Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang
isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat
membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel,
Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.
Selain itu:

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila
kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja
yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih
kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut
dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

* Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama
Data Surat.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

* Tahap II Membuat Dokumen Master

2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan
dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:
menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

* Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

4. Selanjutnya kita akan memilih data source.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog
Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog
Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian
klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup
Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan
seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua
<<data field>>.

Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama
dan sebagainya.

Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.

Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source
dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

 Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan
perubahan yang diinginkan.

* Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

 Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang
dipilih saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen

baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

Membuat mail merge di MS WORD 2007

Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft
word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada
Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail
merge pada Microsoft Word 2007:
1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

2. Pilih menu Mailings

3. Pilih menut start Mail Merge

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard

5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe
dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang
ada di bawah.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen
yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan
menekan tombol next yang ada di bawah.
7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan
atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub
menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

9.Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan
menu Delete.

10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi
kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan
menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat
gambar)

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

10

11.

Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan
dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy,
Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK

12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat,
misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge.
Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang
dimasukan pilih lah OK.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

11

13. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik
nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.
14. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

15. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata
kepada.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

12

16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results

hasilnya :

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

13

Cara membuat mail merge Ms. Word dan Excel

1. Langkah pertama yang harus kita lakukan yaitu kita masuk ke Ms. Excel, setelah
itu kita beri nama Sheet yang akan kita gunakan sebagai tempat penyimpanan
data, seperti pada gambar dibawah ini :

Rename Sheet
2. Setelah kita memberi nama sheet sesuai dengan langkah di atas, lalu kita buat
tabel yang kita inginkan sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh bisa dilihat
pada gambar dibawah ini :

Tabel
3. Setelah membuat tabel dan data telah di isi, maka simpan file Ms. Excel tadi
sesuai dengan nama file yang di inginkan.
4. Langkah selanjutya kita buka Ms. Word, pada Ms. Word ini kita akan membuat
format baku yang akan kita gunakan sesuai dengan kebutuhan yang akan kita
gunakan. Sebagai contoh, dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini:

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

14

Format pada Ms. Word

5. Setelah format telah selesai kita buat, pada Ms. Word kita pilih menu Mailings
>> Start Mail Merge >>Step by Step Mail Merge Wizard.

Menu Mailings
6. Lalu akan muncul menu disamping kanan Ms. Word, Selanjutnya pada menu
Select Document Type, pilih Letters >> Next:Starting Document.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

15

Document Type
7. Selanjutnya pada menu Select starting document, pilih Use the current document
>> Next:Select Recipients

Starting Document
8. Pada menu Select recipients, pilih Use an existing list, selanjutnya pilih file Ms.
Excel yang disimpan tadi pada menu Browse, pada saat kita membuka file Ms.
Excel yang telah kita simpan tadi, akan mucul sheet yang ada pada file Ms. Excel
tadi. Selanjutnya kita pilih sheet yang telah kita berinama tadi tempat data
tersimpan. Setelah dipilih , lalu lanjutkan dengan memilih Next: Write your letter
KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

16

Recipients

Pilih Sheet
9. Selanjutnya untuk memasukan data pada format yang telah kita buat tadi pada
Ms. Word, arahkan kursor pada format yang telah kita buat sesuai dengan jenis
data yang akan kita tampilkan,lalu kita pilih tab Insert Merge Field. Pada tab ini
akan muncul kolom-kolom yang telah kita buat pada Ms. Excel tadi. Lalu pilih
kolom-kolom tadi sesuai dengan format yang telah kita buat pada Ms. Word agar
data yang telah kita buat pada Ms. Excel dapat ditampilkan pada Ms. Word.
Contoh seperti pada gambar berikut :

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

17

Menghubungkan file Ms. Excel dengan Ms. Word

10. Untuk menampilkan data , pilih menu Preview Results, maka akan tampil data
yang ada pada Ms. Excel tadi. untuk melihat data selanjutnya, dapat dilakukan
dengan cara menekan tombol anak panah disamping menu Preview result sesuai
dengan nomor yang kita inputkan sebelumnya pada Ms. Excel. Contoh seperti
pada gambar dibawah ini :

Menampilkan Data
Demikian tips yang dapat saya berikan pada kesempatan kali ini. Saya rasa tidak terlalu
susah untuk dicoba oleh kawan-kawan semua. Semoga tips pada kesempatan kali ini
dapat berguna bagi kawan-kawan sekalian.
Kata Bijak Hari ini : Kalau cuma bicara mimpi, kita tak akan bisa melihat kenyataan .
Good Luck untuk kawan-kawan semua dan Yakin Usaha Sampai.

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

18

Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Ms.Word : Buat dahulu dokumennya

atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive. Pilih Mailings
pada Menubar. Pilih Start Mail Merge. Pilih Step by Step Mail Merge Wizard.... Lalu
akan muncul kolom Mail Merge Select Document Type disebelah kanan dan pilih
Letters karena kita baru membuat dokumen. Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik
Next: Starting Document Lalu akan ke step berikutnya Select Starting Document dan
pilih Use The Current Document. Klik Next: Select Recipients. Lalu akan ke step
berikutnya Select Recipients dan pilih Type A New List (bila baru dibuat
dokumennya). Klik Next: Write Your Letter. Lalu akan muncul kolom New Address
List dan Pilih Cuctomize Columns.... Lalu akan muncul kolom Customize Address
List. Hapus semua Field Names sampai kosong. Lalu klik Add.. dan isi dengan
keperluan kita. Contoh: Nama. Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang
kita butuhkan selesai. Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa
yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik Rename.... Lalu klik OK. Lalu kolom
New Address List akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon,
Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik New Entry. Setelah diisi
dengan lengkap, klik OK dan akan muncul kolom Save Address List dan kita edit file
namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma. Setelah
sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom Mail Merge Recipients. Bila kita
ingin mengurutkan maka klik Sort... dan akan muncul kolom Filter and Sort. Pilih
apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih Ascending maka akan
berurut dari huruf awal akhir (A-Z) dan bila kita memilih Descending maka akan
berurut dari huruf akhir awal (Z-A). Lalu klik OK. Setelah itu akan berurutan
berdarkan nama. Lalu klik OK. Lalu klik Next: Write Your Letter. Arahkan kursor
setelah peserta, lalu klik Insert Merge Field pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor
setelah Nama, lalu klik Insert Merge Field pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor
dibawah peserta, lalu klik Insert Merge Field pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor
dibawah alamat, lalu klik Insert Merge Field pilih Kode Pos dan insert. Lalu pilih
Preview Result dan dokumen akan menjadi seperti gambar dibawah ini: Bila ingin
mengubah data, klik tanda ( ) atau klik Next: Preview Your Letters dan klik tanda
(>>) pada step 5. Lalu klik Next: Complete The Merge. Mail Merge selesai dan dapat
diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan. (Pada Step 6 of 6) Sebelum Di
"Insert Mail Field" Sesudah Di "Insert Merge Field" Setelah di "Preview Result"
Diposkan oleh Budi Pratiko di 09.03 Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke
TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Copy and WIN : http://ow.ly/KNICZ

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

19

Mungkin penjelasan ini kurang dapat di pahami. Lebih mudahnya, mari

kita bersama belajar membuat mail merge.
Langkah 1
Ketikan Surat, sebagai contoh singkat seperti di bawah :
------------------------------------------------------------------------------------------Kepada :
Alamat :
Di harapkan kehadiran pada :
Pkl : 15.00 WIB
Di Gelora Olahraga Kita
Atas perhatinnya, kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami

Panitia
-------------------------------------------------------------------------------------------Langkah 2(membuat mail merge)
- Klik menu bar Mailling
- Klik Start Mail Merge
- Pilih Letters

- Kemudian kita Klik Select Recipients

- Pilih Type New List

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

20

- Kemudian akan muncul Windows seperti dibawah :

- Kemudian kita klik tombol Customize Columns, karena kita hanya

membutuhkan 2 field, yaitu Nama dan Alamat
- Setelah kita klik tombol Customize Columns, akan muncul
kotak dialog seperti di bawah,

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

21

- Tugas kita disini ilaha menghapus semua field yang ada, dengan
cara klik tombol Delete, dan akan muncul dialog pertanyaan seperti
dibawah,

- Dan kita bias lihat bahwa field Title telah hilang, dan lakukan hal
tersebut hingga field kosong, seperti gambar di bawah,

- Kemudian untuk mengisikan field Nama dan Alamat, kita klik

tombol Add. Lihat gambar di bawah,

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

22

- Dan seterusnya hingga field Alamat, dan klik OK

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

23

- Maka akan muncul dialog seperti dibawah,

- Di dialog ini, kita akan mengisikan data atau nama dan alamt
orang yang akan kita undang, pilih New
Entry (sebanyak
kebutuhan kita), lalu klik OK

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

24

- Kemudian kita harus simpan data yang sudah kita inputkan,

untuk nama terserah anda.

- Setelah selesai kita membuat data, maka kita menginjak langkah

selanjutnya.
Langkah 3
Menjalankan mai merge kita, lihat gambar di bawah,

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

25

- Posisikan kursor kita di isian Kepada, dan kita klik tombol Insert
Merge Field, pilih Nama, dan pilih Alamat untuk isian alamat, maka
akan muncul otomatis seperti terlihat gambar dibawah,

- Kemudian untuk menampilkan data, kita Klik tombol Preview

Result, seperti gambar di bawah,

- Maksud angaka satu adlah, merupakan data ke-1, dan untuk

melihat berikutnya, klik tombok Next, lihat gambar di bawah,

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

26

Dan undangan siap di print tanpa harus merubah atau mengulangi

penulisan surat.
Mungkin ada beberapa diantara kita yang sedikit atau malah tidak
paham dengan tutorial ini. Diharap untuk maklum.
Selamat Mencoba untuk teman-teman.
Meski Sedikit, Semoga bermanfaat ^_^

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI-A (ATA-2011/2012- MAILMERGE

27