A.

SISTEM INPUT
Sistem input terbagi dua :
1. Sistem Input Berbasis Kertas .
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi berdasarkan pada
dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut
dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk
diproses. Fase input
terdiri dari :
a. Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan di siapkan secara manual. Dokumen sumber yang
telah terisi lengkap secara periodic di kumpulkan dan di kirim ke departemen pengolahan
data untuk di masukkan ke dalam sistem komputer.
b. Pengiriman Dokumen sumber ke bagian Pengolahan Data
Batch control total dan register data yang di kirimkan merupakan pengendalian dasar
atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan
data..penggunaanbatch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output
merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi organisasional.
Data entry.Setelah dokumen sumber (seperti faktur) di terima oleh departemen
pengolahan data, dokumen tersebut secara manual di ketikkan menggunakan terminal data
atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk.
Teknik Program Editing Data.Pengeditan data bisa jadi di terapkan untuk setiap
struktur data (karakter, field, record, dan file). Penggunaan pengujian edit terprogram untuk
memisahkan data yang lolos limit test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil
menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk
dapat di audit setelah proses pengolahan data selesai.

Tabel Ilustrasi Editing Data

Editing Data

Deskripsi

Contoh

Completeness check

Pengecekan untuk memastikan

Setiap field didalam sebuah

bahwa field yang harus di isi

record dicek untuk memastikan

memang telah diisi, jika belum

tidak ad data yang kosong

diisi , tidak akan dapat diproses

Field Format Check

Pengecekan bahwa setiap

Setiap karakter dari field

karakter di dalam sebuah field

nomor vendor dicek untuk

memiliki tipe data yang benar

memastikan bahwa data yang

diinputkan memeng data
numeric

Field length check

Pengecekan dalam sebuah field

Field tanggal didalam format

bahwa data yang di inputkan

tanggal bulan- tahun dicek

memiliki jumlah karakter

untuk memastikan bahwa data

tertentu

yang diinputkan mencakup

enam digit karakter

Field sign check

Pengecekan tanda (positif atau

Field jumlah tagihan yang

negative) suatu field numeric

jatuh tempo disuatu tagihan

untuk memastikan data tersebut

dicek untuk memastiakn field

diisi dengan nilai yang benar

tersebut diisi dengan angka

yang bernilai positif

Limit check

Nilai suatu field numeric

Nilai field jam kerja didalam

dibandingkan dengan batas

kartu waktu dicek untuk

bawah nilai data yang telah

memastikan nilai jam kerja

ditentukan dimuka

tersebut tidak > dari nilai yang

ditetapkan, dalam hal ini 60
jam

Reasonable check

Nilai suatu field numeric

Biaya overhead didalam

dibandingkan dengan field

catatan produk dalam proses

numeric yang lain didalam

dicek untuk memastikan angka

record yang sama

biaya overhead tersebut tidak >

dari 200% field biaya tenaga

kerja
Valid code Check

Mencocokan nilai suatu kode

Field kode vendor divalidasi

dengan file table yang memuat

dengan mencocokan kode

nilai kode yang legal

vendor ke file table yang

memuat kode pemasok yang
valid

Check digit

Validasi kode numeric dengan

System POS memvalidasi

pengguanaan algoritma check

kartu kredit dengan

digit

menghitung ulang kebenaran

check digit didalam nomor
rekening pelanggan

Combination field check

Nilai sebuah field dibandingkan

Field kode transaksi

dengan field lain untuk

dibandingkan dengan field

memastikan adanya validasi

kode department.kode
transaksi tertentuhanya valid
untuk departemn tertentu

Internal label check

Label file internal dibaca untuk

Kode file didalam label

memvalidasi karakteristik

internal dicek oleh program

sebuah file

panggajian untuk memastikan

bahwa file tersebut memeng
file penggajian

Sequence check

Record count check

Sebuah file didalam

Urutan nomor faktur di

serangkaian record dicek

verifikasi pada saat file faktur

urutannya

diproses

Jumlah record didalam sebuah

Jumlah record kartu waktu

file dihitung selama

yang diproses dicocokan

pemprosesan data dan

dengan total input dari

dicocokan dengan

departemen penggajian

pengendalian input

Hash total check

Hash total suatu field didalam

Hash total dari nomor kode

sebuah file dihitung selama

karyawan dihitung selama

pemprosesan data dan

pengolahan data dan

dicocokan dengan

dibandingkan dengan

pengendalian input

pengendalian input dari

departemen penggajian

Financial total check

Financial total suatu field

Total jumlah faktur dollar dari

dalam suatu file dihitung

faktur yang diproses dihitung

selama pemprosesan dan

dan dicocokan dengan total

dicocokan dengan

yang diterima dari dapartemen

pengendalian input

penagihan

2.Sistem Input Tanpa Kertas

Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online, transaksi
direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikan dokumen
sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi
dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas
adanya hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.
Sistem ini terbagi dua :
a.Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan
transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry online dan sistem
identifikasi otomatis seperti point of sales (POS). Sistem ini diproses melalui dua fase :
i. Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh pada
sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam
sistem.
ii. Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data.
b.Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia
Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir
tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini
adalah networked vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar

POS.Aplikasi pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah
electronic data interchange (EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
B. SISTEM PEMROSESAN
1. Sistem Pemrosesan Berbasis-Kertas
Secara virtual, semua sistem berbasis-kertas dalam pengolahan atau pemrosesan
transaksi biasanya berorientasi batch.Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch, transaksi
direkam ke dalam komputer secara per kelompok.Batch ini diproses secara periodik.
Pemrosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. Sistem ini tepat
dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan
hanya secara periodik.
Kelemahan utama dari sistem pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up-todate dalam rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya.
a. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan pemrosesan
file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam sistem seperti itu
biasanya mencakup beberapa tahap :
i. Mempersiapkan file transaksi . Pertama, melakukan editing data dan validasi.
Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.
ii. Memperbarui master file : record di dalam file transaksi dan master file (buku
pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru
untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
iii. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di
dalam master file.
iv. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.

Gambar dibawah ini menggambarkan garis beras pemrosesan datatransaksi di dalam sistem
akuntansi pemrosesan batch berbasis kertas
Pengelolaan
Order
Proses Bisnis

Pelanggan

Pengadaan

Produksi

Pengeluaran kas
5

Sekelompok

Data

Data

Data

Data

Penjualan

Pembelian

Produksi

Pembayaran

Proses

Proses

Proses

Proses

Komputer

Komputer

Komputer

Komputer

Transaksi
Posting
Ke buku
Pembantu
Ayat Jurnal

Debet piutang

Debet

Debet

Debet utang

dagang kredit

pembelian

persediaan

dagang

penjualan

kredit utang

kredit biaya

kredit kas

dagang

Transaksi buku besar

Posting ke buku besar

Proses
Komputer

Laporan keuangan

Gambar 3. Garis besar pemrosesan batch data akuntansi

Pemrosesan batch kerap kali melibatkan pengorganisasian master file sesuai urutan
waktu. File ini biasanya disimpan dalam perangkat penyimpanan akses langsung. Pada
gambar dibawah ini diilustrasikan garis besar tahapan pemrosesan batch berbasis kertas
dengan organisasi file berurutan yang dimulai dari proses input data, yaitu sebagai berikut :

File
Terminal

Faktur

Memproses

data

Fak

transaksi

Program
editing data

Mencocokkan

batch

input

File

transaksi

File data

Diurutkan sesuai

Data

yang baik

urutan pada

pengendalian

master file

File
Data yang

Laporan
pengendalia

Master

transaksi

file

diurutkan

ditolak

lama

Prosedur
pengendalian

Rekonsilisasi

Laporan

Memperbar

pengendali

ui master

an

file

Master

File

Master

file baru

transaks

file lama

Disimpan untuk backup

Menyiapkan File Transaksi .

Berdasarkan gambar diatas, sekelompok dokumen diinputkan (1), diproses sehingga

menghasilkan transaksi (2), dan dicocokkan dengan pengendalian batch(3) untuk memastikan
bahwa tidak ada dokumen yang tidak diproses. Batch control total biasanya dibuat oleh
penguna dan disertakan dengan dokumen input yang kemudiann akan direkonsiliasi oleh
fungsi entry data sebelum data tersebut diproses. File transaksi hasil proses disimpan dalam
disk(4). File ini diproses dengan program edit (5) untuk menyeleksi data sebelum pemrosesan
lebih lanjut. Selain menyeleksi data, program edit (5) juga harus mengakumulasi batch
control total total data input setelah revisi, karena data input dikelompokkan menjadi dua
kelompok yaitu data yang baik-data yang telah melewati program edit, dan data yang ditolak.
Data yang ditolak harus disimpan sementara sampai data tersebut dibetulkan. Laporan
pengendalian sebagai output dari program edit berguna sebagai data untuk merekonsiliasi
hasil program edit dengan batch control total yang dibuat oleh pengguna, pad awal proses.

File data transaksi yang telah diedit(6) diurutkan sesuai dengan urutan data di dalam
master file (7) untuk memfasilitasi proses pencocokan data yang diperlukan dalam upaya
melakukan pemrosesan file berurutan yang efisien.

Memperbarui Master File.

Sekali data transaksi telah diedit dan diurutkan(8), data tersebut diproses ke master

file yang ada (9) dengan menggunakan program aplikasi piutang dagang(10). Program
pembaruan master file memposting detail transaksi piutang dagang ke master file piutang
dagang. Master file baru (11) merupakan master file yang akan digunakan untuk membuat
laporan dan informasi lainnya. Master file ini merupakan buku pembantu. Data transaksi(12)
dan master file yang lama disimpan untuk pengendalian backup. Laporan pengendalian (13)
yang dicetak setelah semua proses selesai, direkonsiliasi(14) dengan laporan batch control
total yang dihasilkan program editing. Rekonsiliasi control total input dan output dapat
dijalankan oleh departemen pengguna, unit pengendalian khusus, atau bagian audit internal.
Laporan pengendalian biasanya mencakup satu daftar rician transaksi yang diproses ke
master file.
Pada gambar diatas juga mengilustrasikan, master file yang lama dan file transaksi
harus disimpan untuk backup(15). Jika master file yang baru hilang atau ada kesalahan,
proses dapat diulang kembali dengan menggunakan data master file dan file transaksi.
Konsep backup ini disebut son-father-grandfatherretention. Setiap versi dari master file
dianggap sebagai satu generasi. Gambar dibawah akan menunjukkan bahwa master file yang
lama yang digunakan sebagai input dalam proses pembaruan merupakan father. Output dari
proses adalah son-selaku master file yang baru. File son akan menjadi input untuk proses
pembaruan berikutnya. Oleh karena itu, son akan menjadi father dan akan lahir son yang
baru. Master file yang merupakan backup dari proses pembaruan sebelumnya menjadi file
grandfather.

Master file

Father

File diperbarui

File

yang lama

pembaruan
berikutnya
Grandfather

File master

Son

Master file
yang baru

backup

Gambar 6 (master file son-father-grandfather)

Memperbarui Buku Besar

Data yang dimiliki oleh setiap organisasi harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan

dan dimasukkan ke dalam catatan yang sesuai untuk memudahkan membuat laporan
keuangan.Dalam system buku besar yang terkomputerisasi ada dua aspek utama.Aspek
pertama adalah pemrosesan langsung program buku besar, yang biasanya dijalankan sekali
dalam sebulan. Sedangkan aspek kedua adalah pemrosesan pada system aplikasi komputer
yang lain untuk menyediakan input bagi system buku besar. Tugas yang harus dilakukan
untuk mendesain system buku besar adalh membuat ayat jurnal atas semua data yang telah
dikumpulkan, yang diperlukan untuk membuat laporan keuangan. Pendekatan yang serupa
adalah , setiap system aplikasi yang relevan akan menghasilkan transaksi buku besar yang
nantinya akan digunakan sebagai input. Melakukan hal ini berarti menggunakan file transaksi
yang terpisah di dalam system buku besar.
Ringkasan informasi yang diperlukan untuk membuat ayat jurnal akan dicetak setelah
pmrosesan buku pembantu selesai. Ringkasan informasi ini akan digunakan untuk
memperbarui suatu buku besar secara manual, atau infornasi ini bisa juga menjadi input dari
proses system buku besar yang terkomputerisasi. Alternatif lain adalah ayat jurnal standar
dapat berupa output dalam bentuk machine-readable.
Semua perubahan terhadap buku besar harus didokumentasikan dengan ayat jurnal.
Format ayat jurnal pada organisasi biasanya memuat nomor dan tanggal ayat jurnal ,
9

pengendalian dank ode rekening, serta jumlah debet dan kredit. Nomor ayat jurnal dibuat
untuk memberi kode jenis transaksi.Kolom ID dirancang untuk merekam informasi, apakah
jurnal tersebut merupakan jurnal biasa atau jurnal pembalik. Kolom rekening dan jumlah
debet kredit digunakan untuk mencatat transaksi dan nilai transaksi.
Ayat Jurnal
Nomor

Bulan

Rekening

Tahun

Debet

ID

Kredit

Diterima dari :
Gambar 7(Format Ayat Jurnal)

Memperbarui File Buku Besar

Berikut ini disajikan flowchart system yang mengilustrasikan proses pembaruan buku

besar yang biasa diterapkan di perusahaan :

Ayat jurnal

input

10

- - batch
control
Dari buku besar

File Transaksi

Ke buku besar

Input

Untuk dikoreksi

tidak

Mengurutkan

d file

transaksi

File

Program

tabel

edit

valid

Batch control

Sorte

Laporan

file data yang valid ( ayat jurnal)

pengendali
an
File

Member kode

tabel

baris dan

Mengurutkan

Rekama

File data

Master

yang

lama

laporan

valid

dan
Program

memproses

memperbarui
buku besar

Laporan
ayat jurnal
Master

File data

Master

baru

yang

lama

valid

11

Gambar 8. Flowchart system menunjukkan pembaruan buku besar

Pada gambar diatas, ayat jurnal diterbitkan oleh departemen buku besar. Ayat jurnal
digunakan untuk membuat file ayat jurnal yang diedit dengan program untuk mengecek
kelayakan jurnal dan nomor rekening, serta untuk menentukan apakah rekening tersebut
sudah benar sesuai dengan jenis jurnalnya. Data yang tidak valid dilaporkan sebagai
pengecualian dan dikembalikan ke sumber semula untuk dibetulkan dan diinput ulang
kedalam system. File ayat jurnal yang telah diedit akan diurutkan dan disusun untuk
menghasilkan berbagai laporan. Transaksi ayat jurnal yang ada saat ini diproses dengan
master file buku besar bulan lalu dengan tujuan untuk memperbarui master file dan
menghasilkan buku besar periode saat ini.
Pemrosesan data akuntansi dengan komputer merupoakan prosedur yang terdiri dari
dua tahap. Tahap perrtama adalah membuat laporan preliminary, yang akan dikirim ke
departemen akuntansi untuk dikaji ulang dan diaudit serta dibandingkan dengan daftar ayat
jurnal dan daftar buku besar. Setelah audit, pembetulandata serta penambahan data, tahap
kedua adalah menjalankan program untuk menghasilkan daftar final dan jadwal keuangan
serta menyiapkan berbagai laporan.
Pembuatan laporan memerlukan kaitan antara rekening buku besar dengan laporan
yang akan ditampilkan(line coding). Line coding adalah langkah procedural yang biasanya
dilaksanakan dengan membuat table lookup antara file buku besar yang telah diperbarui
dengan file table line-coding. File table memuat item atau catatan yang bukan bagian dari file
data, tetapi merupakan bagian integral dari fungsi pemrosesan. Hasil prosedur line-coding
adalah file laporan yang akan dicetak dan didistribusikan kepada pengguna.

Laporan Buku Besar .

Selain laporan keuangan dan jadwal , laporan system buku besar akan mencakup kelima item
berikut :

Ayat jurnal dalam urutan tertentu

Ayat jurnal dalam rekening umum
Buku besar per nomor rekening
Ringkasan buku besar
Neraca saldo

Buku besar per nomor rekening merupakan ringkasan aktivitas bulan ini didalam
buku besar.Ringkasan buku besar merupakan ringkasan sampai tanggal hari ini, dan neraca
12

saldo adalah ringkasan saldo buku besar sampai dengan tanggal hari ini dalam format neraca
saldo.
b. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Proses batch dapat juga dilakukan dengan pembaruan akses-acak. Pada banyak
system, khususnya system akuntansi berorientasi system manajemen database, dan bukan
system akuntansi yang berorientasi file-indeks dibuat untuk file buku pembantu maupun file
buku besar.Indeks memungkinkan pengguna mengakses suatu rekening dengan cepat.Sebagai
contoh, program query interaktif menggunakan file indeks untuk membantu pengguna akhir
menentukan dengan cepat lokasi rekening pelanggan. Indeks tersebut dapat juga digunakan
untuk memperbarui file.
Pembaruan dengan file akses-acak lebih sederhana dibandingkan pembaruan aksesberurutan. Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang
sama seperti urutan data didalam master file, juga tidak perlu membuat file master baru.
Setiap record dalam file transaksi dibaca satu demi satu dan digunakan untuk memperbarui
record terkait didalam master file. Tahapan yang dijalankan yaitu :
Sebuat record didalam file transaksi dibaca.
Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak ( dengan
menggunakan indeks) record yang terkait didalam master file
Record dalam master file diperbarui didalam memori yang kemudian ditulis ulang
kedalam file data.
Backup master file dibuat sebelum pembaruan dimulai dan register transaksi juga
mesti dibuat saat pembaruan berlangsung.
c. Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Sekelompok bukti pembayaran dari pelanggan dimasukkan melalui terminal data dan
diposting dengan pembaruan file akses-acak langsung ke dalam file piutang dagang.
i.

Aplikasi Faktur Baru

Aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara periodic ke

dalam file piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk dapat merefleksikan adanya
tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang. Laporan ringkasan pengendalian dibuat,
dikaji ulang dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti
Ipenerimaan kas harian. Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data tagihan
yang baru, file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian
ii.

Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas

13

Pembayaran pelanggan diterima dalam satu kotak pos khusu yang memisahkan
penerimaan cek dari surat-surat yang lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus
menangani cek pada saat cek tersebut diterima. Saat cek dibawa dari kantor pos, cek
diserahkan ke bagian pengendalian. Karyawan di bagian tersebut memberi cap pada cek
tersebut. Karyawan kemudian menjumlahkan seluruh cek yang diterima dengan mesin
penjumlah dan pembuat slip setoran. Hal ini berguna sebagai bentuk pertanggungjawaban cek
yang diterima.Pada saat cek disetorkan ke bank, slip setoran yang telah divalidasi oleh bank
dan tape dari mesin penjumlah diarsip untuk nantinya direkonsiliasi dalam ringkasan kas.
Demi kemudahan penanganan, pengendalian dan rekonsiliasi, cek dikelompokkan
dengan jumlah maksimal 30 cek dalam tiap kelompok.Saat cek siap untuk diproses, operator
terminal meminta akses ke dalam system piutang dagang melalui terminal jaringan. Operator
mengetikkan kode keamanan yang unik dan nomor kode karyawan serta mengidentifikasi
tipe transaksi yang akan diproses.
Aplikasi keamanan, yang mengendalikan akses ke seluruh aplikasi, mengecek apakah
operator tersebut memang pengguna yang berwenang untuk mengakses system dan karyawan
tersebut memang memiliki hak untuk mengakses transaksi yang diminta.Pengelolaan piutang
dagang mendelegasikan otoritas atau melarang memproses transaksi, tetapi aplikasi
keamanan membatasi manajemen untuk mendelegasikan transaksi yang berada dalam
cakupan wewenang manajemen tersebut dan untuk mendelegasikan tanpa melanggar prinsip
pemisahan tugas yang baik.

14

2. Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

a. Pemrosesan Bacth dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan Batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam
sistem berbasis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen
elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch
dijalankan secara periodik. Penbaruan file berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.
i. Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan
real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi
diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.
Transaksi tidak diakumulasi per kelompok tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi
langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file
akses-acak. Pemrosesan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi disebut
pemrosesan real-time, langsung, dan segera. Pemrosesan segera saat transaksi diinputkan
merupakan karakteristik utama OLRS. Master file selalu baru karena mester file diperbarui
segera setelah data transaksi diinputkan. Respons terhadap pertanyaan pengguna dapat segera
dijawab karena informasi di dalam file yang dapat diakses secara acak dapat diakses dengan
cepat.

15

ii. Tipe Pemrosesan pada OLRS.

Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para pengguna, pada sistem
respon/inquiry, tidak meninput data untuk pemrosesan, mereka hanya meminta informasi.
Sistem respon/inquiry hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna
untuk menyediakan informasi.
Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi secara aktif dengan data input.
Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok.
Pengguna pada sistem pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input,
sebagaimana yang mereka lakukan di dalam sistem data entry. Perbedaan sistem pemrosesan
file dengan sistem data entry adalah sistem pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan
langsung memproses data ke dalam master file yang relevan.
Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi, pengguna juga
berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem pemrosesan penuh dengan sistem
pemrosesan file adalah sistem pemrosesan penuh satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan
seluruh transaksi pada saat transaksi diinputkan ke dalam sistem.
iii. Tingkat Ekonomis OLRS.
Sistem reservasi online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan file rekening
konsumen di sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan OLRS.
Kekuranga OLRS dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang sangat
tinggi dan operasi sistem yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebih sensitif terhadap
kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak, juga lebih rentan terhadap kesalahan
pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan atau kecurangan input data. Tidak berfungsinya
perangkat keras dan perangkat lunak pada OLRS akan langsung berpengaruh terhadap
pengguna. Transaksi yang tidak benar pada OLRS akan segera diproses dan bisa jadi
mengontaminasi banyak file yang diperbaharui pada saat bersamaan. Tambah lagi, dampak
dari pemrosesan transaksi yang salah tersebut langsung tersedia bagi pengguna OLRS.
3. Sistem Penjualan Real-Time
Sistem pemjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order penjualan atas item
persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi
level persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru datang pada saat
barang tersebut dibutuhkan atau just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas
penjualan aktual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual.
a

Komponen Sistem Penjualan Real-Time

Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time yaitu:
i.
Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS
di kantor checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian
yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke
dalam persediaan sehinga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali.
Sebuah sistem yang mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara
semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan pada titik
saat penjualan tersebut selesai. Cash register yang diracang khusus disebut terminal
16

point-of-sale. Data dapat dimasukkan secara manual atau secara otomatis melalui
penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenalin UPC
barcode.

Gambar sistem POS real-time

ii.

iii.

Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal
yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh
mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran
yang real-time. Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan
mendapatkan manfaat maksimum dari sistem penjualan real-time.
Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari
komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan sistem
komputer pengecer dan sistem komputer pemasok memungkinkan terjadinya
pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi
pengiriman barang yang cepat. Pelasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer
melaui EDI. Standar EDI publik menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan
mengeliminasi proses referensi silang yang mahal dan rentan terhadap kesalahan. EDI
juga dapat digunakan untuk mentransmisi data penjualan yang direkam di dalam toko
eceran ke pemasok. Katalog yang memuat informasi harga ke pengecer juga dapat
digunakan pemasok untuk mengirimkan secara elektronik dengan memanfaatkan EDI.

b Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

i.

ii.

Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan

Pelanggan secara berkala dikirimi katalog elektronik (melalui EDI) yang
memuatproduk yang ditawarkanpemasok.
MemperkirakanPesananPenjualan Pelanggan
Dalam banyak kasus, perusahaana kanmenganalisis tren penjualan pelanggan dan
memprediksi kebutuhan di masa yang akandatang.
17

iii.

iv.

MenerimaPesanandan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima

Pemrosesan pesanan EDI yang diterimadari pelanggan melibatkan beberapa fase,
seperti:
Penerimaan pesanan secarafisik: pesanan dapat berupa pesan e-mail melalui
sistem mail internal perusahaan atau melaluisistem EDI (mail pihakketiga).
Validasi, deskripsi, dan pengecekan keaslian :entah bagaimana caranya
pesanan diterima, pesanan tersebut harus divalidasi, didekripsi, dan di cek
ke asliannya. Sekalipun pesanan tersebut dienkripsi, amplop elektronik
pesanan kemungkinan tidak dienkripsi.
Mengirim Surat Pemberitahuan BahwaPesanan Telah Diterima
Berikutnya, perusahaan mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim
pesan. Surat pemberitahuan transmisi hanya memuat infromasi bahwa pesan telah

v.

diterima.
Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi
Informasi barang yang dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk

vi.

diproses lebih lanjut.

Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim
Pemberitahuan bahwa barang yang dipesan pelanggan dikirim berguna agar

vii.

konsumen tahu tanggal kapan barang yang dipesanakan diterima.

MengirimBarang
Departemen pengiriman barangakan men-scan item persediaan saat persediaan
tersebut dikemas.

Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time.
Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia.
Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan karena order penjualan
dihasilkan secara otomatis pada saat order pembelian EDI valid diterima oleh sistem. Kedua,
pemisahan tugas ala-tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani
transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam
sistem berbasis-EDI.
C. SISTEM OUTPUT
Sistem output dapat berbasis-kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya.
Sistem yang berorientasi batch dan berbasis-kertas dengan pemrosesan file berurutan
biasanya menghasilkan banyak output. Di sisi lain, sistem tanpa kertas yang online dan realtime cenderung menghasilkan hanya sedikit output. Sistem semacam ini penting di
perusahaan besar karena akan sangat tidak praktis bagi perusahaan besar untuk mencetak
ratusan atau bahkan ribuan record.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan
output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang
oleh supervisor di dalam departemen pengguna untuk mngecek kewajaran dan kualitas
laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.
18

Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi
EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.
Harus dibuat satu prosedur untuk memastikan bahwa semua kesalahan dalam sistem
dilaporkan ke kelompok tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar & Hopwood, 2006, Sistem Informasi Akuntansi , Edisi 9, Yogyakarta : Andi
19

20