Tugas Manajemen Mutu
Tugas Manajemen Mutu
Pengertian Mutu
Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya organisasi yang menekankan
kepada upayamenciptakan mutu yang konstan melalui setiap aspek dalam kegiatan
organisasi. Manajemen mutu membutuhkan pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat
sistem mutu serta komitmen manajemen untuk bekerja dalm berbagai cara. Manajemen
mutu sangat memerlukan figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh anggota
dalam organisai dapat memberikan konstribusi semaksimal mungkin kepada organisasi. Hal
tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan penjiwaan secara sadar bahwa mutu
suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi
tanggung jawab seluruh anggota dalam organisasi.
Pengertian Mutu
Dugaan dan penafsiran yang sering timbul bahwa "mutu" diartikan sebagai sesuatu yang :
- Unggul dan bermutu tinggi
- Mahal harganya
- Kelas, tingkat atau bernilai tinggi
Dugaan dan penafsiran tersebut di atas kurang tepat untuk dijadikan dasar dalam
menganalisa dan menilai mutu suatu produk atau pelayanan. Tidak jauh berbeda dengan
kebiasan mendefinisikan "mutu" dengan cara membandingkan satu produk dengan
produklainnya. Misalnya jam tangan Seiko lebih baik dari jam tangan Alba.
Kedua pengertian mutu tersebut pada dasarnya mengartikan tingkat keseragaman yang
dapat diramalkan dan diandalkan, disesuaikan dengan kebutuhan serta dapat diterima oleh
pelanggan (custumer).
Secara singkat mutu dapat diartikan: kesesuaian penggunaan atau kesesuaian tujuan atau
kepuasan pelanggan atau pemenuhan terhadap persyaratan.
Mutu Harus Berfokus pada Kebutuhan Pelanggan
Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam
manajemen mutu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu:
- Pelanggan internal (di dalam organisasi)
- Pelanggan eksternak (di luar organisasi)
Pada pengertian manajemen tradisional, yang dimaksud pelanggan adalah pelanggan
eksternal (di luar organisasi). Mengapa pelanggan internal menjadi perhatian manajemen
mutu? Jawabnya, adalah apabila pribadi yang ada di dalam organisasi tersebut dilayani
dengan baik, otomatis mereka akan melayani pelanggan eksternal secara baik pula.
Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik.
Dalam arti bahwa pelanggan internal, missal guru, selalu mendapat pelayanan yang
memuaskan dari petugas TU, Kepala Sekolah selalu puas terhadap hasil kerja guru dan guru
selalu menanggapi keinginan siswa.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU
Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh fungsi manajemen yang menetapkan dan
melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu yang diinginkan memerlukan kesepakatan
dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan tanggung jawab manajemen mutu
ada pada pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen mutu dengan baik dan
menuju keberhasilan, diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip dasar manajemen
mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut:
1. Setiap orang memiliki pelanggan
2. Setiap orang bekerja dalam sebuah sistem
3. Semua sistem menunjukkan variasi
4. Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi
5. Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan
6. Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup
7. Manajemen berdasarkan fakta dan data
8. Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put
Sasaran Mutu merupakan tujuan yang akan dicapai dalam melakukan proses pada suatu
Perusahaan / Organisasi. Seperti diketahui bahwa Kebijakan Mutu yang telah ditentukan
bisa sebagai pembuka jalan dalam pembuatan Sasaran Mutu, itu merupakan salah satu cara
termudah, walaupun bisa saja menggunakan masukan dari tingkatan bawah (bottom-up)
atau cara - cara lainnya. Semua cara - cara tersebut setidaknya harus sesuai dengan fokus
kepada pelanggan dan dikomunikasikan ke semua tingkatan dalam Perusahaan /
Organisasi.
Pembuatan Sasaran Mutu ini terbagi menjadi dua yaitu Sasaran Mutu untuk tingkatan
Perusahaan / Organisasi dan Sasaran Mutu untuk tingkatan / fungsi terkait.
Metode Pembuatan Sasaran Mutu dalam ISO 9001 mempunyai prinsip SMART yaitu harus
Specific (Spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat dicapai), Relevant (relevan),
Time-Bound (Batas waktu).
Specific : target yang ditentukan haruslah spesifik / jelas, misal: Produk NG Untuk
Pengecatan.
Measurable : harus terukur, ex: Produk NG untuk Pengecatan 3 %
Achievable: Target yang ditentukan haruslah yang masuk akal bisa dicapai, ex: Standar
kapasitas produksi sesuai hasil analisa yang telah ditetapkan untuk bagian Pengecatan
adalah 1400 / bulan. Dalam hal ini tidaklah mungkin menetapkan sampai 2000 / bulan
dengan waktu normal yang telah ditetapkan.
Relevant: Sasaran mutu yang ditetapkan harus relevan/sesuai dengan proses / fungsi
terkait. Ex: Bagian PPC setidaknya mempunyai Sasaran Mutu "Ketepatan Waktu Pembuatan
Rencana Produksi" bukannya mempunyai sasaran mutu "Tidak ada Kesalahan Pengujian".
Time Bound : harus mempunyai batas waktu yang jelas, ex: Produk NG untuk Pengecatan
3 % / bulan
Sasaran Mutu yang telah dibuat ini pastinya harus diukur / dianalisa dalam suatu laporan
Analisa Data sesuai waktu yang ditetukan dalam pencapaiannya
ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu /
kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan - persyaratan dan rekomendasi untuk
desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.
ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan -
persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa). ISO 9001:2000
hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas.
Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem
manajemen kualitas internasional, akan berkualitas baik (standar).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2000) adalah:
2. Meningkatkan brand image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.
5. Sebagai sarana pelatihan - pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan
manajer organisasi melalui prosedur - prosedur dan instruksi - instruksi yang terdefinisi
secara baik.
7. Menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas oleh pelanggan.
ISO 9001 : 2000 berisi standard / elemen yang memungkinkan organisasi / industry dalam
melakukan perbaikan yang berkesinambungan ( Continual Improvement ) pada :
1. Proses yang terkait dengan pelangan
2. Sistem Kepemimpinan / Leadership
3. Manajemen sumber daya
4. Perbaikan dan peningkatan proses
5. Sistem manajemen
6. Sistem perbaikan yang berkesinambungan
7. Pengambilan keputusan yang Factual
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
MANAJEMEN MUTU TERPADU (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) / TQM: bukan hanya fungsi
produksi yang mempengaruhi kepuasan pelanggan terhadap mutu tetapi tanggung jawab
terhadap mutu tidak cukup dibebankan kepada bagian tertentu saja, tetapi sudah menjadi
tanggung jawab seluruh individu di perusahaan .
MANAJEMEN MUTU:
semua aktifitas dari keseluruhan fungsi manajemen yang menetapkan kebijakan mutu,
tujuan dan tanggung jawab perusahaan, serta melaksanakannya dengan cara seperti
perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu dan peningkatan mutu di dalam
sistem mutu.
SISTEM MUTU:
Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan
manajemen mutu.
Catatan: untuk konsistensi mutu produk yang dihasilkan perlu pengendalian mutu (quality
control)
Pada awalnya ISO 9000 sebagai tuntutan pasar ternyata memberikan nilai tambah:
Peningkatan produktifitas
Peningkatan efisiensi
Penurunan biaya
Peningkatan kepuasan pelanggan
Indonesia :
1996 --> ada 170 perusahaan
2001 --> 3000 perusahaan
Seri standar iso 9000 ini terdiri dari klausul klausul yang mengatur mulai tanggung jawab
manajemen terhadap mutu sampai dengan hal hal teknis yang menyangkut :
Pembelian bahan baku
Perencanaan mutu
Pengendalian proses
Pengujian produk akhir
Pelayanan pelanggan dll
Sertifikasi yang diperoleh di audit setiap 6 bulan oleh badan sertifikasi (auditor)
ISO9001
Mengenal ISO9001 : 2000
Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS) ISO9001 adalah
standart internasional dalam bidang sistem manajemen, yang merupakan penyempurnaan
dari standart manajemen sebelumnya. ISO9001 versi terakhir adalah tahun 2000
(ISO9001 : 2000). Namun dalam waktu dekat akan diluncurkan versi 2008 (ISO9001 :
2008) yang rencananya akan diberlakukan mulai tahun 2009 nanti. Sampai saat ini belum
ada informasi resmi apakah organisasi / perusahaan yang telah menerapkan versi 2000
harus upgrade ke versi 2008 atau tidak.
Standart ISO9001 dapat diimplementasi oleh semua organisasi / perusahaan / lembaga baik
yang menghasilkan produk maupun hanya pelayanan jasa saja. Bahkan bisa diaplikasikan
oleh organisasi semacam yayasan sosial yang betul betul menginginkan sistem
manajemennya baik. Sifat standartnya masih fleksibel (ada beberapa hal yang
implementasinya disesuaikan dengan kondisi dan keadaan organisasi).
Prinsipnya adalah apa yang ditulis dikerjakan dan apa yang dikerjakan ditulis. Untuk
standart internal organisasi tidak ada ketentuan yang baku, seperti format dokumen,
jumlah dokumen dan jenis dokumen. Tetapi jika sudah tertulis atau terdokumentasi menjadi
standart implementasi, maka benar benar harus di aplikasikan sesuai dengan yang ditulis.
Jika ada yang tidak diaplikasikan, maka akan menjadi bahan temuan auditor ketika
dilakukan audit karena dianggap ketidaksesuaian. Bukti implementasi Sistem Manajemen
Mutu berupa catatan mutu / record, sehingga setiap catatan mutu harus dipelihara dan
dikendalikan.
Organisasi menunjuk seorang Wakil Manajemen / Management Representative sebagai
penanggung jawab berjalannya implementasi SMM ISO9001 ini.
Apa yang Didokumentasikan
Dalam standart / klausul ISO9001 telah disebutkan apa saja yang perlu didokumentasikan.
Diantaranya adalah Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, Formulir
Mutu dan Dokumen Pendukung yang diperlukan yang berpengaruh terhadap SMM organisasi
tersebut.
Kebijakan Mutu (Quality Policy)
Kebijakan Mutu adalah tujuan organisasi secara umum. Apa yang menjadi target organisasi
ditetapkan dalam dokumen kebijakan mutu. Minimal setahun sekali kebijakan mutu
hendaknya ditinjau ulang kesesuaiannya. Kebijakan Mutu harus disosialisasikan kepada
setiap pelaku SMM, artinya setiap personil harus tahu apa yang menjadi tujuan organisasi
tahun ini.
Sasaran Mutu (Quality Objective)
Setiap departemen / bagian / seksi dalam sebuah organisasi harus ada sasaran mutunya /
target, yang masing masing mendukung / berhubungan dengan kebijakan mutu
organisasi. Sasaran mutu hendaknya terukur dan berbatas waktu. Artinya harus bisa
dibuktikan pencapaiannya. Sasaran mutu tidak mutlak harus tercapai. Tetapi bila tidak bisa
tercapai, maka harus bisa dianalisa penyebab potensialnya dan segera ditetapkan tindak
lanjut yang harus dilakukan agar bisa tercapai. Minimal setahun sekali sasaran mutu ini
harus ditinjau ulang kesesuaiannya.