai berikut:
a. Persepsi
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, pandangan dengan tepat sehingga
dapat diterima orang lain.

b. Ketepatan
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka berpikir lawan
bicara, sehingga terhindar dari miscommunication (komunikasi yang salah).
c. Kredibilitas
Pada saat berkomunikasi dalam rapat setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya.
d. Pengendalian
Seseorang yang pandai mengendalikan din ketika berbicara, maka dia pun akan berupava agar
pandai mengendalikan lawan bicaranya.
e. Kecocokan/keserasian
Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan semua orang,
bersikap bersahabat, menyenangkan. menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik
terhadap lawan bicara.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain:
a. Persyaratan komunikasi yang efektif seperti persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian. dan
kecocokan.
b. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubul. atau ekspresi wajah.
c. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah
oleh orang lain.
d. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
e. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya bahasa yang Bering
digunakan antara lain:
1) Gaya bahasa hiperbola yaitu gaya bahasa yang menyatakan sesuatu secara berlebihlebihan.
2) Gaya bahasa klimaks yaitu gaya bahasa yang menyatakan penegasan mulai dari rendah lalu
meninggi.
3) Gaya bahasa antiklimaks ialah gaya bahasa yang mengungkapkan sesuatu mulai dari yang tinggi
menuju ke yang rendah.
4) Gaya bahasa simbolik ialah gaya bahasa yang menggunakan nama dan sifat binatang sebagai
perlambang.
Halhal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain:
a. Pakaian
b. Pandangan mata
c. Mimik wajah
d. Sikap badan
e.
1
2
3
4
f.

Suara
Suara dapat berbunyi lebih baik apabila memperhatikan hal-hal berikut:
Jelas; dapat didengar dan dipahami oleh lawan bicara.
Intonasi; tekanan dan nada suara tidak monoton, harus ada lagu turun naik pada saatsaat
tertentu.
Semangat; suara yang diucapkan dengan penuh semangat akan turut menghangatkan suasana
dan menular kepada para pendengar.
Ekspresi; suara harus diungkapkan dengan penuh penghayatan.
Tulisan
Tulisan turut berpengaruh terhadap gaya komunikasi. Pada saat rapat, seorang pembicara kadang
harus menjelaskan sesuatu disertai tulisan. Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain.

C. Teknik Membuka Dan Menutup Rapat

Agar terampil berbicara perlu memperhatikan hal-hal berikut ini.
1. Memilih pokok persoalan yang sesuai dengan kebutuhan
2. Menguasai materi/pokok permasalahan
3. Berbicara dengan jelas, singkat, tepat dan santun
4. Berbicara diiringi dengan intonasi dan volume suara yang tepat
5. Berbicara diiringi dengan bantuan bahasa isyarat
6. Menyesuaikan situasi dengan lawan berbicara
7. Menanggapi dengan baik perkataan lawan bicara
8. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah tema bicara
9. Berbicara tidak keluar dari pokok masalah tema pembicaraan
10. Menggunakan kata yang dikenal umum
11. Menggunakan kata yang baku atau bahasa indonesia daripada bahasa asing namun belum paham
artinya
12. Menggunakan kata yang nyata/konkret dari pada kata yang abstrak
13. Menggunakan kalimat-kalimat yang pendek
1. Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat yaitu sebagai berikut:
a. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat
b. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
c. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
d. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu, hal-hal yang
dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para pendengar
e. Gunakan kalimat yang singkat jelas, tetapi langsung mearik perhatian para pendengar
f. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti:
1) Penggunaan data
Penggunaan data dapat digunakan untuk menarik perhatian pendengar. Penggunaan data adalah
segala informasi yang berkaitan dengan pokok masalah. Data yang ada dapat berbentuk angka
dan dituangkan dalam bentuk tabel atau grafik.
2) Anekdot
Anekdot merupakan cerita singkat sesuatu yang lucu dan mengesankan sehingga dapat menarik
perhatian.
3) Membuat pertanyaan
Pembicara yang diawali dengan pertanyaan akan membuat pendengar merasa ikut dilibatkan.
4) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
5) Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
2. Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun ringkasan atau kesimpulan
b. Kalimat penutup
Berikut ini, beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu:
1) Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang akan diingat
oleh para pendengar sehingga berkesan.
2) Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri
pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.
3) Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.
4) Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu:

a)
b)
c)
d)
e)
5)
1.
2.
a.
b.
c.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
a.
b.
c.
d.
e.

mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat.

berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan.
berisi pujianlsanjungan kepada pendengar.
usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa.
penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak
dari orang terkenal atau sesuatu yang dapat membangkitkan semangat para pendengar serta
harapan.
Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.
D. Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain:
Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas
Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat.
Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapat tiga macam cara, yaitu sebagai berikut:
Pengendalian secara bebas terbatas (over-/wad)
Pengendalian secara ketat (closed con-trolled)
Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat
Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas.
Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.
Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat.
Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan
gagasan.
Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan.
Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:
Sebagai pengarah
Sebagai fasilitator
Sebagai Iayar pemantul
Sebagai penengah atau katalisator
Sebagai motivator
Sebagai pengumpul dan penentu keputusan
Hal-hal yang harus memperhatikan hal-hal berikut:
Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan
pendengar;
Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan pendengar);
Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran;
Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui jawabannya
secara pasti lebih baik berterus terang;

Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya;
f. Pembicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian pembicara;
g. Ketika menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.
E. Teknik Mengajukan Pendapat Dan Bertanya Dalam Rapat
Halhal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika
menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu:
1. memakai kata-kata yang lugas, sederhana;

2. memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa;
3. menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif.
4. menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh pembicara dan tidak
sesuai dengan umur, tingkat sosial, dan pendidikan para pendengar;
5. penyampaian pendapat tidak menyimpang dari terra.
6. jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai pendapat orang lain.
Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Pertanyaan langsung (direct question)
2. Pertanyaan umum (overhead question)
3. Pertanyaan terbuka (open question)
4. Pertanyaan mengembalikan (reverse question)
5. Pertanyaan dipindahkan (relay question)
6. Pertanyaan faktual (fact question)
7. Pertanyaan retoris
8. Pertanyaan penghargaan (pick up question)
9. Leading question
F. Tata Tertib Rapat
Tata tertib rapat adalah segala peraturan yang berlaku dalam penyelenggaraan rapat yang dibuat
oleh panitia rapat agar jalannya rapat menjadi lancar, teratur, dan sesuai aturan yang berlaku
sehingga rapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Secara garis besar, isi tata tertib rapat antara lain sebagai berikut:
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. peserta rapat hadir tepat waktu
b. peserta rapat mengisi daftar hadir
c. peserta rapat membawa perlengkapan atau peralatan sesuai dengan isi surat undangan
d. bila tidak hadir ada pemberitahuan
e. mengenakan pakaian sesuai dengan pemberitahuan dalam surat undangan
2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. mematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan biasanya ditulis dalam sehelai kertas
b. tata tertib berbicara, bersikap
c. tata tertib bertanya
d. tata tertib mengerjakan tugas perorangan atau kelompok
e. tata tertib istirahat/makan/minum
3. Peraturan pada saat selesai rapat
a. bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya
G. Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat
1. Pengertian notula
Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.
2. Macam-macam notula
Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan secara kata demi kata
seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari
notulis).
3. Fungsi notula
a. Sebagai dokumen dan alat bukti

b.
c.
d.
e.
f.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
a.

b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

i.
j.

Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
Sebagai dokumen
Sebagai alat untuk rapat semu
Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki
seorang notulis, yaitu:
mendengarkan dan menulis.
memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
konsentrasi yang tinggi
menulis cepat/stenografi/shorthand.
bersikap objektif dan jujur
menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan
mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.
menguasai metode pencatatan secara sistematis.
menguasai metode pengolahan data
menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
menyimpulkan hasil rapat.
Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang hams diperoleh seorang notulis. yaitu:
Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan
jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara berikut pokok
masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam
menyusun notula.
Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat yang lain pada saat
pelaksanaan rapat.
Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan
kesimpulan yang dikemukakan notulis.
Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.
Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan
rapat.
Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh
informasi secara maksimal. Pemimpin rapat dapat menyampaikan bahasa isyarat. petunjuk.
bisikan atau surat kecil.
Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi
notulis. Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung dua jam. notulis digantikan dengan yang
lain karena pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan
dalam rapat yang besar notulis diganti setiap setengah jam.
Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun
notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit,
maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk menyusun notula akhir. Perbandingan
waktu antara mengolah data dengan lamanya rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung
selama 1 jam, maka setelah rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat
ialah selama 3 jam.

1.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
2.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Garis Besar Notula:

Isi notula
Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Nota yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau lembaga
yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:
Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;
Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);
Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;
Tempat rapat;
Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);
Nama dan jabatan pimpinan rapat;
Daftar hadir peserta;
Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;
Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;
Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;
Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);
Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak bertele-tele:
Bahasa notula mudah dipahami pembaca;
Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;
Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;
Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di pengadilan dan lainlain;
Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi
notula tersebut.
Susunan notula
hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai berikut:
Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu dilaksanakan secara
berkala.
Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau belum pasti selesainya
maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,
Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya
Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis
Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya ditik
dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.
Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dibagikan
pada waktu rapat berikutnya.
MODUL 4
MENGGANDAKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN
A. Alat Dan Mesin Pengganda

1.
2.
3.

1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.

a.
b.
c.
d.

Biasanya ketika rapat berlangsung, sekretaris selaku notulis mencatat jalannya rapat secara
manual. Setelah rapat selesai, sekretaris memproses hasil pertemuan tersebut dengan
mengetiknya menggunakan mesin tik atau komputer. Hasil ketikan tersebutlah yang akhirnya
akan diperbanyak dengan menggunakan mesin pengganda dan selanjutnya dibagikan kepada
pihak-pihak yang memerlukannya. Adapun macam-macam mesin pengganda adalah sebagai
herikut.
Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan
menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
Mesin Risograph
Mesin risograph adalah mesin pembuat kopi untuk jumlah yang besar dengan menggunakan
master copy, dapat memperhesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
Mesin Stensil
Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil.
B. Cara Penggandaan Hasil Pertemuan
Untuk dapat menggandakan hasil pertemuan/rapat, seorang sekretaris dituntut dapat
mengoperasikan mesin pengganda khususnya yang ada di kantornya. Mesin yang biasa
dipergunakan untuk memperbanyak atau menggandakan dokumen adalah mesin fotokopi.
Proses fotokopi dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada
permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian
kerta= putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna. Untuk
lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin fotokopi sebagai berikut.
Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini berfungsi untuk menutup
lembaran asli yang akan dikopi.
Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan pada bagian ini. Pada
bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk
mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah.
Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan untuk meletakkan
lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah dikopi.
Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk menghidupkan dan mematikar
mesin.
Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat penampung hasil penggandaan
Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah
dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung, dan service mesin.
Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Bagian
ini berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas kopi satu per satu.
Baki kertas (cassette). Bagian ini merupakan papan kertas untuk mendapatkan penggandaan
(salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti A4,
A3, B4, dan B5.
Adapun cara pengoperasian mesin fotokopi, yaitu sebagai berikut.
Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli dengan bagian tepi atas
menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah.
Tekan tombol pengatur hasil fotokopi.
Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.

e. Tekan tombol cetak atau start.

f. Jika sudah selesai tekan tombol off.
C. Cara Pengiriman/Pendistribusian Hasil Pertemuan
Hasil pertemuan/rapat yang telah diperbanyak lalu didistribusikan kepada para peserta -apat yang
hadir maupun yang tidak hadir. Adapun cara pendistribusian hasil pertemuan ini dikelompokkan
sebagai berikut.
1. Intern
Cara pendistribusiannya dengan dibagikan secara langsung kepada pihak-pihak yang
memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan
-elah menerima hasil pertemuan.

Perhatikan contoh buku ekspedisi intern berikut ini.

N
Nama
Hari/Tanggal
Bagian
o
Penerima

Paraf dan Tanggal

Terima

2. Ekstern
Cara pendistribusiannya dengan menggunakan alat bantu berupa mesin faksimile, e-mail, atau
pos.
a. Faksimile
Faksimile adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima berita dan
gambar melalui telefoto ke berbagai tempat dalam waktu yang relatif singkat. Ada pun langkahlangkah dalam mengirimkan hasil pertemuan/rapat melalui faksimile adalah sebagai berikut.
1) Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan
atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa.
2) Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi
tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
3) Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas
hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.
4) Tekan tombol monitor.
5) Tekan nomor faksimile yang dituju.
6) Tekan tombol start/copy.
7) Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker
monitor hubungan tersambung atau tidak.
8) Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen
saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.
b. E-mail
Pengiriman hasil pertemuan/rapat juga dapat melalui e-mail. Ada pun langkah-langkah
pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui e-mail adalah sebagai berikut.
1) Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com.
2) Klik menu mail.

3)
4)
5)

c.

Isikan Yahoo!ID dan password, kemudian klik sign in.

Klik menu new, kemudian pilih e-mail message.
Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom to.
Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom subject.
Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
Klik attach untuk melampirkan dokumen hasil rapat.
Carl file dokumen hasil rapat.
Setelah proses attachment selesai, klik menu send.
Pos
Pengiriman hasil pertemuan/rapat melalui jasa pos dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
1) Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.
2) Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/Iambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh
peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan.
3) Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buk~
ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapatelah
dikirim melalui pos.

DAFTAR PUSTAKA
Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Endang R, Sri, dkk. 2010. Modul Merencanakan dan Mengelola Pertemua/Rapat. Jakarta: Erlangga
Farida, Dra Ida, dkk. 2008. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan. Bandung: Armico