CHANDRA WIJAYA - 26560

Peran Teknologi Informasi Dalam Mendukung Sitem Informasi

A. Memproses Transaksi : Siklus Proses Data

Akuntan dan system lainnya memainkan peran yang signifikan di dalam siklus
pemrosesan data. Sebagai contohnya ; mereka berintekasi dengan system analisis
untuk membantu menjawab pertanyaan seperti berikut :
1. Data apa yang harus dimasukkan dan disimpan oleh perusahaan, dan
siapa yang mempunyai akses data itu?
2. Bagaimana data seharusnya di urus, di perbaharui, disimpan, di akses
dan di terima?
3. Bagaimana memenuhi kebutuhan informasi informasi yang tidak di
antisipasi
Untuk menjawab pertanyaan diatas dan pertanyaan yang terkait, konsep
pemrosesan data harus dipahami.
Satu fungsi dari AIS adalah untuk memproses transaksi perusahaan dengan efektif
dan efisien. Di dalam manual system (non computer), data di masukkan ke dalam
jurnal dan buku besar disimpan di dalam kertas. Di dalam system berbasis
computer, data di masukkan ke dalam computer dan di simpan di dalam file dan
data base.
Proses yang di lakukan terhadap data untuk menghasilkan makna yang berarti dan
informasi yang relevan semuanya di sebut siklus pemrosesan data

1. Input Data
Langkah pertama dalam memproses masukkan adalah untuk mendapatkan
data transaksi dan memasukkan mereka kedalam system.
Data harus di dapatkan dalam tiga aspek dalam aktifitas bisnis :
a) Setiap kegiatan yang menarik
b) Sumber yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
c) Orang yang terlibat dalam setiap aktivitas
Sebagai contoh, siklus pendapatan yang paling sering adalah penjualan, baik
itu tunai maupun piutang. Data data yang penting untuk di dapatkan
mengenai transaksi penjualan :

CHANDRA WIJAYA - 26560

a) Tanggal dan waktu terjadinya penjualan
b) Pegawai yang membuat penjualan dan kasir yang memproses
penjualan
c) Register/catatan dimana penjulan terjadi
d) Barang yang terjual
e) Jumlah barang yang terjual
f) Daftar harga dan harga sesungguhnya dari setiap barang yang
terjual
g) Jumlah penjualan
h) Instruksi pengiriman
i) Untuk penjualan kredit : nama pelanggan, tagihan pelanggan
dan alamat pengiriman.
Pada umumnya banyak bisnis yang menggunakan dokumen kertas dalam
mengumpulkan data mengenai aktivitas mereka. Yang mana nantinya akan
mereka transfer ke dalam computer. Ketika data di masukkan ke dalam
computer, biasanya tetap mempertahankan nama yang sama dan format
dasar seperti di sumber dokumen tadi. Table 2-1 merupakan daftar beberapa
siklus aktivitas transaksi yang umum dan sumber dokumen atau form yang
digunakan untuk merekam data
Turnaround Documents merupakan output perusahaan yang di kirimkan ke
pihak luar yang biasanya menambahkan data ke dalam dokumen dan
kemudian di kembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input.
Contohnya : tagihan yang dikirimkan oleh perusahaan ke pelanggan,
dikembalikan oleh pelanggan dengan pembayaran dan dibaca oleh alat scan
ketika diterima
Source Data Automation adalah alat untuk merekam transaksi data ke
dalam form yang dapat di baca oleh mesin pada saat dan tempat terjadinya
transaksi.
Contohnya : Mesin ATM
Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah memastikan data yang di
rekam adalah akurat dan lengkap.
Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan kebijakan
perusahaan telah dipatuhi, seperti persetujuan atau verifikasi transaksi

CHANDRA WIJAYA - 26560

2. Penyimpanan Data
Data merupakan salah satu sumber daya yang penting bagi perusahaan,
untuk dapat berfungsi dengan baik, perusahaan perlu selalu siap dan mudah
untuk mengakses data. Maka dari itu para akuntan perlu untuk memahami
bagaimana data di organisir dan di simpan di dalam AIS dan bagaimana data
tersebut dapat di akses. Pada intinya, mereka perlu untukmengetahuui
bagaimana untuk mengatur data untuk keperluan perusahaan yang
maksimal.
a) Buku Besar
Akumulasi informasi akuntansi di simpan didalam jurnal umum dan
jurnal pembantu. Jurnal umum berisi tingkat ringkasan dari seluruh
akun asset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya. Jurnal
pembantu berisi detail data dari akun jurnal umum
b) Teknik Pengkodean
Ada banyak teknik yang dapat di gunakan dalam pengkodean. Namun
pada umumnya kode seharusnya :
Konsisten dalam penggunaannya
Memungkinkan perkembangan
Harus simple
Konsisten dengan struktur organisasional perusahaan dan
divisi
c) Bagan akun
Contoh yang baik pengkodean adalah bagan akun, yang merupakan
daftar dari angka angka yang di maksudkan ke dalam masing masing
akun jurnal umum. Angka akun ini memungkinkan transaksi data dapat
di kodekan, di klasifikasikan dan di masukkan ke dalam akun yang

CHANDRA WIJAYA - 26560

sesuai.mereka juga memfasilitasi persiapan laporan keuangan, karena
data yang disimpan ke dalam akun individual dapat dengan mudah di
ringkan untuk di sampaikan.
d) Jurnal
Transaksi data sering di rekam di jurnal sebelum mereka di masukkan
ke dalam jurnal umum, entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang
di debitkan dan di kreditkan
3. Pemrosesan Data
Ketika aktivitas bisnis telah dimasukkan ke dalam system mereka harus di
proses agar database tetap mutakhir. Empat tipe akitivitas pemrosesan data
yang berbeda disebut CRUD :
1) Creating
2) Reading
3) Updating
Memperbaharui data yang sebelumnya telah disimpan, figure 2-4
menggambarkan langkah yang di perlukan dalam memperbaharui
akun piutang yang di transaksi penjualan.
4) Deleting
Pembaharui dilakukan secara rutin seperti harian. Hal ini disebut batch
processing. Sedangkan pembaharuan yang dilakukan setiap terjadinya
transaksi di sebut online, real time processing.

CHANDRA WIJAYA - 26560

4. Output Informasi
Langkah terakhir dalam siklus pemrosesan data adalah output.
1) Dokument
2) Laporan