Chandra Wijaya - 26560

Panduan Manajer Perencanaan Sistem ERP

Apa itu ERP?
Sebuah ERP mengintegrasikan seluruh departemen dan lintas fungsi dari sebuag
organisasi ke dalam satu system computer yang menargetkan untuk melayani
kebutuhan setiap orang. Hal ini mempermudah transaksi data dan memfasilitasi
komunikasi diantara departemen.
Sistem ERP berjalan di PC yang terhubung dengan jaringan yang terhubung ke
server yang lebih powerful. Setiap modul bekerja terpisah, melaksanakan fungsi
pemrosesan data yang spesifik. Contoh modul ERP :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Manajemen Sumber daya manusia

Manajemen keuangan
Manajemen supply chain
Pembelian
Manajemen logistic dan bahan baku
Perencanaan dan penganggaran
Penjualan dan distribusi
Administrasi student

Vendor ERP
1. SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing)
Merupakan market leader di ERP, pangsa pasar SAP diperkirakan 30%-60%.
Kekuatan utamanya adalah dukungan untuk lintas negara, lintas mata uang,
ruang yang luas.
2. Oracle
Oracle salah perusahaan yang berjalan di bidang software terbesar kedua di
dunia. Produk ERPnya, Oracle Applications mensertakan modul Oracle
Financials. Oracle mempunyai reputasi untuk mengembangkan produk yang
dapat berinteraksi dengan lainnya untuk menghasilkan keturunan ERP yang
baik.
3. Peoplesoft
4. Baan
5. JD Edwards

Chandra Wijaya - 26560

Ada vendor ERP lainnya, yang mana umumnya mengarah pada pasar tertentu.
SAP, Oracle, PeopleSoft dan vendor lainya mempunyai module keuangan yang di
sertifikasi oleh program Joint Financial Management Improvement dari pemerintah
Amerika Serikat.
Manfaat ERP
Selain mengintegrasikan semua aktivitas organisasi, ERP telah mengerjakan praktik
yang teraik yang telah terbukti di dunia nyata. Setidaknya paket software ERP telah
menggabungkan lebih dari ribuan praktik
ERp juga memungkinkan standar organisasional. Tampilan antar muka, urutan dari
operasi dari sebuah proses dan prosedur perawatan system dapat menjadi standard
yang umum dari seluruh organisasi.
ERP meningkatkan informasi manajemen dengan memiliki database tunggal
dibandingkan database jamak dan multi system, karena sumber data yang terpusat
inilah ERP dapat menyediakan informasi online dan real-time dan memfasilitasi
komunikasi dalam dan antar organisasi dan gabungan keduanya.
Pemicu ERP
Dari sudut pandang bisnis, factor yang menjadi pemicu organisasi untuk
mengimplementasikan ERP diantaranya :

Kepuasan pelanggan
Proses yang lebih efisien
Memenuhi kebutuhan proses bisnis reengineering
Tantangan kompetitif
Kekurangan tenaga kerja

Dari sudut pandang teknologi, yang menjadi pemicu termasuk :

Menunjuk permasalahan Y2K

Kebutuhan akan system yang terintegrasi yang mana sulit untuk dilakukan
dengan menggunakan system sebelumnya.
Modernisasi hardware dan software system
Dan kebutuhan untuk kolaborasi secara online

Siapa Pengguna ERP?

Di sector swasta, sekitar 70% dari 1000 perusahaan raksasa telah
mengimplemtasikan ERP. Perusahaan raksasa termasuk Microsoft, IBM, General
Motors, Hewlett Packard, CSX, Boeing dan Mercedes-Benz.
Isu kunci ERP
Isu proses menekankan antara apakah organisasi akan mengikuti praktik yang
didikte oleh software atau organisasi menyesuaikan software untuk sesuai dengan

Chandra Wijaya - 26560

proses yang sekarang ada. Dalam kondisi pertama, tindakan tersebut akan
menyebabkan perubahan proses bisnis yang cukup besar. Hal ini akan
menghasilkan kekacauan yang cukup besar, terutama dalam hal isu manusia.
Dalam halnya keadaan yang kedua, implikasinya termasuk biaya yang besar,
tambahan kebutuhan perawatan dan kaitannya dengan upgrade dan masalah
kesesuaian.

Permasalahan manusia (SDM) termasuk perlawanan karyawan yang membutuhkan

pelatihan ulang dan orientasi ulang sebagai bagian dari para karyawan dan
manajemen. ERp sering kali membutuhkan saringan kumpulan data yang lebih
anyak dari system sebelumnya. Oleh karena itu menambah beban kerja para
karyawan. Isu kunci yang melibatkan retensi karyawan. Sebagai antisipasi dari
implementasi ERP, beberapa karyawan dapat keluar dari organisasi karena
tingginya permintaan programmer dan pelaksana ERP yang berpengalaman.
Keamanan juga termasuk isu karena para karyawan dihadapkan data perusahaan
secara keseluruhan ketimbang batasan departemental atau system sebelumnya.
Permasalahan teknologi termasuk sulitnya memindahkan data dari system lama ke
database ERP.
Permasalahan keuangan yang fatal adalah tingginya biaya software ERP. Umumnya
rentang biaya antara US $400.000 - $300 Juta. Dapat di estimasi, total biaya per
pengguna adalah US $53.320. terdapat biaya tersembunyi yang tinggi dengan
implementasi ERP termasuk pelatihan, integrasi dan pengetesan, konversi data,
analisis data, biaya konsultasi dan pergantian.
Cerita Mengerikan ERP
Seiring meningkatnya teknologi, ERP mempunyai bagian kekurangannya. Berikut
gambaran dari bencana yang terbaru dari gagalnya ERP di sector swasta :

Hershey Foods penurunan pendapatan sebesar 19% yang diakibatkan dari

implementasi ERP yang tidak cakap yang mendatangkan malapetaka
distribusi ketika musim yang paling menguntungkan di amerika, yaitu
Halloween.
FoxMeyer Drugs perusahaan distribusi obat ini akhirnya menyatakan
bankrupt setelah gagal mengimplemtasikan ERP.
Whirlpool implementasi ERP menghancurkan system pengiriman,
penumpukan perlatan di dermaga muatan dan tidak mengirimkan ke
pelanggan yang telah membayar dalam delapan minggu secara penuh.
Volkswagen keterlambatan pengiriman part (bagian) menyebabkan biaya
persediaan produk meningkat.

Telah di perkirakan bahwa setengah dari permasalahan dari bencana ERP bukanlah
masalah teknis melainkan sekitar orang dan budaya. Beberapa dari kegagalan
tersebut disebabkan nya buruknya perubahan manajemen sebagai bentuk dari
pelatihan yang tidak cukup. Pelatih harus memahami proses system lama dan

Chandra Wijaya - 26560

mengetahui bagai mana untuk mentranlasasikan proses tersebut ke dalam proses
yang baru yang disebeut ERP.
Cerita horror tersebut menunjukkan beberapa poin penting untuk dipertimbangkan.
Pertama, terdapat perlunya untuk merencanakan dan melaksanakan
implementasi ERP secara hati hati, Karena kegagalan dapat menciptakan
malapetaka.
Kedua, vendor ERP jarang mendiskusikan kegagalan tersebut (kecuali mereka
melibatkan pesaing) oleh karena itu, anda harus dapat melihat menembus
hype dan memahami konsekuensi yang mungkin terjadi dari implementasi
ERP.
Terakhir, cerita horror tersebut dapat dijadikan pengalaman berharga,
menjaga pengguna lainnya untuk jatuh di jebakan yang sama.
Strategi Implementasi
Langkah implementasi di ringkas dibawah ini, digunakan sebagai panduan, teknik
percepatan implementasi yang digunakan oleh konsultan SAP. Mereka memasukkan
:

Persiapan Projek
Menentukan strategi implementasi dan mengorganisir tim projek,
menentukan luas lingkup system, mengidentifikasikan permintaan teknis,
memilih hardware dan vendor database dan mendapatkan persetujuan
umum dari stakeholder.
Blueprint Bisnis dan realisasi
Menciptakan desain teknis dan berdasarkan desain ini mengkonfigurasi
software ERP. Berdasarkan permintaan, mencoba software, menginstall
system produksi, memulai strategi perencanaan pemindahan data dari
system lama.
Persiapan Akhir
Memeriksa pengaturan system, mengetes system melalui kunci proses bisnis
dan menyiapkan help desk.
Go Live and Support
Memulai system produksi, memastika ketersediaan, memantau kunci proses
bisnis, mengatur help desk dan menentukan strategi jangka panjang