SEKILAS TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DISPOSISI ONLINE
DENGAN

SUTEJO, S.Kom

SIMDISPO

VERSI 1.0

SEEINCH Yogyakarta

Nama

Alamat

: Jl. Pucang Adi III no.6 Mranggen Demak 59567

Telpon / WA

: (024) 76743613 / 0815-767 1969

Email

: bangtejos@yahoo.co.id

Website

: www.isakomputer.com

Pendidikan

SUTEJO

Pekerjaan

Biodata

Strata 1 Teknologi Informasi, Unisbank Semarang (2001)

Joint Commission International Practicum (JCI), Singapore (2016)
Kepala Sekretariat RS.Panti Wilasa Citarum Semarang (1990-2011)

Kepala Pemeliharaan Sarana dan Prasarana RS.Panti Wilasa Citarum

Semarang (2012-skrg)

Direktur CV.Isa Teknologi Global Mandiri Demak

Programmer di Isa Komputer, Demak (1994-skrg)

Pengajar diberbagai workshop/pelatihan/Seminar kearsipan berbasis

Teknologi Informasi (2006-skrg).

Penulis buku manajemen kearsipan berbasis komputer, Elexmedia,

Jakarta

Auditor Sistem Manajemen Mutu (ISO, Akreditasi RS)

Selengkapnya di http://www.isakomputer.com/web/biodata-owner.html

POKOK BAHASAN

DEFINISI UMUM
LATAR BELAKANG MASALAH
MAKSUD DAN TUJUAN
HIRARKI PEMAKAI / USER
PROSEDUR KERJA
FITUR SIMDISPO
HARDWARE REQUIREMENT
SOFTWARE REQUIREMENT
PENUTUP

DEFINISI UMUM

SimDISPO adalah aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Disposisi berbasis Teknologi
Informasi (komputer) yang siap menangani
pekerjaan pengelolaan dan pendokumentasian
Disposisi secara tersentral.

LATAR BELAKANG MASALAH

1. Disposisi Manual dengan Lembar Disposisi mengalami kendala
(tidak terdokumentasi dengan baik, tidak efisien, kesulitan
membuat Laporan).
2. Hardcopy Surat Dinas harus disertakan sehingga seringkali
hilang.
3. Waktu penyampaian disposisi kepada penerima disposisi tidak
tepat.

MAKSUD DAN TUJUAN

1.

2.

Efisiensi sumber
daya (waktu, biaya,
tenaga).
Peningkatan Kinerja
bagian Arsip /
dokumen / pengelola
disposisi.

Cost

Efficiency
Strategy
Speed

Quality

HIRARKI PEMAKAI / USER

Admin
: Administrator Aplikasi
Direksi : Pimpinan Perusahaan (Direktur/Wakil Direktur)
Pejabat : Manajer / Pejabat Struktural
Pejabat Arsip : Manajer /Pejabat Struktural yang bertanggung jawab
terhadap pengelolaan kearsipan (disposisi).
Arsiparis : Pegawai yang bertugas di unit / bagian / bidang
kearsipan (disposisi).
Resepsionis : Pegawai yang bertugas menerima surat pertama kali
(front office).

PROSEDUR / ALUR PENGELOLAAN DISPOSISI

1.

Pejabat/Pegawai Arsiparis / Resepsionis menerima Surat Dinas dan memasukkan data Surat Dinas
kedalam sistem komputer.

2.

Pejabat/Pegawai Arsiparis men-scan surat dinas dan mengunggah (upload) kedalam sistem komputer.

3.

Pejabat/Pegawai Arsiparis memberi kode / no. registrasi pada surat dinas hard copy.

4.

5.

6.

7.

Pejabat/Pegawai Arsiparis menyampaikan surat dinas kepada pimpinan/direktur melalui sistem

komputer dan hardcopy.
Pimpinan/Direktur membaca surat dan menulis disposisi kepada penerima disposisi sesuai tujuan dan
mengembalikan hardcopy surat kepada Pejabat/Pegawai Arsiparis.
Penerima Disposisi menjawab disposisi pimpinan/direktur dan/atau mengirimkan disposisi kepada
penerima berikutnya, dst.
Pejabat/Pegawai Arsiparis menerima hardcopy surat dinas dari pimpinan/direktur dan menyimpan
sementara.

8.

Pejabat/Pegawai Arsiparis menindaklanjuti hasil akhir disposisi.

9.

Pejabat/Pegawai Arsiparis mencetak lembar Disposisi dan menempelkan kedalam hardcopy surat dinas.

10.

Pejabat/Pegawai Arsiparis menyimpan hardcopy surat dinas sesuai prosedur.

Apa modul/Fitur
SimDISPO?

1. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

2. ARSIP SURAT MASUK

3. DISPOSISI

4. SURAT KELUAR

5. AGENDA KEGIATAN

6. EMAIL INTERNAL

APA HARDWARE UNTUK MEMBANGUN

SISTEM DENGAN SimDISPOversi 1.0?

KOMPUTER SERVER
SERVER DENGAN SPESIFIKASI MINIMAL:

Prosesor Intel Pentium i3

Harddisk 500 GB

RAM 4 GB DDR3

CDRW / DVDRW

LCD Monitor

Keyboard standar

Mouse standar

LAN Card 100 / 1000 Mb

JARINGAN LAN

Switch Hub

KOMPUTER ARSIPARIS
Komputer dengan spesifikasi minimal:

Processor Intel Pentium i-3 atau lebih tinggi,

RAM 2 GB atau lebih tinggi,

VGA dengan resolusi 1024 x 768 pixel,

Hard disk 250 GB atau lebih besar,

LCD/LED Monitor,

Mouse,

CD/DVD R/W,

VGA Card double output dan

LAN Card 100 / 1000 Mb

Scanner Dokumen.

KOMPUTER USER / CLIENT / UNIT

Komputer dengan spesifikasi minimal:

Processor Pentium II-300 MHz atau lebih tinggi,

RAM 500 MB atau lebih tinggi,

VGA dengan resolusi 1024 x 768 pixel,

Hard disk 120 GB atau lebih besar,

Monitor VGA atau SVGA minimal 2 Mb,

Mouse dan

LAN Card 100 / 1000 Mb.

APA SOFTWARE UNTUK MEMBANGUN

SISTEM SimDISPOversi 1.0?

PADA KOMPUTER SERVER

Pada komputer Server harus diinstal:
Windows Server 2003 atau lebih tinggi (meskipun
bisa berjalan dengan windows bukan server) atau
LINUX.
Aplikasi Web Server (Apache XAMPP, LAMPP, dll)
MySQL Server, yang berguna untuk menyimpan data.
Aplikasi SimDISPOversi 1.0

SOFTWARE PADA KOMPUTER CLIENT

Pada komputer Arsiparis harus diinstal:
Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10, atau
Linux.

PENUTUP / SIMPULAN

Komputer hanya sebagai ALAT BANTU bukan sebagai PENGGANTI

pelaksana pekerjaan.
SimDISPOversi 1.0 hanyalah aplikasi untuk mengelola (menyimpan)
data yang dimasukkan oleh pengguna, maka tetap berlaku dalil GIGO
(Garbage In Garbage Out).
SimDISPOversi 1.0 akan terus berkembang seiring dengan
permintaan/masukan dari para pemakai aplikasi ini, dan
perkembangan teknologi informasi, arsiparis harus terus mengikuti
perkembangan tersebut.

QUISTION?