Sekilas Tentang Sistem

WORK ORDER online

dengan WorkMAN
Disampaikan :

SUTEJO, S.Kom
Zamili engineering Yogyakarta

POKOK BAHASAN

DEFINISI

MASALAH

TUJUAN

PROSEDUR KERJA

FITUR

HARDWARE REQUIREMENT

SOFTWARE REQUIREMENT

MINI RISET

PENUTUP

Definisi Umum

WorkMAN adalah aplikasi Manajemen

Pemeliharaan dan Perbaikan berbasis
Teknologi Informasi (komputer) yang siap
menangani pekerjaan pengelolaan dan
pendokumentasian pekerjaan pemeliharaan
dan perbaikan sarana/prasarana perusahaan
secara tersentral.

Masalah
1. Tuntutan Continuous
Improvement.
2. Work Order Manual dengan
Lembar Permintaan Perbaikan
mengalami kendala (tidak
terdokumentasi dengan baik,
tidak efisien, kesulitan
membuat Laporan).

Tujuan
1.

Efisiensi sumber
daya (waktu, biaya,
tenaga).

2.

Peningkatan Kinerja
bagian Pemeliharaan
Sarana Prasarana
(PSP).

Cost

Efficiency
Strategy
Speed

Quality

Bagaimana WorkMAN
bekerja?

1. Unit pemohon mengisi

permintaan Work Order
melalui sistem komputer.

Tanggal dan Jam

tercatat otomatis
oleh sistem

FORM INPUT DI UNIT

TAMPILAN SISTEM DI UNIT

Bagaimana WorkMAN
bekerja?
DISPLAY TEKNISI

2.

33.
4.
4

Petugas IPS melihat display permohonan

work order, merespon / mendistribusikan
pekerjaan kepada petugas jaga lain melalui
sistem komputer, mengirim SMS melalui
sistem komputer ke petugas (jika
diperlukan).
Petugas IPS menuju ke unit pemohon dan
melakukan perbaikan.
Petugas IPS menginformasikan kepada unit
pemohon jika perkerjaan telah selesai.

TAMPILAN SISTEM TEKNISI

Bagaimana
WorkMAN bekerja?

FORM TINDAKLANJUT TEKNISI

Petugas IPS menginput hasil

perbaikan dan menandai bahwa
pekerjaan telah selesai di sistem
komputer.

Klik SELESAI /
BAIK
(Tanggal dan jam
otomatis
disimpan)

Implementasi Software WORK ORDER Online .. | IPS RS. Panti Wilasa Citarum Semarang

Bagaimana WorkMAN
bekerja?

6. Unit Pemohon melakukan verifikasi

dan menilai hasil pekerjaan melalui
sistem komputer.
Klik SUDAH
SESUAI DAN
HASIL BAIK
(Tanggal dan jam
otomatis
disimpan)

Nilai Kepuasan

Implementasi Software WORK ORDER Online .. | IPS RS. Panti Wilasa Citarum Semarang

Apa modul/Fitur
WorkMAN?

1. Manajemen Aset /Inventaris alat/sarana

Kode Registrasi Barang

A. BB . C C . DD . E E E . F F F F F F
Satu digit/kolom pertama (A) : kode Golongan Barang

Dua digit/kolom kedua (B)

: kode Bidang Barang

Dua digit/kolom ketiga (C)

: kode Kelompok Barang

Dua digit/kolom keempat (D) : kode Sub Kelompok Barang

Tiga digit/kolom kelima (E)

: kode Sub-sub Kelompok Barang

Enam digit/kolom keenam (F) : nomor Urut Registrasi Barang

Contoh Kode Registrasi Barang

3 . 1 0 . 0 1 . 0 1 . 0 0 3 . 0 0 0 0 2 3

Nama Barang : NOTE BOOK

3
10
01
01
003
000023

:
:
:
:
:
:

Golongan PERALATAN DAN MESIN

Bidang KOMPUTER
Kelompok KOMPUTER UNIT
Sub Kelompok PERSONAL KOMPUTER
Sub Sub Kelompok NOTEBOOK
Nomor Urut Registrasi Barang ke-23

2. Realisasi Maintenance

3. Work Order Perbaikan

3.1. Work Order Perbaikan (Client)

VERIFIKASI HASIL
PERBAIKAN OLEH
PEMOHON

Klik SUDAH
SESUAI DAN
HASIL BAIK
(Tanggal dan jam
otomatis
disimpan)

Nilai Kepuasan

3.2. Work Order Perbaikan (Teknisi)

DISPLAY
TAMPILAN SISTEM DI TEKNISI

FORM TINDAKLANJUT DI TEKNISI

Klik SELESAI /
BAIK
(Tanggal dan jam
otomatis
disimpan)

Implementasi Software WORK ORDER Online .. | IPS RS. Panti Wilasa Citarum Semarang

4. Display Work Order

Display berupa Scroll

Text dari bawah ke atas.

Data yang ditampilkan

adalah data baru dan
belum selesai.

Kode Warna : MERAH

(Work Order Baru) dan
KUNING (Work Order
Masih Dalam Proses).

APA HARDWARE UNTUK

MEMBANGUN SISTEM DENGAN
WorkMANversi 1.0?

KOMPUTER SERVER
SERVER DENGAN SPESIFIKASI MINIMAL:

Prosesor Intel Pentium i3

Harddisk 500 GB

RAM 4 GB DDR3

CDRW / DVDRW

LCD Monitor

Keyboard standar

Mouse standar

LAN Card 100 / 1000 Mb

JARINGAN LAN

Switch Hub

KOMPUTER TEKNISI
Komputer dengan spesifikasi minimal:

Processor Intel Pentium i-3 atau lebih tinggi,

RAM 2 GB atau lebih tinggi,

VGA dengan resolusi 1024 x 768 pixel,

Hard disk 250 GB atau lebih besar,

LCD/LED Monitor,

Mouse,

CD/DVD R/W,

VGA Card double output dan

LAN Card 100 / 1000 Mb.

VGA CARE DUAL OUTPUT + DVI VGA

Adapter + Kabel VGA

KOMPUTER USER / CLIENT / UNIT

Komputer dengan spesifikasi minimal:

Processor Pentium II-300 MHz atau lebih tinggi,

RAM 500 MB atau lebih tinggi,

VGA dengan resolusi 1024 x 768 pixel,

Hard disk 120 GB atau lebih besar,

Monitor VGA atau SVGA minimal 2 Mb,

Mouse,

CD Driver dan

LAN Card 100 / 1000 Mb.

APA SOFTWARE UNTUK MEMBANGUN

SISTEM WorkMANversi 1.0?

PADA KOMPUTER SERVER

Pada komputer Server harus diinstall:

Windows Server 2003 atau lebih tinggi (meskipun bisa

berjalan dengan windows bukan server) atau LINUX.

Aplikasi Web Server (Apache XAMPP, LAMPP, dll)

MySQL Server, yang berguna untuk menyimpan data.

ISA KOMPUTER | Jl.Pucang Adi III/6 Telp. 0815-7671969, 0818-05858480 Mranggen Demak

SOFTWARE PADA KOMPUTER TEKNISI

Pada komputer Teknisi harus diinstall:

Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10.

Software Aplikasi WorkMANversi 1.0.

Software Aplikasi Display Work Order

SOFTWAREV PADA KOMPUTER

CLIENT/USER/UNIT
Pada komputer Client/User/Unit harus diinstall:

Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10 / Linux / Android, dan

akses ke jaringan intranet maupun internet.

MINI RISET
IMPLEMENTASI SOFTWARE

WORK ORDER online

UNTUK MENINGKATKAN KINERJA DAN EFISIENSI DI IPS
RS. PANTI WILASA CITARUM SEMARANG

JUMLAH DAN KEBUTUHAN

LEMBAR PERMINTAAN PERBAIKAN

Tahun 2014-2016
NO
1
2

ITEM
Permintaan Perbaikan
Masuk
Lembar Permintaan
Perbaikan

2012

TAHUN
2013
2014

1.984

1.181

2.881

5.952

3.543

8.643*

2015

2016
(s/d
Juni)
2.874
767

7.167*

2.301*

Sumber Data : Server Sistem Work Order RS.Panti Wilasa Citarum.

Keterangan :
*) Asumsi apabila masih menggunakan work order manual.

1. Penghitungan Efisiensi
Kertas/Penggandaan
Kebutuhan
Kertas / Cetak Lembar
Permintaan Perbaikan
Tahun 2014

Kertas / Cetak Lembar

Permintaan Perbaikan
Tahun 2015

Kertas / Cetak Lembar

Permintaan Perbaikan
Tahun 2016

Manual

Dengan Software

Jumlah Permintaan Perbaikan = 2.881

1 Permintaan Perbaikan = 3 play x
kwarto (A4)
Kebutuhan Kertas :
2.881 x 3 x = 4.322 lembar
4.322 : 500 = 8,64 rim

Jumlah Permintaan
Perbaikan = 2.881

Jumlah Permintaan Perbaikan = 2.389

1 Permintaan Perbaikan = 3 play x
kwarto (A4)
Kebutuhan Kertas :
2.389 x 3 x = 3.584 lembar
3.584 : 500 = 7,17 rim
Jumlah Permintaan Perbaikan = 767
1 Permintaan Perbaikan = 3 play x
kwarto (A4)
Kebutuhan Kertas :
767 x 3 x = 1.150 lembar
1.150 : 500 = 7,17 rim

Jumlah Permintaan
Perbaikan = 2.389

Efisiensi
8,64 rim (100%)

Kebutuhan kertas : 0
lembar

7,17 rim (100%)

Kebutuhan kertas : 0
lembar
Jumlah Permintaan
Perbaikan = 767
Kebutuhan kertas : 0
lembar

Analisis :

Terjadi efisiensi pemakaian kertas dan penggandaan sebesar 100%.

2,30 rim (100%)

2. Penghitungan Efisiensi Waktu

Kebutuhan
Waktu yang digunakan
Untuk mengantar
Permintaan Perbaikan ke
IPS RS tahun 2014

Waktu yang digunakan

Untuk mengantar
Permintaan Perbaikan ke
IPS RS tahun 2015

Waktu yang digunakan

Untuk mengantar
Permintaan Perbaikan ke
IPS RS tahun 2016

Analisis :

Manual

Dengan Software

Efisiensi

Jumlah Permintaan Perbaikan = 2.881

Waktu yang diperlukan untuk mengantar 1 kali
Permintaan Perbaikan = 5 15 menit
Dari data tahun 2014 didapat hitungan waktu
sebanyak 21.540 menit/tahun
Per unit pelayanan = 21.540 / 60 / 16 = 22,44 jam

Jumlah Permintaan Perbaikan = 2.881

Waktu yang diperlukan untuk menulis
1 Permintaan Perbaikan = 1 menit
Dari Data didapat hitungan waktu
sebanyak 2.881 menit/tahun
Per unit pelayanan = 2.881 / 60 / 16 =
3,00 jam

19,44 jam /
unit / thn

Jumlah Permintaan Perbaikan = 2.389

Waktu yang diperlukan untuk mengantar 1 kali
Permintaan Perbaikan = 5 15 menit
Dari data didapat hitungan waktu sebanyak
18.040 menit/tahun
Per unit pelayanan = 18.040 / 60 /16 = 18,79 jam.

Jumlah Permintaan Perbaikan =2.389

Waktu yang diperlukan untuk menulis
1 Permintaan Perbaikan = 1 menit
Dari Data didapat hitungan waktu
sebanyak 2.389 menit/tahun.
Per unit pelayanan = 2.389 / 60 / 16 =
2,49 jam

16,30 jam /
unit / thn

Jumlah Permintaan Perbaikan = 767

Waktu yang diperlukan untuk mengantar 1 kali
Permintaan Perbaikan = 5 15 menit
Dari data didapat hitungan waktu sebanyak
5.895 menit/tahun
Per unit pelayanan = 5.895 / 60 / 16 = 5,34 jam.

Jumlah Permintaan Perbaikan =767

Waktu yang diperlukan untuk menulis
1 Permintaan Perbaikan = 1 menit
Dari Data didapat hitungan waktu
sebanyak 767 menit/tahun.
Per unit pelayanan = 767 / 60 / 16 =
0,80 jam

4,54 jam /
unit / thn

Terjadi efisiensi waktu rata-rata sebesar 86,13% per tahun per unit pelayanan.

(86,63%)

(86,75%)

(85,02%)

3. Penghitungan Kinerja IPSRS

Kebutuhan

2012 - 2013

Penyelesaian
Tidak bisa
Perbaikan dalam diukur
1 hari (1 x 24
jam)

2014

2015

2016

3,19%

6,36% 70,27%

Analisis :
1. Penyelesaian perbaikan dalam 1 hari terjadi peningkatan signifikan dari 3,19% tahun 2014 menjadi 6,36%
tahun 2015 dan 70,27% tahun 2016.
2. Terjadi Peningkatan kinerja sebesar 63,91% pada tahun 2016 dibanding tahun 2015.

Kesimpulan Riset
Implementasi Software WORK ORDER Online
terbukti berdampak pada :
1.

Peningkatan efisiensi penggunaan

kertas/penggandaan di unit pelayanan sebesar
100%

2.

Peningkatan efisiensi waktu di unit pelayanan

86,13%.

3.

Peningkatan kinerja IPS dalam menyelesaikan

pekerjaan 1 hari (1x24 jam) sebesar 63,91%.

PENUTUP / SIMPULAN

Komputer hanya sebagai ALAT BANTU bukan sebagai

PENGGANTI pelaksana pekerjaan.

WorkMAN hanyalah aplikasi untuk mengelola

(menyimpan) data yang dimasukkan oleh pengguna
(dalam hal ini user dan teknisi), maka tetap berlaku
dalil GIGO (Garbage In Garbage Out).

WorkMAN akan terus berkembang seiring dengan

permintaan/masukan dari para pemakai aplikasi ini,
dan perkembangan teknologi informasi, teknisi/user
harus terus mengikuti perkembangan tersebut.

QUISTION?