Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014

ISSN: 2252-4983

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Fajar Nugraha
Dosen Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi
Universitas Muria Kudus
Email: fajar.noeg@gmail.com
ABSTRAK
Dunia pendidikan tidak lepas dari keberadaan koleksi bahan pustaka yang dimiliki. Semakin meningkatnya
atau bertambahnya koleksi bahan pustaka, kebutuhan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang ada,
keterbatasan petugas pelayanan perpustakaan merupakan beberapa permasalahan yang seringkali timbul dalam
pengelolaan perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah membuat sistem informasi untuk menangani proses tersebut
agar dapat meningkatkan pelayanan kepada para pengguna perpustakaan. Dengan rancangan sistem informasi
perpustakaan ini, diharapkan dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna perpustakaan dan
meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data. Sistem informasi perpustakaan dimulai dari pendataan anggota,
pendataan buku, peminjaman buku, pengembalian buku, pemberian surat bebas perpustakaan dan pembuatan
laporan meliputi laporan data anggota, laporan data buku, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku
serta laporan penerimaan denda. Manfaat sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat meningkatkan
pelayanan kepada pengguna perpustakaan dan memperlancar proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Kata kunci: sistem informasi, pelayanan, perpustakaan.
ABSTRACT
Education can not be separated from the existence of a collection of library materials owned . The
increasing library collections , information needs relating to the existing library materials , library
services officer limitations are some of the issues that often arise in the management of the library . The
purpose of this research is to create an information system to handle the process in order to improve
services to library users . With a library information system design is expected to provide maximum
service to library users and minimize errors in data processing . Library information systems starting
from the collection of members, collection of books, borrowing books ,returning books , giving the library
a free letter and report includes data reports members , report data book , report borrowing books ,
returning books and reports a fine reception reports . Benefits of library information system is expected
to improve services to library users and facilitate the administrative process to be faster and accurate.
Keywords: information system, service, library.
1. PENDAHULUAN
Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara
profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan
rekreasi para pemustaka [1]. Pepustakaan sebagai salah satu bagian dari tempat pendidikan mempunyai peranan
yang sangat penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan pelajar. Bermacam-macam sumber informasi
ilmiah, buku-buku, literatur dari segala jenis media perpustakaan, mampu disebarluaskan dengan sistem tertentu.
Pelajar seharusnya mampu memanfaatkan perpustakaan dengan sebaik-baiknya mengingat ilmu pengetahuan dan
teknologi saat ini terus berkembang dengan sangat cepat, sehingga dibutuhkan pula sumber daya manusia yang
mampu menguasai tentang semua hal tidak hanya pada bidang tertentu tetapi di segala bidang.
Fokus utama dalam kegiatan perpustakaan adalah pengguna. Kegiatan yang dimulai dari collecting,
processing, distributing dan preserving dilakukan semata-mata untuk memberikan kepuasan kepada pengguna [2].
Berbagai permasalahan seringkali timbul dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya dengan meningkatnya atau
penambahan koleksi bahan pustaka maka diperlukan proses pendataan yang efektif serta efisien terutama dalam
memberikan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang ada, katalog buku yang baik yang akan
memudahkan dalam hal pencarian buku yang diperlukan. Selain itu terbatasnya jumlah petugas pelayanan
perpustakan dan juga tenaga-tenaga yang profesional dan berkualitas maupun pengembangan sistem pelayanan dan
pengolahan data, pemanfaatan sumber daya komputer masih belum optimal, yakni hanya digunakan untuk

27

Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014

ISSN: 2252-4983

pembuatan identitas buku (label buku) sehingga kurang dapat memaksimalkan manfaat sumber daya komputer
yang ada.

2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisa Sistem
Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan-perbaikan [3].
2.2 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk
mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran sasaran perusahaan [5].
2.3 Perpustakaan
Perpustakaan adalah koleksi yang terdiri dari bahan-bahan yang tertulis, tercetak ataupun grafis lainnya
seperti film, slide, piringan hitam, tape, dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem
tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaan dan lain-lain [6].
2.4 Istilah-istilah dalam Perpustakaan
a. Klasifikasi
Penggolongan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya menurut sistem tertentu dangan tujuan agar bukubuku mudah ditemukan apabila diperlukan dan supaya buku-buku tersebut dapat disimpan kembali dengan
mudah.
b. Katalogisasi
Merupakan proses mengolah buku (termasuk majalah berjilid, atlas dan lain-lain) mulai dari buku diterima
sampai buku disimpan dalam rak dan kartu-kartunya disusun dalam katalog perpustakaan.
c. Labelisasi
Pencantuman nomor penempatan (call number) yang ditempatkan pada punggung buku.
d. Filling
Suatu metode mengurutkan atau menyusun catatan-catatan yang akan digunakan pada suatu waktu dengan
tepat dan cepat.
e. Shelving
Penempatan atau penyusunan buku di rak buku sehingga apabila diperlukan dapat ditemikan dengan mudah
dan cepat [5].

3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Bahan Penelitian
Bahan penelitian yang digunakan dalam proses penelitian ini antara lain data perpustakaan yang meliputi data
keanggotaan, buku, transaksi peminjaman dan pengembalian buku yang dapat mendeteksi terhadap pelaksanaan
peraturan perpustakaan seperti penerapan denda yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian buku serta
pemberian surat bebas perpustakaan.
3.2 Jalan penelitian
Untuk menghasilkan sistem informasi perpustakaan ini dilakukan beberapa tahapan pekerjaan yang dimulai
dari analisa masalah, analisa kebutuhan dan desain sistem.

28

Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014

ISSN: 2252-4983

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisa masalah
Analisa masalah dilakukan untuk mendapatkan gambaran secara lengkap mengenai permasalahan dalam
perpustakaan terutama pada tahap pendataan keanggotaan, pendataan buku, transaksi peminjaman serta
pengembalian buku serta penerapan denda dan pelaporan.
4.2 Analisa kebutuhan Sistem

Project Name: Sistem Informasi Perpustakaan

Project Path: f:\smt\skripsi\
Manfaatdfd00001.dfd
dari perancangan sistem informasi perpustakaan ini antara lain :
Chart File:
a.
Untuk
mengurangi
kesulitan-kesulitan yang terjadi khususnya dalam proses pengelolaan data dan dalam
Chart Name: Context Diagram
pembuatan
laporan dalam operasional kegiatan perpustakaan.
Created
On:
Jun-25-2004
Created
By: memberikan
Fajar Nugraha
b. Untuk
layanan yang lebih baik kepada para pengguna perpustakaan.
ModifiedHasil
On: analisa
Jul-13-2004
tersebut kemudian dilanjutkan pada aktivitas dengan tahapan mulai dari pembuatan perancangan
Modified
sistem. By: Fajar Nugraha

4.3 Context Diagram

Context diagram merupakan gambaran umum dari sistem informasi perpustakaan yang terdiri dari beberapa
terminator yang berperan sebagai penyedia data bagi kebutuhan sistem dan pengguna informasi yang dihasilkan
oleh sistem [4]. Secara detail dapat dijelaskan pada gambar 1.
0
Data anggota
Kartu anggota
Data pinjam
Data kembali
Data denda

Anggota

Daftar buku

Sistem
Informasi
Perpustakaan

Daftar anggota
Lap buku
Lap peminjaman
Lap pengembalian
Lap denda

Koordinator
perpustakaan

Surat_bebas_perpus

Gambar 1. Context Diagram sistem informasi perpustakaan

4.4 Dekomposisi
0

Sistem Informasi
Perpustakaan

Top Level

Pendataan

Transaksi

Laporan

Level 0

1.1

1.2

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

Pendataan
Anggota

Pendataan
Buku

Pinjaman

Pengembalian

Surat Bebas
Perpus

Laporan
Anggota

Laporan Buku

Laporan
Peminjaman

Laporan
Pengembalian

Laporan
Denda

Level 1

2.2.1

2.2.2

Kembali

Denda

Level 2

Gambar 2. Dekomposisi sistem informasi perpustakaan

29

Projec t Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:

Sistem Informasi Perpustakaan

f:\smt\skripsi\
dfd00002.dfd
Level 0
Jun-25-2004
Fajar Nugraha
Jul-13-2004
Fajar Nugraha

Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014

ISSN: 2252-4983

4.5 DFD Level 0

1
Anggota

Data anggota
Kartu anggota

Pendataan

Daftar buku

Anggota

Buku

Anggota

Buku

Anggota

Buku

Kartu anggota
Data pinjam
Data k embali
Data denda
Surat_bebas _perpus

Projec t Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Projec t Name:
Modified
On:
Project Path:
Modified
By:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:

2
Koordinator
perpustakaan

Transak si

Sistem Informasi Perpustakaan

Pinjam
f:\smt\skripsi\
dfd00003.dfd
Pinjam
Level 1 Pendataan
Jun-25-2004
Fajar Nugraha
Pinjam
Sistem Informasi Perpustakaan
Jul-12-2004
f:\smt\skripsi\
Fajar
Nugraha
dfd00003.dfd
Level 1 Pendataan
Jun-25-2004
Fajar Nugraha Anggota
Anggota
Jul-12-2004
Fajar Nugraha

Kembali

Denda

Kembali

Denda

Kembali

Denda

Buku
Daftar anggota
Lap buku
Lap peminjaman
Lap pengembalian
Lap denda

3
Laporan

1.1

Gambar 3. DFD Level 0 sistem informasi perpustakaan

Anggota

Data anggota
Kartu anggota

Pendataan
anggota

Data anggota
Kartu anggota

Pendataan
anggota

Anggota

Anggota

4.6 DFD Level 1 Pendataan

1.1
Anggota

Projec t Name: Sistem Informasi Perpustakaan

Project Path: f:\smt\skripsi\
Chart File:
dfd00005.dfd
Daftar buku
Chart Koordinator
Name:
Level 2 Pengembalian
perpustakaan
Created
On:
Jun-25-2004
Created By:
Fajar Nugraha
Modified On:
Jul-13-2004
Modified By:
Fajar Nugraha

Koordinator
perpustakaan

Daftar buku
Gambar

Anggota

Anggota

1.2
Pendataan
buku

Buku

Buku

1.2

4.

DFDPendataan
Level 1
buku

Buku
pendataan

Buku

4.7 DFD Level 2 Pengembalian

Anggota

2.2.1

Kartu anggota
Data k embali

Anggota

Anggota

Kembali
Buku

Pinjam

Buku

Pinjam

2.2.2
Data denda

Denda

Kembali

Kembali

Pinjam
Kembali
Denda

Denda

Gambar 5. DFD Level 2 pengembalian

30

Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:

f:\smt\skripsi\
dfd00004.dfd
Level 1 Transak si
Jun-25-2004
Fajar Nugraha
Jul-13-2004
Fajar Nugraha

Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014

ISSN: 2252-4983

4.8 DFD Level 1 Transaksi

2.1

Kartu anggota
Data pinjam

Anggota

Transak si
peminjaman
Anggota

Buku

Anggota

Buku

Anggota
Kartu anggota
Data k embali
Data denda

Pinjam

Buku

2.2

Pinjam

Transak si
pengembalian
Denda

Kembali

Kembali

Denda

Projec t Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:

Pinjam

Surat_bebas _perpus

Sistem Informasi Perpustakaan

f:\smt\skripsi\
dfd00006.dfd
Level 1 Laporan
Jun-25-2004
Fajar Nugraha
Gambar
Jun-26-2004
Fajar Nugraha

Kembali

2.3
Surat
bebas
perpus

Pinjam

6. DFD Level 1 transaksi

4.9 DFD Level 1 Laporan

3.1
Koordinator
perpustakaan

Laporan
anggota

Daftar anggota

Anggota

Anggota

3.2
Laporan
buku

Lap buku

Buku

Buku

Buku
3.3
Laporan
peminjaman

Lap peminjaman

Pinjam

Pinjam

Pinjam
Anggota
Buku
Kembali

3.4
Lap pengembalian

Anggota

Laporan
pengembalian

3.5
Lap denda

Laporan
denda

Denda

Denda

Kembali

Buku

Kembali

Gambar 7. DFD Level 1 laporan

31

Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014

ISSN: 2252-4983

4.10 Relasi Tabel

PINJAM
No_trans_pinjam *
No_anggota
**
No_buku
**
Tgl_pinjam
BUKU
ANGGOTA
No_anggota *
Nm_anggota
Kelas
Jenis_kel

KEMBALI
No_trans_kembali *
No_trans_pinjam **
No_anggota
**
No_buku
**
Tgl_kembali
DENDA
No_bukti_denda
*
No_trans_pinjam **
No_trans_kembali **
Jumlah_denda

No_buku
*
Judul_buku
Pengarang
Balik_nama
Penerbit
Tahun_terbit
Jenis
Kategori
Jumlah_buku
Status

Gambar 8. Relasi tabel

5. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan terhadap sistem informasi perpustakaan maka
didapat suatu kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi perpustakaan yang dibuat dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak
terkait mengenai bahan pustaka yang dimiliki beserta kondisinya secara akurat dan lengkap serta perkembangan
bahan pustaka yang dimiliki.
2. Proses yang yang dilakukan antara lain pendataan buku, pendataan anggota, pencarian bahan pustaka, cetak
kartu anggota, cetak surat keterangan bebas perpustakaan, cetak labelisasi buku, transaksi peminjaman maupun
transaksi pengembalian buku perpustakaan beserta penerapan denda.
3. Informasi yang dihasilkan meliputi laporan koleksi bahan pustaka, laporan data anggota, laporan transaksi
peminjaman dan pengembalian serta laporan penerimaan denda.

DAFTAR PUSTAKA
[1] Undang undang RI. No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan.
[2] Damayani N.A., 2005. Interpersonal Skill dalam pelayanan perpustkaan.Jurnal Studi Perpustakaan dan
Informasi, Vol. 1, No. 1.
[3] Jogiyanto. 2001. Analisis dan desain, Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek
Aplikasi Bisnis, Yogjakarta: Andi Offset.
[4] Kadir Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
[5] Pohan. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga.
[6] Sumardji, P, 1998. Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya. Yoyakarta: Kanisius.

32