PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

PENGENDALIAN REKAMAN
KEGIATAN
No. Dokumen :
SOP/ADMIN/27
No. Revisi

SOP

: 00

Tanggal Terbit : 23 1 2016

Halaman

: 1/2

PUSKESMAS

dr. Wibowo

SUMOBITO

1. Pengertian

NIP. 19610403 198902 1 004

Pedoman dan prosedur penyelenggaraan Program/Upaya Puskesmas dan

kegiatan pelayanan Puskesmas disusun, didokumentasikan, dan dikendalikan.
Semua rekaman hasil pelaksanaan Program/Upaya Puskesmas dan kegiatan
pelayanan dikendalikan.

2. Tujuan

Untuk memastikan bahwa prosedur kerja dan rekaman di dokumentasikan dengan baik
dan dikendalikan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.

3. Kebijakan

SK kepala Puskesmas No 188.4/33/415.25.19/2016

4. Referensi

Pedoman penyusunan Dokumen

5. Alat dan Bahan

1. Alat

:-

2. Bahan : 6. Prosedur

1. Usulan Dokumen Baru/Usulan Perubahan Dokumen Internal

a.

Usulan pembuatan dokumen baru/usulan perubahan dokumen

yang sudah ada dilakukan dengan menggunakan Formulir Usulan
Perubahan Dokumen. Jika diperlukan lampirkan draft perubahan
yang diinginkan beserta formulir Usulan.

b.

Formulir yang sudah diisi beserta draft, jika ada, diserahkan ke

bagian Tim Manajemen Mutu yang selanjutnya diajukan ke pihak
bagian/department yang terkait untuk direview dan disetujui.
Lihat Protap Sistem Penomoran dan Pengesahan Dokumen. Halhal yang perlu direview oleh pihak departemen adalah:

Apakah perubahan/dokumen baru memang diperlukan

Kebenaran informasi yang tertera di dalamnya

Setelah pihak departemen terkait menyetujui tanda tangani

formulir

Usulan kemudian serahkan formulir

ke Tim

Manajemen Mutu untuk diperiksa. Jika disetujui maka tanda

tangani formulir Usulan. Hal-hal yang perlu diperiksa oleh

Tim Manajemen Mutu adalah:

Apakah perubahan dokumen tersebut mempengaruhi

dokumen yang lain

Apakah

telah

memenuhi

persyaratan

Elemen

Penilaian
c.

Tim Manajemen Mutu segera mengubah atau membuat dokumen

yang diminta.

2. Pengesahan dan Distribusi Dokumen Internal

a.

Setelah dokumen selesai diketik, Tim Manajemen Mutu segera

minta pengesahan ke pihak-pihak terkait sesuai dengan SOP
Penomoran dan Pengesahan Dokumen. Setelah dokumen selesai
ditandatangani stempel master dokumen dengan stempel
INDUK warna biru.

b.

Update Daftar Induk Dokumen dan Catatan Revisi Dokumen

c.

Perbanyak dokumen dan Catatan Revisi Dokumen sesuai dengan

Daftar Distribusi Dokumen.

Stempel dokumen copy dengan

stempel TERKENDALI warna merah.

d.

Distribusikan dokumen dan tarik dokumen revisi dengan Formulir

Ekspedisi Distribusi Dokumen .

e.

Hancurkan dokumen copy yang kadaluarsa. Dokumen Master

yang kadaluarsa disimpan selama satu periode dan diberi stempel
KADALUARSA warna merah.

3. Penerimaan dan Distribusi Dokumen Eksternal

a.

Jika ada dokumen eksternal yang diterima, maka

Tim

Manajemen Mutu meregister dokumen dalam Daftar Induk

Dokumen .
b.

Diskusikan dengan Tim Manajemen Mutu mengenai distribusi

dokumen tersebut.

Tuliskan dalam kolom keterangan daftar

distribusi dokumen tsb.

7. Bagan Alir

8. Hal-hal yang Perlu

diperhatikan
9. Unit terkait
10. Dokumen Terkait

- Formulir Usulan Perubahan Dokumen

- Protap Sistem Penomoran dan Pengesahan Dokumen
- SOP Penomoran dan Pengesahan Dokumen
- Daftar Induk Dokumen
- Catatan Revisi Dokumen
- Daftar Distribusi Dokumen
- Formulir Ekspedisi Distribusi Dokumen

11. Rekaman Historis

Perubahan

NO

Yang Diubah

Isi Perubahan

Tanggal mulai diberlakukan