Langkah langkah persiapan Puskesmas

untuk di akreditasi
Langkah langkah persiapan Puskesmas untuk di akreditasi .
Sebelum melanjutkan ke langkah demi langkah menuju akreditasi puskesmas. Tahap paling
awal adalah melakukan pemetaan dalam menentukan puskesmas mana saja yang akan di
lakukan bimbingan, ini di inisiasi oleh Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota. Tentunya dengan
berbagai macam pertimbangan yang di sesuaikan dengan kemampuan daerah masing-masing
dan daerah lah yang mengetahui dan faham hal tersebut.
Berikut langkah langkah dalam persiapan puskesmas untuk di akreditasi :
1. Lokakarya.
2. Workshop.
3. Self assesment.
4. Penyusunan dokumen.
5. Implementasi .
6. Penilaian pra survey.

1. Tahapan Persiapan akreditasi puskesmas

: Lokakarya
Ini adalah tahapan paling awal yang dilakukan oleh tim pendamping akreditasi puskesmas.
Dalam tahapan lokakarya yang di bahas dan di diskusikan adalah
1. Gambaran umum tentang akreditasi puskesmas.
2. Manfaat yang di dapat puskesmas.
3. Apa saja peran puskesmas dan stakeholder lainnya.
4. Pemahaman tentang kebijakan akreditasi puskesmas.
5. Kerangka konsep akrediatasi.
6. Membangun komitmen pimpinan dan seluruh staf puskesmas.
7. Pembentukan panitia dan pokja yang akan membantu akreditasi puskesmas ( pokja
ADMEN, pokja UKM, pokja UKP serta tim auditor ).

8. Penandatanganan kesepakatan bersama sebagai bentuk komitmen bersama. Seluruh

peserta yang hadir menandatangani lembar kesepahaman tanpa terkecuali.

Lama pelaksanaan lokakarya ini adalah 1 ( satu ) hari. Yang di undang dalam kegiatan ini
adalah lintas sektor, Camat, Lurah, Kepala desa, LSM, BPD, organisasi masyarakat, seluruh
staf puskesmas serta tokoh masyarakat.
Di dalam pertemuan lokakarya ini hendaknya di tindaklanjuti dengan pemilihan anggota tim
Mutu akreditasi Puskesmas. Langsung menyusun struktur organisasi tim mutu. Baik itu
pemilihan ketua tim mutu beserta perangkatnya. Pemilihan ketua pokja dan penanggung
jawab masing masing bab ( terdiri dari 9 bab ) serta tim auditor.

2. Tahapan Persiapan akreditasi puskesmas

: Workshop
Definisi workshop ini adalah tim pendamping akreditasi puskesmas memandu dalam
memahami standar dan instrumen penilaian. Di dalam elemen penilaian terdapat 42 standar,
168 kriteria dan 776 elemen penilaian ( EP ). Tetapi tentunya tidak semuanya di bahas di
dalam workshop ini tetapi tim pendamping cukup membahas beberapa EP lalu memberikan
teknik dan trik dalam menyelesaikan setiap EP yang ada.
Peserta : seluruh staf puskeskas terlebih lagi tim yang sudah di bentuk pada saat lokakarya.
Waktu pelaksanaan : 2 hari. Disampaikan juga materi tentang tatalaksana Self Assesment,
audit internal dan pasien safety dan K3.
Tindaklanjut :
1. Pembagian tim untuk Self Assesment. Tim untuk pelaksanaan elf assesment ini
berlaku silang. Misalnya tim UKM melakukan assesment ke timUKP begitu juga
sebaliknya. Tidak boleh timnya sendiri melakukannya untuk timnya sendiri ( baca
pada teknis Self Assesment ).
2. Persiapan Self Assesment. Persiapan tekhnis Self Assesment.
3. Tim masing-masing pokja di berikan tugas ( pada hari pertama ). Tugas nya berupa
menyelesaikan EP yang ada dengan membuat tabel apa yang dikerjakan dan
dokumen apa yang harus disiapkan.

3. Tahapan Persiapan akreditasi puskesmas

: Self Asessment

Pengertian self asessment adalah menilai diri sendiri. Dalam hal ini puskesmas menilai
dirinya sendiri berdasarkan elemen penilaian yang ada. Setiap elemen penilaian diberikan
skor sesuai dengan kondisi yang ada. Teknisnya adalah setiap pokja tidak boleh menilai
dirinya sendiri. Harus cross. Misal, pokja UKM menilai pokja UKP atau sebaliknya.
Berikut ini beberapa fungsi atau manfaat dilakukannya Self Assesment di puskesmas
akreditasi adalah
1. Menganalisis kondisi awal Puskesmas. Melihat kondisi atau memotret kondisi awal
puskesmas berdasarkan instrumen akreditasi. Berapa skor real yang di dapat
puskesmas. Kuncinya adalah berikan nilai serendah rendahnya agar mendapat
rekomendasi dan perbaikan.
2. Menemukan fakta-fakta & rekomendasi untuk perbaikan terkait kelengkapan
persyaratan akreditasi. Setelah menemukan fakta yang ada seyogya nya diberikan
rekomendasi perbaikan atau kelengkapan dalam setiap elemen penilaian yang bernilai
0 ( nol ) dan 5 ( lima ).
3. Setelah mendapat rekomendasi perbaikan hendaknya di lakukan pembahasan setiap
pokja yang ada dipimpin oleh ketua tim mutu.
4. Kemudian mapping dokumen yang belum ada atau yang belum tersedia agar
dilengkapi.
5. Penyusunan rencana aksi Misalnya ada rapat per pokja atau rapat internal tim mutu.

4. Tahapan Persiapan akreditasi puskesmas

: Penyusunan Dokumen

Sampai pada tahapan penyusunan dokumen ini. Tim pendamping akreditasi dapat
menyampaikan panduan atau cara dalam pembuatan Surat Keputusan ( SK ), standar
operasional prosedur ( SOP ), kerangka acuan kerja ( KAK ), pedoman dan dokumen
manual mutu puskesmas. Tim pendamping dapat memberikan contoh dokumen yang sudah
ada.
Dalam tahapan ini pula hendaknya di identifikasi dokumen yang di butuhkan dalam
menyelesaikan setiap elemen penilaian, penyiapan tata naskah, sarana dan prasarana,
penyiapan dokumen internal dan external, penataan dokumen lalu di tindaklanjuti dengan
pengendalian dokumen dan perbaikan sistem yang ada di puskesmas.
Akan ada banyak rapat pada tiap-tiap pokja dalam menyelesaikan penyusunan dokumen.
Saran saya : hendaknya setiap anggota tim mutu dapat membaca kembali setiap EP yang
ada. Jadi bila ada dalam EP tersebut dapat di satukan. Maka hendaknya kegiatan penyiapan
dokumennya di satukan saja guna menghemat waktu dan daya upaya puskesmas.
Beberapa dokumen diantaranya perlu disiapkan selain dokumen yang diminta oleh setiap EP,
sebagai berikut :
1. Dokumen internal, meliputi : kebijakan, manual mutu, rencana lima tahunan,
perencanaan tingkat puskesmas ( PTP ) tahunan, pedoman atau panduan, kerangka
acuan kerja program, standar operasional prosedur ( SOP ), rekam implementasi.

2. Dokumen external, meliputi : peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang

diberlakukan oleh kemenkes, dinkes prop/kab/kota dan organisasi profesi yang
merupakan acuan bagi FKTP dalam menyelenggarakan administrasi manajemen.

5. Tahapan Persiapan Akreditasi Puskesmas : Implementasi

Tahapan yang ke 4 ( empat ) adalah implementasi. Ini merupakan tahapan pelaksanaan dalam
setiap elemen penilaian yang ada. Tahapan menentukan untuk proses akreditasi puskesmas.
Jadi yang terdapat dalam elemen penilaian wajib dilakukan atau dikerjakan. Sembari
melakukan kegiatan dalam elemen penilaian sekaligus penyiapan dokumen. Lama waktu
pelaksanaan implementasi ini adalah 3 4 bulan.
Implementasi ini dilakukan sesuai dengan kebijakan, manual mutu, pedoman, kerangka acuan
dan SOP yang sudah di rencanakan dalam setiap elemen penilaian yang ada.
Ringkasaannya dalam implementasi adalah dilakukan sosialisasi standar sesuai dengan
elemen penilaian di tiap pokja, pelaksanaan kegiatan sesuai standar, berjalannya monitoring
proses dan evaluasi.
Dan sebagai tindaklanjutnya dapat pula dilakukan rapat tinjauan manajemen ( RTM ),
tindakan perbaikan dan pencegahan dan inovasi pelayanan.

5 Nilai yang wajib dimiliki oleh Ketua Tim

Mutu Akreditasi Puskesmas

simbol kerjasama tim

Setelah dilakukan lokakarya ( tahapan awal akreditasi ) dan akan menentukan tim mutu
akreditasi puskesmas, maka kepala puskesmas mempunyai hak prerogatif dalam menentukan
struktur tim mutu. Karena tim ini lah yang nanti akan bekerja sama dengan fasilitator atau
pengelola program puskesmas dalam menyukseskan akreditasi pada puskesmas tersebut.
Setidaknya tim mutu ini terdiri dari 4 tokoh kunci utama yang menjadi motor dalam
penyiapan dokumen, implementasi dan pemikir dalam menyelesaikan setiap elemen penilaian
yang ada. Adapun ke 4 ( empat ) tokoh kunci tersebut adalah :
1. Ketua Tim Mutu
2. Ketua Pokja ADMEN
3. Ketua Pokja UKM
4. Ketua Pokja UKP
Dari ke 4 ( empat ) masing masing ketua ini nantinya akan di bantu lagi oleh wakil ketua,
masing masing penanggung jawab BAB yang akan membantu dalam mempermudah
menyelesaikan elemen penilaian yang ada.
Nah, sebagai kepala Puskesmas dalam memilih 4 tokoh kunci ini paling tidak masing
masing ketua ini mempunyai kompetensi sebagai berikut :
1. Penguasaan bahasa Indonesia yang baik. Ini wajib karena nanti akan membuat SK,
SOP, Pedoman, KAK yang semuanya menggunakan bahasa resmi atau bahasa baku.

2. Komitmen. Komitmen menjadi penting karena melatar belakangi keberlangsungan

penyusunan dokumen. Karena memakan waktu, fikiran, tenaga serta jam kerja
opsional sesuai kebutuhan.
3. Sinergi. Sikap ini sebagai arahan dari bagaimana bisa memanajemen tim dan bekerja
dalam tim. Sinergitas yang tinggi di tuntut dalam menyelesaikan setiap permasalahan
yang muncul.
4. Inovatif. Banyak hal yang dapat di modifikasi dalam menyelesaikan setiap elemen
penilaian ( EP ), maka strategi inovasi dan kiat mempermudah penyelesaian pekerjaan
lah yang dibutuhkan. Beragam inovasi mestinya muncul sehingga pekerjaan dapat
terselesaikan dengan sempurna.
5. Bertanggung jawab. Sikap tanggung jawab merupakan salah satu orientasi bahwa
ada niat yang kuat dalam merampungkan semua yang di minta dalam elemen
penilaian.
Mungkin masih banyak lagi tetapi pada prinsipnya ada tanggungjawab, sinergi, komitmen
dan inovasi dalam mengerjakan tugas-tugas tersebut. Semoga dapat menjadi bahan
pertimbangan dalam menentukan masing masing Ketua Tim.

6 Kendala Akreditasi Puskesmas dan

solusinya
Sejak pertama kali di tunjuk sebagai salah satu tim pendamping ( tim pendamping UKM )
saya telah memikirkan beberapa kendala konvensional dalam pelaksanaan akreditasi
puskesmas di wilayah kerja saya. Ini tercermin dalam beberapa kali diskusi saya dengan
teman sekantor dan beberapa orang kepala Puskesmas. Kendala yang paling dominan adalah
dalam hal keuangan. Beberapa pertanyaan sempat terlintas misalnya , darimana anggaran
perlengkapan akreditasi puskesmas ? dan berapa besar anggaran tersebut ?
2 pertanyaan di atas sepertinya selalu diutarakan teman teman puskesmas dalam konteks
akreditasi puskesmas. Nah, di bawah ini ada 6 kendala dalam penerapan akreditasi puskesmas
yang saya rangkum dalam berbagai diskusi. Silahkan disimak.
1. Keuangan dan anggran. Ini kendala yang mendasar yang selalu di utarakan oleh
teman-teman puskesmas. Misalnya, biaya ATK untuk print out SOP dan dokumen
.Tidak ada anggaran untuk mempercantik puskesmas (membuat bingkai SOP,
membuat bingkai Motto, makan minum rapat dan lain sebagainya ).Solusi : sebagian
anggaran dapat di gunakan anggaran kapitasi, anggaran BOK dan anggaran dari
APBD kabupaten yang sudah di persiapkan sebelumnya. Boleh juga menggunakan
anggaran CSR sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Sulit mencari tokoh kunci. Tokoh kunci yang dimaksud adalah sebagai ketua tim
mutu dan ketua masing-masing pokja. Di beberapa puskesmas saya jumpai di pilih
yang senior tetapi di tengah perjalanan beberapa darinya mengundurkan diri. Jadi
sebaiknya dipilih yang benar-benar mau bekerja dan memiliki daya pacu kerja yang
menguasai seluk beluk manajemen puskesmas.Solusi : bisa di pilih dokter puskesmas
atau tenaga kesehatan lainnya.
3. Minim motivasi dan dukungan. Selayang pandang dari akreditasi puskesmas adalah
menambah beban kerja. Ini di anggap sebagai nambah kerjaan tetapi sebetulnya
sudah waktunya puskesmas menambah kapabilitas, profesionalisme, memiliki sistem
kerja yang baik, terukur dan dapat dipertanggungjawabkan. Nah, peran motivasi dari
pimpinanlah yang mestinya memberikan dukungan moril kepada seluruh pegawai
puskesmas. Tidak mesti dalam bentuk ceramah, bisa juga dalam bentuk reward yang
disesuaikan dengan kemampuan puskesmas.

4. Bersikap apatis. Sikap ini tentunya sering kita jumpai di puskesmas. Sikap acuh tak
acuh saat mengalami perubahan ke arah yang lebih baik. Tetapi tidak semua staf yang
bersikap begini. Telaah dan saring staf-staf yang apatis terhadap perubahan.
5. Tidak disiplin. Ini sepertinya sudah menjadi bagian dari karakter setiap manusia. Ada
yang disiplin ada juga yang tidak disiplin. Apalagi soal jam kerja. Solusinya adalah
melakukan perubahan terhadap sistem absensi dan penerapan buku kerja serta
membagi tugas-tugas terhadap masing-masing staf puskesmas sehingga jelas tugas
dan fungsinya.
6. Malas membaca. Dalam konteks akreditasi, banyak membaca tentunya mejadi sarana
gerbang ilmu dalam menambah wawasan guna menyelesaikan elemen penilaian yang
ada. Puskesmas dapat membuat pepustakaan mini dalam menambah wawasan staf
puskesmas dan fasilitas Wifi.