Abstrak
SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN KONSEP COLLABORATIVE CUSTOMER
RELATIONSHIP MANAGEMENT. Pihak sekolah-sekolah selama ini memang masih sulit untuk
mengetahui informasi perkembangan akademik dari alumni sekolah tersebut yang sedang belajar di
universitas tertentu. Selain itu juga belum adanya wadah khusus untuk sarana berkomunikasi antara pihak
universitas dengan pelanggan (sekolah-sekolah).
Dalam makalah ini, dibangun sebuah Sistem Informasi Akademik dengan konsep Collaborative
Customer Relationship Management (CCRM) berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP, basis data
MySQL dan desain sistem UML. Struktur sistem dikembangkan dengan Object Oriented Programming
(OOP) dan konsep Model View Controller (MVC). Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode
Unified Software Development Process (USDP) yang terdiri dari Requirement Capture and Modelling,
Requirement Analysis, Class Diagram, Interface Design, Data Management Design, Construction dan
Testing.
Melalui sistem tersebut informasi perkembangan akademik alumni dari sekolah yang telah terdaftar
menjadi anggota dapat diakses dengan mudah. Selain itu sistem tersebut juga memberikan fasilitas
komunikasi antara pihak universitas dengan sekolah-sekolah serta komunikasi antar sesama sekolah yang
telah terdaftar menjadi anggota.
Katakunci: collaborative, universitas, sekolah, pelanggan.
Abstract
ACADEMIC INFORMATION SYSTEM BY THE CONCEPT OF COLLABORATIVE
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT. Schools are still difficult to find information on the
academic development of its alumni who are currently studying at the university. In addition, there is not a
special feature for communicating between the university with customers (schools).
In this manuscript, constructed a web-based Academic Information System with the concept of
Collaborative Customer Relationship Management (CCRM) with PHP programming language, MySQL
database and system design UML. System structure is developed by Object Oriented Programming (OOP)
with the concept of Model View Controller (MVC). Research carried out by using Unified Software
Development Process (USDP) consisting of Requirement Capture and Modelling, Requirement Analysis,
Class Diagram, Interface Design, Data Management Design, Construction and Testing.
By the system, information about alumni academic development of schools that registered to be member
can be accessed easily. In addition the system also provides communication facilities between the university
with the schools as well as communication among schools that have registered to be member.
Keywords: collaborative, university, school, customer.
385
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Keberadaan pelanggan bagi sebuah perusahaan
saat ini bukan hanya sebagai sumber pendapatan
perusahaan saja, melainkan juga sebuah aset
jangka panjang yang perlu dikelola dan dipelihara
melalui Customer Relationship Management
(CRM). Cara pandang perusahaan saat ini telah
menganggap pelanggan menjadi hal penting dalam
menentukan arah dan kebijakan perusahaan [1].
Begitupun dalam sebuah instansi pendidikan,
misalnya universitas, kemudahan dan hasil yang
maksimal menjadi prioritas yang harus selalu
diutamakan. Selain faktor biaya, kualitas
pelayanan adalah tujuan masyarakat memilih
tempat yang tepat untuk menuntut ilmu. Untuk
mendapatkan hasil dan pelayanan yang optimal
dalam proses pengembangan dibutuhkan waktu
yang tidak sedikit. Melalui data dan informasi
yang telah dikumpulkan sesuai kebutuhan dari
sistem Customer Relationship Management
(CRM) di universitas, akan diperoleh informasi
yang dapat dipergunakan sebagai pendukung
dalam menghasilkan keputusan untuk mengambil
langkah jangka panjang. Kemudian melalui
sistem CRM pelanggan akan mendapatkan
informasi tentang universitas tersebut dengan
lebih mudah dan juga dapat menciptakan
hubungan kerjasama yang baik antara pihak
pelanggan (Sekolah-Sekolah Menengah Atas atau
Sekolah-Sekolah yang sederajat) dengan pihak
universitas, dan hal itu sangat membantu untuk
menjaga aset jangka panjang.
Sekolah-sekolah selama ini masih sulit dalam
mendapatkan informasi perkembangan akademik
dari alumni sekolah tersebut yang sedang belajar
di universitas tertentu. Selain itu juga belum
adanya
wadah
khusus
untuk
sarana
berkomunikasi antara pihak universitas dengan
sekolah-sekolah. Dengan membangun sistem
informasi akademik yang sesuai dengan konsep
Collaborative
Customer
Relationship
Management berbasis web diharapkan dapat
menjadi solusi yang tepat dari permasalahanpermasalahan tersebut. Karena dengan adanya
sistem seperti itu, informasi akademik dari alumni
sekolah tertentu dapat diakses dengan mudah,
serta dapat memfasilitasi komunikasi antara pihak
universitas dengan sekolah-sekolah.
Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Aplikasi ini dapat menampilkan data mahasiswa
berdasarkan statusnya, yaitu mahasiswa aktif dan
mahasiswa alumni atau sudah lulus.
2. Aplikasi dapat menampilkan data mahasiswa
berdasarkan sekolah asal mahasiswa ataupun
sesuai kebutuhan dengan memanfaatkan fasilitas
searching.
3. Aplikasi dilengkapi sarana komunikasi antara
pihak sekolah-sekolah dengan pihak universitas
serta komunikasi antar sesama pihak sekolah
melalui forum, pesan dan chatting.
4. Aplikasi ini diimplementasikan menggunakan
bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
TEORI
Customer Relationship Management (CRM)
Secara umum, dapat disimpulkan bahwa CRM
merupakan strategi dan usaha untuk menjalin
hubungan dengan pelanggan dan memberikan
pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. CRM
didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan,
pemasaran dan pelayanan yang terkoordinasi [2].
Dengan CRM perusahaan dapat mengetahui
kebutuhan dan perilaku pelanggannya dengan lebih
baik. CRM juga memperkenalkan proses dan
prosedur yang dapat dipercaya guna berinteraksi serta
membangun hubungan yang kuat antara perusahaan
dengan pelanggannya [3].
Dalam konsep pelaksanaan yang sederhana,
CRM adalah suatu bentuk kegiatan mendengarkan
apa yang dikatakan oleh pelanggan serta bertindak
sesuai dengan yang mereka (pelanggan) inginkan,
guna
membentuk
hubungan
yang
saling
menguntungkan antara pelanggan dan perusahaan.
Bagi pelanggan hal ini dapat diartikan sebagai
pemahaman kondisi bagaimana cara perusahaan
melakukan bisnis serta tingkat kualitas produk yang
telah diterima oleh pelanggannya dengan harga yang
kompetitif. Dan tantangannya bagi perusahaan adalah
bagaimana mewujudkan apa yang diinginkan oleh
pelanggan, tentunya dengan memahami apa yang
mereka inginkan, atau bahkan dapat mengantisipasi
apa yang diinginkan oleh pelanggannya tersebut [4].
Tujuan Penelitian
Collaborative
Customer
Management (CCRM)
386
Relationship
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
untuk membantu manajemen dan karyawan
perusahaan dalam menjalin aktifitas komunikasi,
kooperasi dan kolaborasi secara efektif dengan
para pelanggan perusahaan. Dengan menggunakan
beragam kanal akses (multi channel), seperti:
website, teleconference, email, chatting, fax dan
lain-lain, diharapkan akan diperoleh sebuah
mekanisme interaksi yang dapat memuaskan
pelanggan karena seluruh kepentingan dan
kebutuhannya dapat dipenuhi oleh perusahaan.
Collaborative CRM merupakan bentuk perluasan
dari CRM sederhana, karena CCRM menyediakan
penggunaan informasi secara bersama antar
[5]
departemen
dalam
suatu
organisasi
.
Sehubungan dengan pengelolaan hubungan
dengan pelanggan, peran CCRM sangat penting
karena lebih menekankan pada interaksi yang
terjadi antara perusahaan dengan pelanggan
dimana interaksi yang terjadi ini dapat bersifat
personal. CCRM lebih bersifat fleksibel
dibandingkan dengan sistem otomatis karena
melibatkan orang dalam berinteraksi.
Tujuan dari diselenggarakannya CCRM
adalah untuk memaksimalkan tingkat kepuasan
pelanggan serta memperoleh keuntungan bagi
perusahaan.
CCRM
merupakan
bentuk
improvisasi terhadap penawaran layanan serta
bentuk akomodasi dari permasalahan yang
dihadapi oleh departemen penjualan, dukungan
teknik dan dukungan penjualan di dalam
perusahaan. Sebagai alat yang dinamis, CCRM
memungkinkan perusahaan untuk dapat membagi
atau menggunakan segala bentuk informasi secara
bersama yang dikumpulkan dari beragam bentuk
interaksi yang dilakukan pelanggan terhadap
perusahaan. Dengan CCRM memungkinkan
terjadinya
sinkronisasi (synchronize) dan
pengelolaan secara efisien terhadap data
pelanggan serta dapat berinteraksi secara
produktif dengan pelanggan melalui ragam kanal
komunikasi (communication channel).
Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi dari pengguna sistem
informasi akademik dengan konsep Collaborative
Customer Relationship Management yang dibangun
dapat digambarkan sebagai berikut:
METODE
Dalam melakukan pengembangan sistem ini
dilakukan dengan menggunakan metode yang
mengikuti tahapan-tahapan Unified Software
Development Process (USDP) yang diperluas oleh
Bennet, yaitu (Uyun dkk, 2008):
a. Requirement Capture and Modelling
Adalah aktivitas pengumpulan bahan-bahan
yang diperlukan untuk pengembangan sistem
dan memodelkan bahan-bahan tersebut.
b. Requirement Analysis
Adalah proses analisis kebutuhan sistem
berdasarkan daftar kebutuhan yang sudah
b.
387
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
388
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
389
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
seorang user memilih menu untuk mengirim
pesan, maka digunakanlah fungsi punyapesan()
yang menyimpan parameter bernilai kirim yang
nantinya akan dikirim berdasarkan id_pesan.
Class Design
390
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
pengaksesan.
Interface Design
Interface Design pada sistem yang dibangun dapat
dilihat pada gambar di bawah ini:
KESIMPULAN.
Kesimpulan yang di dapat dari penelitian ini antara
lain:
a. Sistem informasi akademik dibangun dengan
konsep Collaborative Customer Relationship
Management berbasis web di universitas dengan
menampilkan
banyak
informasi
tentang
universitas..
b. Sistem memberikan fasilitas berbasis web
sebagai sarana untuk berkomunikasi antar
sekolah ataupun antara pihak universitas dengan
sekolah-sekolah, yaitu dengan forum, pesan,
chatting dan saran.
c. Aplikasi ini
merupakan langkah awal
pengembangan sistem Collaborative Customer
Relationship Management di universitas,
sehingga dapat dikembangkan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Testing
Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan
teknik black box dan alfa test. Pengujian teknik
black box yaitu pengujian dengan memperhatikan
hasil keluaran apakah telah berjalan sebagaimana
yang diharapkan.
Pengujian teknik alfa test, yaitu pengujian yang
dilakukan oleh pengguna dengan mengakses
aplikasi melalui komputer lokal (localhost).
Kemudian pengguna mengisi form kuisioner yang
telah disediakan. Pengujian dilakukan terhadap
fungsional
sistem
serta
interface
dan
Muhammad Alex Syaekhoni , dkk
391
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
LAMPIRAN
No
Nama Modul
Teknik
Pengujian
Menampilkan
informasi
halaman depan
Black Box
Sistem menampilkan
informasi halaman
depan ketika sistem
dibuka
Sistem menampilkan
informasi universitas
beserta keterangan
tentang universitas
tersebut
Menampilkan
informasi
universitas
Black Box
Menampilkan
informasi
fakultas
Black Box
Sistem menampilkan
informasi fakultas
beserta
program
studi dari fakultas
tersebut
Menampilkan
informasi
mahasiswa
Black Box
Sistem menampilkan
informasi
mahasiswa
berdasarkan status
mahasiswa aktif atau
alumni
Menampilkan
informasi
kegiatan
Black Box
Sistem menampilkan
informasi kegiatan
dalam satu bulan
Menampilkan
berita
Black Box
Sistem menampilkan
berita
Authentifikasi
Black Box
Sistem memeriksa
proses login apakah
sebagai
administrator atau
anggota,
serta
memeriksa
benar
tidaknya username,
password
dan
gambar
captcha
yang dimasukkan.
Kemudian
menyimpan session
user
pada
saat
proses login, dan
mematikan session
pada
saat
administrator sudah
logout,
sehingga
sistem tidak bisa
dibuka lagi, kecuali
harus login kembali.
Kriteria Evaluasi
Hasil
Ubah username
dan password
pengguna
Black Box
Sistem
mengubah
username
dan
password
milik
sehingga username
dan password bisa
diganti,
password
yang
ditampilkan
ketika
proses
penggantian sudah
terenkripsi dengan
md5
sehingga
password yang asli
tidak kelihatan.
Ubah
konten
database
Black Box
Administrator yang
telah
melakukan
login
dapat
melakukan
manajemen sistem
dengan
mengupdate, tambah dan
hapus data akademik
mahasiswa yang ada
di
dalam
tabel
database.
10
Mengirim
pesan
Black Box
User
dapat
melakukan
pengiriman
pesan
terhadap user lain,
baik sesama anggota
maupun
administrator
11
Melakukan
Chatting
Black Box
User
dapat
melakukan chatting
secara
realtime
terhadap user lain,
baik sesama anggota
maupun
administrator
Teknik
Pengujian
Kriteria Evaluasi
Hasil
Nama Modul
392
Pernyataan
Sistem
menampilkan
informasi halaman depan
dengan
memberikan
informasi
tentang
universitas,
fakultas,
program studi secara jelas
Sistem
menampilkan
informasi
mahasiswa
dengan mudah
Sistem
menampilkan
informasi agenda kegiatan
dan berita dengan jelas
Sistem
memberikan
kemudahan dan keamanan
login
SS
TS
STS
17
16
16
14
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
No
Pernyataan
TS
STS
Sistem
memberi
kemudahan
dalam
melakukan kirim pesan
bagi anggota
SS
14
Sistem
memberi
kemudahan dalam chatting
15
Sistem
memberi
kemudahan
dalam
melakukan kirim pesan
bagi administrator
14
Sistem
memberi
kemudahan dalam chatting
bagi administrator
15
16
10
Administrator
setelah
melakukan logout, maka
session nya tidak bisa di
back
16
3
4
5
Pernyataan
SS
TS
STS
15
14
Aplikasi
memiliki
navigasi yang mudah.
15
Waktu
cepat.
15
17
loading
relatif
393
SEMINAR NASIONAL VI
SDM TEKNOLOGI NUKLIR
YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010
ISSN 1978-0176
394